WinCar Schade Management Systeem HET toonaangevende product voor de schadeherstel branche. Met het WinCar Schade Management Systeem (WinCarSMS) introduceert Reynolds and Reynolds dé oplossing voor de integrale afhandeling van uw schadedossiers gekoppeld met DISPATCH of E-CALC. Uiteraard is ook een integratie met web-services beschikbaar. De geheel nieuw ontwikkelde gebruikersomgeving is gebaseerd op een herkenbare Microsoft Outlook omgeving. WinCarSMS is daardoor zeer gebruikersvriendelijk, kent een korte inwerktijd en bespaart daardoor tijd en geld. De WinCarSMS Schademanagementbundel biedt een totaaloplossing voor de ondersteuning van al uw bedrijfsprocessen. Alle commerciële en service-activiteiten rondom de reparatie van schadeauto s worden binnen de WinCarSMS automatiseringsoplossing ondersteund en aangestuurd. In het SMS schadedossier worden alle gegevens van een schade vastgelegd, dit op een overzichtelijke manier. Voor de vastlegging zijn diverse schadedossierdelen beschikbaar. De dossierdelen vormen samen het totale schadedossier. In elk stadium van het schadedossier worden onderdelen aangevuld of verrijkt met gegevens. Sommige onderdelen hebben een puur registratieve functie, andere onder delen vormen een stuk procesmanagementinformatie op zich, op basis waarvan de gebruiker inzicht heeft in welk stadium het schadedossier zich bevindt. De volgende dossier-onderdelen zijn beschikbaar binnen WinCarSMS: Algemene dossierkenmerken; Klantgegevens; Afbeeldingen; Voertuiggegevens; Correspondentie; Calculatie: een overzicht van de meest recente calculatie, alsmede een historisch overzicht van alle op dit dossier uitgevoerde calculaties; Schade herstel; Alternatief repareren; Onderdelen; Werk derden; Overige diensten; Vervangend vervoer; Gereedmelden: controlevenster of alle voorgaande stappen afgesloten zijn, waarna het facturatieproces een aanvang kan nemen; Factuur; Management informatie en analyse (Voorcalculatie/ Nacalculatie). 2011 Reynolds and Reynolds 1
Wat biedt WinCarSMS u aan voordelen? WinCarSMS: De nieuwe en uiterst moderne dossiergestuurde oplossing voor het schadeherstelbedrijf gebaseerd op internet-technologie. WinCarSMS is zowel op een locale server te installeren als door middel van een ASP model in te zetten (ASP = de applicatie via internet laten draaien). Specifiek WinCar produkt door en voor de schadeherstelbranche. De software is ontwikkeld in samenwerking met diverse schadeherstelbedrijven, waardoor jaren ervaring uit de schadebranche binnen de WinCarSMS-oplossing is gerealiseerd. Helder inzicht in de voortgang van schadedossiers middels een zgn. Big Picture, hierin ziet u in één oogopslag de status van het dossier. Geschikt voor individuele schadeherstellers en tevens optimale oplossing voor schadeherstelketens. Volledige integratie van alle schade-communicatie. Alle communicatie met opdrachtgever, verzekeraars, klant en onderdelenleveranciers in één dossier. Geïntegreerd relatiebeheer (CRM) aanwezig. Het volledige schadedossier inclusief alle benodigde informatie is beschikbaar binnen WinCarSMS. De mogelijkheid om op meerdere lokaties schademeldingen aan te maken (optioneel). Integratie/ koppeling met E-Calc, Dispatch en Audapad. Schadecalculaties uit deze omgevingen kunnen met één muisklik omgezet worden in een dossier. Onbekende voertuigen (auto s), klanten en onderdelen worden automatisch aangemaakt binnen WinCar. Tevens wordt het volledige schadedossier inclusief de aanwezige foto s overgenomen in WinCar. Een prijsopgave of een huur-overeenkomst voor vervangend vervoer kan direct worden afgedrukt; Ingesteld op papierloos werken, o.a. door werkplaats monitor; Werkzaamheden, tarief- en kortingstruc- - tuur, wijze van omgang met materiaal variabel instelbaar, middels gebruik van vooraf te definiëren klant afspraken; Automatisch aanmaken van werkorders. Prijsopgaven en bestellingen van onderdelen per e-mail, fax of met RUSH ORDER. Direct onderdelen bestellen met Rush Order is mogelijk. Na de bestelling ontvangt u automatisch een bevestiging of de onderdelen op voorraad zijn en wanneer ze geleverd worden. Hierdoor kunt u de werkzaamheden nog efficiënter plannen. Zodra een voertuig gereed is, kunt u direct de factuur met begeleidend schrijven afdrukken. De layouts zijn vrij instelbaar. Duidelijke voor- en nacalculatie. Zeer goede management-informatie. Met WinCar Urenverantwoording kunt u de gemaakte uren per verrichting registreren op voertuig en medewerker. Een goede analyse van de uren leidt tot beter inzicht, waardoor efficiency en productiviteit verder geoptimaliseerd kunnen worden. Uit WinCar-Exact zijn direct de CBI-cijfers of andere monitorgegevens te produceren. N.B. WinCar kent voor de financiële administratie standaard een koppeling met Multivers. 2011 Reynolds and Reynolds 2
Integratie van alle bedrijfsprocessen Met één eenvoudige muisklik is een gemaakte schadecalculatie te importeren binnen WinCarSMS Vervolgens kan het schadereparatie-proces administratief eenvoudig worden afgehandeld binnen WinCarSMS. Met deze koppeling en de online integratie met de branche-omgevingen worden onbekende auto s, klanten en onderdelen automatisch aangemaakt in WinCar, het schadedossier wordt volledig overgenomen en alle aanwezige foto s kunnen binnen het archief van WinCarSMS worden opgenomen. Zelfs de afgedrukte calculatie is in volledige opmaak binnen WinCarSMS aanwezig. De functionaliteit van WinCarSMS Eenvoudig importeren van een schadecalculatie in WinCarSMS Eenvoudig importeren van de calculatiegegevens in WinCarSMS voorzien van o.a.: Klantgegevens; Voertuiggegevens; Factuur klant; Schadefoto s; Volledige calculatie; Calculatiebedragen. 2011 Reynolds and Reynolds 3
Automatisch aanmaken van een WinCarSMS werkorder Alle voor een werkorder relevante gegevens worden op basis van de schadecalculatie overgenomen, zoals klant, factuurklant, voertuig, onderdelen, werkzaamheden, omzetsoort, monteur etc. Op basis van een eenmalige instelling kunnen de werkzaamheden van de calculatie worden gekoppeld aan de in WinCarSMS gebruikte werkzaamheden, waardoor in WinCarSMS de juiste werkzaamheden worden getoond en deze niet handmatig te hoeven worden overgezet. Bestellen van onderdelen op basis van de schadecalculatie Afdrukken van een onderdelen-bestellijst op basis van de schadecalculatie, waardoor het niet noodzakelijk is alle onderdelen binnen WinCar bekend te maken, indien het onderdelen betreft die slechts voor een incidentele schade beschikbaar dienen te zijn. 2011 Reynolds and Reynolds 4
WinCarSMS Werkplaatsmonitor Met de werkplaatsmonitor kunnen medewerkers zichzelf inloggen op een schadedossier; Met kleur- en symboolsignalering is inzichtelijk of medewerkers aanwezig zijn en op welke dossiers ze werkzaam zijn. Een medewerker kan op meerdere dossiers tegelijk klokken. Het onderhanden werk is eenvoudig inzichtelijk in een samenvatting van elk schadedossier. Waar mogelijk wordt van een foto- of van grafische informatie gebruik gemaakt zodat prioriteitsstelling wordt gewaarborgd en vergissingen worden uitgesloten. Een dossier wordt in de Werkplaatsmonitor alleen met voor herstel relevante gegevens getoond. Op elke hoofdgroep van werkzaamheden wordt gestart door op play te klikken. Een activiteit kan onderbroken worden door op pauze te klikken. Door op stop te klikken wordt de activiteit op dit dossier voor alle medewerkers afgesloten met het tonen van een instelbare checklist. 2011 Reynolds and Reynolds 5
Voor- en nacalculatie (VoCa/NaCa) binnen WinCar Direct inzicht in de marge van een schadecalculatie in WinCar Voorcalculatie: marge per hoofdgroep zoals de- en montage, spuiten, restylen e.d. gebaseerd op een gemiddelde kostprijs. marge op onderdelen en spuitmateriaal op basis van een in te stellen percentage van de (bruto) omzet. binnen het calculatiescherm kan b.v. de korting op arbeid worden veranderd, zodat direct de nieuwe voorcalculatie doorgerekend wordt. uiteraard worden de gegevens duidelijk weergegeven in grafieken. Nacalculatie: marge per hoofdgroep zoals de- en montage, spuiten, restylen e.d. gebaseerd op een gemiddelde kostprijs, werkelijk gemaakte kosten direct in beeld inclusief de urenverantwoording van alle monteurs. materiaal (onderdelen en spuitmateriaal) op basis van ingestelde marge op (bruto)omzet. WinCar Management Informatie (MI) Deze module verzorgt alle rapportages nodig binnen een schadebedrijf of keten van bedrijven. De uitvoer van de rapportages wordt eerst op het scherm getoond waarna deze gemaild, afgedrukt of in Excel gepresenteerd kan worden. Tevens is het mogelijk rapportages automatisch in te plannen zodat deze dagelijks, wekelijks of maandelijks automatisch uitgevoerd wordt. Schadebedrag per omzetsoort; Netto onderdelen overzicht; Merkenanalyse; Doorlooptijdanalyse; Analyse voorcalc./nacalculatie; Schadebedrag-analyse; Overdue overzicht; Schadedossieroverzicht; Gereedmeldingsoverzichten; Facturatievertraging; Facturatiestatus; Openstaande posten per dossier/overzicht; Afleverlijst/planningslijst/onderhanden werk positie; Overzichten uren, verlof, ziekte e.d.; Productiviteits-overzichten 2011 Reynolds and Reynolds 6
Optionele modules Automatische incasso Deze module wordt gebruikt voor het aanmaken van een CLIEOP03-bestand, welke rechtstreeks binnen de reguliere telebankieroplossingen verwerkt kan worden. Afhankelijk van betaalwijze en/of soort omzet worden de bijbehorende facturen geselecteerd en verwerkt naar het incassobestand. Tevens worden deze facturen op een aparte tussenrekening gejournaliseerd naar het financiële pakket. RDC-diensten (transactioneel) Op een snelle wijze een auto invoeren? Dat kan door het ingeven van het kenteken en meldcode waarna WinCar verbinding maakt met het RDC en de gegevens van het kentekenbewijs deel 1A automatisch in WinCar aanmaakt. Deze dienst wordt bij het RDC TVI (Technische Voertuig Identificatie) genoemd. Financiële connector Wilt u de debiteur- en crediteurgegevens met bijbehorende journaalposten naar in financiële pakket verwerken? WinCar biedt voor de meest gebruikte financiële pakketten een connector waarbij financiële gegevens uit te wisselen zijn met de financiële administratie. Tevens is het mogelijk de openstaande posten uit de financiële administratie terug te lezen in WinCar. (niet met alle financiële pakketten mogelijk). Met sommige financiële pakketten zoals Exact Globe en Accountview is het zelfs mogelijk het financiële pakket volledig te integreren met WinCar hetgeen betekent dat de gegevens rechtstreeks verwerkt worden. Rush Order Koppeling Naadloze integratie tussen schadehersteller en dealer voor bestelling en offerte van originele onderdelen; Eenvoudige, heldere interface: Microsoft Outlook-stijl, inclusief foto s; Berichtenverwerking op elke werkplek mogelijk; Signalering op basis van normtijden BPA; Volledig geïntegreerd met workflow van WinCar. BASe SMS online normcalculatie Het rechtstreeks calculeren binnen het WinCar-dossier wordt mogelijk gemaakt met behulp van deze web-service interface met ADP Claim Services/ABZ. Vanuit de verschillende dossier-onderdelen wordt verbinding gemaakt met de computer van ADP Claim Services/ABZ om vervolgens deze onderdelen automatisch te vullen. 2011 Reynolds and Reynolds 7
Projecten administratie Projectafspraken over opdrachten welke een (periodieke) herhaling hebben, kunnen binnen deze module worden vastgelegd. Hierdoor kunnen dossiers worden geclusterd welke binnen dezelfde projectafspraak vallen. Uiteraard worden er de nodige selecties en rapportages binnen de managementinformatie module meegeleverd. Planning juli 2005. Debiteuren manager Om de verschillende debiteuren van de dossiers goed te kunnen volgen, volstaat meestal het financiële pakket. Mogelijk wilt u echter ook de bestuurders voor bijvoorbeeld de eigen bijdrage aanmanen (wanneer deze niet bekend zijn als debiteur) of de receptionisten zijn verantwoordelijk voor het nabellen van openstaande posten zonder dat zij toegang hebben tot het financiële pakket. In deze situaties biedt de debiteuren manager uitkomst. Standaard is het mogelijk (herinnerings-)brieven en nabelacties vanuit deze module aan te maken. Voorwaarde hiervoor is de mogelijkheid om de openstaande posten vanuit het financiële pakket elektronisch te kunnen lezen. SIC Synchronisatie (Schade Info Center) Het Schade Info Center functioneert namens uw bedrijf als extra personeelslid die adequaat en foutloos allerlei kleine maar wel belangrijke activiteiten opvangt. Op uw eigen site kunnen b.v. bergers, opdrachtgevers, verzekeraars e.d. de statussen van de verschillende dossiers inzien. Ook worden zij, indien relevant, actief op de hoogte gehouden over: Schademelding passief; Rapportage aan opdrachtgever; Schade-dossier inzage; Vervangend vervoer: aanvraag en afhandeling; Opdrachtverstrekking; Backorder onderdelen (stilleggen dossier); Afmelden schade; Enquéte. Multimerk/Multibusiness Meer en meer is sprake van schaalvergroting, waar bedrijven meerdere vestigingen hanteren om voordelen te behalen op gebieden als personeel en commerciële opdrachten door backoffice-functies te centraliseren, personeel uit te wisselen en de opdrachten voor een groter gebied te realiseren. Met de multimerk/mulitbusiness-module wordt het mogelijk zaken als klanten, voertuigen, opdrachtgevers, raamovereenkomsten (vertaald in concrete klantafspraken), systeembeheer e.d. centraal te beheren waardoor de kosten per vestiging lager worden. Naast het centraliseren is het tevens mogelijk om vanuit een logische omgeving meerdere financiële administratie automatisch aan te sturen. database hoofdkantoo centrale database database database vest. x vest. y WinCarSMS Exact SDK database vest. z Exact db Exact db Exact db hoofdkantoo vest. x vest. y 2011 Reynolds and Reynolds 8 Exact db vest. z
Filiaal manager Indien er sprake is van een ketenstructuur kan er met behulp van de filiaalmanager gegevens worden uitgewisseld middels een specifieke berichtenstructuur en functionaliteit. Deze berichten organiseren het werken binnen een keten- of filiaalstructuur. Functies welke hiertoe behoren zijn o.a.: Het toewijzen van schademeldingen/opdrachten naar filiaal vanuit een hoofdkantoorfunctie; Het bepalen/registreren van het aantal schadedoorgangen per week per filiaal; De acceptatie/afwijzing van de schademelding/opdracht; Berichten voor het aanmaken van nieuwe klanten; Berichten voor het uitwisselen van facturen. Batchserver De batchserver is nodig bij de filiaalmanager om berichten automatisch uit te wisselen en de respons op deze berichten te bewaken. Berichten waarop niet tijdig gereageerd wordt, veranderen automatisch van kleur bij zowel de verzender alsook de ontvanger. De momenten van uitwisseling geschiedt op een in te stellen tijdsperiode. Reynolds and Reynolds b.v. Mercurion 10-12 6903 PZ Zevenaar Tel.: 0316-582800 Fax : 0316-582821 E-mail: nld_sales@reyrey.com november 11 2011 Reynolds and Reynolds 9