Procedure Erasmus

Transcriptie

1 Procedure Erasmus ons kenmerk Erasmus+ beurzenprogramma contactpersoon Klaartje Gosens datum september 2015 telefoon onderwerp Procedure Erasmus internationaloffice@avans.nl van International Office Erasmus+ beurs voor studie of stage De Erasmus+ beurzen voor studie of stage zijn bedoeld als tegemoetkoming in je extra mobiliteitsuitgaven, bijvoorbeeld voor verzekeringen of hogere kosten van levensonderhoud in je gastland. 1. Toekenning De Erasmus+ beurs mag worden toegekend als je: voor studie of stage naar een ander deelnemend land gaat dan het land waar je staat ingeschreven periode in het buitenland tussen 1 juni 2014 en 31 mei 2016 ligt voor minimaal 2 (stage) of 3 (studie) en maximaal 12 maanden in het buitenland verblijft ingeschreven staat bij Avans Hogeschool voor een opleiding die wordt afgesloten met een erkend hogeronderwijsdiploma (getuigschrift) tijdens de periode in het buitenland het reguliere collegegeld aan Avans Hogeschool blijft betalen en ingeschreven blijft bij Avans de hele Erasmus+ periode in het gastland woont en dus niet pendelt tussen Nederland en het gastland. Aanvullende regels voor studie Je moet je eerste studiejaar met goed gevolg hebben afgerond. Je bent dus voor het tweede jaar ingeschreven en daadwerkelijk gestart. Avans moet een uitwisselingsovereenkomst met de gastinstelling hebben gesloten. Informeer hiernaar bij de Erasmus+ contactpersoon van je academie. Aanvullende regels voor stage De beurs wordt alleen toegekend voor een fulltime stage (36-40 uur per week). Je stagevergoeding mag niet hoger zijn dan 299 euro per maand. 1.1 Toekenning aan niet-eu studenten Het Erasmus+ programma staat open voor studenten met een niet-eu nationaliteit. Avansstudenten met een dergelijke nationaliteit kunnen dus een Erasmus+ aanvraag indienen.

2 1.2 Aanvragen voor gastinstelling boven contractueel maximum Wanneer het aantal studenten dat een aanvraag voor een gastinstelling indient groter is dan het maximum vastgelegd in het Erasmus+ contract tussen Avans en de gastinstelling, bepaalt de academie die contracteigenaar is welke studenten in aanmerking komen. 2. Aantal Erasmus+ periodes per studie Je mag per bachelor- of masterstudie maximaal 12 maanden op uitwisseling, ongeacht aantal en soort (studie of stage). Voorbeelden van uitwisselingscombinaties: 2 keer 3 maanden studie en 3 keer 2 maanden stage 6 maanden studie en 6 maanden stage 12 maanden stage. 3. Voorlopig en definitief beursbedrag Het voorlopige Erasmus+ beursbedrag wordt berekend op basis van het aantal geplande verblijfsdagen in het buitenland dat je in het Grant Agreement vastlegt. Het definitieve beursbedrag wordt vastgesteld als je aan alle administratieve verplichtingen van het programma hebt voldaan. Blijken de door jou verstrekte gegevens dan onjuist, dan kan de beurs met terugwerkende kracht aangepast worden. Avans vordert dan mogelijk te veel betaald geld terug. De bijbehorende dagbedragen: groep studie dagbedrag in stage dagbedrag in groep 1 hoge kosten 9 13 groep 2 middelhoge kosten 7 11 groep 3 lage kosten Verlenging verblijfsperiode Onder de volgende voorwaarden kun je tijdens je verblijf je verblijfsperiode laten verlengen:

3 Je hebt hier ten minste 1 maand voor afloop van de oorspronkelijk vastgestelde periode definitieve afspraken over gemaakt. Het aangepaste studieprogramma is ingevuld in je Learning Agreement DURING. Je verblijfsperiode inclusief verlenging is niet langer dan 12 maanden en eindigt niet later dan 31 mei Je verlenging sluit direct aan op je oorspronkelijke periode. Wil je je verlenging doorbrengen bij een andere instelling, dan moet Avans Hogeschool ook hiermee een uitwisselingsovereenkomst hebben gesloten. 5. Deelnemende landen Je kunt je Erasmus+ verblijf doorbrengen in een van de onderstaande landen: de 27 andere lidstaten van de Europese Unie: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Zweden. De 5 niet-eu programmalanden: Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Turkije. 6. Deadline De deadlines voor het aanvragen van een Erasmus+ beurs zijn: 30 juni : voor aanvragen semester 1 (vanaf 1 april) 30 november : voor aanvragen semester 2 (vanaf 1 oktober) De startdatum voor het tweede semester is 1 januari. 7. Aanvraag indienen Wil je een aanvraag indienen, ga dan naar Studentinfo.avans.nl / studie en stage in het buitenland / beursprogramma Erasmus+. Vul hier een Grant Agreement en een Learning Agreement BEFORE in en print ze uit. Lever ze voorzien van de juiste handtekeningen en stempels digitaal aan bij het International Office, samen met een printscreen van je inschrijving in de database mobility.avans.nl. 1. Grant Agreement >> Dit document moet ondertekend worden door jou en de buitenlandcoördinator van je academie. 2. Learning Agreement BEFORE >> Dit document moet ondertekend worden door jou, de buitenlandcoördinator van je academie en door je gastinstelling (studie) of stagebedrijf (stage). 3. Mobility.avans.nl >> Ga naar en vul je gegevens in. Mail je printscreen van deze inschrijving naar het International Office. Online Linguistic Support Voor vertrek ontvang je automatisch per een invulverzoek van Online Linguistic Support (OLS). Dit is een taaltoets die je verplicht voor vertrek en na afronding aflegt. De Europese Unie meet hiermee welke taalontwikkeling je tijdens je buitenlandperiode doormaakt. Na het invullen van OLS kun je een aanvraag indienen om tijdens je verblijfperiode een online taalcursus te volgen.

4 8. Aanvraag = niet automatisch een beurs Beursaanvragen worden niet automatisch gehonoreerd. Avans Hogeschool krijgt namelijk jaarlijks een Erasmus+ budget van de Nuffic dat niet evenredig meestijgt met het aantal aanvragen. Het International Office geeft daarom geen garanties, ook niet aan studenten die hun aanvraag ruim voor de deadline indienen. 9. Uitbetalingsmomenten De beurs wordt in twee delen uitbetaald: De eerste uitbetaling (voorschot) is 70% van het totale voorlopige beursbedrag. De tweede uitbetaling (nabetaling) is de overige 30% van het totale beursbedrag. Het voorschot wordt voor het vertrek van de student uitbetaald. bij vertrek in september : begin augustus bij vertrek in januari : begin januari 10. Afronden beurs Om de nabetaling te ontvangen moet je onderstaande documenten digitaal aanleveren bij het International Office en de 2 online formulieren invullen. Is je dossier na controle volledig en akkoord bevonden, dan gaat Avans over tot betaling. De deadline voor het voltooien van je dossier is 6 weken na beëindiging van je Erasmus+ periode. Ga naar studentinfo.avans.nl / studie en stage in het buitenland / Beursprogramma Erasmus+ om je dossier te voltooien. Vul hier een Learning Agreement AFTER en een Statement of home/host in en print ze uit. Lever ze voorzien van de juiste handtekeningen en stempels digitaal aan bij het International Office. 1. Learning Agreement AFTER >> Dit document moet ondertekend worden door jou, de buitenlandcoördinator van je academie en door je gastinstelling (studie) of stagebedrijf (stage). 2. Statement of home/host >> Dit document moet ondertekend worden door de buitenlandcoördinator van je academie en door je gastinstelling (studie) of stagebedrijf (stage). 3. Participant Report >> Hiervoor ontvang je automatisch een invulverzoek per Online Linguistic Support (OLS) >> Dit is een taaltoets die studenten voor vertrek en na afronding afleggen. De Europese Unie meet hiermee welke taalontwikkeling studenten tijdens hun buitenlandperiode doormaken. Ook hiervoor ontvang je automatisch een invulverzoek per Procedure

5 Na het verstrijken van de deadline bekijkt het International Office het aantal volledige aanvragen. Valt dit aantal binnen het budget, dan kunnen alle aanvragen worden gehonoreerd. Zijn het er meer, dan vindt een loting plaats. Deze loting bestaat uit 2 delen: - Loting 1 bepaalt aan wie een beurs wordt toegekend. De afvallers worden op een wachtlijst geplaatst. - Loting 2 bepaalt de volgorde van de afvallers op de wachtlijst. Een maand na het verstrijken van de deadline hoor je of je een beurs krijgt. Krijg je geen beurs terwijl je hiervan afhankelijk bent, kan kun je op dat moment beslissen of je wel of niet gaat. 12. Terugvorderen beurs Accepteer je een Erasmus+ beurs, dan ga je akkoord met de voorwaarden. Schiet je hier toerekenbaar tekort in, dan moet je de beurs volledig of gedeeltelijk terugbetalen. Voorbeelden hiervan zijn een onjuist ingevulde begin- of einddatum van de Erasmus+ periode of het verzwijgen van een stagevergoeding hoger dan 299 per maand. Een tekortkoming is niet toerekenbaar wanneer er in redelijkheid niet van je verwacht kan worden dat je in het buitenland blijft. Je moet deze situatie wel melden bij de contactpersoon van je academie en Avans en de Nuffic moeten je melding schriftelijk accepteren. 13. Aanvullende subsidie bij functiebeperking Studenten die vanwege een functiebeperking specifieke onderwijsondersteuning nodig hebben, kunnen alleen een aanvullende Erasmus+ subsidie toegekend krijgen als deze extra kosten niet uit andere fondsen gefinancierd kunnen worden.