Notulen VvE Provincialeweg/De Run 5101 Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 20 juni 2016, aanvang 19:30 uur. Totaal aantal stemmen: 9900; aantal stemmen vertegenwoordigd: 6953 (70,23 procent) Aanwezig De heer M.L.A. van Amelsfort (376), Bartels Parket (415), De heer F.S. Blatter (528), Mevrouw W.H.C. Coppelmans en/of De heer A. Coensen (376), De heer J. Louwers (415), NGC Energy Healing B.V. (528), De heer R. Smulders (376), Mevrouw A.M.P.G. de Wit (376), Familie C.H. Wong (368) Volmacht afgegeven De heer en mevrouw N.G.J.P. Beenen (376), De heer A. van der Heijden (304), De heer en mevrouw A. van der Heijden-van der Mierden (324), Karbeel Publicaties (653), De heer J.P. van Kemenade (387), De heer M.A. van der Mast (387), Mevrouw Y.G.M. Mommersteeg (385), Mevrouw A.C.J. van der Zwan (379) Afwezig Mevrouw C.D.H. Hendriks (390), Ron Beerens (528), Stichting De Kempen (553), De heer M.P. Veldhuizen en De heer G.J.A.M. Verhoeven (1085), De heer P. Vledder en Mevrouw J.A.A.M. Vledder-Vernooij (390) Overig aanwezig De heer J.F. Wams - AD-Vi VVE Beheer B.V. (0), De heer P. Wams - AD-Vi VVE Beheer B.V. (0) 1. Opening om 19.30 uur. De heer J. Wams opent om 19.35 uur de vergadering. Hij heet een ieder van harte welkom. Er zijn voldoende stemgerechtigden en machtigingen aanwezig om een rechtsgeldige vergadering te houden. De heer J. Wams vraagt toestemming om de vergadering op te nemen. 2. Ingekomen stukken en/of mededelingen. Er is een brief binnen gekomen met het verzoek de schoonmaakfrequentie te verhogen van 1 maal naar 2 maal per maand. Dit punt zal besproken worden bij agendapunt 6. 3. Goedkeuring van de notulen d.d. 16 juni 2015. De heer Amelsfort geeft aan dat zijn naam verkeerd vermeld staat. Dit moet zijn met een o in plaatst van twee. Deze fout wordt consequent doorgevoerd en er zal worden gecontroleerd of dit juist in het adressen bestand staat. Zonder op- of aanmerkingen worden de notulen goedgekeurd. 4a Bespreking en goedkeuring financieel verslag 2015. De heer J. Wams geeft een korte toelichting op het financieel verslag 2015. Er lopen wat debiteuren achter voor een totaal bedrag van 658,13. De liquide middelen bedragen 31.338,- en dit saldo is ongeveer gelijk aan onze totale reserve. Verder staan er wat crediteuren uit. Vervolgens wordt er een korte toelichting gegeven op de exploitatierekening. De post algemeen onderhoud en schades is groot, er zijn een aantal schadegevallen geweest welke niet werden vergoed door de verzekering. Dit omdat het eigen risico 1.500,- bedroeg. Vanaf oktober is dit eigen risico verlaagd naar 250,- per gebeurtenis. Vanaf oktober zie je ook dat schades uitgekeerd worden door de verzekeringsmaatschappij. De post onderhoud dak van 1.095,- heeft voornamelijk betrekking op het plaatsen van een goot bij mevrouw Hendriks. De uitgave voor glasbewassing is dit jaar voor het eerst uitgesplitst in glasbewassing bedrijven en glasbewassing appartementen. De glazenwasser doet 4 maal per jaar een grote beurt waardoor de kosten zijn gestegen. Dit zou afgesproken zijn met het bestuur. Inmiddels heeft AD-Vi dit opgepakt en is in overleg met het bestuur. Op kort termijn zal er een gewijzigd schema worden doorgevoerd waardoor de kosten verlaagd gaan worden. De kosten voor elektriciteit zijn fors gestegen, dit is enerzijds doordat er 1000 KWh meer verbruikt is, de overheidsheffingen verhoogd zijn en de vermindering energiebelasting is verlaagd. De voorschotbijdrage van 2014 was aan de lage kant. Speciale aandacht wordt gevraagd voor het verbruik van elektra. De stijging van blz. 1
het aantal KWh is fors en dit doet vermoeden dat er wel eens privé in de bergingen verbruikt kan worden, hetgeen niet de bedoeling is. Iedereen wordt verzocht daar mede op toe te zien. De schoonmaakdienst is aangesproken over de schoonmaakwerkzaamheden in de gemeenschappelijke ruimtes. Het blijkt dat de schoonmaakdienst onregelmatig schoonmaakt, de ene keer om de 4 weken en dan weer om de 8 weken. Mede hierdoor ontstaan er klachten. Er zal met de schoonmaakdienst afgesproken worden dat deze in een vaste week van de maand komt schoonmaken, hierdoor zullen de klachten waarschijnlijk opgelost zijn en behoeft de frequentie niet te worden verhoogd. De overige kosten lopen in de pas. Wel is er een tekort van 6.731,- Vervolgens wordt door de vergadering besloten het financieel verslag 2015 goed te keuren. 4b Besluitvorming omtrent het resultaat over 2015. Er zijn twee mogelijkheden, het tekort kan omgeslagen worden via de breukdelen en vervolgens worden bijbetaald, of het kan afgeboekt worden ten laste van de algemene reserve. Het bestuur is voorstander om het tekort bij te betalen. Dit voorstel wordt voorgelegd aan de vergadering. De vergadering besluit het tekort bij te betalen in het tweede halfjaar van 2016. Men ontvangt hierover nader bericht. 4c Decharge bestuur over het gevoerde beleid. De vergadering verleent decharge aan het bestuur over het gevoerde beleid 2015. 4d Bespreking en goedkeuring begroting 2017 en de daaraan verbonden voorschotbijdragen. De begroting 2017 wordt besproken. Op de begroting is de post algemeen onderhoud opgehoogd tot 4.500,- en er is voor een MJOP 1.500,- meegenomen. Mede hierdoor komen de totale begrotingskosten op 29.224,-. De begroting kan met terugwerkende kracht per 1 januari 2016 goedgekeurd worden, maar we kunnen ook stellen dat we de voorschotbijdrage per 1 juli 2016 verhogen. Er is besloten dit per 1 juli 2016 door te voeren. (Hier is echter een fout in geslopen want dit gaat pas in per 1 januari 2017. De begroting 2016 is namelijk reeds goedgekeurd). 5. Besluitvorming dichtzetten drie parkeerplaatsen achterzijde Provincialeweg 80b De eigenaar van Provincialeweg 80b heeft een verzoek ingediend voor het dichtmaken van het gedeelte ter plaatse van de drie parkeerplaatsen aan de achterzijde van zijn pand. De ruimte die hierdoor ontstaat kan vervolgens gebruikt worden om fietsen te stallen en extra bergruimte te creëren. U treft een situatieschets van de aanpassing als bijlage aan. Dit voorstel is vorig jaar ingediend, echter is dit voorstel niet geagendeerd. Vervolgens is er een schriftelijke stemming gehouden waarbij een stem tegen was en twee eigenaren niet gereageerd hebben. Derhalve heeft de heer Alleman een nieuw verzoek ingediend. De vergadering besluit akkoord te gaan onder de voorwaarden dat de gehele kosten voor rekening van de heer Alleman komen. De heer Alleman ontvangt nog een bevestiging van AD-Vi met de voorwaarden. Het zijn echter drie parkeerplaatsen bestemd als parkeerplaatsen, het mag niet zo zijn dat bewoners/eigenaars van dit perceel thans gebruik gaan maken van andere parkeerplaatsen waardoor dit een belemmering zou worden in het totale parkeerplaatsenbestand. 6. Bespreking uitvoering glasbewassing. Dit punt heeft het bestuur nog in behandeling en zij zullen dit op kort termijn afwikkelen. Een en ander is reeds toegelicht bij agendapunt 4d. 7. Uitvoering buitenschilderwerk 2017. Er is een verf technisch advies opgevraagd bij de firma Boonstoppel. Daarbij bleek dat het schilderwerk er nog redelijk goed uitzag. De firma Boonstoppel adviseert een tussenbeurt uit te laten voeren in 2017. blz. 2
In het trappenhuis is de staat van onderhoud problematisch. Dit komt door de zware condensvorming, door het ontbreken van condens trips met de afvoer van condens en het ontbreken van ontluchtingsroosters. Deze veroorzaken een enorme houtaantasting. Er zullen offertes worden opgevraagd om een en ander te verhelpen en er zullen offertes voor het buitenschilderwerk worden opgevraagd, zodat deze offertes in het voorjaar van 2017 in de vergadering besproken kunnen worden. 8. Plaatsen verlichting ter hoogte van de doorgang naar de parkeerplaatsen. Er is een verzoek binnen gekomen van mevrouw Kreijveld om ter hoogte van de doorgang naar de parkeerplaatsen verlichting aan te brengen. Een en ander wordt uitvoerig besproken op de vergadering. De aanvrager heeft zelf een verlichtingspunt zitten, waarschijnlijk wel zonder bedrading. Maar zij hebben zelf de mogelijkheid om verlichting aan te brengen. Door de vergadering wordt besloten de aanvrager erop te wijzen dat zij zelf een lichtpunt hebben wat ze compleet kunnen maken. De vergadering besluit om dit niet uit te laten voeren door het collectief. 9. Bestuursverkiezing. Er hebben zich geen kandidaten gemeld. Ook onder de aanwezigen is er niemand die zich aanmeld. Het huidige bestuur blijft zitten maar behoeft wel uitbreiding met een derde bestuurslid. 10. Benoeming kascontroleleden. De heer Van Amelsfort en de heer Veldhuizen vormen op dit moment de kascommissie. De heer Van Amelsfort is bereid dit nogmaals uit te voeren, de heer Veldhuizen zal benaderd worden of hij de kascontrole nogmaals een jaar wil uitvoeren. De heer Coensen stelt zichzelf als reserve lid beschikbaar. 11. Onderzoek SKW-certificering De beheerder vraagt aan de ALV om medewerking/toestemming te verlenen aan een toelatings- of herhalingsonderzoek bij de VvE-beheerder in het kader van SKW Certificatie of een ander certificerend instellingsinstituut. De vergadering gaat akkoord. 12. Algemene bepaling volmacht. De heer J. Wams vraagt de vergadering iemand te benoemen die toestemming verstrekt aan de beheerder voor het overboeken van gelden van de spaarrekening naar de betaalrekening. Mevrouw De Wit stelt zich hiervoor beschikbaar en bij overboekingen van de spaarrekening naar de betaalrekening zal er contact worden opgenomen met mevrouw De Wit. 13. Meerjarenonderhoudsplan. Op dit moment heeft de VvE geen uitgebreid meerjarenonderhoudsplan (MJOP), enkel een onderbouwing van de benoemde reserveringen. Aan de ALV wordt gevraagd of de eigenaren over wensen te gaan tot het op laten maken van een uitgebreid MJOP. Indien een VvE geen MJOP heeft zal er vanaf 1 januari 2017 jaarlijks 0,5% van de herbouwwaarde gereserveerd moeten worden. De vergadering besluit mandaat te verlenen aan het bestuur om een keuze te maken uit de drie verkregen offertes voor het opstellen van een MJOP met een maximum van 1.650,-. 14. Machtiging beheerder voor het nemen van (rechts-) maatregelen bij achterstand in betalingen Het verzoek is aan de vergadering om de beheerder te machtigen conform het bepaalde in het reglement van splitsing om bij niet of niet tijdige voldoening van bijdragen en/of tekorten op de exploitatierekeningen en/of door de Vereniging opgelegde boetes, uiteraard na aanmaning c.q. ingebrekestelling (rechts-) maatregelen te treffen en de hieraan verbonden incasso- en gerechtsprocedurekosten, waaronder begrepen de in- en buitengerechtelijke kosten, voor rekening te laten komen van de desbetreffende achterstallige eigenaar. Dit agendapunt zal jaarlijks op de agenda opgenomen worden om nieuwe leden hierover te informeren. blz. 3
De vergadering besluit hiermee akkoord te gaan. 15. Rondvraag. Mevrouw Wong meldt dat er onlangs wateroverlast was vanaf bovenaf. Dit is ten gevolge van de hoosbuien geweest, toen stond heel Veldhoven blank en kon het water nergens weg. Tevens geeft mevrouw Wong aan dat het onkruid alsmaar meer en hoger wordt. De heer P. Wams geeft aan dat er prijsopgaves opgevraagd zijn en hiervoor zal opdracht worden gegeven. De heer Bartels meldt dat hij het onkruid onlangs rond zijn pand heeft verwijderd. De Veldhovense bouwhandel heeft het onkruid tegen hun pand ook verwijderd. De buurman met de motorhandel zal schriftelijk gevraagd worden of dat hij zijn onkruid aan onze zijde wil verwijderen. De heer Coensen maakt melding van het tegelpad, de tegels liggen los en verschuiven, dit geeft een onveilige situatie. Hier moet naar gekeken worden en AD-Vi zal dit punt oppakken. Er wordt gemeld dat er twee sleutels van de algemene ruimte aanwezig zijn bij de heer Louwers en mevrouw De Wit en AD-Vi heeft reserve sleutels. De heer Bartels heeft het over de hang jeugd dat deze iedere vrijdag bij het pand aanwezig zijn. De heer Coensen heeft ze afgelopen vrijdag reeds aangesproken en zal aankomende vrijdag weer present zijn om ze nogmaals aan te spreken. 16. Sluiting. Om 20.30 uur sluit de heer J. Wams de vergadering. Hij bedankt een ieder voor zijn/haar aanwezigheid. Vastgesteld op de vergadering van....................... voorzitter bestuurder................................................................................. blz. 4
Besluitenlijst VvE Provincialeweg/De Run 5101 Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 20 juni 2016, aanvang 19:30 uur. 3. Goedkeuring van de notulen d.d. 16 juni 2015. 3.1 De notulen van de vergadering van 16 juni 2015 worden goedgekeurd. 4a Bespreking en goedkeuring financieel verslag 2015. 4a.1 De jaarrekening 2015 wordt door de vergadering goedgekeurd. 4b Besluitvorming omtrent het resultaat over 2015. 4b.1 De vergadering besluit het tekort bij te betalen in het tweede halfjaar van 2016. 4c Decharge bestuur over het gevoerde beleid. 4c.1 De vergadering verleent decharge aan het bestuur over het gevoede beleid 2015. 4d Bespreking en goedkeuring begroting 2017 en de daaraan verbonden voorschotbijdragen. 4d.1 Voorschotbijdrage per 1 januari 2017 verhogen. 5. Besluitvorming dichtzetten drie parkeerplaatsen achterzijde Provincialeweg 80b 5.1 De vergadering besluit akkoord te gaan van het dichtzetten van drie parkeerplaatsen aan de achterzijde Provincialeweg 80b, onder de voorwaarden dat de gehele kosten voor rekening van de heer Alleman komen. 8. Plaatsen verlichting ter hoogte van de doorgang naar de parkeerplaatsen. 8.1 De vergadering besluit om dit niet uit te laten voeren door het collectief. 11. Onderzoek SKW-certificering 11.1 De vergadering gaat akkoord en verleent medewerking/toestemming aan een eventuele toelatings- of herhalingsonderzoek in het kader van SKW Certificatie of een ander certificerend instellingsinstituut. 12. Algemene bepaling volmacht. 12.1 Mevrouw De Wit stelt zich beschikbaar en bij overboekingen van de spaarrekening naar de betaalrekening zal er contact worden opgenomen met mevrouw De Wit. 13. Meerjarenonderhoudsplan. 13.1 De vergadering besluit mandaat te verlenen aan het bestuur om een keuze te maken uit de drie verkregen offertes voor het opstellen van een MJOP. 14. Machtiging beheerder voor het nemen van (rechts-) maatregelen bij achterstand in betalingen 14.1 De vergadering gaat akkoord en machtigt de beheerder voor het nemen van (rechts-) maatregelen bij achterstand in betalingen. blz. 5
Actiepuntenlijst VvE Provincialeweg/De Run 5101 Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 20 juni 2016, aanvang 19:30 uur. Er zullen offertes worden opgevraagd om een en ander te verhelpen en er zullen offertes voor het buitenschilderwerk worden opgevraagd. Status: Vastgelegd Onkruid De buurman met de motorhandel zal schriftelijk gevraagd worden of dat hij zijn onkruid aan onze zijde wil verwijderen. Status: Vastgelegd Tegels AD-Vi zal het probleem met de losliggende tegels oppakken. Status: Vastgelegd blz. 6