Notulen Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars: Rozemarijnhof gehouden 21 april 2009, De Serre, Pieter Calandlaan 258 te Amsterdam

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars: Rozemarijnhof gehouden 21 april 2009, De Serre, Pieter Calandlaan 258 te Amsterdam 1. Opening door de voorzitter. Mw. Brinkman opent de vergadering om uur en heet een ieder van harte welkom. Eigen Haard VVE Beheer wordt vertegenwoordigd door mevrouw P. Brinkman en de heer W. Vermeulen. Vaststellen quorum Het totaal aantal uit te brengen stemmen bedraagt: 633 Totaal aantal aanwezige stemmen bedraagt: 325 Er is voldoende quorum om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. 2. Ingekomen stukken en mededelingen. Eigen Haard geeft een uitleg over de werking van de VvE. Een verslag hiervan wordt met de notulen meegezonden. Opmerkingen c.q. vragen naar aanleiding van de uitleg: - Eigen Haard is de beheerder van de VvE Rozemarijnhof. Dit contract loopt na het eerste boekjaar af (31 december 2010). De VvE is dan gerechtigd het contract te verlengen of om een andere beheerder te contracteren. - De appartementen en de eengezinswoningen maken allemaal deel uit van de VvE. De eengezinswoningen betalen een andere bijdrage aan de VvE dan de appartementen, omdat ze zijn vrijgesteld van onderhoud binnen de VvE. Eigen Haard voert hierover geen beheer uit. - De tuinen zijn van de eengezinswoningen. Eigen Haard voert hierover geen beheer uit. - Het pad tussen de tuinen behoort wel bij de VvE. Eigen Haard voert hierover wel beheer uit. - De VvE is verplicht zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. In eerste instantie vormt Eigen Haard het bestuur. 3. Offerte verzekering (opstal, glas, rechtsbijstand en bestuursaansprakelijkheid). Eigen Haard heeft offertes opgevraagd voor bovengenoemde verzekeringen bij Aon, Centraal Beheer en Kok. De offertes worden kort toegelicht. Kok biedt gratis taxatie aan. Aon heeft een eigen risico van 125,-. Het eigen risico bij stormschade bedraagt bij alle drie de maatschappijen 625,-. De vergadering heeft er moeite mee dat de polisvoorwaarden van de verzekeringen niet zijn meegestuurd. Zo is het niet mogelijk een weloverwogen beslissing te nemen. De polisvoorwaarden zijn via internet te beklijken. De pakketten zijn te groot om allen toe te sturen. Er dient tijdens deze vergadering een beslissing te worden genomen. Eigen Haard licht toe dat het bedrijfspakket polissen is toegespitst op de VvE. De polisvoorwaarden van de drie offertes zijn nagenoeg gelijk. De mogelijkheid bestaat de verzekering voor 1 jaar af te sluiten en daarna te beslissen om door te gaan of voor een andere maatschappij te kiezen. Rekening dient dan te worden gehouden met de taxatiekosten, die iedere keer bij het afsluiten van een verzekering moeten worden betaald. Na stemming over de looptijd van de verzekering van 5 jaar blijkt dat 5 bewoners tegen stemmen, de overige bewoners stemmen voor. Het voorstel is aangenomen. Gestemd wordt welke verzekering zal worden afgesloten. Een meerderheid van de bewoners stemt voor Kok Verzekeringen inclusief eigenaarsbelang. Het voorstel is aangenomen. 1

2 De polis gaat in bij oplevering van de eerste woning. De bewoners dienen zelf nog een inboedelverzekering af te sluiten. 4. Invulling Bestuur VvE Rozemarijnhof. Voor het bestuur hebben de volgende bewoners zich opgegeven: De heer R.J. v.d. Schaaf, Johan Hofmanstraat 303 De heer S. Salceda, Johan Hofmanstraat 311 De heer D.J. Cevat, Johan Hofmanstraat 335 Voor de kascommissie hebben de volgende bewoners zich opgegeven: Mevrouw R. Fernandez, Johan Hofmanstraat 329 Mevrouw N. Dalkiran, Johan Hofmanstraat 269 aangezien er sprake is van een verlengd boekjaar tot 31 december 2010 hoeft de kascommissie pas in actie te komen in De vergadering stemt unaniem voor bovengenoemde leden in hun functies. Voor de technische commissie hebben zich geen bewoners gemeld. Via Eigen Haard kan het bestuur zich inschrijven voor een cursus VvE Belang. 5. Uitleg Beheerovereenkomst Eigen Haard B.V. Deze overeenkomst loopt tot 31 december De opzegtermijn bedraagt 3 maanden, hetgeen inhoudt dat de overeenkomst dient te worden opgezegd voor 1 oktober Dit punt komt weer aan de orde op de VvE vergadering voorjaar Bespreking en goedkeuring Begroting De Begroting 2009 wordt besproken en, waar nodig, mondeling toegelicht. De begroting is tot stand gekomen uit ervaringscijfers en uit opgevraagde offertes. Getracht is kortingen te bedingen aangezien meerdere complexen tegelijkertijd worden opgeleverd. Vanuit Eigen Haard wordt bij de oprichting van de VvE een bankrekening geopend bij de ING. Het staat de VvE vrij om ergens anders een rekening te openen. Tijdens een jaarvergadering kan een voorstel hiertoe worden gedaan door het bestuur. Er is nog geen rekening gehouden met de nieuwe elektriciteitsregeling inzake het groot/klein verbruik. Eigen Haard heeft nog geen zicht op welk verbruik in het complex van toepassing zal zijn. Er is nu een schatting opgenomen op basis van ervaringscijfers van andere complexen. Het in de begroting opgenomen bedrag van de verzekering wordt aangepast als het definitieve bedrag bekend is. De reservering groot onderhoud is vastgesteld op basis van kennis van het gebouw en ervaringscijfers van de technische administratie. De begroting voor 2009 wordt overeenkomstig vastgesteld. Voorgesteld wordt de bijdrage aan de VvE in te laten gaan per 1 augustus Bewoners stemmen tegen dit voorstel, de overige bewoners stemmen voor. Het voorstel wordt aangenomen. 2

3 Met de welkomstbrief die de eigenaren ontvangen zal o.a. een formulier voor automatische incasso van de bijdrage worden meegestuurd. 7. Mandaat voor Bestuur voor aangaan verplichtingen binnen begroting en MJOB. Mandaat voor beheerder betalen rekeningen binnen begroting en MJOB. Mandaat beheerder om zelfstandig opdrachten te verstrekken i.z. reparatieonderzoeken < 500. De vergadering heeft goedkeuring verleend aan het Bestuur om contracten af te sluiten die binnen de begroting en de MJOB vallen; en tevens mandaat voor de Beheerder om rekeningen te voldoen die binnen de begroting en de MJOB vallen. 8. Formaliteiten. A) Mededeling inzake mutatiekosten: De Bestuurder is verplicht ten behoeve van de overdracht, gegevens aan te leveren bij de notaris. Het bedrag wordt aan de koper in rekening gebracht. Medegedeeld. B) Goedkeuring om, na schade aan de opstal, de verschuldigde uitkering op de rekening van de V.v.E. te storten. C) Toestemming aan de bestuurder om, in geval van achterstand, een deurwaarder in te schakelen om achterstallige bijdragen te innen. D) Het in rekening brengen van alle kosten, zowel in als buitenrechte, bij de wanbetaler, indien een deurwaarder wordt ingeschakeld. E) De vereniging wil de zekerheid behouden dat zij over voldoende middelen beschikt om haar opdrachtnemers te kunnen betalen en de liquiditeitspositie veilig stelt. Zij stelt dan ook voor dat alle eigenaren de maandelijkse bijdrage voldoen via automatische incasso, conform art.5 lid 2 (modelreglement 1992) en art. 11 lid 3. (modelreglement 2006) Medegedeeld. 9. Huishoudelijk Reglement / naleving reglement splitsingsakte. Het huishoudelijk reglement is een toevoeging op de splitsingsakte en het Modelreglement Het kan voorkomen dat de splitsingsakte niet is alles voorziet, dan kan men hiervoor regels opstellen in het HR. In de volgende vergadering kan worden besloten een huishoudelijk reglement op te laten stellen. 10. Opleveringsprocedure. Voorgesteld wordt Keurhuis Nederland de opleveringskeuring te laten doen. Keurhuis Nederland heeft ook andere complexen naar tevredenheid gekeurd. De kosten van de keuring zijn evenredig aan de kosten van Eigen Huis. Het voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen. 11. Rondvraag. - Voor een uitbouw aan een eengezinswoning dient toestemming te worden gevraagd aan de VvE en aan de gemeente. Als tijdens de bouw uitbouwen zijn toegestaan hoeft er geen toestemming te worden gevraagd, maar dient de uitbouw gemeld te worden aan de VvE en aan de gemeente. Er dienen altijd tekeningen overlegd te worden. Dit alles onder voorbehoud van de geldende bouwvoorschriften en constructietekeningen. Het risico voor schade aan derden of aan de VvE ligt bij de betreffende eigenaar van de woning. 3

4 - Plaatsen van een gezamenlijke schotel. Een ander complex doet reeds onderzoek naar het plaatsen van een gezamenlijke schotel. Hieruit is nog geen conclusie voortgekomen. Een schotel mag niet op of aan het gebouw bevestigd worden. Wel op het balkon zelf, maar dan mag de schotel niet overhangen of uitsteken. Bij de woningen mag een schotel op het dak of in de tuin (Zie ook splitsingsakte en Modelreglement 2006). - Creëren van een loggia op het balkon. Dit moet worden voorgelegd aan vergadering. Indien nodig kan er over dit soort zaken een extra vergadering worden uitgeschreven (kosten voor de VvE). - Zonwering. Er komt nog een advies van de architect met betrekking tot de kleur en de vorm van de zonwering, dit wordt opgestuurd naar de bewoners. Eigen Haard voegt nog toe dat dit advies van de architect opgevolgd dient te worden. - Alle op- en aanbouwen zonder toestemming van de VvE zijn verboden. - Gevraagd wordt waarom er een verlengd boekjaar is. De exploitatie begint op 1 augustus 2009 en zou maar 5 maanden duren tot 31 december Van die 5 maanden krijgt men geen goed inzicht in het reilen en zeilen van de boekhouding, vandaar dat men er voor gekozen heeft er een vol jaar aan toe te voegen. Qua kosten maakt het niets uit. - De volgende vergadering vindt plaats voor 30 juni Er wordt dan niet gesproken over het exploitatieoverzicht, wel over de nieuwe begroting en eventueel het opstellen van een huishoudelijk reglement. Het bestuur kan in overleg met de beheerder een datum prikken en de agenda vaststellen. - Bomen kappen. Van sommige bomen hebben een aantal appartementhouders veel last maar er is een kapverbod. Er wordt wel regelmatig gesnoeid door de gemeente. - Bezichtiging woning. De vergadering weet te melden dat op 27 mei a.s. een modelwoning te bezichtigen is. Maar er kan ook een afspraak met Van Wijnen gemaakt worden om de eigen woning te bekijken. - Eigen Haard verzoekt de aanwezigen hun 06-nummer en adres door te geven. Als de notulen zijn rondgestuurd staat daarop het adresvan VvE Beheer waarnaar het gestuurd kan worden. 12. Sluiting. De voorzitter dankt een ieder voor zijn/haar komst en inbreng en sluit om uur de vergadering. Genotuleerd door Nicole Trampe Deze notulen zijn goedgekeurd in de Algemene Ledenvergadering van

5 (handtekening voorzitter) (handtekening bestuurder) Van belang zijnde informatie: Mevrouw P. Brinkman Coördinator VvE Beheer Tel. : p.brinkman@eigenhaard.nl Bezoekadres: Arlandaweg 88 te Amsterdam Servicenummer Technische Administratie ACTIELIJST Datum: Punt: Actie: Wie: Datum: Welkomstbrief en een formulier voor automatische incasso bijdrage VvE Een verslag van presentatie m.b.t. de werking van de VvE meesturen met de notulen adres en 06-nummer doorgeven via aan Eigen Haard. Eigen Haard Eigen Haard Bewoners BESLUITENLIJST Datum: Punt: Besluit: Looptijd verzekeringen 5 jaar met eigenaarsbelang Verzekeringen worden afgesloten bij Kok Verzekeringen De heren R.J. v.d. Schaaf, S. Salceda, D.J. Cevat hebben zich beschikbaar gesteld voor het bestuur Mevrouw R. Fernandez en Mevrouw N. Dalkiran hebben zitting genomen in de kascommissie De begroting 2009 wordt goedgekeurd De bijdrage aan de VvE gaat in per 1 augustus Keurhuis Nederland doet de opleveringskeuring Het bestuur heeft toestemming om contracten af te Sluiten die binnen de begroting en de MJOB vallen De beheerder mag rekeningen voldoen die binnen de begroting en de MJOB vallen. 5