30 december 2013 Auteur PostNL Tel Rapport MijnPost Versie 1.6
Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Startpagina MijnPost 4 6 3.1 Uw persoonlijke instellingen 6 3.2 Instellingen voor uw klantnummer (alleen voor de KlantAdmin) 7 3.2.1 Uw organisatie Klantgegevens 8 3.2.2 Uw organisatie Factuurgegevens 9 3.2.3 Bevoegdheden 10 3.2.4 Toegangsaanvragen 19 3.2.5 Velden en waarden 21 3.2.6 Partijenpost Productselectie 22 3.2.7 Partijenpost Instellingen 23 3.2.8 Aangetekend Productselectie 24 3.2.9 Aangetekend Barcodeboek 26 3.2.10 Aangetekend frankeermachine / zegels 27 3.2.11 Pakketten Productselectie 28 3.2.12 Print & Verzend Instellingen 29 3.2.13 Postbussen Beheren postbussen 29 3.2.14 Postbussen Nieuwe postbus aanvragen 29 3.2.15 Antwoordnummers Beheren antwoordnummers 32 3.2.16 Antwoordnummers Nieuw antwoordnummer aanvragen 33 4 MijnPost voor de kleine(re) klant 35 5 MijnPost voor een kleine(re) klant met administratiekantoor 38 6 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen 42 7 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen met een mailinghouse 47 8 Definitielijst 52 9 Systeemeisen 53 10 Hulp nodig? 54
1 Inleiding MijnPost is de persoonlijke online werkplek om al uw postzaken gemakkelijk af te handelen. Dit document beschrijft de rol van de beheerfunctie die nodig is om de Gebruikers in uw klantorganisatie op de juiste manier te kunnen laten werken met MijnPost. Deze functie wordt de KlantAdmin functie genoemd. De KlantAdmin is een zogenaamde Selfservice functie waarmee u zelf Gebruikers, bevoegdheden en instellingen kunt beheren. De volgende rollen worden onderkend voor MijnPost: KlantAdmin: - De KlantAdmin is de (gedelegeerde) beheerder voor MijnPost binnen een (deel van een) klantorganisatie - Hij/zij kan alle instellingen beheren, kan Gebruikers invoeren en autoriseren en kan klantnummer instellingen beheren. Gebruiker: - De Gebruiker kan functies uitvoeren in de MijnPost onderdelen zoals Partijenpost, Aangetekende zendingen, Pakket zendingen (en afhankelijk van de toegewezen autorisatie) Factuur en Rapportage. Uitgangspunt: De Gebruiker met de KlantAdmin rol weet hoe zijn/haar klantorganisatie is opgebouwd en wie welke rollen moet(en) vervullen. Dit document beschrijft de werkzaamheden voor de KlantAdmin voor de volgende klantstructuren: 1. MijnPost voor kleine(re) klanten of klanten met één klantnummer 2. MijnPost voor kleine(re) klanten met een administratiekantoor 3. MijnPost voor grote(re) klanten met een klantstructuur in meerd ere lagen 4. MijnPost voor grote(re) klanten met een mailinghouse Dit wordt in de volgende hoofdstukken beschreven. Als u na het lezen van dit document nog vragen heeft dan kunt u die stellen door te mailen naar: mijnpost@postnl.nl 1 Inleiding Pagina 3 van 54
2 Startpagina MijnPost Als u bent ingelogd in MijnPost ziet u onderstaand scherm: MijnPost startpagina. Hier ziet u alle modules waar u voor bent geautoriseerd. Als u voor alle MijnPost modules bent geautoriseerd ziet u onderstaande modules. 2 Startpagina MijnPost Pagina 4 van 54
(1) MijnPost nieuwsberichten: Hier worden berichten getoond die voor u als MijnPost gebruiker interessant kunnen zijn. Als er een nieuw bericht is geplaatst ziet u dat boven aan het scherm in een grijze balk. Nadat u dit bericht heeft gelezen verdwijnt deze balk. Wilt u het bericht nogmaals lezen; op de startpagina in het gele kader worden de laatste drie berichten getoond. Als u klikt op de link Meer nieuws worden nog meer nieuws berichten getoond. (2) Partijenpost: Zie voor de werking van deze module Hoofdstuk 5 van de Handleiding Partijenpost. Deze kunt u vinden in het geeltje (14) onder handleidingen. (3) Pakketten: Zie voor de werking van deze module Handleiding Pakketten. Deze kunt u vinden in het geeltje (14) onder handleidingen. (4) Aangetekend: Zie Handleiding Aangetekend. Deze kunt u vinden in het geeltje (14) onder handleidingen. (5) Print & Verzend (6) Uw PostNL facturen: Zie voor de werking van deze module Hoofdstuk 6 van de Handleiding Partijenpost. Deze kunt u vinden in het geeltje (14) onder handle idingen. (7) Rapportage: Zie voor de werking van deze module Hoofdstuk 7 van de Handleiding Partijenpost. Deze kunt u vinden in het geeltje (14) onder handleidingen. (8) Huis aan Huis: Met deze bevoegdheid kan de gebruiker een vrijblijvende offerte aanvragen en orders aanmaken. (9) Antwoordnummers: Met deze module kan de gebruiker het verbruik van uw antwoordnummers raadplegen. (10) Orderbevestigingen: Met deze module kan de gebruiker alle orderbevestigingen inzien. (11) Tarieventool (12) Track & Trace: Volg uw zendingen met deze module. Status van uw zending opvragen kan ook met de modules (6) Aangetekend en (5) Pakketten. (13) Hulpmiddelen downloaden en bestelen: Bestel hupmiddelen. (14) Instellingen van uw persoonlijke account en klantnummer(s) beheren : Klik op instellingen om uw persoonlijke instellingen te wijzigen. Als u KlantAdmin bent en u klikt op instellingen dan wordt de tab instellingen voor uw klantnummer getoond. Zie hiervoor Hoofdstuk 3 MijnPost instellen naar uw wensen van deze Handleiding. (15) Antwoordnummer(s) en Postbus(sen) aanvragen: Hier kunnen gebruikers antwoordnummers en postbussen aanvragen (16) Hulp nodig?: Hier kunt u handleiding, stappenkaarten en veel gestelde vra gen opvragen. (17) MijnPost Shop 2 Startpagina MijnPost Pagina 5 van 54
Om het maximale uit MijnPost te kunnen halen is het belangrijk te starten met het juist instellen van uw voorkeuren zowel persoonlijk als voor het betreffende klantnummer. Dit kunt u doen door te klikken op instellingen aan de rechterkant van MijnPost. Er zijn 2 soorten instellingen voor MijnPost: 1. Uw Persoonlijke account (door de gebruiker zelf in te stellen) 2. Instellingen voor uw klantnummer (alleen door de KlantAdmin in te st ellen) 3.1 Uw persoonlijke instellingen Om uw persoonlijke instellingen te raadplegen en actueel te houden, g aat u eerst naar Instellingen. Kies vervolgens voor de tab Uw Persoonlijke account. In het scherm Uw Persoonlijke account kan de gebruiker de volgende onderdelen beheren van zijn/haar account (zie menukeuzes rechts): Persoonlijke gegevens: zoals naam en e-mail adres Wachtwoord: wachtwoord wijzigen Weergave: Via het tabblad Weergave kan de gebruiker het volgende aangeven: o of alle gegevens (partijen) getoond moeten worden die door de gebruiker en anderen zijn ingevoerd; o of alleen de door de gebruiker ingevoerde gegevens (partijen) getoond moeten worden; o in welke taal hij/zij de applicatie gepresenteerd wil hebben (Nederlands of Engels). o Als de ingelogde gebruiker KlantAdmin is, is er een instelling of KlantAdmin actief via de mail geïnformeerd wil worden over iedere toegangsaanvraag MijnPost op eigen klantnummer. De toegangsaanvragen worden getoond in tabblad Instellingen voor uw PostNL klantnummer onderdeel toegangsaanvragen. Hoe dit werkt wordt toegelicht in Hoofdstuk 3.2.4 Toegangsaanvragen van deze Handleiding. Klantnummers: Onder klantnummers staat een overzicht met klantnummers, inclusief naam van de organisatie en de naam + het e-mailadres van de contactpersoon. Tot deze klant(en) heeft de gebruiker toegang met zijn/haar MijnPost account. Pagina 6 van 54
3.2 Instellingen voor uw klantnummer (alleen voor de KlantAdmin) De KlantAdmin is de medewerker binnen uw organisatie die de MijnPost autorisaties kan verstrekken aan gebruikers. Hiervoor gaat de KlantAdmin naar Instellingen en wordt de tab Instellingen voor uw PostNL klantnummer geopend. Onderstaand scherm wordt getoond. Bij Instellingen voor uw klantnummer kunt u uw klantnummer(s) selecteren om MijnPost voor uw klant en gebruikers in te stellen op de juiste gegevens In dit scherm kan de KlantAdmin de volgende onderdelen beheren (zie menukeuzes rechts): Uw organisatie om uw klant- en factuurgegevens te beheren Bevoegdheden om uw medewerkers voor de juiste functies en klantnummer(s) te registreren Toegangsaanvragen om medewerkers die autorisatie voor MijnPost willen hebben voor de juiste functies en klantnummer(s) te registreren Velden en waarden om voor uw klantnummer(s) de volgende velden te definiëren: o Verplicht: Omschrijving (voor iedere partij in te vullen, komt op de orderbevestiging en de factuur) o Optioneel: Kostenplaatsen o Optioneel: een derde identificatie voor uw partijen Partijenpost om bij productselectie de voorkeursproducten voor uw klantnummer(s) in te stellen, hieruit kan de gebruiker direct kiezen bij het aanmaken van een partij. om bij instellingen de voorkeur voor het invoeren van nieuwe partijen in te stellen. Aangetekend om bij productselectie de voorkeursproducten voor uw klantnummer(s) in te stellen, hieruit kan de gebruiker direct kiezen bij het aanmaken van een zending. om aan te geven of gebruikers gebruik mogen maken van het barcodeboek Pagina 7 van 54
om bij frankeermachine/zegels gebruikers toestemming te geven zendingen voorgefrankeerd aan te bieden. Pakketten om bij productselectie de voorkeursproducten voor uw klantnummer(s) in te stellen, hieruit kan de gebruiker direct kiezen bij het aanmaken van een zending. om gebruikers toestemming te geven check out gegevens in zendingen te verwerken. Print & Zend Postbussen om uw postbuscontracten te beheren en nieuwe postbussen aanvragen Antwoordnummers om uw antwoordnummercontracten te beheren en nieuwe antwoordnummers aanvragen 3.2.1 Uw organisatie Klantgegevens Hier kan de KlantAdmin waar nodig de klantgegevens wijzigen of ontbrekende gegevens aanvullen. Als u op de knop Gegevens wijzigen klikt, komt u op onderstaande pagina terecht waar u dit kunt regelen. Pagina 8 van 54
Onderaan de pagina heeft u de keuze om de gewijzigde gegevens op te slaan of te annuleren. Na Opslaan zijn de gegevens gewijzigd vanaf de ingangsdatum zoals u heeft aangegeven. Na annuleren keert u terug naar de vorige pagina. Hierbij worden eventueel gewijzigde gegevens niet opgeslagen. 3.2.2 Uw organisatie Factuurgegevens In dit scherm kan de KlantAdmin na klikken op de knop Gegevens wijzigen de factuurgegevens wijzigen: Pagina 9 van 54
Onderaan de pagina heeft u de keuze om de gewijzigde gegevens op te slaan of te annuleren. Na Opslaan zijn de gegevens gewijzigd vanaf de ingangsdatum zoals u heeft aangegeven. Na annuleren keert u terug naar de vorige pagina. Hierbij worden eventueel gewijzigde gegevens niet opgeslagen. 3.2.3 Bevoegdheden In het scherm Bevoegdheden, kan de KlantAdmin: nieuwe gebruikers toevoegen en hiervoor de bevoegdheden instellen; bevoegdheden toevoegen/intrekken bij bestaande gebruikers; gebruikers verwijderen; gebruikers (tijdelijk) blokkeren op een specifiek klantnummer; gebruikers (tijdelijk) blokkeren voor alle klantnummers; Klantnummers van klantnummer beheren. Nieuwe gebruiker toevoegen en hiervoor de bevoegdheden instellen Klik op de link nieuwe gebruiker toevoegen om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Onderstaand scherm wordt getoond. Pagina 10 van 54
Voer het e-mailadres in en klik op de knop Opslaan. Als de gebruiker nog niet in MijnPost bekend is wordt het scherm hieronder getoond. Voer de persoonlijke gegevens in en klik op de knop Opslaan. Het scherm hieronder wordt getoond. Nieuwe gebruiker is geselecteerd. Pagina 11 van 54
KlantAdmin kan ook een andere gebruiker selecteren door op de drop down box te klikken. De drop down box bevat van boven naar onder eerst de namen van gebruikers die bij dezelfde klant als de ingelogde KlantAdmin horen, daarna gaat de lijst verder me t gebruikers van externe klantorganisaties. De bevoegdheden van de geselecteerde gebruiker kunnen onderaan dit scherm worden beheerd door de vinkjes aan of uit te zetten en op de knop Opslaan te klikken. Een nieuwe gebruiker krijgt standaard onderstaande bevoegdheden. Pagina 12 van 54
Onderaan in het scherm worden de volgende onderdelen genoemd waar u de gebruiker voor kunt autoriseren: Klantnummer instellingen (of deze gebruiker andere gebruikers mag toevoegen en instellingen zoals kostenplaats mag veranderen, dit is de functie KlantAdmin); Algemeen (of gebruiker prijzen mag zien en of gebruiker partijen mag inzien die zijn aangeboden op dit klantnummer, maar door een andere gebruiker zijn ingevoerd) Partijenpost (of gebruiker partijen mag aanbieden op dit klantnummer ); Pagina 13 van 54
Facturen (of gebruiker facturen mag inzien); Rapportage (of gebruiker rapportages mag inzien); Huis aan Huis (alleen zichtbaar als KlantAdmin hiervoor is geautoriseerd); Aangetekend (of gebruiker aangetekende zendingen mag aanbieden op dit klantnummer); Antwoordnummers (alleen zichtbaar als KlantAdmin hiervoor is geautoriseerd); Orderbevestigingen (of gebruiker orderbevestigingen mag inzien); MijnPost Shop (of gebruiker producten mag bestellen in de MijnPost Shop) Tarievetool Hybride Post (?? moet dit geen Print & Verzend zijn)? Pakketten (of gebruiker pakketzendingen mag aanbieden op dit klantnummer). Producten en diensten (of gebruiker producten/diensten maag aanvragen/wijzigen) Klant- en factuurgegevens (of gebruiker de klant- en factuurgegevens mag wijzigen) Het resultaat is een nieuwe geautoriseerde gebruiker voor MijnPost. Aan de nieuwe gebruiker wordt automatisch een e-mail verstuurd met daarin een activeringslink voor MijnPost. De nieuwe gebruiker moet op deze activeringslink klikken, dan krijgt de gebruiker een scherm van MijnPost op zijn/haar pc getoond waarin hij/zij zijn wachtwoord moet invullen voor MijnPost. Nadat de gebruiker dit heeft gedaan kan hij/zij inloggen op MijnPost en er gebruik van maken. Als de bevoegdheden van een bestaande gebruiker worden gewijzigd dan krijgt deze gebruiker een email met daarin de wijzigingen die zijn gedaan. Bevoegdheden van klantnummer beheren Dit is handig als meerdere gebruikers van bijvoorbeeld een mailinghouse, die allemaal op hetzelfde klantnummer geregistreerd zijn, aanbieden voor één klantnummer. De KlantAdmin bepaalt voor het klantnummer (van het mailinghouse) de standaard autorisaties die deze gebruikers krijgen. Elke gebruiker die op dit klantnummer geregistreerd is of wordt krijgt deze standaard autorisaties. NB: de bevoegdheden op een klantnummer worden apart geregistreerd en worden toegekend aan een gebruiker naast de bevoegdheden die per gebruiker zijn geregistreerd. Het kan dus voorkomen dat een gebruiker zelf geen specifieke bevoegdheden op gebruiker meer heeft terwijl hij op basis van het klantnummer waarop hij geregistreerd is nog wel bevoegdheden van een klant bezit. Selecteer bovenin het scherm het klantnummer waar u de bevoegdheden van wilt beheren. Selecteer: Bevoegdheden toekennen aan een klantnummer. Pagina 14 van 54
Klik op de link nieuw klantnummer toevoegen om een nieuw klantnummer toe te voegen, Onderstaand scherm wordt getoond. Voer hier het PostNL klantnummer, postcode en huisnummer in en klik op Controleren. Zijn de juiste gegevens ingevoerd dan kunt u op de knop Opslaan klikken. Het scherm hieronder wordt getoond. Pagina 15 van 54
Als er meerdere klantnummers zijn toegevoegd klikt u op de drop down box om deze te selecteren. Onder dit scherm zijn alle bevoegdheden uitgeklapt. Hier kunt u de bevoegdheden aan - of uitvinken. Pagina 16 van 54
Als u op Opslaan klikt dan krijgen alle gebruikers met primair/basis klantnummer 90140 deze bevoegdheden op klantnummer 102. Pagina 17 van 54
Gebruikers verwijderen Selecteer de gebruiker die u wilt verwijderen (zoals hieronder aangegeven). Klik op Verwijder account. Na bevestiging wordt deze gebruiker direct verwijderd voor MijnPost. Gebruikers tijdelijk blokkeren op een specifiek klantnummer Selecteer de gebruiker die u wilt blokkeren. Klik vervolgens op het vierkantje voor de optie Blokkeer tijdelijk de bevoegdheden tot dit specifieke klantnummer voor deze gebruiker. Na bevestiging worden de geselecteerde bevoegdheden van de gebruiker direct geblokkeerd. Hij/zij heeft geen toegang meer tot deze functies of klantnummers. Pagina 18 van 54
3.2.4 Toegangsaanvragen Dit scherm toont een overzicht van aanvragen voor toegang tot MijnPost. Gebruikers die toegang willen tot uw klantnummer kunnen dit aanvragen op www.mijnpost.nl. Zij geven hier aan dat het om uw klantnummer gaat en waarom zij toegang willen. Als een gebruiker toegang aanvraagt dan krijgen alle KlantAdmins van dat klantnummer hier een mail over. Dit is in te stellen, zie hoofdstuk 3.1.3 Weergave. Als u een mail heeft ontvangen kunt u in het scherm toegangsaanvragen deze aanvragen bekijken en de aanvraag goedkeuren of afkeuren. Als er meerdere KlantAdmins geregistreerd zijn op uw klantnummer kan het zijn dat de toegangsaanvraag bak leeg is omdat uw collega KlantAdmin de aanvraag reeds heeft goed- of afgekeurd Hieronder ziet u het scherm met toegangsaanvragen. Er staat in dit voorbeeld één aanvraag in. Deze persoon heeft aangegeven waar hij/zij graag voor geautoriseerd wil worden. Als u kiest voor goedkeuren, dan wordt een account aangemaakt voor de gebruiker met de bevoegdheden die hij/zij heeft aangevraagd. Deze kunt u nog wijzigen. Zie hiervoor Hoofdstuk 3.2.1. Pagina 19 van 54
Aan de nieuwe gebruiker wordt automatisch een e-mail verstuurd met daarin een activeringslink voor MijnPost. De nieuwe gebruiker moet op deze activeringslink klikken, dan krijgt de gebruiker een scherm van MijnPost op zijn/haar pc getoond waarin hij/zij zijn/haar wachtw oord moet invullen voor MijnPost. Nadat de gebruiker dit heeft gedaan kan hij/zij inloggen op MijnPost en er gebruik van maken. Als u kiest voor afkeuren, dan wordt de aanvraag uit de lijst verwijderd. Er wordt geen bericht gestuurd aan de aanvrager. Pagina 20 van 54
3.2.5 Velden en waarden Met behulp van dit scherm kan de KlantAdmin velden en waarden toekennen in MijnPost waardoor er administratieve kenmerken aan de order meegegeven kunnen worden. De velden en waarden kunnen per klantnummer ingesteld worden. Veldnaam: Hier kunt u het verplichte identificatieveld voor partijen invoeren en/of wijzigen. Initieel heet dit veld Partijnaam. Bij het invoeren van een partij is dit een verplicht in te vullen veld. Dit gegeven wordt getoond in alle ingevoerde partijen, verzonden parti jen, op overzichten en ook in de functies Rapportage en Facturen. Hier kan de KlantAdmin opgeven hoe hij dit veld wil benoemen in Pagina 21 van 54
de partijen. Bijvoorbeeld: Omschrijving, Partijnaam of Projectnaam. Kostenplaatsen: Hier kan de KlantAdmin instellen of u gebruik wil maken van kostenplaatsen voor het invoeren van partijen. In de functie Rapportage is het dan mogelijk overzichten per kostenplaats op te vragen en te beheren. De KlantAdmin kan zelf per klant de kostenplaatsen instellen. Tevens is het aan de Klan tadmin om het woord kostenplaats te gebruiken of een andere term. De kostenplaatsomschrijving kan dus ook uit nummers bestaan. Als u kostenplaatsen gebruikt, dan moeten in dit scherm van te voren de in partijen mogelijk te kiezen kostenplaatsen ingevoerd worden. Dit kunt u doen in veld Nieuwe waarde toevoegen en vervolgens te kiezen voor Toevoegen. Andere voorbeelden van kostenplaatsen: (interne) debiteurennummer, boekingscode. Extra veld: er kan nog een derde extra veldnaam ingesteld worden welke i ngevoerd moet worden bij iedere partij en die wordt getoond bij detailweergave en op de facturen. Ook hier kan de veldnaam zelf aangepast worden door de KlantAdmin. Bijvoorbeeld: projectnummer. Deze op partijen ingevoerde gegevens worden door PostNL vermeld op de orderbevestiging en de factuur. 3.2.6 Partijenpost Productselectie Dit is de favorietenlijst zoals we hem uit MyPost (voorganger MijnPost) kennen. Bij het invoeren van een nieuwe partij via tabblad Nieuwe partij invoeren wordt de ingestelde prod uctselectie getoond waaruit u kunt kiezen. Aan de linkerkant in het scherm productselectie worden alle openbare producten en de contractproducten waarvoor u als klant een contract heeft afgesloten met PostNL getoond. U kunt door de producten scrollen of een product zoeken door een naam of nummer in te vullen in het zoekscherm aan de linkerkant. Door het desbetreffende product te slepen naar de productselectie wordt deze aan de favorieten toegevoegd. Door een product uit de selectie te slepen naar de prullenbak, wordt deze verwijderd. Klik op opslaan als u klaar bent. Pagina 22 van 54
U kunt in de Productselectie ook producten van plaats verwisselen door ze te slepen naar een andere plaats op het scherm en vervolgens te klikken op Opslaan. U kunt maximaal 36 producten in de Productselectie opnemen. 3.2.7 Partijenpost Instellingen Een nieuwe partij invoeren kan op diverse manieren. De KlantAdmin kan dit instellen bij Partijenpost instellingen. Het scherm hieronder wordt getoond. Pagina 23 van 54
Hier kan de voorkeur voor de manier waarop nieuwe partijen worden aangemaakt worden ingesteld. De mogelijkheden zijn: Passend product zoeken (Productwizard), zie Handleiding Partijenpost, Hoofdstuk: 5.1.2 Stap 2a: Product kiezen - Optie 1 - Zoek het passende product; Product selecteren (favorieten), zie Handleiding Partijenpost, Hoofdstuk 5.1.2 Stap 2a: Product kiezen - Optie 2 - Kies uit de productselectie; Product direct invoeren, zie Handleiding Partijenpost, Hoofdstuk 5.1.2 Stap 2a: Product kiezen - Optie 3 - Voer productnummer of -naam direct in. Selecteer welk onderdeel de gebruiker mag zien bij een nieuwe partij invoeren en welke default staat geselecteerd. 3.2.8 Aangetekend Productselectie Dit is de favorietenlijst zoals we hem uit MyPost (voorganger MijnPost) kennen. Bij het invoeren van een nieuwe zending via tabblad Nieuwe zending invoeren wordt de ingestelde productselectie getoond waaruit u kunt kiezen. Aan de linkerkant in het scherm productselectie worden alle openbare producten en de contractproducten waarvoor u als klant een contract heeft afgesloten met PostNL getoond. U kunt door de producten scrollen of een product zoeken door een naam of nummer in te vullen in het zoekscherm aan de linkerkant. Door het desbetreffende product te slepen naar de productselectie wordt deze aan de favorieten toegevoegd. Door een product uit de selectie te slepen naar de prullenbak, wordt deze verwijderd. Klik op opslaan als u klaar bent. Pagina 24 van 54
U kunt in de Productselectie ook producten van plaats verwisselen door ze te slepen naar een andere plaats op het scherm en vervolgens te klikken op Opslaan. U kunt maximaal 36 producten in de Productselectie opnemen. Pagina 25 van 54
3.2.9 Aangetekend Barcodeboek Voor uw aangetekende post op rekening kunt u gebruik maken van het Barcodeboek. Door deze functie kun u de fysieke formulieren uit de Barcodeboeken Aangetekend en Verzekerservice invoeren in MijnPost. Hierdoor kunt u de bezorgstatus en het digitaal verzendbewijs van uw zendingen opvragen. Om gebruikt te kunnen maken van deze functionaliteit klik u op de link Barcodeboek. Onderstaand scherm wordt getoond: Pagina 26 van 54
Vink het vakje voor ja aan en klik op Opslaan. Voor toelichting op het gebruik van Barcodeboek functionaliteit zie hoofdstuk 6 Barcodeboek. U kunt dit per klantnummer instellen. 3.2.10 Aangetekend frankeermachine / zegels Uw aangetekende post kunt u zowel op rekening als voorgefrankeerd (frankeermachine / zegels) aanbieden. Indien u uw aangetekende zendingen voorgefrankeerd wilt aanbieden kunt u dit aangeven bij Instellingen instellingen voor uw PostNL klantnummer selecteer het klantnummer waar u dit voor wilt instellen in het rechter kader staat aangetekend met daaronder frankeermachine / zegels. Als u deze selecteert wordt onderstaand scherm getoond. Vink Gebruik Frankeermachine / Zegels aan en klik op de knop Opslaan. Pagina 27 van 54
3.2.11 Pakketten Productselectie Dit is de favorietenlijst zoals we hem uit MyPost (voorganger MijnPost) kennen. Bij het invoeren van een nieuwe zending via tabblad Nieuwe zending invoeren wordt de ingestelde productselect ie getoond waaruit u kunt kiezen. Aan de linkerkant in het scherm productselectie worden alle openbare producten en de contractproducten waarvoor u als klant een contract heeft afgesloten met PostNL getoond. U kunt door de producten scrollen of een product zoeken door een naam of nummer in te vullen in het zoekscherm aan de linkerkant. Door het desbetreffende product te slepen naar de productselectie wordt deze aan de favorieten toegevoegd. Door een product uit de selectie te slepen naar de prullenbak, wordt deze verwijderd. Klik op opslaan als u klaar bent. U kunt in de Productselectie ook producten van plaats verwisselen door ze te slepen naar een andere plaats op het scherm en vervolgens te klikken op Opslaan. U kunt maximaal 36 producten in de Productselectie opnemen. Pagina 28 van 54
3.2.12 Print & Verzend Instellingen In dit scherm, kan de KlantAdmin de voorkeuren voor de module Print & Verzend vastleggen: 3.2.13 Postbussen Beheren postbussen In dit scherm ziet u een overzicht van alle postbus contracten, zowel lopende als gesloten: Door te klikken op een contract, opent het tab Details waar de klantadmin de betreffende postbus kan opzoeken op de kaart, voorwaarden van het contract nalezen en/of het contract beëindigen. 3.2.14 Postbussen Nieuwe postbus aanvragen In dit scherm, kan de KlantAdmin een nieuwe postbus direct online aanvragen. Selecteer eerst uw klantnummer in het veld PostNL klantnummer waar een postbus voor aangevraagd moet worden: Pagina 29 van 54
Kies vervolgens de postbuslocatie door middel van een postcode of plaatsnaam: Na het invullen van een postcode of plaatsnaam, klikt u op de link Zoek locaties. Een scherm wordt dan geopend met een kaart van betreffende postcode/plaats waar u kunt zoeken naar een adres voor een beschikbare postbus: Pagina 30 van 54
Als u een adres heeft gekozen, kunt u deze op 2 manieren selecteren: Links in de rij klikt u het betreffende adres aan, waarna een schermpje wordt geopend met gegevns van deze locatie. Of u klikt in de kaart zelf de betreffende locatie aan, waarna hetzelfde schermpj e wordt geopend. In dit schermpje kunt u vervolgens op de link Selecteer locatie klikken, waarna het betreffende postbuslocatie is geselecteerd en gaat u verder naar stap 2 van de aanvraag. Pagina 31 van 54
3.2.15 Antwoordnummers Beheren antwoordnummers In dit scherm ziet u een overzicht van alle antwoordnummer contracten, zowel lopende als gesloten: Pagina 32 van 54
Door te klikken op een contract, opent het tab Details waar de klantadmin de antwoordnummergegevens wijzigen, voorwaarden van het contract nalezen en/of het contract beëindigen. 3.2.16 Antwoordnummers Nieuw antwoordnummer aanvragen In dit scherm, kan de KlantAdmin een nieuw antwoordnummer direct online aanvragen. Selecteer eerst uw klantnummer in het veld PostNL klantnummer waar een antwoordnummer voor aangevraagd moet worden: In Stap 1 kunt u aangeven wat het afleveradres moet worden, een keuze maken uit de beschikbare antwoordnummers en aangeven of het per direct in moet gaan of de eerstvolgende maand. Ook kunt Pagina 33 van 54
u aangeven of u een kortingsregeling wenst: Onderaan de pagina heeft u de keuze om de gewijzigde gegevens te controleren en verzenden in stap 2 of te annuleren. Na annuleren keert u terug naar de vorige pagina. Hierbij worden eventueel gewijzigde gegevens niet opgeslagen. Na Stap 2 van 2 - Controleren en verzenden komt u in het scherm waar u alle gegevens nog kunt controleren voordat u op de knop Verzenden klikt om de aanvraag te definitief te maken en te versturen. Hierbij is een vinkje plaatsen bij Ja, ik ga akkoord met de Algemene Voorwaarden antwoordnummers van PostNL verplicht. Om eventueel gegevens van het nieuwe antwoordnummer te wijzigen, kunt u op de link wijzigen klikken of links onderaan de link vorige stap te gebruiken om terug te keren naar de vorige pagina. Pagina 34 van 54
4 MijnPost voor de kleine(re) klant In dit hoofdstuk wordt toegelicht welke verantwoordelijkheden een KlantAdmin heeft in een organisatie met 1 klantnummer. In het voorbeeld hieronder is dat klantnummer: 001 In het schema wordt weergegeven dat er 1 persoon KlantAdmin is (K) en er is 1 Gebruiker (L). De KlantAdmin kan meerdere Gebruikers aanstellen. Bevoegdheden: Klantnummer instellingen Algemeen Gebruiker: K L email: ka@klant.nl el@klant.nl Uw PostNL postklantnummer: 001 001 Aangemaakt door: PostNL-Admin K Instellingen van onderliggende klantnummers beheren 001 Gebruikers toevoegen en beheren 001 Instellingen voor uw klantnummer beheren 001 Rol: KlantAdmin Gebruiker Prijzen inzien 001 001 Partijen aangeboden door derden inzien 001 - Partijenpost Partijen aanmaken en aanbieden 001 001 Aangetekend Zending aangetekend aanbieden 001 001 Zendingen aangetekend invoeren, labels printen, voormelden en aanbieden 001 001 Pakketten Zendingen pakketten invoeren, labels printen, voormelden en aanbieden 001 001 4 MijnPost voor de kleine(re) klant Pagina 35 van 54
Facturen Factuur inzien 001 - Rapportage Rapportage inzien 001 - KlantAdmin 1. De eerste Gebruiker van MijnPost voor een klant wordt initieel geautoriseerd voor alle functies (de groene en oranje vlakken) en krijgt dus tevens de bevoegdheden van de KlantAdmin. Hierdoor kan hij of zij alle beheerwerkzaamheden uitvoeren voor gebruikers en bevoegdheden van Mijnpost gebruikers in de eigen klantorganisatie. 2. De KlantAdmin kan aanvullend, indien gewenst, zijn bevoegdheden wijzigen. Bijvoorbeeld autoriseren voor prijzen inzien (nodig voor raadplegen prijzen in orderbevestigingen, factuur en rapportage) en inzien partijen aangeboden door derden. 3. De KlantAdmin kan extra Gebruikers zelf invoeren via menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer - nieuwe Gebruiker toevoegen 4. De KlantAdmin kan bevoegdheden van Gebruikers wijzigen via menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer - selecteer Gebruiker - MijnPost voorziet (nog) niet in de functie dat Gebruikers automatisch (online) een wijziging van bevoegdheden kunnen aanvragen of kunnen aanvragen om voor extra klantnummers te worden geautoriseerd. - Gebruikers dienen hiervoor zelf contact op te nemen met de KlantAdmin van de klant waarvoor de wijziging gewenst is. - De Klantadmin kan ook een andere Gebruiker aanvullend autoriseren voor de functies onder klantnummer instellingen. 4. De KlantAdmin dient zelf regelmatig te kijken in de map Toegangsaanvragen (menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer Toegangsaanvragen) om na te gaan of er zich nieuwe Gebruikers hebben aangemeld voor autorisatie van MijnPost. De aanvragen van autorisaties voor MijnPost voor een klantnummer uit de eigen klantorganisatie worden hier geregistreerd. Per Gebruiker kan de KlantAdmin de aanvraag goedkeuren of afkeuren: - Goedkeuren: na klikken op goedkeuren wordt de aanvrager geautoriseerd voor de standaard functies van MijnPost (zie punt 1) voor het aangegeven klantnummer. De aanvrager krijgt een mail met de activeringslink om gebruik te gaan maken van MijnPost. De KlantAdmin kan aanvullend nog extra bevoegdheden toekennen aan de Gebruiker of bevoegdheden verwijderen (via menukeuze Gebruikers en bevoegdheden ). - Afkeuren: Er wordt een waarschuwing getoond of de aanvraag echt moet worden afgekeurd. Na afkeuren wordt de aanvraag verwijderd, er wordt geen bericht naar de aanvrager gestuurd. Dit moet indien gewenst door de KlantAdmin zelf worden gedaan. 4 MijnPost voor de kleine(re) klant Pagina 36 van 54
Gebruiker 1. Een Gebruiker kan zich aanmelden als nieuwe Gebruiker via de link 'maak een account aan' op de startpagina op www.mijnpost.nl; het gevraagde PostNL klantnummer is het klantnummer van de organisatie waarbij de Gebruiker werkt 2. De aanvraag van een nieuwe Gebruiker wordt als volgt verwerkt: a. Als Gebruiker zich aanmeldt met activatiecode, dan wordt hij direct op het gevraagde klantnummer geautoriseerd met alle bevoegdheden (zie punt 1 van KlantAdmin); de Gebruiker krijgt een email met activeringslink b. Als de Gebruiker zich aanmeldt zonder activatiecode, en voor het ingevoerde PostNL klantnummer is al een KlantAdmin geregistreerd, dan wordt de aanvraag geplaatst in de functie toegangsaanvragen van de KlantAdmin (menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer Toegangsaanvragen) c. Als de Gebruiker zich aanmeldt zonder activatiecode, en voor het ingevoerde PostNL klantnummer is nog geen KlantAdmin geregistreerd, dan wordt de aanvraag geplaatst in functie toegangsaanvragen van de beheerorganisatie van PostNL 3. Een geregistreerde Gebruiker kan aanvullende bevoegdheden aanvragen bij zijn KlantAdmin. Deze is te vinden in menukeuze Instellingen Uw persoonlijke account Klantnummers. De hier getoonde contactperso(o)n(en) voeren de rol van KlantAdmin uit voor het klantnummer waarbij ze getoond worden. Het aanvragen of wijzigen van bevoegdheden wordt niet automatisch (online) ondersteund door MijnPost, hiervoor moet contact worden opgenomen met de KlantAdmin. Als gebruiker op het e-mailadres klikt van de klantadmin dan kan er een mail worden verzonden met het verzoek om een wijziging van bevoegdheden. Aandachtspunten voor de KlantAdmin: 1. Velden en waarden In deze functie stelt u voor ieder klantnummer in uw klantorganisatie de volgende gegevens in: - Omschrijving (verplicht veld; naam zelf te bepalen; voor iedere partij in te vullen, komt terug op de orderbevestiging en op de factuur) - Kostenplaatsen. Hier kunt u instellen of u op dit klantnummer partijen en zendingen wilt registreren op kostenplaats of op een andere administratie (boekings -)code. U kunt zelf de naam bepalen en de beschikbare keuzes invoeren. Als kostenplaatsen ingesteld zijn voor een klantnummer, dan is dit een verplicht in te vullen veld bij het invoeren van een partij/zending. - Een derde identificatieveld voor uw partijen en zendingen, dit is een optioneel te vullen veld 2. Productselectie (partijenpost, aangetekend en pakketten) Hier kunt u de favoriete producten (per klantnummer) voor uw klantnummer(s) instellen, hieruit kunnen u en alle Gebruikers direct kiezen bij het aanmaken van een partij en/of zending. 4 MijnPost voor de kleine(re) klant Pagina 37 van 54
5 MijnPost voor een kleine(re) klant met administratiekantoor In dit hoofdstuk wordt toegelicht wat de verantwoordelijkheden van een KlantAdmin zijn bij een organisatie waar partijen en zendingen worden aangeboden op het eigen klantnummer (001) en door een Gebruiker die werkt bij en geregistreerd is bij een klantnummer van een externe partij, bijvoorbeeld aan administratiekantoor (888). Bevoegdheden: Klantnummer instellingen Algemeen Gebruiker: K L F email: ka@klant.nl el@klant.nl ef@admie.nl Uw PostNL klantnummer: 001 001 888 Aangemaakt door: PostNL-Admin K PostNL-Admin Instellingen van onderliggende Rol: KlantAdmin Gebruiker Gebruiker klantnummers beheren 001 888 Gebruikers toevoegen en beheren 001 888 Instellingen voor uw klantnummer beheren 001 888 Prijzen inzien 001 001 888 Partijen aangeboden door derden inzien 001-888 Partijenpost Partijen aanmaken en aanbieden 001 001 888 Aangetekend Zending aangetekend aanbieden 001 001 888 Zendingen aangetekend invoeren, labels printen, voormelden en aanbieden Pakketten Zendingen pakketten invoeren, labels printen, voormelden en aanbieden 001 001 888 5 MijnPost voor een kleine(re) klant met administratiekantoor Pagina 38 van 54
Facturen Factuur inzien 001-888 Rapportage Rapportage inzien 001-888 KlantAdmin 1. De eerste Gebruiker van MijnPost voor een klant wordt initieel geautoriseerd voor alle functies (de groene en oranje vlakken) en krijgt dus tevens de bevoegdheden van de KlantAdmin. Hierdoor kan hij of zij alle beheerwerkzaamheden uitvoeren voor gebruikers en bevoegdheden van Mijnpost gebruikers in de eigen klantorganisatie. 2. De KlantAdmin kan aanvullend, indien gewenst, zijn bevoegdheden wijzigen. Bijvoorbeeld autoriseren voor prijzen inzien (nodig voor raadplegen prijzen in orderbevestigingen, factuur en rapportage) en inzien partijen aangeboden door derden. 3. De KlantAdmin kan extra Gebruikers van zijn eigen klantorganisatie zelf invoeren via menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer - nieuwe Gebruiker toevoegen. 4. De KlantAdmin kan extra Gebruikers van bijvoorbeeld een administratiekantoor toevoegen via menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer - nieuwe Gebruiker toevoegen. Deze Gebruiker van het administratiekantoor moet al wel als MijnPost Gebruiker (voor het klantnummer van zijn eigen organisatie, in dit geval klantnummer 888) geregistreerd zijn. Voer het emailadres van de Gebruiker van het administratiekantoor in en kies voor Opslaan, nu kunt u bevoegdheden voor deze Gebruiker gaan instellen. 5. De KlantAdmin kan bevoegdheden van Gebruikers wijzigen via menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer - selecteer Gebruiker - MijnPost voorziet (nog) niet in de functie dat Gebruikers automatisch (online) een wijziging van bevoegdheden kunnen aanvragen of kunnen aanvragen om voor extra klantnummers te worden geautoriseerd. - Gebruikers dienen hiervoor zelf contact op te nemen met de KlantAdmin van de klant waarvoor de wijziging gewenst is (Dit kan via menukeuze Instellingen Uw persoonlijke account Klantnummers) - De KlantAdmin kan ook een andere Gebruiker aanvullend autoriseren voor de functies onder klantnummer instellingen 6. De KlantAdmin dient zelf regelmatig te kijken in de map Toegangsaanvragen (men ukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer Toegangsaanvragen) om na te gaan of er zich nieuwe Gebruikers hebben aangemeld voor autorisatie van MijnPost. De aanvragen van autorisaties voor MijnPost voor een klant nummer uit de eigen klantorganisatie worden hier geregistreerd. Per Gebruiker kan de KlantAdmin de aanvraag goedkeuren of afkeuren: - Goedkeuren: na klikken op goedkeuren wordt de aanvrager geautoriseerd voor de standaard alle functies van MijnPost voor het aangegeven klantnummer. De aanvrager krijgt een mail 5 MijnPost voor een kleine(re) klant met administratiekantoor Pagina 39 van 54
met de activeringslink om gebruik te gaan maken van MijnPost. De KlantAdmin kan aanvullend nog extra bevoegdheden toekennen aan de Gebruiker (via menukeuze Gebruikers en bevoegdheden ). - Afkeuren: Er wordt een waarschuwing getoond of de aanvraag echt moet worden afgekeurd. Na afkeuren wordt de aanvraag verwijderd, er wordt geen bericht naar de aanvrager gestuurd. Dit moet indien gewenst door de KlantAdmin zelf worden gedaan. Gebruiker 1. Een Gebruiker kan zich aanmelden als nieuwe Gebruiker via de link 'maak een account aan' op de startpagina op www.mijnpost.nl; het gevraagde PostNL klantnummer is het klantnummer van de organisatie waarbij de Gebruiker werkt 2. De aanvraag van een nieuwe Gebruiker wordt als volgt verwerkt: a. Als Gebruiker zich aanmeldt met activatiecode, dan wordt hij direct op het gevraagde klantnummer geautoriseerd met alle bevoegdheden; de Gebruiker krijgt een email met activeringslink. b. Als de Gebruiker zich aanmeldt zonder activatiecode en voor het ingevoerde Post NL klantnummer is al een KlantAdmin geregistreerd dan wordt de aanvraag geplaatst in de functie toegangsaanvragen van de KlantAdmin (menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer Toegangsaanvragen). c. Als de Gebruiker zich aanmeldt zonder activatiecode en voor het ingevoerde Post NL klantnummer is nog geen KlantAdmin geregistreerd dan wordt de aanvraag geplaatst in functie toegangsaanvragen van de beheerorganisatie van PostNL De aanvrager wordt door PostNL geautoriseerd als klantadmin. 3. Een Gebruiker van een administratiekantoor kan zich bij de KlantAdmin (van de opdrachtgever) niet automatisch via MijnPost aanmelden, dit kan alleen via bijvoor beeld een mailtje of telefoontje. De KlantAdmin kan deze aanvraag honoreren conform hierboven beschreven is bij punt 6. Aandachtspunten voor de KlantAdmin: 1. Velden en waarden In deze functie stelt u voor ieder klantnummer in uw klantorganisatie de volgende gegevens in: - Verplicht: Omschrijving (voor iedere partij in te vullen, komt terug op de orderbevestiging en op de factuur) - Kostenplaatsen. Hier kunt u instellen of u op dit klantnummer partijen en zendingen wilt registreren op kostenplaats of op een andere administratie (boekings-)code. U kunt zelf de naam bepalen en de beschikbare keuzes invoeren. Als kostenplaatsen ingesteld zijn voor een klant, dan is dit een verplicht in te vullen veld bij het invoeren van een partij of zending. - Een derde identificatieveld voor uw partijen en zendingen, dit is een optioneel te vullen veld 2. Productselectie. 5 MijnPost voor een kleine(re) klant met administratiekantoor Pagina 40 van 54
Hier kunt u de voorkeursproducten per klantnummer voor uw klantnummer(s) instellen, hieruit kunnen u en alle Gebruikers direct kiezen bij het aanmaken van een partij of zending. NB: - De KlantAdmin van klant 001 kan normaal geen instellingen en Gebruikers beheren onder het klantnummer van het administratiekantoor 888. Dit is alleen mogelijk als hij daarvoor specifiek geautoriseerd wordt door de KlantAdmin van de klant (bv door KlantAdmin van klant 001 in dit voorbeeld). - De KlantAdmin van klant 001 kan wel een Gebruiker van administratiekantoor 888 autoriseren voor één of meer functies/bevoegdheden binnen zijn eigen klantorganisatie (001) - De KlantAdmin van administratiekantoor 888 kan geen instellingen en Gebruikers beheren onder het klantnummer van klant 001 - De KlantAdmin van administratiekantoor 888 kan geen bevoegdheden beheren voor zijn Gebruiker(s) voor klant 001 5 MijnPost voor een kleine(re) klant met administratiekantoor Pagina 41 van 54
6 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen In dit hoofdstuk wordt toegelicht wat de verantwoordelijkheden van één of meer KlantAdmin rollen zijn bij een organisatie die is opgebouwd uit meerdere lagen en/of onderdelen (bv een BU -structuur) en waar partijen worden aangeboden op verschillende klantnummers. Gebruiker: A B C email: aa@kam.nl bu@kam.nl ce@kam.nl Uw PostNL klantnummer: 100 120 121 Aangemaakt door: PostNL- Admin A B Rol: KlantAdmin KlantAdmin Gebruiker Bevoegdheden: Klantnummer instellingen Algemeen Partijenpost Aangetekend Instellingen van onderliggende klantnummers beheren 100 120 Gebruikers toevoegen en beheren 100 121 122 Instellingen voor uw klantnummer beheren 100 Prijzen inzien 110 120 121 121 121 122 122 Partijen aangeboden door derden inzien 121 121 122 122 Partijen aanmaken en aanbieden 110 121 121 121 122 Zending aangetekend aanbieden 110 121 121 121 122 122 Zendingen aangetekend invoeren, labels printen, voormelden en aanbieden 110 121 121 122 6 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen Pagina 42 van 54
Gebruiker: A B C email: aa@kam.nl bu@kam.nl ce@kam.nl Uw PostNL klantnummer: 100 120 121 Aangemaakt door: PostNL- Admin A B Rol: KlantAdmin KlantAdmin Gebruiker Bevoegdheden: Pakketten Facturen Rapportage 121 122 122 Zendingen pakketten invoeren, labels printen, voormelden en aanbieden 110 121 121 121 122 122 Factuur inzien 110 121 121 122 122 Rapportage inzien 110 121 121 122 122 6 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen Pagina 43 van 54
KlantAdmin 1. De eerste Gebruiker van MijnPost voor een klant wordt initieel geautoriseerd voor alle functies (de groene en oranje vlakken) en krijgt dus tevens de bevoegdheden van de KlantAdmin. Hierdoor kan hij of zij alle beheerwerkzaamheden uitvoeren voor gebruikers en bevoegdheden van Mijnpost gebruikers in de eigen klantorganisatie. Voor een klantorganisatie die bestaat uit meerdere lagen is het belangrijk dat de eerste KlantAdmin op het hoogste niveau in de klantorganisatie wordt geregistreerd, in dit voorbeeld dus op klantnummer 1 00. Deze KlantAdmin kan alle benodigde KlantAdmin s en Gebruikers op onderliggende klantnummers autoriseren. 2. De KlantAdmin kan aanvullend, indien gewenst, zijn bevoegdheden wijzigen. Bijvoorbeeld autoriseren voor prijzen inzien (nodig voor raadplegen prijzen in orderbevestigingen, factuur en rapportage) en inzien partijen aangeboden door derden. 3. De KlantAdmin kan extra Gebruikers en KlantAdmin s van zijn eigen klantorganisatie zelf invoeren via menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer - nieuwe Gebruiker toevoegen NB: dit kan normaal alleen op het klantnummer van de KlantAdmin zelf en op de klantnummers die zich in de klantorganisatie op een lager niveau bevinden. 4. De KlantAdmin kan bevoegdheden van Gebruikers wijzigen via menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer - selecteer Gebruiker - MijnPost voorziet (nog) niet in de functie dat Gebruikers automatisch (online) een wijziging van bevoegdheden kunnen aanvragen of kunnen aanvragen om voor extra klantnummers te worden geautoriseerd. - Gebruikers dienen hiervoor zelf contact op te nemen met de KlantAdmin van de klant waarvoor de wijziging gewenst is Het aanvragen of wijzigen van bevoegdheden wordt niet automatisch (online) ondersteund door MijnPost, hiervoor moet contact worden opgenomen met de KlantAdmin. Als gebruiker op het e-mailadres klikt van de klantadmin dan kan er een mail worden verzonden met het verzoek om een wijziging van bevoegdheden. - De Klantadmin kan ook een andere Gebruiker aanvullend autoriseren voor de functies onder klantnummer instellingen 5. De KlantAdmin dient zelf regelmatig te kijken in de map Toegangsaanvragen (menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer Toegangsaanvragen) om na te gaan of er zich nieuwe Gebruikers hebben aangemeld voor autorisatie van MijnPost. Let op: in een klantorganisatie met meerdere klantnummers is er per klantnummer een aparte map met Toegangsaanvragen. De aanvragen van autorisaties voor MijnPost voor een klantnummer uit de eigen klantorganisatie worden hier geregistreerd. Per Gebruiker kan de KlantAdmin de aanvraag goedkeuren of afkeuren: 6 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen Pagina 44 van 54
- Goedkeuren: na klikken op goedkeuren wordt de aanvrager geautoriseerd voor alle functies van MijnPost voor het aangegeven klantnummer. De aanvrager krijgt een mail met de activeringslink om gebruik te gaan maken van MijnPost. De KlantAdmin kan aanvullend nog extra bevoegdheden toekennen aan de Gebruiker (via menukeuze Gebruikers en bevoegdheden ). - Afkeuren: Er wordt een waarschuwing getoond of de aanvraag echt moet worden afgekeurd. Na afkeuren wordt de aanvraag verwijderd, er wordt geen bericht naar de aanvrager gestuurd. Dit moet indien gewenst door de KlantAdmin zelf worden gedaan. Gebruiker 1. Een Gebruiker kan zich aanmelden als nieuwe Gebruiker via de link 'maak een account aan' op de startpagina op www.mijnpost.nl; het gevraagde PostNL klantnummer is het klantnummer van de organisatie waarbij de Gebruiker werkt. 2. De aanvraag van een nieuwe Gebruiker wordt als volgt verwerkt: a. Als Gebruiker zich aanmeldt met activatiecode, dan wordt hij direct op het gevraagde klantnummer geautoriseerd met alle bevoegdheden; de Gebruiker krijgt een email met activeringslink. b. Als de Gebruiker zich aanmeldt zonder activatiecode en voor het ingevoerde PostNL klantnummer is al een KlantAdmin geregistreerd dan wordt de aanvraag geplaatst in de functie toegangsaanvragen van de KlantAdmin (menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer Toegangsaanvragen) In dit voorbeeld: stel Gebruiker C vraagt autorisatie aan voor klantnummer 121, dan wordt de aanvraag geregistreerd bij KlantAdmin B op klantnummer 120. c. Als de Gebruiker zich aanmeldt zonder activatiecode en voor het ingevoerde PostNL klantnummer is nog geen KlantAdmin geregistreerd dan wordt de aanvraag geplaatst in functie toegangsaanvragen van de beheerorganisatie van Post NL. Aandachtspunten voor de KlantAdmin: 1. Velden en waarden In deze functie stelt u voor ieder klantnummer in uw klantorganisatie de volgende gegeve ns in: - Verplicht: Omschrijving (voor iedere partij in te vullen, komt terug op de orderbevestiging en op de factuur) - Kostenplaatsen. Hier kunt u instellen of u op dit klantnummer partijen wilt registreren op kostenplaats of op een andere administratie (boekings-)code. U kunt zelf de naam bepalen en de beschikbare keuzes invoeren. Als kostenplaatsen ingesteld zijn voor een klant, dan is dit een verplicht in te vullen veld bij het invoeren van een partij - Een derde identificatieveld voor uw partijen, dit is een optioneel te vullen veld 2. Productselectie. Hier kunt u de voorkeursproducten voor uw klantnummer(s) instellen, hieruit kunnen u en alle Gebruikers direct kiezen bij het aanmaken van een partij. 6 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen Pagina 45 van 54
NB: - De KlantAdmin van klant 100 kan instellingen en Gebruikers beheren van alle klanten in deze klantorganisatie. - De KlantAdmin van klant 120 kan instellingen en Gebruikers beheren van klanten binnen zijn eigen organisatieonderdeel (klantnummers 120, 121 en 122), hij kan geen instellingen en Gebruikers beheren van klanten 100 (een niveau hoger dan zijn eigen klantnummer) en 110 (een ander klantonderdeel op hetzelfde niveau). - De KlantAdmin van klant 120 kan wel instellingen en Gebruikers beheren van klant 100 en/of 110 als hij daar specifiek (door KlantAdmin op klantnummer 100) aanvullend geautoriseerd wordt. 6 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen Pagina 46 van 54
7 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen met een mailinghouse In dit hoofdstuk wordt toegelicht wat de verantwoordelijkheden van één of meer KlantAdmin rollen zijn bij een organisatie die is opgebouwd uit meerdere lagen en/of onderdelen (bv een BU -structuur) en waar partijen worden aangeboden op verschillende klantnummers. Daarnaast is er een mailinghouse die diensten verricht voor deze klant. Schematisch kan dit er als volgt uitzien. Bevoegdheden: Klantnummer instellingen Gebruiker: A B C X Y Z email: aa@kam.nl bu@kam.nl ce@kam.nl ix@mail.nl ys@mail.nl zet@mail.nl Uw PostNL klantnummer: 100 120 121 555 555 555 Aangemaakt door: PostNL- PostNL- Admin AA-823512 AB-123234 Admin AA-534261 AA-534261 Rol: KlantAdmin KlantAdmin Gebruiker KlantAdmin Gebruiker Gebruiker Instellingen van onderliggende klantnummers beheren 100 120 - Gebruikers toevoegen en beheren 100 121 555 122 122 1 Instellingen voor uw klantnummer beheren 100 555 Algemeen Prijzen inzien 110 121 121 555 555 121 122 1 De KlantAdmin van klant 122 (B) kan ook aan een gebruiker van een mailinghouse de bevoegdheid verlenen om gebruikers en bevoegdheden op één van de klantnummers uit zijn klantorganisatie te beheren. 7 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen met een mailinghouse Pagina 47 van 54
Gebruiker: A B C X Y Z email: aa@kam.nl bu@kam.nl ce@kam.nl ix@mail.nl ys@mail.nl zet@mail.nl Uw PostNL klantnummer: 100 120 121 555 555 555 Aangemaakt door: PostNL- PostNL- Admin AA-823512 AB-123234 Admin AA-534261 AA-534261 Bevoegdheden: Partijenpost Aangetekend Pakketten Facturen Rapportage Rol: KlantAdmin KlantAdmin Gebruiker KlantAdmin Gebruiker Gebruiker 122 Partijen aangeboden door derden inzien 121 121 555 555 122 122 Partijen aanmaken en aanbieden 110 121 121 555 555 122 121 122 122 122 122 Zendingen aangetekend aanbieden 110 121 121 555 555 122 121 122 122 122 122 Zendingen aangetekend invoeren, labels printen, voormelden en aanbieden 110 121 121 555 555 122 121 122 122 122 122 Zendingen pakketten invoeren, labels printen, voormelden en aanbieden 110 121 121 555 555 122 121 122 122 122 122 Factuur inzien 110 121 555 121 122 122 Rapportage inzien 110 121 555 121 122 122 NB: Een mailinghouse dient eerst een eigen klantnummer en MijnPost autorisatie te hebben alvorens een mailinghouse namens een klant post kan aanbieden via MijnPost. 7 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen met een mailinghouse Pagina 48 van 54
KlantAdmin 1. De eerste Gebruiker van MijnPost voor een klant wordt initieel geautoriseerd voor alle functies (de groene en blauwe vlakken) en krijgt dus tevens de bevoegdheden van de KlantAdmin. Dit geldt voor zowel Gebruikers van een gewone klant als voor Gebruikers van een mailinghouse. Het is belangrijk dat iedere Gebruiker zich initieel registreert op het klantnummer van de klant waarvoor hij werkzaam is. In dit geval vraagt een Gebruiker van de klant initieel autorisatie aan op een klantnummer dat begint met een 1 en een Gebruiker van het mailinghouse vraagt initieel autorisatie aan voor klantnummer 555. 2. Hierdoor kan hij of zij alle beheerwerkzaamheden uitvoeren voor gebruikers en bevoegdheden van Mijnpost gebruikers in de eigen klantorganisatie. 3. De KlantAdmin kan aanvullend, indien gewenst, zijn bevoegdheden wijzigen. Bijvoorbeeld autoriseren voor prijzen inzien (nodig voor raadplegen prijzen in orderbevestigingen, factuur en rapportage) en inzien partijen aangeboden door derden. 4. De KlantAdmin kan extra Gebruikers van zijn eigen klantorganisatie zelf invoeren via menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer - nieuwe Gebruiker toevoegen. 5. De KlantAdmin kan extra Gebruikers van bijvoorbeeld een administratiekantoor toevoegen via menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer - nieuwe Gebruiker toevoegen. Deze Gebruiker van het administratiekantoor moet al wel als MijnPost Gebruiker (voor het klantnummer van zijn eigen organisatie, in dit geval klantnummer 555) geregistreerd zijn. Voer het emailadres van de Gebruiker van het administratiekantoor in en kies voor Opslaan, nu kunt u bevoegdheden voor deze Gebruiker gaan instellen. 6. Voor een klantorganisatie die bestaat uit meerdere lagen is het belangrijk dat de eerste KlantAdmin op het hoogste niveau in de klantorganisatie wordt geregistreerd, in dit voorbeeld dus op klantnummer 100 of 555 voor het mailinghouse. Deze KlantAdmin kan alle benodigde KlantAdmin s en Gebruikers op onderliggende klantnummers autoriseren. 7. De KlantAdmin kan extra Gebruikers en KlantAdmin s van zijn eigen klantorganisatie zelf invoeren via menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer - nieuwe Gebruiker toevoegen. NB: dit kan normaal alleen op het klantnummer van de KlantAdmin zelf en op de klantnummers die zich in de klantorganisatie op een lager niveau bevinden. 8. De KlantAdmin kan bevoegdheden van Gebruikers wijzigen via menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer - selecteer Gebruiker - MijnPost voorziet (nog) niet in de functie dat Gebruikers automatisch een wijziging van bevoegdheden kunnen aanvragen of kunnen aanvragen om voor extra klantnummers te worden geautoriseerd. - Gebruikers dienen hiervoor zelf contact op te nemen met de KlantAdmin van de klant waarvoor de wijziging gewenst is - De Klantadmin kan ook een andere Gebruiker aanvullend autoriseren voor de functies onder klantnummer instellingen 7 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen met een mailinghouse Pagina 49 van 54
9. De KlantAdmin dient zelf regelmatig te kijken in de map Toegangsaanvragen (menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer Toegangsaanvragen) om na te gaan of er zich nieuwe Gebruikers hebben aangemeld voor autorisatie van MijnPost. De aanvragen van autorisaties voor MijnPost voor een klantnummer uit de eigen klantorganisatie worden hier geregistreerd. Per Gebruiker kan de KlantAdmin de aanvraag goedkeuren of afkeuren: - Goedkeuren: na klikken op goedkeuren wordt de aanvrager geautoriseerd voor de alle functies van MijnPost voor het aangegeven klantnummer. De aanvrager krijgt een mail met de activeringslink om gebruik te gaan maken van MijnPost. De KlantAdmin kan aanvullend nog extra bevoegdheden toekennen aan de Gebruiker (via menukeuze Gebruikers en bevoegdheden ). - Afkeuren: Er wordt een waarschuwing getoond of de aanvraag echt moet worden afgekeurd. Na afkeuren wordt de aanvraag verwijderd, er wordt geen bericht naar de aanvrager gestuurd. Dit moet indien gewenst door de KlantAdmin zelf worden gedaan. 10. De KlantAdmin s van klant 100 en 120 kunnen ook aanvragen voor autorisatie van medewerkers van het mailinghouse in zijn map Toegangsaanvragen aantreffen, in dit geval van bijvoorbeeld Gebruiker Y van klant 555. Deze aanvragen kunnen worden goedgekeurd of afgekeurd. 11. De KlantAdmin van het mailinghouse kan geen aanvragen voor autorisatie van zijn medewerkers voor een klant van het mailinghouse goedkeuren of afkeuren. Gebruiker 1. Een Gebruiker kan zich aanmelden als nieuwe Gebruiker via de link 'maak een account aan' op de startpagina op www.mijnpost.nl; het gevraagde PostNL klantnummer is het klantnummer van de organisatie waarbij de Gebruiker werkt. 2. De aanvraag van een nieuwe Gebruiker wordt als volgt verwerkt: a. Als Gebruiker zich aanmeldt met activatiecode, dan wordt hij direct op het gevraagde klantnummer geautoriseerd met bevoegdheden voor alle functies; de Gebruiker krijgt een email met activeringslink. b. Als de Gebruiker zich aanmeldt zonder activatiecode en voor het ingevoerde PostNL klantnummer is al een KlantAdmin geregistreerd dan wordt de aanvraag geplaatst in de functie toegangsaanvragen van de KlantAdmin (menukeuze Instellingen - Instellingen voor uw klantnummer - selecteer juiste klantnummer Toegangsaanvragen). c. Als de Gebruiker zich aanmeldt zonder activatiecode en voor het ingevoerde Post NL klantnummer is nog geen KlantAdmin geregistreerd dan wordt de aanvraag geplaatst in functie toegangsaanvragen van de beheerorganisatie van PostNL. Aandachtspunten voor de KlantAdmin: 1. Velden en waarden In deze functie stelt u voor ieder klantnummer in uw klantorganisatie de volgende gegevens in: 7 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen met een mailinghouse Pagina 50 van 54
- Verplicht: Omschrijving (voor iedere partij in te vullen, komt terug op de orderbevestiging en op de factuur) - Kostenplaatsen. Hier kunt u instellen of u op dit klantnummer partijen en zendingen wilt registreren op kostenplaats of op een andere administratie (boekings -)code. U kunt zelf de naam bepalen en de beschikbare keuzes invoeren. Als kostenplaa tsen ingesteld zijn voor een klant, dan is dit een verplicht in te vullen veld bij het invoeren van een partij of zending. - Een derde identificatieveld voor uw partijen, dit is een optioneel te vullen veld. 2. Productselectie. Hier kunt u de voorkeursproducten voor uw klantnummer(s) instellen, hieruit kunnen u en alle Gebruikers direct kiezen bij het aanmaken van een partij en zending. NB: - De KlantAdmin van klant 100 kan instellingen en Gebruikers beheren van alle klanten in deze klantorganisatie, dit geldt ook voor Gebruikers van het mailinghouse als die geautoriseerd zijn voor één of meer van zijn klantnummers - De KlantAdmin van klant 120 kan instellingen en Gebruikers beheren van klanten binnen zijn eigen organisatieonderdeel (klantnummers 120, 121 en 122, hij kan geen instellingen en Gebruikers beheren van klanten 100 (een niveau hoger dan zijn eigen klantnummer) en 110 (een ander klantonderdeel op hetzelfde niveau) - De KlantAdmin van klant 120 kan wel instellingen en Gebruikers beheren van klant 100 en/of 110 als hij daar specifiek (door KlantAdmin op klantnummer 100) aanvullend geautoriseerd wordt - De KlantAdmin van klant 555 (mailinghouse) kan instellingen en Gebruikers beheren van alle klanten in deze klantorganisatie, hij kan normaal geen instellingen en Gebruikers beheren van klanten 100 t/m 122. Dit is alleen mogelijk als hij doorvoor specifiek geautoriseerd wordt door de KlantAdmin van de klant (bv door KlantAdmin van klant 120 in dit voorbeeld, zie voetnoot op vorige pagina). - Een mailinghouse dient eerst een eigen klantnummer en MijnPost autorisatie te hebben alvorens een mailinghouse namens een klant post kan aanbieden via MijnPost. 7 MijnPost voor klanten met een klantstructuur in meerdere lagen met een mailinghouse Pagina 51 van 54
8 Definitielijst Begrip Gebruiker KlantAdmin Voormelden Omschrijving Een gebruiker kan in MijnPost: Partijen aanbieden, voormelden en verzenden; Orderbevestigingen inzien; Prijzen inzien (indien gebruiker hiervoor geautoriseerd is) De KlantAdmin is de medewerker binnen uw organisatie die voor één of meerdere klantnummers de volgende onderdelen kan instellen: Gebruikers toevoegen/blokkeren/verwijderen; Rechten van gebruikers wijzigen; Productselectie (favorieten)instellen; Velden en waarden toekennen in MijnPost waardoor er administratieve kenmerken aan de order meegegeven kunnen worden. U kunt partijen optioneel voormelden aan PostNL. Dit is verplicht voor Basic partijen en voor partijen waarvoor dit contractueel is vastgelegd. In scherm nieuwe partij invoeren moet u om een partij voor te melden de volgende vier gegevens invoeren: afmetingen, dikte, verpakking en businessbalie. Na klikken op nu voormelden wordt uw partij voorgemeld. 8 Definitielijst Pagina 52 van 54
9 Systeemeisen MijnPost werkt op PC s en imac s met een goede internetverbinding (netwerk of ADSL). De volgende Windows versies worden ondersteund: XP; Vista; Windows7. De volgende operating systems van Mac worden ondersteund: OS: 10.4 Tiger (2005) en hoger De volgende internet browsers worden ondersteund: Microsoft Internet Explorer 6.0 tot en met 9.0; Mozilla Firefox 2.0 tot en met 8.0; Safari 3.1 tot en met 5.0; Google Chrome 15. Adobe Reader is nodig om voor het printen van de labels en aanbieddocumenten van uw zendingen en om bij het aanbieden van uw partijen en zendingen het orderformulier te kunnen printen. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar www.adobe.nl om dit gratis te installeren. 9 Systeemeisen Pagina 53 van 54
10 Hulp nodig? Op bijna elk scherm in MijnPost wordt deze afbeelding getoond. Dit geeltje toont informatie over de MijnPost module waar u op dat moment mee bezig bent. Bent u bijvoorbeeld bezig met Partijen post invoeren kunt u de Tips en Tricks die daar bij horen of de handleiding raadplegen. Heeft u vragen over MijnPost, klik op de link veel gestelde vragen. 10 Hulp nodig? Pagina 54 van 54