Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 12 januari 2017, aanvang 13:00 uur.

Transcriptie

1 Notulen VvE Hoofdsplitsing Complex Hoek Prinsesseweg/Wilhelminakade Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 12 januari 2017, aanvang 13:00 uur. Totaal aantal stemmen: 2; aantal stemmen vertegenwoordigd: 2 (100 procent) Aanwezig Stichting De Samenwerking Pensioenfonds Woningen Hoek Prinsesseweg/Wilhelminakad 1. Opening Het verzoek wordt namens de bestuurder van de Hoofdsplitsing, de heer H. Zaagman, gedaan aan de beheerder, de heer I. de Zee, om op te treden als voorzitter van de vergadering. De aanwezigen namens index 1 (de heer R. Flesseman) en index 2 (de heer J. Hartsema) stemmen met dit voorstel in. Na een korte voorstelronde opent de voorzitter, de heer I. de Zee, de vergadering om uur en heet de aanwezigen van harte welkom. 2. Vaststellen agenda en aantal stemmen De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Beide indexen zijn aanwezig en/of vertegenwoordigd door gevolmachtigden. Er is voldoende quorum en er kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen. 3. Ingekomen en uitgaande stukken, mededelingen Ingekomen stukken: - Meerkeuzepolis Centraal Beheer - Dekra Expertise n.a.v de schade ontstaan op 27 juli 2016 aan de overkapping - Brief Meeus afwijzing waterschade door losse badkamertegel Er bestaat geen behoefte van de vergadering de polis van Centraal Beheer in te zien. De vergadering is voorts bekend met het Dekra rapport. Er is opdracht verstrekt door de beheerder tot herstel van de schade aan Bouwbedrijf Eldering De Vries. De beheerder geeft aan niet op de hoogte te zijn van de waterschade ontstaan door de losse wandtegel. Aangezien de schadeverzekeringen niet zijn ondergebracht bij Schreuder Makelaardij Groningen B.V. zal door de beheerder op deze brief van Meeus geen actie worden ondernomen. De voorzitter van de vergadering geeft aan bij het bestuur dat de verrichtte dienstverlening m.b.t. de schadeafwikkeling aan de overkapping richting verzekeraar niet onder werkzaamheden, zoals benoemd in de beheerovereenkomst valt. Hiervoor zal echter geen factuur vanuit de beheerder verzonden worden. In punt 5 zal hier op terug gekomen worden. Uitgaande stukken: Er zijn geen uitgaande stukken Mededelingen: Er zijn geen mededelingen 4. Notulen vorige ALV De notulen van de ALV van 4 maart 2016 worden per pagina doorgenomen. Alle actiepunten zijn doorgenomen en afgehandeld. Het eigen risico blijft 500 i.p.v. het voorstel deze te verlagen naar 250. Dit omwille van enerzijds de premieverhoging van 0,46 naar 0,55 en anderzijds om te voorkomen dat het claimgedrag toeneemt. De beheerder licht toe dat schademeldingen geregistreerd worden door de verzekeraar. Toenemend claimgedrag kan leiden tot verhoging van het eigen risico. blz. 1

2 Er is op vrijdag 6 december 2017 een bezoek gebracht aan de notaris, die de splitsingsakte gepasseerd heeft. De notaris, mr. A.J. Nielsen, heeft t.a.v. de kosten van de dakbedekking en toewijzing van de kosten een uitleg gegeven. De conclusie is dat de constructie van het gebouw (waaronder de dakconstructie) toegewezen wordt aan beide indexen. Ten aanzien van de dakbedekking waarover al langere tijd onduidelijkheid bestaat binnen de VvE concludeert de notaris dat de kosten van de laagbouw toevalt aan de eigenaar(s) van de laagbouw en de kosten van de hoogbouw toevalt aan de eigenaar(s) van de hoogbouw. Ten aanzien van dit laatste punt, de toedeling van de kosten van de dakbedekking wenst de vergadering graag een schrijven te ontvangen van de notaris. De vergadering gaat akkoord met de kosten die voor deze werkzaamheid in rekening worden gebracht door de notaris. De notulen van de ALV van 4 maart 2016 worden vastgesteld en goedgekeurd. Besluit: De vergadering stelt de notulen van de ALV van 4 maart 2016 vast en deze worden goedgekeurd. Besluit: Het eigen risico op de gebouwenverzekering blijft 500 Actiepunt: De beheerder zal notaris mr. A.J. Nielsen verzoeken een brief te zenden aan het bestuur waarin duidelijk wordt dat de kosten van de dakbedekking van de laagbouw zijn toegewezen aan de eigenaar van de laagbouw en de kosten van de dakbedekking van de hoogbouw aan de eigenaars van de hoogbouw. 5. Verzekering 5.1 Procedure afhandelen claim op de opstalverzekering (melden/claimen/afhandeling van het schadegeval) De heer Zaagman stelt dat uit niets blijkt dat er een noodvoorziening is aangebracht ten tijde van de schademelding (juli 2016). Hiervoor is wel gefactureerd. De beheerder meldt dat de factuur aan de schadeverzekeraar is doorgestuurd ter afhandeling. Er is onvrede over de duur van de afhandeling van de schade. Tot op heden heeft er geen herstel plaatsgevonden. De vergadering wenst te vernemen van de beheerder wat een werkzame methode is om schades te behandelen. De beheerder stelt voor om schades centraal te blijven melden bij de voorzitter van het bestuur. Het advies is kritisch te blijven kijken of het een gedekte schade betreft. In geval van schades binnen de schil (bijvoorbeeld een lekkende wasmachine) is er vaak sprake van een kwestie welke tussen de bewoners onderling opgelost dient te worden. Onnodig claimgedrag dient te worden voorkomen. Bedacht dient daarbij te worden dat elke claim, al dan niet resulterend in een uitkering, wordt geregistreerd door de verzekeraar. Claimgedrag kan, ongeacht of dit leidt tot een schade-uitkering leiden tot een verhoging van het eigen risico. nagekomen bericht: Inmiddels heeft de beheerder contact gehad met Eldering De Vries. Het glas is besteld en heeft een levertijd van 6 weken. Verwachting is dat de schade begin februari hersteld wordt. ASR Gedane navraag bij de verzekeraar van de opstallen leert dat op de polis nog steeds pannen met mastiek wordt vermeld, terwijl er sprake is van een bitumineuze dakbedekking. Voorafgaand aan acceptatie van de verzekering door de verzekeraar is een inspectierapport opgesteld. Hierbij heeft ASR kunnen constateren dat er sprake is van een bitumineuze dakbedekking, zo heeft zij telefonisch meegedeeld aan de beheerder per Bij calamiteiten kan de verzekeraar zich hier niet achter verstoppen. Correcter is het de juiste omschrijving op te laten nemen op het polisblad. Dit kan na schriftelijke opdracht door het bestuur aan de tussenpersoon Meeus. Centraal Beheer Het taxatierapport van het complex van oktober 2014 (Slager Expertise) dient enkel als basis voor de premieberekening voor de verzekeringen afgesloten door de VvE bij Centraal Beheer. De verzekerde bedragen zijn dus niet afhankelijk van de getaxeerde herbouwwaarde (aansprakelijkheidsverzekering en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering). De premie is daarentegen wel afhankelijk van de herbouwwaarde. Het is zaak de juiste herbouwwaarde door te geven aan Centraal Beheer. Niet uit te sluiten is dat er een herberekening van de premie zal plaatsvinden door de verzekeraar. Werkzaamheden zoals bijvoorbeeld het begeleiden/afwikkelen van gemelde schades vallen niet onder de huidige beheerovereenkomst, maar zijn extra werkzaamheden. Door de voorzitter zal aan de directie van blz. 2

3 Schreuder VGM een voorstel worden gedaan. Het voorstel behelst het onderbrengen van de gebouwenverzekering van ASR bij Makelaardij Schreuder Groningen B.V. In dat geval dient de bestaande beheerovereenkomst wel te worden herzien.de directie van Schreuder VGM dient het voorstel te accorderen. Aangezien Centraal Beheer een zogenaamde direct writer is kunnen bedoelde verzekeringen niet bij Makelaardij Schreuder Groningen B.V. worden ondergebracht. Actiepunt: Doorgeven door bestuur van juiste herbouwwaarde aan Centraal Beheer ad i.p.v zoals gehanteerd wordt door de verzekeraar. Actiepunt: Voorstel aan directie Schreuder VGM voor onderbrengen opstalverzekering bij Schreuder Makelaardij Groningen B.V. Actiepunt: Wijziging aanpassing omschrijving dakbedekking op polisblad ASR door bestuur. Actiepunt: Nagaan bij aannemer Eldering De Vries wanneer schade naar verwachting hersteld wordt. noot; bij navraag verwachting primo februari Vaststelling jaarverslag Het jaarverslag wordt per pagina doorgenomen. Er zijn een aantal opmerkingen. De heer Bas de Jong geeft uitleg bij het Jaarverslag. - Pagina 1 - Nog te ontvangen bedrag van 117,17 is het saldo van de nog te ontvangen creditrente ABNAMRO ad 9,24 en ASR schademelding ad 107,93 - Pagina 1 - Crediteuren/nog te betalen bedragen heeft betrekking op het moment van ontvangst van de nota verzekeringen 2017, welke niet vermeld mag worden op de Verlies/Winst van 2016 versus het moment van daadwerkelijke boeking in Pagina 2 - De benaming planmatig onderhoud dient gewijzigd dotatie onderhoudsfonds. - Pagina 2 - De posten dagelijks/klein onderhoud en planmatig onderhoud dienen te worden samengevoegd tot dotatie onderhoudsreserve. - Pagina 2 - Opstalverzekering begroting 2017 dient op begroot te worden i.p.v Pagina 2 - Voorts dienen de verschillende verzekeringen met bijbehorende premies overzichtelijker gepresenteerd te worden. - Pagina 3 - De afkortingen NTO en NTB dienen komen te vervallen. - Pagina 3 - Het premiebedrag voor de glasverzekering is onduidelijk. Aangezien de glasverzekering voor de commerciële ruimten van index 1 niet meer onder de verzekering valt leeft het idee in de vergadering dat dit zou resulteren in een grotere daling van de premie voor huidige verzekering. Het jaarverslag van 2016 wordt goedgekeurd onder de voorwaarden dat de besproken aanpassingen door de beheerder worden verwerkt en het jaarverslag tevens wordt goedgekeurd op de eerstvolgende ALV van index 2. Besluit: Het jaarverslag van 2016 wordt goedgekeurd onder de voorwaarden dat de besproken aanpassingen door de beheerder worden verwerkt en tevens worden goedgekeurd op de eerstvolgende ALV van index 2. Actiepunt: De beheerder dient het jaarverslag aan te passen op de genoemde punten. 7. Vaststellen jaarlijkse bijdrage De jaarbijdrage voor 2017 is reeds door index 2 voldaan. De bijdrage voor 2018 wordt niet verhoogd en wordt door de beheerder begin december in rekening gebracht bij beide indexen. noot; Aangegeven is door de beheerder dat het idee leefde dat beide indexen reeds betaald hadden. Index 1 dient de factuur nog te voldoen. Besluit: De bijdrage voor 2018 wordt niet verhoogd en wordt als zodanig vastgesteld. 8. Vaststellen begroting De begroting wordt unaniem vastgesteld onder voorwaarde dat de goedkeuring tevens plaatsvindt tijdens de eerstvolgende ALV van index 2. Besluit: De begroting wordt unaniem vastgesteld onder voorwaarde dat de goedkeuring plaatsvindt tijdens de eerstvolgende ALV van index 2. blz. 3

4 9. Rondvraag De heer Hartsema vraagt of de glasschade van de ruiten (lekkage dubbele beglazing door een constructiefout in het complex) kunnen worden geclaimd bij de verzekeraar. De beheerder adviseert het bestuur contact op te nemen met de verzekeraar. De vraag blijft natuurlijk of een dergelijke schade (gevolg van een constructiefout) een gedekte gebeurtenis is. 10. Sluiting De voorzitter van de vergadering sluit de vergadering om uur en bedankt iedereen voor hun aanwezigheid. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter beheerder blz. 4

5 Besluitenlijst VvE Hoofdsplitsing Complex Hoek Prinsesseweg/Wilhelminakade Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 12 januari 2017, aanvang 13:00 uur. 4. Notulen vorige ALV 4.1 De vergadering stelt de notulen van de ALV van 4 maart 2016 vast en deze worden goedgekeurd. 4.2 Het eigen risico op de gebouwenverzekering blijft Vaststelling jaarverslag 6.1 Het jaarverslag van 2016 wordt goedgekeurd onder de voorwaarden dat de besproken aanpassingen door de beheerder worden verwerkt en tevens worden goedgekeurd op de eerstvolgende ALV van index Vaststellen jaarlijkse bijdrage 7.1 De bijdrage voor 2018 wordt niet verhoogd en wordt als zodanig vastgesteld. 8. Vaststellen begroting 8.1 De begroting wordt unaniem vastgesteld onder voorwaarde dat de goedkeuring plaatsvindt tijdens de eerstvolgende ALV van index 2. blz. 5

6 Actiepuntenlijst VvE Hoofdsplitsing Complex Hoek Prinsesseweg/Wilhelminakade Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 12 januari 2017, aanvang 13:00 uur. De beheerder dient het jaarverslag aan te passen op de genoemde punten. Behandeld door: Bas de Jong (medewerker kantoor) De beheerder zal notaris mr. A.J. Nielsen verzoeken een brief te zenden aan het bestuur waarin duidelijk wordt dat de kosten van de dakbedekking van de laagbouw zijn toegewezen aan de eigenaar van de laagbouw en de kosten van de dakbedekking van de hoogbouw aan de eigenaars van de hoogbouw. Behandeld door: Idsard de Zee (medewerker kantoor) Doorgeven door bestuur van juiste herbouwwaarde aan Centraal Beheer ad i.p.v zoals gehanteerd wordt door de verzekeraar. Behandeld door: Voorzitter VvE bestuur Voorstel aan directie Schreuder VGM voor onderbrengen opstalverzekering bij Schreuder Makelaardij Groningen B.V. Behandeld door: Idsard de Zee (medewerker kantoor) Wijziging aanpassing omschrijving dakbedekking op polisblad ASR door bestuur. Behandeld door: Voorzitter VvE bestuur Nagaan bij aannemer Eldering De Vries wanneer schade naar verwachting hersteld wordt. noot; bij navraag verwachting primo februari 2017 Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 13 januari 2017 Behandeld door: Idsard de Zee (medewerker kantoor) blz. 6