VvE Lissenvaart 45 / 98 te Zoetermeer Notulen Tweede Algemene Ledenvergadering 20 mei 2015.

Transcriptie

1 In persoon tegenwoordig dan wel vertegenwoordigd door middel van een schriftelijke volmacht 16 van de maximaal 55 uit te brengen stemmen, zodat er derhalve rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen als bedoeld in het Reglement van Splitsing van Eigendom. Helaas bleek op de eerste vergadering (15 april 2015) het aantal aanwezige stemmen niet voldoende om rechtsgeldig te kunnen vergaderen. Tijdens deze 2e vergadering kunnen conform de Akte van Splitsing op alle agendapunten besluiten worden genomen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Agenda: Zie voorafgaand convocaat d.d. 22 april Bestuurder: Vervane Beheer B.V. ten deze vertegenwoordigd door de heer A. Christon. 1. Opening. De voorzitter, de heer P.W. Schoenmakers, opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Ingekomen stukken/ mededelingen van het bestuur. Er zijn drie ingekomen stukken; Naar aanleiding van een klacht van overburen over de plaatsing van een schotelantenne heeft de eigenaar van LV 57 een verzoek tot toestemming ingediend. De Akte (artikel 6) en het Huishoudelijk Reglement zijn op dit punt erg duidelijk; 6.15 Zonder toestemming van de vergadering kan geen verandering aan het complex worden aangebracht, waardoor de hechtheid ervan in gevaar zou worden gebracht of waardoor het architectonische uiterlijk en/of de constructie ervan gewijzigd zou worden. (art. 7) Hierbij valt met name te denken aan het aanbrengen van buitenzonwering, airconditioners en schotelantennes. Na enige discussie is de vergadering van mening dat de plaatsing van een schotelantenne uitsluitend mogelijk is wanneer deze niet aan de gemeenschappelijke delen is bevestigd en plaatsing aan alle wettelijke eisen voldoet. De uitspraak doet niets af aan de bepalingen in de Akte en HR, deze zijn immers leidend. Er is intussen geconstateerd dat een tweede eigenaar een schotelantenne aan de pergola heeft bevestigd, vanzelfsprekend is dit ook niet toegestaan. Wanneer deze niet wordt verwijderd zal de eigenaar worden aangeschreven. 1

2 2 VvE Lissenvaart 45 / 98 te Zoetermeer De heer Wolvekamp heeft het CvTO een voorstel gestuurd voor de plaatsing van een tuinhuis. In de Akte en HR is hier niets over geregeld. Zolang de eigenaar voldoet aan regelgeving en wettelijke eisen is het toegestaan. De voorzitter herinnert de eigenaar er wel aan dat bij de renovatie van het dak van de parkeergarage het tuinhuis wel dient te worden verwijderd. Het schema van de glazenwasser zal op de website worden geplaatst. 3. Vaststelling notulen 14 mei De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld. 4. Jaarrekening a) De heer Zadelaar geeft namens de kascommissie aan de jaarcijfers te hebben gecontroleerd en in orde bevonden. Hij spreekt wel zijn zorgen uit over de achterstanden aan de vereniging, die jaarlijks lijken op te lopen. Na enige discussie geeft het CvTO aan de ontwikkelingen op de voet te volgen. Vervane Beheer volgt strak de incassoprocedure. Binnen de wettelijke mogelijkheden wordt al het mogelijke gedaan om de achterstanden te beperken en te incasseren. Hij adviseert de vergadering de jaarcijfers goed te keuren en het bestuur te dechargeren voor het gevoerde financiële beleid over het jaar b) De bestuurder neemt de jaarcijfers 2014 paginagewijs door en licht deze op enkele punten toe. c) Het exploitatiesaldo wordt aan de reserve toegevoegd. d) Het bestuur wordt met algemene stemmen gedechargeerd over het boekjaar e) De leden van de kascommissie, de heer Zadelaar, mevrouw Frauenfelder- Matto en de heer Huistra worden herbenoemd. f) De achterstand van de vorige eigenaar Lissenvaart ,70 zoals besproken in de Algemene Ledenvergadering 2014 zal worden afgeboekt. De leden stemmen hier unaniem mee in. 5. Onderhoud gebouw. De MOP is in overleg met Vervane doorgesproken en op enkele punten aangepast. De MOP is in te zien op de site van de vereniging en heeft een looptijd tot 2050 zodat ook de langere cyclussen goed zichtbaar zijn. Voorheen had het schilderwerk aan de achterzijde een cyclus van vier jaar waarbij een hele en een halve schilderbeurt elkaar afwisselden. In overleg met Claasen Coatings ( verftechnisch adviseurs) is besloten tot een cyclus van minimaal vijf jaar waarbij een volledige schilderbeurt wordt uitgevoerd. De benaderingskosten voor deze gevel zijn aanzienlijk, soms tot wel 20% van de aanneemsom. De vernieuwde cyclus biedt ook de mogelijkheid de gevelwerkzaamheden met een cyclus van 10 jaar beter te combineren met het schilderwerk. Deze aanpassingen hebben een gunstige invloed op het verloop van de reserve.

3 Geplande werkzaamheden MOP 2015; - Schilderwerk achtergevel ,00 incl. btw en 10% onvoorzien. Er zal gewerkt worden met vaste steigers, de verrijdbare steigers zijn in de praktijk duurder gebleken. De offerte van Rendon is de voordeligste gebleken en de ervaring met hen in het verleden leidt ertoe dat de CvTO voorstelt hen de opdracht te gunnen. De heer Huistra herinnert de leden eraan dat er nog steeds vlekken in de galerijvloer zitten en vraagt zich af hoe Rendon dit gaat compenseren. Rendon heeft in overleg met de CvTO en de bestuurder lang gezocht naar een passende oplossing en uiteindelijk zijn de vlekken zo goed mogelijk verwijderd zonder de stroefheid aan te tasten. De onderzoeken en uiteindelijke oplossing zijn vanzelfsprekend betaald door Rendon. De CvTO en de bestuurder hebben de geboden oplossing geaccepteerd en daarmee is voor hen deze zaak afgedaan. De aanwezige leden, behalve de heer Huistra, kunnen zich vinden in deze zienswijze en stemmen hiermee in. De heer Wolvekamp vraagt zich af of de eigenaren met kunststof of aluminium ramen worden gecompenseerd voor het schilderwerk. Dit is niet het geval. De leden stemmen unaniem in met de opdracht aan Rendon voor ,00 incl. btw en 10% onvoorzien. De uitvoer is gepland in het najaar. De steigers worden weer in twee fases geplaatst waarbij men zal proberen te voorkomen dat de middelste appartementen de gehele periode in de steigers staan. - Herstel tuinmuurtjes en trappetjes. In het MOP is een post opgenomen van ,00 voor het fatsoeneren van de tuinmuurtjes en trappetjes. Deze dienen nog zeker 15 jaar mee te gaan tot de renovatie van het parkeerdak. Buiten het armoedige aanzicht van ontbrekende stenen en voegen is het op sommige punten ook simpelweg gevaarlijk. De werkzaamheden bestaan uit het schoonspuiten en plaatselijk herstellen van de voegen op de plaatsen waar ze erbij kunnen. De eigenaren dienen dus zelf maatregelen te treffen de muurtjes bereikbaar te maken wanneer ze wensen dat hun tuinmuren wordt aangepakt. De leden stemmen in met een mandaat van ,00 en 10% onvoorzien. - Inventarisatie vervanging dubbel glas: Wij verzoeken u te melden als uw dubbelglas lekkage vertoont. Een lekkage is zichtbaar door condensatie tussen het dubbelglas. Op dit moment zijn de volgende appartementen bekend; LV 89 en 54. 3

4 6. (Her)benoeming leden Commissie van Toezicht en Overleg. De leden stellen zich allen herkiesbaar en worden herkozen. De samenstelling van de commissie is als volgt: De heer P.W. Schoenmakers (67) (voorzitter) Mevrouw M.H. Jessurun (96) Mevrouw N.A.Schults- Eekhout (60) De heer D. van Westbroek (48) Mevrouw L. Eberwijn (69) De heer P. Vasse (47) 7. Begroting De begroting 2015 wordt zonder tegenstemmen goedgekeurd en vastgesteld met ingang van 01 januari De incassoprocedure Vervane Beheer BV is onderdeel van de overeenkomst met de vereniging. Recentelijk is gebleken dat bij gerechtelijke procedures tegen wanbetalers de rechter eist dat de incassoprocedure jaarlijks door de vergadering wordt goedgekeurd en vastgesteld. Consequentie, wanneer dit niet het geval is, kan zijn dat de incassokosten niet worden gezien als onderdeel van de vordering en niet kunnen worden verhaald op de wanbetaler. De vergadering stemt unaniem in met de incassoprocedure Vervane Beheer BV. 9. Rondvraag. Aan de voorzijde zijn twee latten gesloopt door waarschijnlijk dronken passanten. Deze worden hersteld bij het groot onderhoud in het najaar. De eigenaren hebben een brief gehad van Essent over de mogelijkheden van zonnepanelen. Dit onderwerp is bij de CvTO al regelmatig besproken. Helaas zitten er veel haken en ogen aan en is het op dit moment nog niet rendabel. Er zijn weer enkele inbraken in auto s te betreuren. Alle bewoners worden dringend verzocht onraad te melden bij de politie en doe altijd aangifte. Er is een Whats App groep in het leven geroepen waar bewoners zich bij aan kunnen sluiten en elkaar kunne waarschuwen bij onraad. 10. Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en wenst een ieder wel thuis. 4

5 Aktie- en besluitenlijst Notulen 14 mei 2014 goedgekeurd en vastgesteld. B Jaarrekening 2014 goedgekeurd en vastgesteld. B Afboeken achterstand vorige eigenaar LV B Decharge bestuurder B Mandaat punten MOP 2015 met 10% marge. B Leden CTO herbenoemd. B Herbenoeming kascontrolecommissie. B Begroting 2015 goedgekeurd en vastgesteld. B Incassoprocedure Vervane Beheer BV vastgesteld. B Aanvullende aktiepunt uit de rondvraag; Herstel latten voorzijde gebouw tijdens gepland onderhoud. * Besluit = B * Aktie = A Planning glazenwasser 2015; Zaterdag 23 mei 2015 Maandag 24 augustus 2015 Maandag 23 november