VvE Résidence Witte Brug te Den Haag

Transcriptie

1 VvE Résidence Witte Brug te Den Haag Bestuurder: Van Assen & Stoorvogel VVE en Vastgoed Management Postbus ZH Honselersdijk Tel: Fax: Banknummer: Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars gehouden op maandag 21 november 2016 om uur in Madurodam. Namens Van Assen & Stoorvogel VvE en Vastgoed Management is de heer Stoorvogel aanwezig. 1. Opening. De voorzitter van de ledenvergadering, de heer Koning, opent om uur de vergadering en heet de aanwezigen welkom. 2. Vaststelling aantal aanwezige stemmen. Vastgesteld wordt dat totaal 744 van de 898 stemmen in persoon dan wel bij volmacht aanwezig zijn, hetgeen voldoende is om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. 3. Mededelingen en ingekomen stukken. De voorzitter meldt de volgende ingekomen stukken: - bericht van de heer Fockema Andreae d.d inzake bestuurbaarheid van de VvE. In dit bericht spreekt hij zijn zorg uit over de bestuurbaarheid van onze VvE. Gebleken is dat er thans sprake is van een bestuurssamenstelling die niet voldoet aan de bepalingen in het splitsingsreglement. Dit onderwerp zal verder inhoudelijk worden besproken bij agendapunt 10. Er zijn geen mededelingen. 3a. Vaststelling agenda. De heer Margés vraagt wanneer het onderwerp uitbreiding Madurodam besproken wordt. De voorzitter antwoordt dat dit bij de rondvraag behandeld wordt. De agenda wordt vervolgens unaniem goedgekeurd en vastgesteld. 4. Bespreken en vaststellen van de notulen van de ledenvergaderingen d.d. 23 mei 2016 en 22 juli

2 Notulen 23 mei De notulen worden per pagina zowel tekstueel als inhoudelijk doorgenomen. Pagina 1, laatste alinea Opgemerkt wordt dat er geen werkgroep binnen de VVE actief is inzake het project van Madurodam. Dit betreft een werkgroep binnen Madurodam waarbij diverse leden van de VvE Résidence Witte Brug betrokken is. Pagina 2. Inzake de mogelijke gevaarlijke situatie in één van de appartementen vraagt de heer Van der Veen welke stappen het bestuur onderneemt. De heer Fockema Andreae antwoordt dat er in het afgelopen halfjaar diverse incidenten zijn geweest en deze zijn door het bestuur adequaat opgepakt. Er is intensief contact geweest met de familie van de eigenaar, politie en hulpverleners. Het appartement is op dit moment niet bewoonbaar en de eigenaar staat onder medisch toezicht. Het bestuur heeft verder geen bevoegdheden om bijvoorbeeld de eigenaar het eigendomsrecht te ontnemen. Mevrouw Van Leeuwen vraagt of er vanuit de VvE brandblussers geplaatst kunnen worden. De heer Fockema Andreae antwoordt dat in het appartement al enige voorzieningen zijn getroffen zoals het aanbrengen van rookmelders. De heer Margés vraagt of het vormen van een nieuwe tuincommissie wenselijk is. De voorzitter geeft aan dat dit op dit moment niet het geval is maar wel een aandachtspunt blijft. Pagina 5. De heer Margés vraagt wat de herbouwwaarde van het gebouw is. De heer Stoorvogel zegt toe het meest recente taxatierapport als bijlage mee te sturen bij de notulen. Besluitenlijst. Inzake punt 5 wordt aangegeven dat duidelijk is geworden dat in het verleden afspraken zijn gemaakt met de politie voor gebruik van een zender op het dak. De jaarlijkse vergoeding bedroeg circa 75. De bestuurder zal een factuur sturen voor het gebruik van deze zender in de afgelopen jaren. De notulen worden vervolgens met inachtneming van de gemaakte opmerkingen unaniem goedgekeurd en vastgesteld. Notulen 22 juli De notulen worden per pagina zowel tekstueel als inhoudelijk doorgenomen. Pagina 1. De heer Rugers merkt op dat in deze notulen een afwijkend stemmenaantal vermeld staat. De heer Stoorvogel antwoordt dat de opgenomen stemmen in deze notulen conform de splitsingsakte zijn. Afgesproken wordt dat dit in het vervolg in de notulen het stemmenaantal op basis van de splitsingsakte vermeld zullen worden. De notulen worden vervolgens ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld. 2

3 5. Stand van zaken financiën VvE. De heer Stoorvogel geeft een toelichting op de gepresenteerde financiële documenten. Er wordt aangegeven dat er in het boekjaar 2016 diverse grote uitgaven zijn gedaan die niet voorzien waren maar wel noodzakelijk. Dit betreft o.a. de volgende uitgaven: - Schilderen bergingsgangen - Lekkages daktuinen - Inspectie rioleringen - Aanschaf nieuwe schoonmaakmachine - Herstel stucwerk muur garage - Aanpassen ruimte van de huismeester - Reparatie vloeren op de verdiepingen -1 en -2 - Vervangen motor en roosters ventilatiesysteem Deze uitgaven zijn opgenomen in de posten onderhoud bouwkundig algemeen, aanschaffingen en onderhoud en diversen parkeergarage. De heer Rugers bedankt de bestuurder voor de transparante presentatie van deze cijfers en merkt op dat vele uitgaven het gevolg zijn van het ouder worden van ons gebouw. Eerder is in ledenvergaderingen (o.a. ook in november 2015) aangegeven dat de VVE met het oog op de toekomst meer zal moeten reserveren voor de uitvoering van onderhoud. De bestuurder bevestigt dit en geeft aan dat een 1 e stap in 2016 gemaakt is door de begroting en VvE bijdrage te verhogen. Mevrouw Bremen heeft enkele kritische opmerkingen over de noodzaak van deze uitgaven. De heer De Gier is ook van mening dat bepaalde posten in de begroting te hoog zijn. Mevrouw Van Leeuwen merkt op dat bij de specificatie van de uitgaven in het reservefonds algemeen één bedrag is opgenomen voor het project riolering/bestrating. Zij vraagt de bestuurder of dit bedrag gesplitst kan worden. De bestuurder zal deze specificatie opnemen in de notulen: - Bestrating Riolering De heer Rugers is het eens met de mening van de heer De Gier dat er kritisch naar de begrotingsposten gekeken moet worden. De heer Fockema Andreae geeft aan dat het op dit moment niet duidelijk is welke financiële mandaten het bestuur heeft voor de uitvoering van noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden. Afgesproken wordt dat in de eerstvolgende algemene ledenvergadering een voorstel hiervoor geagendeerd zal worden. De heer Margés merkt op dat er een verschil zit tussen het exploitatiesaldo dat de financiële commissie vorig jaar in haar verslag had opgenomen en het saldo dat de bestuurder heeft verwerkt in zijn financiële stukken. De heer Stoorvogel zal dit uitzoeken en hierop terugkomen. 6. Bespreken en vaststellen begroting 2017 en vaststelling voorschotbijdrage

4 De heer Stoorvogel geeft een toelichting op de gepresenteerde begroting Hij geeft aan dat enkele posten zijn toegevoegd/aangepast. Dit betreft met name de volgende posten: Van: Naar: Aanschaffingen Bestuurskosten Advieskosten Huismeester Onderhoud algemeen Onderhoud deuren Ramen wassen Verenigingskosten Premie Opstalverzekering Gas Zendinstallaties / De heer Verduyn Lunel merkt op dat hij vorig jaar zijn appartement gekocht heeft en de VVE bijdrage sindsdien aanzienlijk gestegen is. Hij is er voorstander van om voorlopig geen onnodige uitgaven te doen en eerst meer te sparen. De heer Fockema Andreae meldt dat het bestuur voor het jaar 2017 ook beoogd heeft om zoveel mogelijk te besparen en geen grote onderhoudsprojecten uit te voeren. De heer Stoorvogel geeft aan dat er al kritisch gekeken is naar de diverse posten in de begroting van de VvE. Zijn voorstel is om de begroting 2017 te verhogen van naar (zijnde een stijging van 10,6%). De heren De Gier en Visser bieden aan om het huidige onderhoudsplan kritisch te bekijken en te bezien of er besparingen mogelijk zijn. De vergadering stemt hiermee in. De heer Van der Kaa complimenteert het bestuur voor de transparante presentatie. Hij is er voorstander van om geen drastische verhogingen door te voeren. Na een discussie over de begroting 2017 wordt voorgesteld om voor 2017 een voorlopige verhoging toe te passen van 4,3% die dekking geeft voor het wegvallen van de opbrengst van de zendinstallatie. De voorzitter brengt de volgende voorstellen in stemming: 1. Verhoging begroting 2017 met 10,6% conform voorstel bestuurder. 2. Verhoging begroting 2017 met 4,3%. Met een meerderheid van stemmen wordt besloten om per de begroting en de VVE bijdrage met 4,3% te verhogen. 4

5 Voorts wordt afgesproken dat het bestuur en de financiële commissie de komende maanden het onderhoudsplan en de begroting verder zullen bekijken en dat in de volgende algemene ledenvergadering hierop teruggekomen wordt. De heer Rugers benadrukt dat mogelijke besparingen niet alleen op financiële gronden genomen moeten worden maar dat er ook naar de bouwkundige aspecten gekeken moet worden. 7. Bespreken geaktualiseerd meerjarenonderhoudsplan. De inhoud van dit document is eerder in de vergadering al grotendeels besproken. De heer Van der Kaa is er voorstander van om een minimaal saldo van het reservefonds te bepalen. Het bestuur zal dit verder in behandeling nemen. 8. Stand van zaken onderhoudsprojecten. a. Nieuwe glazenwassersinstallatie. Er is een overeenkomst afgesloten met het bedrijf CQfall voor de plaatsing van een nieuwe glazenwassersinstallatie. Het totaalbedrag van deze opdracht bedraagt circa De eerste werkzaamheden zijn uitgevoerd. Op het dak zijn al voorzieningen aangebracht. Er dient nog wel een voorziening te worden aangebracht in drie tuinen om de toegang voor de nieuwe installatie te regelen. Het bestuur zal hierover binnenkort contact opnemen met de betreffende eigenaren. b. Rookgaskanalen geschikt maken voor toepassing HR ketels. De heer Fockema Andreae meldt dat er gewerkt wordt aan een plan van aanpak voor dit project. Mevrouw Bremen merkt op dat het aanschaffen van HR ketels een urgente zaak is. De voorzitter antwoordt dat dit project een grote investering betreft en dit dient grondig uitgewerkt te worden alvorens een goed voorstel te kunnen doen. c. Lekkageproblematiek garage/terrassen. De voorzitter geeft aan dat dit probleem naar verwachting tussen 12 en 20 december opgelost is. d. Talud en e. Vervanging dak. Beide projecten dienen nog uitgewerkt te worden in een voorstel. Het bestuur gaat hier het komende jaar verder mee aan de slag. 9. Voorstel contract Otis. De heer Stoorvogel geeft aan dat dit onderwerp opnieuw op de agenda is geplaatst i.v.m. ontstane verwarring in de vorige ledenvergadering over het aantal uitgebrachte stemmen en het niet verwerken van stemmen van gemachtigden. Voorafgaand aan de ledenvergadering heeft iedereen een stemformulier ontvangen. Er zal derhalve schriftelijk gestemd worden. 5

6 Na stemming blijkt het volgende: Voorstel 1; All-in contract 5 jaar met aanpassing REMS en Elite en LED verlichting incl. kooibekleding 102 stemmen Voorstel 2; All-in contract 5 jaar met aanpassing groene wandpanelen. 51 stemmen Voorstel 3; All-in contract 5 jaar zonder aanpassing. 591 stemmen De vergadering heeft dus met een meerderheid van stemmen besloten om per een All-in contract met Otis af te sluiten zonder aanpassingen. 10. a Samenstelling bestuur. De heer Fockema Andreae geeft aan dat volgens de splitsingsakte van de VvE het bestuur dient te bestaan uit tenminste 3 personen waarvan er 2 eigenaar dienen te zijn van 1 van de appartement. Op dit moment bestaat het bestuur uit 1 eigenaar en Van Assen & Stoorvogel als extern bestuurslid. Dit is een niet gewenste/toelaatbare situatie. De heer De Gier had zich gemeld voor een functie in het bestuur. Hij is zelf echter geen eigenaar van een appartement maar van een parkeerplaats. Hij kan helaas dus geen zitting nemen in het bestuur. De heer Fockema Andreae is bereid om zijn functie in het bestuur weer in te nemen zodra er een derde lid benoemd wordt. De komende weken/maanden is hij bereid om de heer Stoorvogel te adviseren bij zijn bestuursactiviteiten. De voorzitter stelt de vergadering voor dat eventuele kandidaten voor een functie zich de komende tijd schriftelijk bij de heer Koning kunnen melden. In een extra ledenvergadering kan de nieuwe kandidaat dan benoemd worden. De vergadering gaat hiermee akkoord. 11. Samenstelling financiële commissie. Dit punt vervalt aangezien de heer De Gier zijn functie in deze commissie behoudt. 12. Toekomst website VvE. De heer Borgman heeft aangegeven dat hij niet langer de website van de VvE wil beheren. Met het oog op de toekomst is het goed om via de website de leden te kunnen bedienen van diverse informatie. Met name de bibliotheek op deze site is zeer waardevol. Staande de vergadering blijkt er geen kandidaat te zijn om het beheer van de website in het vervolg te verzorgen. Afgesproken wordt dat eventuele kandidaten zich de komende tijd kunnen melden bij het bestuur. De heer Borgman wordt bedankt voor zijn jarenlange werkzaamheden als webmaster. Hij krijgt van de heer Fockema Andreae een attentie overhandigd. 6

7 13. Rondvraag. De voorzitter meldt dat er op 27 november om uur een inloopbijeenkomst gepland is inzake de voorgenomen activiteiten van Madurodam. Iedereen wordt hierover individueel geïnformeerd. De algemene mening is dat er geen bezwaar is tegen de uitbreiding van Madurodam. De wijkvereniging Duttendel heeft aangegeven dat zij ook geen bezwaar hebben mits er aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan. Aan de kanaalzijde zal de parkeerplaats verdwijnen. De onderstaande appartementen zullen uitzicht krijgen op een groene wand. Mevrouw De Vries meldt dat het vorige bestuur had aangegeven dat de bomenrij gehandhaafd moet blijven. De heer Verduyn Lunel merkt op dat het standpunt van de wijkvereniging niet overeenkomt met de plannen van Madurodam. De voorzitter geeft aan dat er minder groen zal verdwijnen dan oorspronkelijk werd bedacht. De heer Van der Veen wijst de leden erop dat huurders van appartementen ook gewezen moeten worden op de reglementen van de VvE en met name over het gebruik van het zwembad. De heer Margés meldt dat de papiercontainer steeds vaker vol zit. Hij vraagt of deze vaker geleegd kan worden. Het bestuur zal dit aan de huismeester vragen. 14. Sluiting. Verder niets meer aan de orde zijnde bedankt de voorzitter de aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit hij de vergadering om uur. 7

8 VvE Résidence Witte Brug te Den Haag Bestuurder: Van Assen & Stoorvogel Postbus ZH Honselersdijk Tel.: Fax: Aan de leden van de VVE Naaldwijk, 22 februari 2017 Betreft: notulen Geachte heer, mevrouw, Bijgaand ontvangt u de notulen inclusief besluitenlijst van de ledenvergadering d.d. 21 november Voorts is een kopie van het taxatierapport van de herbouwwaarde bijgevoegd. In het vertrouwen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben, verblijf ik, Met vriendelijke groet, Van Assen & Stoorvogel VvE en Vastgoed Management Bestuurder Marco Stoorvogel Bijlage: - Notulen 21 november Taxatierapport 8