oiem Degree Handleiding oiem degree studenten Auteur: ing. L. Cozijn Versie: 1.0 Datum: 07-09-2012
Inhoudsopgave INLEIDING...4 1 OIEM MENU S...5 1.1 Type studenten... 5 1.2 oiem type studenten... 5 2 ONLINE AANMELDING DOOR DE STUDENT...6 2.1 Student schrijft zich in... 6 2.2 Student registreert zich in oiem... 6 2.3 Student meldt zich aan voor een programma... 9 2.4 Application fee... 12 2.5 Bank overschrijving... 14 2.6 FSSC werkt oiem bij... 14 3 KLAARZETTEN VAN DE AANMELDING VOOR VERWERKING...17 3.1 Controleren van de aanmelding... 17 3.2 Controle betaling... 17 3.3 Controle deadline... 18 3.4 Aanmelding annuleren... 18 3.5 Aanmelding uitstellen tot een ander instroommoment... 19 3.6 Aanmelding verwerken... 20 4 VERWERKEN AANMELDING...22 4.1 Controle aanmelding... 22 4.2 Controle correctheid documenten... 22 4.3 Incorrecte documenten... 24 4.4 Aanmelding compleet... 27 5 DIPLOMA WAARDERING...29 5.1 Processen rondom de diploma waardering... 29 5.2 Controle diploma... 29 6 TOELATEN...31 6.1 Processen rondom het toelaten van een student... 31 6.2 Overleg rondom toelating... 31 6.3 De toelating... 31 7 COMMUNICATIE MET DE STUDENT OVER TOELATING...35 7.1 Communicatiestappen voor de toelating... 35 7.2 Opsturen aanvullende informatie... 35 7.3 Verwerking antwoord student... 35 8 MVV/VVR...37 8.1 MVV/VVR en nationaliteiten... 37 8.2 Registratie MVV... 38 Pagina 2 van 52
8.2.1 Is een MVV nodig?... 38 8.2.2 MVV Deposit... 39 8.2.3 Benodigde documenten voor MVV... 39 8.2.4 Aanvragen MVV bij IND... 40 8.3 Registratie VVR... 43 8.3.1 VVR Algemeen... 43 8.3.2 VVR Deposit... 43 8.3.3 Benodigde documenten voor VVR... 44 8.3.4 Aanvragen VVR bij IND... 44 8.4 Afmelden student bij IND... 47 9 VOORBEREIDINGEN INSCHRIJVING STUDENT...48 9.1 De laatste zaken voor inschrijving... 48 9.2 Voorlopige inschrijving bij de studentenadministratie... 48 9.3 Definitieve inschrijving bij de studentenadministratie... 48 10 COMMUNICATIE MET STUDENT...50 10.1 Berichtensyteem... 50 10.2 Archief... 50 10.3 Mailen vanuit oiem... 52 Pagina 3 van 52
Inleiding Deze handleiding beschrijft hoe oiem de bedrijfsprocessen rondom zogenaamde Degree studenten (Bachelor, Master, etc.) kan ondersteunen. Als uitgangspunt worden de processen gebruikt die besproken zijn tijdens de overleggen van het project Digitale dossiers. Elk hoofdstuk zal beginnen met een korte uitleg van de bedrijfsprocessen en daarna zal door middel van schermafbeeldingen uitgelegd worden hoe dit te doen in oiem. Mochten er toch nog vragen of onduidelijkheden zijn dan kan dit via mail naar oiemfb@sea.leidenuniv.nl aangegeven worden. Veel leesplezier. Pagina 4 van 52
1 oiem menu s 1.1 Type studenten oiem maakt op dit moment onderscheid tussen 2 type studenten; reguliere studenten (MA, BA, etc.) en inkomende uitwisselingsstudenten (SAP, exchange). Deze scheiding is in het Backoffice systeem terug te vinden in 2 menu s : Application en Application Non Degree. Om zaken te administreren die te maken hebben met bijvoorbeeld Master studenten wordt het Application menu gebruikt en voor het administreren van aanmeldingen van SAP en exchange studenten wordt het Application Non Degree menu gebruikt. Sommige gebruikers zullen alleen het ene menu zien en andere gebruikers beiden. De overige oiem onderdelen hebben deze scheiding niet en voor beide type studenten is maar één menu onderdeel te vinden. Hieronder een plaatje van de verschillende menu onderdelen en een korte uitleg over de belangrijkste onderdelen voor oiem Degree. Voor het Non-Degree gedeelte is een andere handleiding beschikbaar via: http://www.leiden.edu/oiem. 1.2 oiem type studenten Verification: In dit menu zijn de studenten te vinden die zich op dit moment in het aanmeldingsproces bevinden (zowel reguliere als uitwisselings studenten) Application: Nadat de ADM de aanmelding gecontroleert heeft, kunnen alle zaken rondom de reguliere student in dit menu teruggevonden worden. App Non Degree: In dit menu kunnen alle zaken worden geadministreerd rondom een aanmelding van een uitwisselings- of SAP-student. overzicht menu-stuctuur in oiem Report: In dit menu kunnen rapportages worden gemaakt van een selectie studenten gebaseerd op specifieke inclusie criteria (bijvoorbeeld gebaseerd op land, opleiding, leeftijd, Master, Bachelor, Academisch jaar, etc). Deze rapportages kunnen gaan over alleen reguliere studenten, alleen uitwisselingsstudenten, of een combinatie hiervan. Het rapport kan worden bewaard als een Excel bestand. Pagina 5 van 52
2 Online aanmelding door de student 2.1 Student schrijft zich in Met uitzondering van het laatste gedeelte van hoofdstuk 2, beschrijft dit hoofdstuk de procedure die door de student moet worden doorlopen om een aanmelding te starten. De beschrijving van de procedure is als volgt: - De student meldt zich aan in oiem - De student vult alle gegevens in voor de aanmelding en stuurt deze digitaal op - De student betaalt (indien nodig) de application fee - Het Financial Shared Service Centre (FSSC) werkt de database bij als de application fee betaald is De volgende paragrafen zullen uitleggen hoe deze handelingen in oiem worden uitgevoerd. 2.2 Student registreert zich in oiem De student gaat naar online application https://koala.leidenuniv.nl/iooa/oa/index.php en klikt op de knop Create account. In het daaropvolgende scherm wordt de student gevraagd om de volgende gegevens in te vullen: - Voornaam, achternaam, initialen - Adres, postcode, woonplaats, land - Een zelfgekozen wachtwoord Als vervolgens de authorization code ingevuld wordt (ter controle of het een echte gebruiker is) en de disclaimer wordt ondertekend, kan de gebruiker aangemaakt worden via de knop Register. (zie volgende bladzijde) Pagina 6 van 52
Vervolgens verschijnt het volgende scherm: Ondertussen wordt een e-mail gestuurd naar de student met daarin een link om zijn account te activeren. (N.B: Soms wordt deze e-mail herkend als spam en eindigt hij in de spamfilter of prullenbak.) Pagina 7 van 52
---- Dear Student, Thank you for taking the time to register for Leiden University's Online Application Student System. Please keep a note of the email address that you used during your registration as you will need this for future log-ins. Your password is confidential and is known to no one but yourself. Even the Admissions Office staff has no way of retrieving it. However if you should happen to forget it you can always request a new one on the log-in page. To complete your registration as a member of our Online Application Student System please simply click on the link below. http://koala.leidenuniv.nl/oa/oa_active.php?id=xxxx&actkey=xxxxxx ----------- Best Regards. The Admissions Office Leiden University This is an automatically generated E-mail. It has no reply options. ---- Zodra de student op de link in de e-mail heeft geklikt, is zijn account geactiveerd en kan hij inloggen met zijn e-mail adres en wachtwoord. Pagina 8 van 52
2.3 Student meldt zich aan voor een programma Zodra alle voorgaande stappen doorlopen zijn, kan een student zich aanmelden voor een opleiding. Allereerst zal de student een nieuwe aanmelding maken door op Application te klikken in het linker menu en vervolgens op Start new application te klikken op de pagina die rechts in het scherm verschijnt: Vervolgens wordt er automatisch een application gecreëerd (met een uniek nummer) en kan de student in 13 stappen de overige gegevens gaan invullen. Voor elke stap geldt gelden de volgende aandachtspunten: - Groene velden zijn verplicht: - Als het onduidelijk kan zijn wat voor informatie in een veld ingevuld moet worden, verschijnt er automatisch een tekstballon met daarin aanvullende informatie zodra de cursor in dat veld staat: - Uitgebreidere informatie over de gegevens die ingevuld moeten worden op een pagina, zijn te zien door middel van het klikken op het icoon met de letter I bovenaan de pagina. Na het klikken wordt een nieuwe pagina geopend met daarin uitgebreide informatie voor het invulformulier (zie volgende pagina). Pagina 9 van 52
- Een stap is pas afgerond als een vinkje bij de stap staat (in het linker menu). Mocht er een vinkje ontbreken dan is er iets niet (goed) ingevuld. Zodra alle stappen doorlopen zijn (en aangevinkt zijn), kan de application worden gesubmit bij Step 13. Als de student op Step 13 klikt voordat alle voorgaande stappen helemaal zijn ingevuld, zal deze pagina aangeven welke stappen er nog moeten worden afgerond voordat de application verstuurd kan worden (en de Submit knop zal verschijnen): Pagina 10 van 52
Nadat de student heeft aangevinkt dat hij akkoord gaat met de voorwaarden en deze begrijpt en op de knop Submit heeft geklikt, wordt de application verstuurd. De student krijgt als bevestiging onderstaande e-mail: Pagina 11 van 52
2.4 Application fee In stap 11 van de online application is de student gevraagd of hij Application fee moet betalen. Als de student deze moet betalen kan hij dit online doen via een Paylogic site: https://frontoffice.paylogic.nl/?event_id=30702&point_of_sale_id=78 Hieronder staan de stappen beschreven die de student moet doorlopen om via Paylogic te betalen: Op de eerste pagina vult de student bij aantal 1 in (het maakt niet uit hoeveel aanmeldingen gesubmit worden door de student (tot max. 3 aanmeldingen), er hoeft maar één application fee betaald te worden): Op de tweede pagina wordt het studentennummer uit oiem ingevuld: Pagina 12 van 52
Vervolgens zal de student zich in Paylogic moeten registeren: Zodra de student zich geregistreerd heeft, kan hij in een laatste overzicht alles nog controleren: Pagina 13 van 52
Als laatste kiest de student de gewenste betalingsmethode en maakt 100,- over naar het FSSC: 2.5 Bank overschrijving De application fee kan ook betaald worden door middel van een bank overschrijving. Het account nummer van de Universiteit Leiden kan worden gevonden door op bank account op de Application fee pagina te klikken. De student schrijft daarna 100,- over naar de account van de Universiteit. 2.6 FSSC werkt oiem bij Zodra de application fee betaald is (via PayLogic of via een bankoverschrijving) geeft het FSSC de betaling in oiem aan. Aan de hand van lijsten die uitgedraaid worden uit Paylogic en de bankoverschrijvingen worden de studenten die de application fee betaald hebben in oiem opgezocht en wordt de betaling geadministreerd. De volgende stappen beschrijven hoe dit in oiem gedaan kan worden: Allereerst wordt het Finance zoekscherm geopend door te klikken op de link Search in het Finance menu: Pagina 14 van 52
Vervolgens wordt het studentennummer ingetikt in het zoekveld en wordt er op Search geklikt: In het uitvoerscherm verschijnen alle aanmeldingen van de student. Nadat de juiste aanmelding geselecteerd is, wordt geklikt op de knop View om de Finance pagina te openen: Na het klikken op de knop Add in het Application Payment gedeelte verschijnt een nieuwe regel. In het uitklapmenu wordt de optie Application fee gekozen en wordt het bedrag ( 100.00) ingevuld. Bij Auth. date, wordt de datum dat de overschrijving via bank of Paylogic verstuurd is genoteerd (door op het vakje onder Auth. date te klikken wordt automatisch de huidige datum ingevuld). Als het vakje onder Rec. date gemarkeerd wordt (de datum dat de fee in oiem wordt genoteerd), wordt de huidige datum en naam van de ingelogde gebruiker automatisch ingevuld: Na op Save geklikt te hebben verschijnt automatisch het assignment nummer (Assign. No.) Vervolgens wordt de betalingsbevestiging naar de student verstuurd door onderaan de pagina op de knop Payment Confirmation te klikken: Pagina 15 van 52
Klik op Send. (Indien er geen e-mail verschijnt, controleer dan of pop ups toegestaan zijn in de browser. Het is wellicht noodzakelijk dat er toestemming wordt gegeven voor pop ups door met de rechter muisknop te klikken op de balk die bovenaan de pagina verschijnt.) De datum van het versturen van deze Payment Confirmation wordt automatisch opgeslagen onder het kopje PC : Pagina 16 van 52
3 Klaarzetten van de aanmelding voor verwerking 3.1 Controleren van de aanmelding De beschrijving van het proces is als volgt: - De administrator (ADM) controleert of de student moet betalen en betaald heeft - ADM controleert of de student op tijd is met zijn aanmelding. - ADM overlegt met student als deze na de deadline is - ADM handelt de keuze (annuleren / uitstel) van de student af - ADM zet de aanmelding klaar voor de international program officer (IPO) 3.2 Controle betaling ADM heeft een standaard rapportage (die dagelijks bekeken wordt) waarin bekeken wordt of de application fee betaald is. Hieronder een deel uit de rapportage in Excel: Als Date of application fee authorized ingevuld is, betekent dit dat het FSSC in Paylogic (of via de bank) heeft gezien dat de student zijn application fee wil overmaken (zie 2.4 en 2.5). Dit is voor de ADM genoeg om de aanmelding in behandeling te nemen. ADM maakt ook een rapportage waarin alle studenten worden opgenomen die aangegeven hebben geen application fee te hoeven betalen. Hieronder een deel uit die rapportage in Excel: Pagina 17 van 52
De reden die de student opgeeft om niet te hoeven betalen is te zien bij No application fee reason. ADM controleert (door te kijken naar bijvoorbeeld de scholarship of het CV van de student) of de reden legitiem is. Als de reden niet legitiem is stuurt ADM een standaard e-mail waarin wordt aangegeven dat de student alsnog moet betalen. Mocht de reden wel legitiem zijn, dan zal ADM de aanmelding in behandeling nemen. 3.3 Controle deadline Zodra de betaling gecontroleerd en goed bevonden is, zal de ADM kijken of de student nog op tijd is voor de deadline. Mocht de student na de deadline zijn, dan stuurt de ADM een e-mail via het oiem Messages systeem (zie hoofdstuk 10.3) met daarin 2 opties: op een ander moment instromen of de aanmelding annuleren. 3.4 Aanmelding annuleren Als de student aangeeft dat hij zijn aanmelding graag wil annuleren, dan zet de ADM de application op Discard, wat als volgt gedaan kan worden: De ADM opent de Submission pagina van de desbetreffende application en kiest uit het uitklaplijstje bij Status de optie Discard en klikt vervolgens op Decide : Een klein scherm verschijnt dat vraagt om een bevestiging. Klik Ok. Een automatisch gegenereerde e-mail zal geopend worden om de student te informeren dat de aanmelding geannuleerd is. Klik op Send. (Indien er geen e-mail verschijnt, controleer dan of pop ups toegestaan zijn in de browser. Het is wellicht noodzakelijk dat er toestemming wordt gegeven voor pop ups door met de rechter muisknop te klikken op de balk die bovenaan de pagina verschijnt.) Pagina 18 van 52
Klik op de Save knop. 3.5 Aanmelding uitstellen tot een ander instroommoment Als de student er voor kiest om op een later moment in te stromen, dan geeft de ADM dit als volgt aan in oiem: Allereerst wordt op de Submission pagina het academische jaar veranderd en eventueel het semester (Fall/spring/month): Klik vervolgens op de Save knop. De ADM opent vervolgens de Student pagina (klik op view student rechts bovenin op de pagina) en geeft daar aan dat de application uitgesteld (deferred) is in het Comments veld: Pagina 19 van 52
(De mailwisseling kan eventueel nog worden gekopieerd naar het archief) Klik op Save. 3.6 Aanmelding verwerken Als de aanmelding op tijd is en de betaling correct is, kan het toelatingsproces gestart worden. De ADM selecteert allereerst op de Submission pagina een IPO die het dossier gaat behandelen van het uitklaplijstje bij IPO in charge: : vervolgens wordt dit opgeslagen door op Save te klikken: De volgende stap die genomen moet worden, is de dossierstatus op Verified zetten. Dit kan gedaan worden door naar de Submission pagina te gaan, Verified van het uitklaplijstje naast Status te selecteren en op Decide te klikken: Nu alles in orde is gemaakt kan de aanmelding digitaal doorgestuurd worden naar de gekozen IPO door op File to IPO onderaan de pagina te klikken: Vervolgens wordt er automatisch een e-mail geopend die naar de IPO kan worden verzonden om hem erop te attenderen dat er een aanmelding klaar staat om te verwerken. Klik op Send. Pagina 20 van 52
Klik op Save. Pagina 21 van 52
4 Verwerken aanmelding 4.1 Controle aanmelding De beschrijving van het proces is als volgt: - De IPO ontvangt een e-mail van de ADM - IPO controleert of alle documenten correct en compleet zijn. - IPO communiceert met de student indien er documenten ontbreken of niet goed zijn - IPO stuurt aanmelding digitaal door naar Credential Evaluation (CE) 4.2 Controle correctheid documenten Zodra de IPO de e-mail van de ADM ontvangen heeft (zie 3.6) opent hij oiem om de documenten te controleren: Allereerst wordt gekeken of de data die door de student zijn ingevuld op de Student pagina kloppen door ze met de gegevens op het paspoort en het diploma te vergelijken. Tevens wordt meteen gekeken of een student een MVV/VVR nodig heeft. De IPO opent in de Receipt pagina het diploma en passpoort door op de naam van het document te klikken: De gegevens die daarin staan worden vergeleken met de gegevens op de Student pagina (klik view student rechts bovenin op de pagina om naar de Student pagina te navigeren) Pagina 22 van 52
en op de Education pagina. Ook checkt de IPO of de juiste opleiding is aangewezen als Most relevant. (De opleiding die gemarkeerd staat als Most relevant is de opleiding waarop het toelatingsbesluit gebaseerd wordt.) Alle door de student ingevulde gegevens (naam, stad, etc) moeten overeenkomen met die in de geüploade documenten. Ook alle andere documenten op de Receipt pagina worden gecontroleerd op juistheid en leesbaarheid. Deze kunnen ook worden geopend door op de naam van het document te klikken: Pagina 23 van 52
4.3 Incorrecte documenten Mochten er één of meerdere documenten niet correct zijn dan kan de IPO dit aangeven door deze aan te vinken op de Receipt pagina. Vervolgens kan er, door op de Missing Items knop te klikken, een e-mail naar de student verstuurd worden met daarin de vraag om alsnog de correcte documenten te uploaden. Een e-mail verschijnt waarvan de inhoud wordt gegenereerd op basis van de aangevinkte documenten. Klik op Send. Als op de knop Missing Items geklikt wordt, komt er een vinkje voor Items(s) missing : Pagina 24 van 52
Zodra de student de e-mail ontvangen heeft, kan hij weer inloggen in de online application: Als de student naar Step 8 gaat, zal hij zien dat daar het vinkje ontbreekt en dat tevens het vinkje ontbreekt voor de documenten die hij opnieuw moet uploaden: N.B.: De niet-correcte documenten zijn op dat moment nog steeds beschikbaar (door op de link te klikken) zodat de student kan kijken wat er niet goed is. Als bij een document meerdere bestanden zijn geüpload dan zullen deze allemaal opnieuw geüpload moeten worden. Nadat de documenten geplaatst zijn klikt de student op Upload and resubmit document : Pagina 25 van 52
Als alles goed gegaan is zal Step 8 weer aangevinkt zijn en de documenten die niet correct waren ook: Zodra de student op de knop Upload an resubmit document klikt, wordt er automatisch een e- mail naar de IPO verstuurd om hem te informeren over de nieuwe bestanden. Na dit bericht te hebben ontvangen, opent de IPO de Receipt pagina en ziet daar de nieuwe documenten: De IPO controleert of de nieuwe documenten correct zijn. Als deze wederom niet goed zijn, kan de student opnieuw geïnformeerd worden door op de Missing Items knop de klikken. Als het wel goed is, vinkt hij de documenten uit. Pagina 26 van 52
4.4 Aanmelding compleet Als alle documenten en gegevens correct zijn kan het digitale dossier als volgt naar de Credential Evalution (CE) worden verstuurd: De IPO klikt op de Processing knop waarna een automatisch gegenereerd e-mail aan de student wordt geopend waarin staat dat de toelating compleet is om behandeld te worden door de CE. Klik Send. De IPO verstuurd de aanvraag naar de CE door op de knop Send for Advice te klikken: Een e-mail scherm wordt geopend met daarin de e-mail aan de CE. De IPO kan ook alle relevante opmerkingen kwijt in deze e-mail. Indien er spoed bij is, voegt de IPO Urgent toe bij het Subject van de e-mail. Klik op Send. Pagina 27 van 52
Pagina 28 van 52
5 Diploma waardering 5.1 Processen rondom de diploma waardering De beschrijving van het proces is als volgt: - De CE ontvangt een e-mail van de IPO - CE controleert de diploma informatie en voegt een korte evaluatie en een wetsartikel toe. - Mochten er vragen zijn, dan stuurt de CE een e-mail naar de student - Als er geen mandaat is, dan stuurt de CE een e-mail naar de faculteit 5.2 Controle diploma Zodra CE de mail van de IPO ontvangen heeft (zie 4.4) zullen zij in het systeem alle relevante documenten bekijken via de Receipt pagina en op basis van deze documenten een advies voor de faculteit maken. Dit advies wordt ingevuld op de Evaluation pagina in het Advice to faculty gedeelte. Vervolgens wordt het juiste wetsartikel gekozen bij In accordance with en klikt de CE op de knop Send om het advies te versturen. Mocht er een mandaat van toepassing zijn dan vinkt de CE het No, mandate applies vakje aan en maakt de CE het besluit (er hoeft dan geen advies ingevuld te worden). De CE klikt op Save. Vervolgens klikt de CE op Send om het advies te versturen. Er verschijnt een e-mail die automatisch gericht is aan het contactpersoon van de opleiding. Klik op Send : Pagina 29 van 52
Pagina 30 van 52
6 Toelaten 6.1 Processen rondom het toelaten van een student De beschrijving van het proces is als volgt: - De Faculteit (FAC) ontvangt een mail van de CE en opent oiem - FAC overlegt eventueel met facultaire adviseurs/beslissers - De geautoriseerde FAC een neemt beslissing en stuurt het toelatingsbesluit naar de student. Indien er een mandaat is: - De CE neemt een beslissing en stuurt het toelatingsbesluit naar de student. 6.2 Overleg rondom toelating Zodra de contactpersoon van de opleiding de e-mail ontvangen heeft, kan de FAC op basis van de documenten op de Receipt pagina en de informatie op de Evaluation pagina overleggen of de student toegelaten moet worden. Mocht er behoefte zijn aan een pre-advies of extra informatie van andere beslissers, dan kan deze informatie boven aan de Admission pagina in het Advisors/decider gedeelte ingevuld worden: 6.3 De toelating Zodra de beslissing duidelijk is, kan deze als volgt geadministreerd worden: Degene die in de faculteit gemandateerd is (of de CE als de CE gemandateerd is) begint met aan te geven welke argumentatie er op het besluit moet komen. Dit kan op 2 manieren: 1. Kies op de Admission pagina bij het gedeelte Admission Statement de juiste argumentatie van het uitklaplijstje: Om de gehele argumentatie te zien, klik op de knop Info ; een nieuw scherm verschijnt: Pagina 31 van 52
2. De andere mogelijkheid is om op maat gemaakte argumentatie in te vullen in het tekstveld onder het kopje Considering that. Als het advies gegeven is, kan vervolgens het door de CE gekozen wetsartikel bekeken worden door op de knop Info te klikken naast het kopje In accordance with. Daarna wordt aangegeven of de student is toegelaten of afgewezen door de optie Not admitted of Conditionally te kiezen. Als Conditionally gekozen wordt, moet ingevuld worden tot hoe lang het toelatingsbesluit geldig is en indien nodig voor welke specialisaties het besluit geldt: Als een student voorwaardelijk toegelaten wordt, verschijnen er ook opties m.b.t. de voorwaarden waaraan voldaan moet worden. Diploma is altijd automatisch aangevinkt en kan niet worden uitgevinkt. Hier staat het diploma waarop de toelating gebaseerd is, ook al is het (nog) niet behaald. Het besluit houdt hier rekening mee. Per opleiding staat op de Maintenance pagina (deze wordt onderhouden door functioneel beheer) aangegeven of er nog verplichte taaleisen zijn. Deze worden automatisch zichtbaar en aangevinkt als voorwaarde (maar kunnen worden uitgevinkt): Naast diploma s of talen kan een opleiding ook nog extra toelatingseisen bepalen (bepaalde cursussen of examens). Deze kunnen ingevuld worden nadat Exams/courses is aangevinkt: Pagina 32 van 52
Het kan ook voorkomen dat er besloten wordt dat een student pas wordt toegelaten als hij eerst bepaalde vakken volgt bij de Universiteit Leiden. De student wordt dan niet direct toegelaten tot zijn gekozen opleiding maar eerst tot een zogenaamd voorbereidend (half)jaar. Deze optie kan worden aangegeven door Conditionally admitted to preparatory courses aan te vinken. Vervolgens worden de opleiding en het studiejaar gekozen waartoe de student wordt toegelaten en wordt ingevuld tot wanneer hij zich kan inschrijven. Als laatste worden de vakken aangegeven die gevolgd moeten worden: Mocht er extra uitleg gewenst zijn, dan kan deze bij het kopje Remarks in statement ingevuld worden: De statement kan worden bekeken voordat deze wordt verzonden naar de student door op Preview te klikken. Een PDF met een statement zal verschijnen. Zodra het toelatingsbesluit klaar is, kan deze naar de student worden verzonden door op Send te klikken: Pagina 33 van 52
Een automatisch gegenereerde e-mail met het toelatingsbesluit verschijnt. Klik op Send. The IPO wordt in de CC opgenomen zodat deze vanaf hier verder kan met het proces. Pagina 34 van 52
7 Communicatie met de student over toelating 7.1 Communicatiestappen voor de toelating De beschrijving van het proces is als volgt: - De IPO ontvangt een CC van het toelatingsbesluit van de student - IPO stuurt aanvullende informatie naar de student - Student geeft officieel antwoord op het aanbod (dit kan ook nog later): o Student geeft aan dat hij het aanbod niet accepteert o Student geeft aan dat hij in een nieuw studiejaar met de opleiding wil beginnen o Student accepteert het aanbod - IPO administreert het antwoord van de student en stuurt een laatste informatiemail 7.2 Opsturen aanvullende informatie Zodra de IPO de mail van FAC ontvangt opent hij de Offer pagina. De IPO klikt op de knop Send voor internationale student of op de knop Dutch offer voor Nederlandse studenten en e-mail scherm zal openen met extra informatie en een bericht dat de student zich voor de opleiding in moet schrijven via Studielink. De brief voor internationale studenten bevat extra informatie over bijvoorbeeld huisvesting en visum. Voor internationale studenten is er ook een PDF bijgevoegd. In deze PDF kan de student zijn officiële antwoord op het aanbod geven. (N.B.: dit geldt alleen voor buitenlandse studenten, Nederlandse studenten hoeven geen officieel antwoord te geven): Let op: Indien het besluit niet correct is, verstuurt de IPO een message naar de contactpersoon van de faculteit, die al dan niet een nieuw besluit neemt, alvorens een offer e-mail te versturen. 7.3 Verwerking antwoord student Nadat de student de ingevulde PDF heeft teruggestuurd, kan de IPO de antwoorden van de student controleren en registreren op de Response pagina. Als de student het aanbod geaccepteerd heeft vinkt de IPO Accepted aan en verstuurt hij de response e-mail. Als de student besluit om het aanbod toch niet te accepteren, dan vinkt de IPO Withdrawn aan en verstuurt hij de response e-mail. Mocht de student vanaf nu ergens in het proces besluiten om zijn aanmelding uit te stellen naar een nieuw studiejaar dan vinkt de IPO Deferred aan en verstuurt een message naar de contactpersoon van de faculteit met het verzoek om een nieuw besluit. De faculteit zal dan weer een nieuw besluit insturen (met een CC naar de IPO). De IPO verstuurt daarna een offer, dat de student nu kan accepteren. Een deferral binnen het studiejaar en de kaders van het besluit kan direct door de IPO worden verwerkt. Pagina 35 van 52
De PDF kan steeds bewaard worden door hem te uploaden achter het kopje Admission file. De IPO kan ook aangeven of de student huisvesting heeft aangevraagd, en vanaf wanneer deze gewenst is, door op het vakje naast Housing requested te klikken: N.B.: De velden eronder worden door Housing Office gebruikt om het aanbod te matchen met de vraag van de student: Pagina 36 van 52
8 MVV/VVR 8.1 MVV/VVR en nationaliteiten Afhankelijk van nationaliteit, moeten sommige buitenlandse studenten die in Nederland willen studeren een visum aanvragen. Er zijn 2 groepen studenten: Studenten die alleen een Verblijfsvergunning Regulier (VVR) nodig hebben Een VVR is een vergunning die studenten nodig hebben om in Nederland te mogen verblijven. Studenten die naast een VVR ook een Machtiging Voorlopig Verblijf (MVV) nodig hebben Een MVV is een inreisvisum. Het is bedoeld voor een eenmalige entree in Nederland voor studenten die van plan zijn om langer dan 90 dagen in Nederland te blijven. Welke documenten nodig zijn voor een student hangt af van zijn nationaliteit. Hieronder een tabel met daarin uitgelegd welke nationaliteiten welke visa nodig hebben. Nationaliteit VVR vereist MVV vereist België, IJsland, Portugal, Cyprus, Italië, Slowakije, Denemarken, Letland, Slovenië, Duitsland, Liechtenstein, Spanje, Estland, Litouwen, Tsjechië, Finland, Luxemburg, Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Malta, Bulgarije, Roemenië, Zwitserland, Polen, Griekenland, Andorra, Oostenrijk, Zweden, Noorwegen, Ierland Nee Nee Australië, Monaco, Verenigde Staten, Canada, Nieuw-Zeeland, Zuid-Korea, Japan, Vaticaanstad Ja Nee Alle overige Landen Ja Ja Pagina 37 van 52
8.2 Registratie MVV 8.2.1 Is een MVV nodig? De tabel uit 8.1 is ook opgenomen in de database. Zodra een student zijn nationaliteit opvoert in Step 1: Personal details in de online application, berekent het systeem of hij een MVV nodig heeft. Dit wordt aangeven op de MVV pagina onder het kopje MVV required. (Om naar de MVV pagina te gaan, klik Application en daarna search verified in het linker menu. Zoek daar de student op en click Other in het linker menu, selecteer daarna MVV page.) Bijvoorbeeld: Een student vult online in dat hij uit OMAN komt. Dan zal op de MVV pagina automatisch het vinkje bij MVV required aanstaan: (N.B.: Als er ook een tweede nationaliteit is ingevuld, zoals in bovenstaand plaatje, zal hier ook rekening mee worden gehouden door het systeem als beslist wordt of een MVV nodig is.) Een student kan bij zijn online application aangeven of hij al beschikt over een VVR (op de Address details pagina). Als hij deze al heeft, dan zal op de MVV pagina worden aangegeven dat een MVV niet nodig is: + N.B: Het vakje MVV Required is niet rechtstreeks aan te passen. Als het veranderd moet worden, zal de IPO in de Backoffice dit op de Student pagina in het gedeelte over Dutch Residence Permit moeten aanpassen (om naar de Student pagina te gaan klik op view student rechts bovenaan de pagina). Pagina 38 van 52
8.2.2 MVV Deposit Het aanvragen van een MVV kost geld; de allereerste stap in het proces is daarom ook te wachten tot het geld voor de aanvraag betaald is. (In het geval van een MVV, is dit bedrag voor zowel de MVV als de VVR.) Het vinkje MVV deposit received op de MVV pagina geeft aan of het geld betaald is en wordt aangevinkt zodra de volgende procedure doorlopen is: Zodra het FSSC het geld ontvangen en geadministreerd heeft op de Finance pagina (zie hoofdstuk 2.5), zal het vinkje automatisch aan staan: FSSC voert de volgende gegevens in op de Finance pagina: Nadat er op Save geklikt is, zal het toewijzingsnummer te zien zijn. De IPO kan deze gegevens zien (niet wijzigen) via de Financial view pagina van de aanmelding van de student: Zodra het MVV deposit door FSSC is geadministreerd, zal het vakje bij MVV deposit received op de MVV pagina aangevinkt staan. 8.2.3 Benodigde documenten voor MVV Voor het aanvragen van zowel de MVV als de VVR worden enkele documenten gevraagd zoals een bewijs van voldoende financiën en een bewijs van huisvesting. Aangezien dezelfde documenten nodig zijn voor beide aanvragen, worden deze op de VVR pagina afgehandeld. Mocht er iets ontbreken, dan zal de student hiervan op de hoogte gebracht worden door een e- mail te sturen: Pagina 39 van 52
De IPO vinkt aan wat er allemaal ontbreekt en klikt vervolgens op de knop Email missing doc. Als alles compleet is, wordt All documents received aangevinkt. Tevens worden op de VVR pagina ook de passpoortgegevens ingevuld door de IPO. Daarnaast zullen op de MVV pagina de ambassadegegevens moeten worden ingevuld (deze gegevens worden gebruikt bij de aanvraag aan de IND): 8.2.4 Aanvragen MVV bij IND Er kan nu begonnen worden met het aanvragen van zowel de MVV als de VVR bij de IND: De IPO vinkt MVV applied aan en klikt daarna op de knop TEV form. Dit is het formulier dat naar de IND gestuurd moet worden. Pagina 40 van 52
Zodra de aanvraag is opgestuurd klikt de IPO op de knop Confirm to student om een e-mail aan de student te sturen waarin staat dat de MVV en VVR zijn aangevraagd. De IPO vinkt vervolgens op de VVR pagina VVR Requested aan en geeft daarbij aan voor welke periode dit geldt. (zodat rondom dit veld een goede query gemaakt kan worden). Na ongeveer 5 werkdagen ontvangt the Admissions Office een ontvangstbevestiging van IND welke op de VVR pagina zal worden geadministreerd bij het kopje Message from IND : De IPO registreert bovenaan de pagina het IND dossiernummer en het V nummer. Na ongeveer 4 weken zullen de MVV en de VVR klaar zijn. Zodra er bericht van IND is, worden de volgende acties uitgevoerd: De IPO vinkt MVV result op de MVV pagina aan, geeft de status van zijn aanvraag aan (approved) en klikt op de knop To collect MVV om een e-mail te voor de student genereren waarin uitgelegd wordt hoe hij de MVV kan ophalen. Pagina 41 van 52
De IPO vinkt ook VVR approved op de VVR pagina aan en vult de geldigheidsdatum van het visum in (welke kan verschillen van de data ingevuld bij VVR requested ). Daarna klikt hij op de knop VVR approved om een e-mail naar de student te versturen om hem te informeren dat de VVR toegekend is. Pagina 42 van 52
8.3 Registratie VVR 8.3.1 VVR Algemeen Zoals in hoofdstuk 8.1 uitgelegd is, is voor een bepaalde groep studenten alleen een VVR (en geen MVV) vereist. VVR requested staat voor studenten automatisch aan als deze als nationaliteit een land hebben van de VVR groep, behalve als een student aangegeven heeft dat hij al een residence permit heeft (wat ingevuld is op de Address details pagina van de online application): Mocht het toch niet kloppen, dan kan dit altijd nog handmatig aangepast worden worden. Als een VVR vereist is moeten de velden From en Until bij VVR requested worden ingevuld. 8.3.2 VVR Deposit Het aanvragen van een VVR kost geld. De volgende stap in het proces is daarom wachten totdat het geld voor de aanvraag betaald is. In tegenstelling tot de MVV deposit, is hier geen automatisch vinkje in de database. De IPO zal dus zelf moeten kijken op de Finance view pagina. De VVR deposit wordt onder de naam van een MVV deposit geregistreerd. Pagina 43 van 52
8.3.3 Benodigde documenten voor VVR Voor het aanvragen van een VVR worden enkele documenten gevraagd zoals een bewijs van voldoende financiën en een bewijs van huisvesting. Mocht er iets ontbreken, dan zal de student hiervan op de hoogte worden gebracht door een een e-mail te sturen: De IPO vinkt eerst aan wat er allemaal ontbreekt en klik vervolgens op Email missing doc. Mocht alles compleet zijn, dan vinkt de IPO All documents received aan. 8.3.4 Aanvragen VVR bij IND Er kan nu begonnen worden met het aanvraag van de VVR bij de IND: De IPO vinkt VVR applied op de VVR pagina aan en klikt daarna op knop Ref form bovenaan de pagina. Dit is het formulier dat naar IND moet worden gestuurd. Pagina 44 van 52
De Ipo klikt vervolgens op de knop VVR applied om een mail te sturen naar de student. Klik op Send om de e-mail te versturen. Pagina 45 van 52
Na ongeveer 5 werkdagen ontvangt the Admissions Office een ontvangstbevestiging van IND. Deze wordt geadministreerd op de VVR pagina bij het kopje Message from IND Na ongeveer 2-6 weken zal de VVR klaar zijn. Zodra er bericht van IND is, worden de volgende acties uitgevoerd: De IPO registreert bovenaan de VVR pagina het IND dossiernummer en het V nummer. De IPO vinkt vervolgens VVR approved aan en vult de geldigheidsduur van de VVR in. (Deze kan verschillen met de data in de aanvraag). Pagina 46 van 52
8.4 Afmelden student bij IND Zodra een student zijn opleiding afrondt, zal de IPO de student als volgt afmelden bij de IND: Vul bij Checked out as of de datum in dat student klaar is met zijn studie. Vul bij Checked out reported de datum in dat de afmelding plaatsvindt. De IPO klikt vervolgens op de knop IND letter en een brief zal verschijnen. Vul de vakjes in en stuur deze brief op naar IND. De student is afgemeld. Pagina 47 van 52
9 Voorbereidingen inschrijving student 9.1 De laatste zaken voor inschrijving Om een student in te schrijven moeten er nog enkele zaken geregeld worden m.b.t. verblijfsstatus en betaling. De volgende paragrafen beschrijven deze processen. 9.2 Voorlopige inschrijving bij de studentenadministratie Zodra de internationale student voorwaardelijk is toegelaten en het aanbod heeft geaccepteerd, kan hij voorlopig ingeschreven worden in de database van de studentenadministratie (usis), mits hij zich correct heeft ingeschreven via Studielink. Nederlandse toelatingsstudenten worden voorlopig ingeschreven als zij (voorwaardelijk) zijn toegelaten en zich correct hebben aangemeld via Studielink. Voor alle studenten die zijn toegelaten en die hun aanbod hebben geaccepteerd, vindt een handmatige controle plaats door de studentenadministratie (STA), waar gekeken wordt of de studenten zich (correct) hebben aangemeld via Studielink. Mocht dit niet zo zijn dan stuurt de medewerker van STA een mail naar de student om dit als nog goed te doen. Dit gebeurt door op de Reponse pagina not registered te kiezen van het dropdown menu naast Studielink en op de knop Send Email te klikken. (De naam van de afzender wordt automatisch ingevuld.) Tijdens deze controle wordt het usis nummer ingevuld op de Student pagina en wordt het oiem nummer in usis ingevoerd. Zodra de student voorlopig is ingeschreven wordt het lesgeld berekend in usis. Voor studenten die het hoge bedrag aan collegegeld betalen wordt vervolgens de factuur verstuurd door FSSC vanuit SAP. 9.3 Definitieve inschrijving bij de studentenadministratie Om een student definitief in te schrijven moet STA een pakket ontvangen met de benodigde documenten. Deze documenten verschillen per afkomst (zie ook vorig hoofdstuk VVR/MVV) en de toelatingseisen van de opleiding. Pagina 48 van 52
De documenten die nodig zijn voor de toelatingseisen zijn overzichtelijk aangeven op de Registration pagina. Zodra een document fysiek gezien en goedgekeurd is, kan de IPO op de knop Confirm achter dat document klikken: Er zal automatisch een e-mail gestuurd worden met daarin de bevestiging dat het document goed bevonden is. Indien bij een pre-master aan alle voorwaarden van inschrijving is voldaan (diploma en taal eis), verstuurt de IPO een message naar de student (CC aan de Faculteit en STA) dat hij is toegelaten tot de pre-master (en voegt het conditionele besluit bij als bijlage). Zodra de pre-master met succes is afgerond door de student, verstuurt de faculteit een message naar de IPO. Zodra alle documenten bevestigd zijn, kan het definitieve toelatingsbewijs gemaakt worden. Dit gebeurt door te klikken op de knop Admit op de Registration pagina. Er zal dan automatisch een e-mail gecreëerd worden aan de student met daarin het onvoorwaardelijke toelatingsbesluit. Klik op Send. Het definitieve toelatingsbesluit wordt samen met de andere documenten als totaalpakket door de IPO aan STA gegeven die de student dan definitief inschrijft. Pagina 49 van 52
10 Communicatie met student 10.1 Berichtensyteem Naast het automatische berichtenverkeer met de student kan het af en toe nodig zijn om via nietstandaardberichten te communiceren. Indien een student bijvoorbeeld informatie stuurt naar een IPO stuurt via de e-mail of wanneer er vanuit een afdeling onduidelijkheid is over een document dat de student heeft opgestuurd kan er gebruik worden gemaakt van het berichtensysteem. Dit systeem biedt, naast een archieffunctie m.b.t. de verstuurde communicatie, de mogelijkheid berichten naar de student te sturen en ontvangen berichten te archiveren. 10.2 Archief Om het berichtensysteem te openen ga naar de Student pagina (berichten worden per student en niet per aanmelding verstuurd) en klik boven- of onderaan de pagina op de knop Messages : Na het openen van de pagina verschijnt alle gearchiveerde communicatie van en naar de student: Als er bij de kolom Upload een icoontje van een paperclip staat, dan bevat dit verstuurde bericht een bijlage. Om een bericht na te lezen kan worden geklikt op de View knop naast het bericht dan wordt het bericht getoond: Pagina 50 van 52
Mocht een gebruiker een mail of document ontvangen die belangrijk is, dan kan deze als volgt in oiem gearchiveerd worden: De gebruiker klikt dan op de knop Add op de Messages pagina in oiem en vult bij subject een omschrijving in van het document. Mocht het een Word of PDF document zijn, dan kan deze als bijlage aan het archiefitem gekoppeld worden. Het veld From wordt automatisch gevuld met de naam van degene die het archiefitem heeft aangemaakt en bij het veld Date wordt de datum van het aanmaken ingevuld. Zodra op de knop Submit wordt geklikt, wordt het archiefitem gemaakt. (N.B.: Vul niet het To veld in, want dan wordt het archief item naar die persoon verstuurd.) Pagina 51 van 52
10.3 Mailen vanuit oiem Naast de eerdergenoemde archief functie biedt het Message gedeelte ook de mogelijkheid om te mailen met de student. Het voordeel van het mailen vanuit oiem is dat de e-mail automatisch gearchiveerd wordt, zodat deze communicatie later door de collega s na te lezen is. Het aanmaken van een nieuw bericht is eenvoudig (het is in principe hetzelfde als een archief item aanmaken, maar dit keer vul je de naam van de student in het To veld in): De gebruiker klikt op de knop Add in de messages pagina in oiem. Wederom worden de velden Date en From automatisch ingevuld. Kies nu bij het To veld degene naar wie je wilt mailen. Tip: Als je op de dropdown lijst bij het To veld klikt kun je de achternaam intikken van degene die je wilt mailen en diegene zo snel selecteren. Vul bij het kopje Subject het onderwerp in en schrijf bij Content het bericht. Het bericht wordt verstuurd door op de Submit knop te klikken. N.B: Naast het mailen naar studenten via deze berichten, biedt dit Messages systeem ook de mogelijkheid om te mailen naar collega s. Pagina 52 van 52