Dienstenpakket De Rendant

Transcriptie

1 Dienstenpakket De Rendant A. Administratie en Financiën 1. Het uitvoeren van het administratief beheer, naar beste weten en kunnen en met inachtneming van de belangen van de vereniging. Ledenbestand en contributie 1. Het administratief bijhouden van het ledenbestand van de vereniging. 2. Het incasseren en administreren van de door de eigenaars aan de vereniging verschuldigde, door de ledenvergadering vastgestelde, periodieke bijdragen ten gunste van een bankrekening op naam van de vereniging. 3. Het incasseren van eventuele extra bijdragen ten behoeve van werkzaamheden in relatie tot buiten de lopende begroting vallende uitgaven en of exploitatietekorten, waartoe de vergadering heeft besloten. 4. Het bewaken en signaleren van eventueel optredende achterstanden in de betaling van deze bijdragen, en zo nodig, het in gang zetten van de incassoprocedure. 5. Het behandelen van vragen van de leden omtrent hun financiële verplichtingen aan de vereniging. Financiële middelen van de vereniging 1. Het in overleg met het bestuur beheren en administreren van de ten name van de vereniging staande bankrekeningen. Dit kan betreffen een zogenaamde rekening courantrekening en een of meerdere spaarvormen. 2. Overschotten op de rekening courant worden periodiek overgeboekt ten gunste van een spaarrekening op naam van de vereniging. 3. Het betalen van alle voor rekening van de vereniging komende kosten en lasten, welke vallen binnen de gemaakte afspraken en de begroting, en deze maandelijks afrekenen met de vereniging. De in rekening gebrachte kosten worden door de opdrachtgevers gecontroleerd en geaccordeerd. 4. Het signaleren van vorderingen op derden en zorgdragen voor de incasso van deze vorderingen. 1

2 Financieel jaarverslag 1. Het één maal per jaar opmaken van een jaarrekening onder meer aangevende vorderingen schulden, liquide middelen en reservevorming over het afgelopen verenigingsjaar (balans en exploitatierekening). Dit binnen een termijn van zes maanden na afloop van het verenigingsjaar. 2. Het ter controle overleggen van alle relevante financiële gegevens, waaronder de bankbescheiden, de bijbehorende originele nota's en verdere relevante documenten en informatie. Dit overleggen geschiedt aan door de vergadering benoemde leden van de kascommissie. Financiële begroting 1. Het opstellen van de voor het komende boekjaar en het berekenen van de door de leden verschuldigde maandelijkse bijdragen, ter goedkeuring voor het bestuur en de ledenvergadering. Verzekeringen 1. Het zorgen voor het verzekeren van het gebouw conform het gestelde in de Akte aan de hand van de beschikbare gegevens en in opdracht van het bestuur, Dit betreft niet een taxatie van de herbouwwaarde van het onroerend goed op basis van artikel 275 van het Wetboek van Koophandel. 2. Het adviseren en in opdracht van de vereniging afsluiten van andere gewenste dan wel noodzakelijke verzekeringen betreffende het gebouw of de vereniging. 3. Het behandelen en afwikkelen van assurantie/schadezaken aangaande de vereniging met inbegrip van de begeleiding van schadeafwikkeling en dergelijke tot een bedrag van 5.000,-. Voor de besluitvorming omtrent schadeafwikkeling waarmee hogere bedragen zijn gemoeid zal conform het bepaalde in de Akte goedkeuring en of een besluit van de vergadering nodig zijn. Dit in verband met de wijze van uitvoering omtrent het herstellen van de schade. Archivering 1. Het archiveren van de verenigingsbescheiden. De notulen/besluiten van de vergadering en de financiële gegevens blijven gedurende 7 jaar bewaard. De overige stukken en documenten blijven gedurende 5 jaar bewaard. 2. Bij het beëindigen van de overeenkomst zullen de archieven aan de vereniging of een daartoe aan te wijzen orgaan worden overgedragen. B Ledenvergadering 1. Het inhoudelijk ondersteunen van de diverse organen van de vereniging bij het administratief beheer, naar beste weten en kunnen en met inachtneming van de belangen van de vereniging. 2

3 2. Het verzorgen van de correspondentie van de vereniging ten aanzien van alle administratieve en financiële zaken. Algemene ledenvergadering 1. Het één maal per jaar organiseren, convoceren, bijwonen en notuleren van een algemene ledenvergadering met inachtneming van de relevante bepalingen in het huishoudelijk reglement. Indien door de vereniging geen voorzitter wordt geleverd kan tegen het additionele tarief ook in het voorzitterschap worden voorzien. 2. Het in overleg met het bestuur van de vergadering vaststellen van datum, plaats en agenda voor de vergadering. 3. Het verstrekken aan de leden van de relevante en afgesproken vergaderstukken. 4. Het verzorgen van volmachten ten behoeve van de leden die verhinderd zijn de vergadering bij te wonen. 5. Het opmaken en versturen van de notulen van de vergadering aan de leden binnen zes weken na de datum van de desbetreffende vergadering. C Dagelijks onderhoud 1. Het behandelen van alle aangelegenheden die verband houden met het reparatie- en contractonderhoud van gemeenschappelijke voorzieningen binnen het kader van de door de vergadering vastgestelde begroting en binnen de door de vergadering aangegeven marges. 2. Onder reparatie- en contractonderhoud zoals genoemd onder punt 1 wordt verstaan onderhoud waarvan de werkzaamheden niet in aard, omvang en tijd zijn gepland. Dit betreft onder meer het laten verhelpen van bouwkundige storingen, lekkages, verstoppingen, problemen aan gemeenschappelijke verlichting en storingen van de technische installaties. Tevens wordt hieronder verstaan het onderhoud dat via een serviceovereenkomst wordt verricht. Correspondentie 1. Het verzorgen van de correspondentie met betrekking tot het reparatie- en contractonderhoud van gemeenschappelijke voorzieningen. Uitvoering 1. Het gedurende 24 uur per dag bereikbaar zijn voor de leden van de vereniging ten behoeve van het melden van urgente technische klachten en of calamiteiten aangaande de gemeenschappelijke 3

4 delen. Voor de meldingen buiten de kantooruren betreffende acute zaken zal direct actie worden ondernomen. 2. Het opdragen van de onder reparatie- en contractonderhoud genoemde zaken voor zover zij vallen binnen de gemeenschappelijke voorzieningen van de vereniging. 3. Het aan de hand van de nota's en specificaties beoordelen of de uitgevoerde werkzaamheden "normaal" te noemen zijn en indien akkoord daarvan een aantekening maken op de nota en vervolgens het betaalbaar stellen van de factuur. 4. Indien geen akkoord gegeven kan worden als bedoeld onder bovengenoemd lid 3 zal er contact worden opgenomen met de desbetreffende leverancier teneinde een afdoende antwoord te verkrijgen. 5. Het coördineren van garantieaanspraken voortkomend uit reparatie- en contractonderhoud. D Planmatig onderhoud 1. Het behandelen van alle aangelegenheden die verband houden met het planmatig onderhoud van gemeenschappelijke voorzieningen binnen het kader van de door de vergadering vastgestelde begroting en binnen de ledenvergadering aangegeven marges. 2. Onder planmatig onderhoud van gemeenschappelijke voorzieningen wordt verstaan die onderhoudswerkzaamheden, die voortkomen uit periodieke inspecties, welke vooraf zijn omschreven en begroot in het onderhoudsplan. Het betreft hier onderhoud, herstel en/of vervanging die op grond van het einde van de technische en/of economische levensduur uitvoering behoeft. De activiteiten hebben tot doel het gebouw in zodanige goede staat te houden of te brengen, dat het geheel functioneert overeenkomstig de doelstelling van de vereniging. Met de vereniging is overeengekomen dat begeleidingskosten ten behoeve van aanbestedingen aan derde(n) boven de ,- incl. BTW, extra in rekening mogen worden gebracht door de beheerder. Noodzakelijke maar niet begrote grootonderhoudswerkzaamheden zullen worden uitgevoerd na overleg met het bestuur. Ingeval van zeer urgente werkzaamheden zal het bestuur zo snel mogelijk achteraf geïnformeerd worden. Uitvoering 1. Het verzorgen van de correspondentie van de vereniging ten aanzien van het groot onderhoud van gemeenschappelijke voorzieningen. 2. Het uitbrengen van adviezen aan de ledenvergadering inzake dit groot onderhoud. 4

5 3. Het opstellen en aanvragen van offertes met betrekking tot het groot onderhoud en het beoordelen van de ontvangen offertes. 4. Het ondersteunen van eventuele commissies bij het voorbereiden van besluiten inzake groot onderhoud ten behoeve van de vergadering. 5. Het verstrekken van de opdracht namens de vereniging. 6. Het begeleiden van de werkzaamheden en het toezicht houden op de uitvoering. 7. Opleveren van de uitgevoerde werkzaamheden. 8. Het beoordelen van voorkomende garantie aanspraken voortkomend uit groot onderhoud en wanneer van toepassing het toezien op de tijdige uitvoering van de bedoelde aanspraken. 9. Bijhouden van alle relevante gegevens met betrekking tot het groot onderhoud. E Technische opname en meerjarenraming 1. Het verrichten van tussentijdse bouwtechnische opnamen van het gebouw en/of toebehoren ten behoeve van het eens in de vijf jaar actualiseren van het "Meerjarenonderhoudsplan". 2. Het eens per jaar actualiseren van de Meerjarenraming Onderhoudsbegroting op basis van index. F Dienstverlening bij eigendomsoverdracht Voor deze werkzaamheden zal een bedrag van 94,90 exclusief BTW (prijspeil 2011) aan de verkoper in rekening worden gebracht. Dit bedrag zal jaarlijks worden geïndexeerd. 1. Het uitschrijven van scheidende leden (verkoper) van de vereniging van eigenaars inclusief het per transportdatum opmaken van het saldo nog te betalen gelden dan wel tegoeden door of aan het scheidend lid. 2. Het inschrijven van nieuwe leden (koper) van de vereniging van eigenaars inclusief het toesturen van de bescheiden van de laatste vergadering. Tevens wordt relevante informatie verstrekt omtrent welk bedrag het nieuwe lid van de vereniging van eigenaars dient te betalen alsmede op welke wijze. 3. Het informeren van de notaris en/ of makelaar omtrent de verplichtingen van het nieuwe en het scheidende lid, opdat bij de overdracht een en ander correct kan worden verrekend. 5