Notulen van Vergadering van eigenaars, gehouden donderdag 30 april 2015, aanvang 18:00 uur.

Transcriptie

1 Notulen Totaal aantal stemmen: 594; aantal stemmen vertegenwoordigd: 121 (20,37 procent) Aanwezig Mevrouw L. van Bokhorst-van Keken (11), De heer N. Duerink (11), Mevrouw E.E. Kanters-van den Brink en/of De heer R. van den Brink (11), De heer M.O. Koerts (11), De heer P. Lamark en/of Mevrouw J.C. Lamark-Pul (11), Mevrouw L.C. van Oord (11), De heer J.G.W.M. Pot (11), Mevrouw J.H. van Wijngaarden (11), Mevrouw D.B.Y.M. Zee en/of De heer S.H.A. Vincent (11) Volmacht afgegeven De heer D.P. van Leeuwen (11), Mevrouw I. Lubbers (11) Afwezig met bericht De heer P. Verhoog (11) Afwezig De heer M. Al-Edany (11), De heer E. Atesli (11), De heer A.R. Baretta (11), De heer R.C. Baron (11), De heer M.H. van Beek (11), De heer G.C. de Boer (11), De heer A.R. Boer en Mevrouw L.D. Karsten (11), De heer S. Bommezijn (11), De heer D. Bos (11), De heer V.M. Bovenberg (11), De heer D.J. Brand en Mevrouw N.S. Hoogteijling (11), De heer D.W. Bulten (11), De heer M.J.W. van Dijk (11), De heer P. van Eijkeren (11), De heer I.C. de Gans (11), De heer B.J.H. Hadderingh (11), De heer A.E. van de Hoef en Mevrouw J. van Ginkel (11), De heer A.M. Hofland (11), De heer J.C. de Jong (11), De heer en mevrouw B.J. Kistenkas (11), De heer L.J. Konings (11), De heer J. Küdün (11), De heer E.D. Kwakman (11), Mevrouw M. Meijerman (11), Mevrouw I.S.Y. Mooijekind (11), De heer H. Muijs (11), De heer D. Noto (11), De heer K. Oulad-Eddib (11), De heer H.M. Pan (11), Mevrouw H. Pauli en De heer J.P. Hectors (11), Mevrouw M. Peters (11), De heer R. Pol (11), De heer A. Rebergen (11), De heer A. Reijne (11), De heer D.R.N. Rink (11), De heer B. van Schaik (11), De heer R. van Slooten (11), De heer M. Ton en Mevrouw M. Brundel (11), De heer C. Valkenburg (11), Mevrouw M. Versprille (11), De heer D. van de Water (11), De heer S. Yavas en Mevrouw S.J. Both (11) 1. Opening en mededelingen De voorzitter, Mark Koerts, opent de vergadering met een welkom voor de aanwezigen. Van de 54 eigenaren zijn er 11 vertegenwoordigd, dat zijn 121 van de 594 stemmen. Het bestuur wil dat de beheerder voortaan de uitnodigingen met bijbehorende stukken minimaal 6 weken voor de vergadering in concept aanlevert, zodat daardoor de voorbereiding soepeler verloopt. 2. Ingekomen correspondentie Er is geen correspondentie ingekomen. 3. Notulen vergaderingen 27 mei en 8 juli 2014 (reeds in bezit) De vergadering gaat akkoord met de verslagen van de vorige vergaderingen in 2014 en stelt die ongewijzigd vast. Naar aanleiding van het verslag van 27 mei 2014 geeft Joost Hectors als lid van de Kascommissie aan het nog één keer te doen, dus alleen nog het boekjaar Jaarrekening 2014 (zie bijlage) De jaarrekening 2014 is besproken en aansluitend vastgesteld. Omdat dit het eerste verslagjaar van de nieuwe beheerder ontbreken de vergelijkende cijfers over Het bestuur licht toe dat is bij het tuinonderhoud géén chemische middelen gebruikt worden die niet conform de Nederlandse c.q. Europese wetgeving zijn. De opstelling van de jaarrekening voldoet aan de verwachtingen, de vergadering vraagt alle posten, ook de kleine bedragen, voortaan gespecificeerd op te nemen in de jaarrekening. Besluit: De vergadering stelt de jaarrekening 2014 vast. 4.2 Kascommissie en decharge De kascommissie heeft de jaarstukken gecontroleerd, de antwoorden op de gestelde vragen zijn naar tevredenheid beantwoord, de kascommissieleden hadden helaas nog geen gelegenheid de verklaring te tekenen. Op basis hiervan besluit de vergadering het bestuur te dechargeren voor het gevoerde beleid over het boekjaar Besluit: De vergadering dechargeert het bestuur voor het gevoerde beleid over het boekjaar blz. 1

2 4.3 Bestemming exploitatieresultaat De jaarrekening 2014 sluit af met een overschot van 274,35. Het bestuur vraagt de vergadering een besluit te nemen dit bedrag óf uit te betalen aan de leden óf te storten in het reservefonds. Samen met het exploitatieresultaat 2013 gaat om een totaalbedrag van 1.769,76 conform de toelichting van de balans per 31 december De vergadering besluit het nog te bestemmen exploitatieresultaat per 31 december 2014 ten bedrage van 1.769,76 toe te voegen aan het reservefonds. Besluit: De vergadering besluit het nog te bestemmen exploitatieresultaat per 31 december 2014 ten bedrage van 1.769,76 toe te voegen aan het reservefonds 5. Exploitatiebegroting 2016 (zie bijlage) De vergadering wordt gevraagd akkoord te gaan met bijgaande exploitatiebegroting 2016 en de daaruit voortvloeiende maandelijkse VvE bijdrage. Het bestuur licht toe dat in de post 'onderhoud bestrating' inclusief het verwijderen van onkruid is. De begroting 2016 sluit met een totaalbedrag van 5.355, hieruit volgt een maandelijkse van 8,26. Besluit: De vergadering gaat akkoord te gaan met de exploitatiebegroting 2016 en de daaruit voortvloeiende maandelijkse VvE bijdrage van 8,26 6. Bestuur en commissies Mark licht de samenstelling en toelichting op lopende zaken van bestuur, kascommissie, technische commissie en feestcommissie: zie separate bijlage bij de uitnodiging. Ook licht hij de VvE structuur toe van hoofdsplitsing en ondersplitsingen Woningen en Parkeren van de VvE's Boogie Woogie. Nieuwe aanmelding voor bestuur en commissies zijn zeer welkom. De Technische commissie (TC) geeft dat er weinig in 2014 te doen was, wel was de slagboom defect die inmiddels door de verzekeraar vernieuwd is. Bas Vincent stelt zich beschikbaar als lid van de TC en is benoemd door de vergadering. Jan Som stelt zich beschikbaar als lid van de Kascommissie en benoemd, de huidige Kascommissieleden Joost Hectors en Robbie van den Brink zijn herbenoemd. Linda Bokhorst geeft te kennen als bestuurslid te stoppen. Ze licht toe dat het weinig werk is, Mark als voorzitter en Cor als beheerder verzetten meer werk. Mark wil graag 3 leden in het bestuur om de taken wat te kunnen verdelen. Chantal Lamark en Bas Vincent stellen zich hiervoor beschikbaar, de vergadering benoemt de nieuwe bestuursleden en herbenoemt Mark als voorzitter. De evenementencommissie bestaat uit Bas Vincent en Robbie van den Brink, zij organiseren met de commissie van VvE Woningen de barbecue. Besluit: De vergadering benoemt Bas Vincent als lid van de TC, Jan Som als lid van de Kascommissie en herbenoemd Joost Hectors en Robbie van den Brink als Kascommissieleden, Chantal Lamark en Bas Vincent als nieuwe bestuursleden en herbenoemt Mark als voorzitter van het bestuur. 7. Rondvraag en sluiting De vergadering gaat akkoord met het voorstel om alle correspondentie vanuit de VvE beheerder zoveel mogelijk per te doen. Ook de uitnodigingen van de algemene ledenvergadering, de uitnodigingsbrief wordt om formele redenen ook per post verstuurd aan de leden. Ook de vernieuwde slagboom is (te) licht uitgevoerd en kan snel weer kapot gaan. De TC van VvE Parkeren gaat samen met de TC Woningen kijken of een opzetpaal, waarop de slagboom terecht komt, een oplossing is. De slagboom en dat stukje grond is nl. van de Hoofdsplitsing. Gebreken aan het schilderwerk betreft de eengezinswoningen en zou mogelijk garantiewerk zijn van Heyligers, dit is echter geen VvE zaak. De eigenaren van de eengezinswoningen kunnen het buitenschilderwerk gezamenlijk uit laten voeren, maar zal in per woning in 'privé' aangepakt moeten worden. Het bestuur schrijft de eigenaar aan voor de aanhanger op het terrein, parkeren is uitsluitend toegestaan in de parkeervakken. Mark sluit de vergadering en bedankt een ieder voor zijn of haar aanwezigheid en inbreng. blz. 2

3 Besluit: De vergadering gaat akkoord met het voorstel om alle correspondentie vanuit de VvE beheerder zoveel mogelijk per te doen. Actiepunt: De TC van VvE Parkeren gaat samen met de TC Woningen kijken of een opzetpaal, waarop de slagboom terecht komt, een oplossing is. Actiepunt: Het bestuur schrijft de eigenaar aan voor de aanhanger op het terrein, parkeren is uitsluitend toegestaan in de parkeervakken. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter bestuurder blz. 3

4 Besluitenlijst 4.1 Jaarrekening 2014 (zie bijlage) 41.1 De vergadering stelt de jaarrekening 2014 vast. 4.2 Kascommissie en decharge 42.1 De vergadering dechargeert het bestuur voor het gevoerde beleid over het boekjaar Bestemming exploitatieresultaat 43.1 De vergadering besluit het nog te bestemmen exploitatieresultaat per 31 december 2014 ten bedrage van 1.769,76 toe te voegen aan het reservefonds 5. Exploitatiebegroting 2016 (zie bijlage) 5.1 De vergadering gaat akkoord te gaan met de exploitatiebegroting 2016 en de daaruit voortvloeiende maandelijkse VvE bijdrage van 8,26 6. Bestuur en commissies 6.1 De vergadering benoemt Bas Vincent als lid van de TC, Jan Som als lid van de Kascommissie en herbenoemd Joost Hectors en Robbie van den Brink als Kascommissieleden, Chantal Lamark en Bas Vincent als nieuwe bestuursleden en herbenoemt Mark als voorzitter van het bestuur. 7. Rondvraag en sluiting 7.1 De vergadering gaat akkoord met het voorstel om alle correspondentie vanuit de VvE beheerder zoveel mogelijk per te doen. blz. 4

5 Actiepuntenlijst De TC van VvE Parkeren gaat samen met de TC Woningen kijken of een opzetpaal, waarop de slagboom terecht komt, een oplossing is. Status: Vastgelegd Behandeld door: Technische commissie Het bestuur schrijft de eigenaar aan voor de aanhanger op het terrein, parkeren is uitsluitend toegestaan in de parkeervakken. Status: Vastgelegd Behandeld door: Bestuur / Bestuurslid blz. 5