DIENSTEN EN BEVOEGDHEDEN MANAGER VVE

Transcriptie

1 I. Standaarddiensten en -bevoegdheden De standaarddiensten en -bevoegdheden omvatten het volgende: A. Technische diensten a) Het behandelen van alle aangelegenheden die verband houden met het zogenaamde dagelijks onderhoud met betrekking tot de gemeenschappelijke gedeelten en de gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouw of gebouwencomplex. Hieronder begrepen het uitbesteden en de controle op uit te voeren werkzaamheden en controleren en verwerken van te ontvangen nota s dienaangaande. b) Het -indien binnen de vereniging een commissie functioneert, belast met technische aangelegenheden, in overleg met deze commissie- afsluiten van onderhoudsovereenkomsten ten behoeve van de technische installaties en gemeenschappelijke voorzieningen. c) Het uitbesteden van, toezicht houden op en controleren van de overige leveranties en diensten ten behoeve van de gezamenlijke eigenaren alsmede het controleren en verwerken van ter zake ontvangen nota's. d) Het behandelen van alle zaken vallende onder de nog van kracht zijnde garantiebepalingen alsmede het toezicht op de naleving van bedoelde garantiebepalingen. e) Het (minimaal) eenmaal per twee maanden bezoeken van het gebouw of gebouwencomplex. f) Het 24 uur per dag 7 dagen per week bereikbaar zijn indien zich calamiteiten voordoen. pagina 1 van 5

2 B. Financiële diensten DIENSTEN EN BEVOEGDHEDEN MANAGER VVE a) Het jaarlijks vervaardigen van een conceptbegroting van de baten en lasten van de vereniging voor het komend boekjaar en het berekenen van de door de appartementseigenaren per maand of kwartaal verschuldigde bijdrage. b) Het zorgdragen voor de administratie en incasso van de voorschot- en definitieve bijdragen, alsmede eventuele andersoortige schulden. Indien specifieke zaken aan een van de leden moeten worden doorbelast worden hiervoor bij dat lid kosten in rekening gebracht. c) Met betrekking tot het bewaken van optredende betalingsachterstanden wordt het volgende overeengekomen: De achterstallige leden zullen voor het eerst 6 weken na de eerste vervaldag worden aangeschreven als onderdeel van de overeenkomst. Weer drie weken later worden zij voor een tweede maal aangeschreven waarbij DAV kosten in rekening zal brengen. Indien 10 dagen later nog geen betaling is ontvangen zal de wanbetaler aangetekend worden aangeschreven en gesommeerd binnen 5 dagen telefonisch te betalen, ook hiervoor brengt DAV kosten in rekening. Indien ook na deze derde herinnering geen betaling is geschied wordt de vordering zonder verder overleg uit handen gegeven, indien de achterstallige bijdrage meer bedraagt dan 100,00, waarbij alle kosten zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk voor rekening van het achterstallige lid komen. d) Het openen, administreren en beheren van één of meer ten name van de vereniging staande (post)bankrekeningen. e) Het betalen, ten laste van de bankrekening(en) van de vereniging van alle, voor rekening van de vereniging komende gemeenschappelijke kosten en lasten. f) Het binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar maken van de jaarrekening, aangevende de baten en lasten over het afgelopen boekjaar en een balans aangevende de bezittingen, vorderingen en schulden van de vereniging. g) Het verstrekken van de jaarstukken aan de kascontrolecommissie en het desgevraagd verstrekken van nadere informatie dienaangaande. h) Het verrichten van financiële handelingen zoals het in rekening brengen van een extra bijdrage bij de appartementseigenaren ten behoeve van uit te voeren grootonderhoudswerkzaamheden etc., waartoe de ledenvergadering heeft besloten. pagina 2 van 5

3 C. Administratieve / bestuurlijke diensten a) Het 1 x per jaar organiseren, convoceren, bijwonen, notuleren en verzenden van de notulen van de jaarlijks te houden algemene ledenvergadering van de vereniging en het verzorgen van volmachten ten behoeve van de leden die verhinderd zijn de vergadering bij te wonen. b) Het 2 x per jaar bijwonen van een bestuursvergadering of een commissievergadering. c) Het verzorgen van de correspondentie van de vereniging, alle technische, financiële en administratieve zaken betreffende. d) Het reageren op meldingen van het niet naleven van de bepalingen van de splitsingsakte en het (huishoudelijk) reglement en de door de vereniging genomen besluiten. e) Het bijhouden van de ledenadministratie. f) De archivering van alle stukken betrekking hebbende op de vereniging. g) De zorg voor het voldoende verzekeren en verzekerd houden van het gebouw of gebouwencomplex tegen schade als gevolg van brand en/of andere gevaren. h) Het doen uitvoeren van besluiten van de vergadering, voor zover deze niet vallen onder de financiële dan wel technische diensten. i) Het doen van schadeaangiften met betrekking tot ten name van de VVE lopende verzekeringen. pagina 3 van 5

4 II. Additionele diensten en bevoegdheden De volgende diensten behoren niet tot de onder I bedoelde standaarddiensten en bevoegdheden en hiervoor apart per geval kosten in rekening gebracht. 1. Technische diensten A. Het vervaardigen van een meerjarenbegroting over een termijn van tien jaar, van het te verwachten grootonderhoud. B. Het voorbereiden en begeleiden van grootonderhoudswerkzaamheden die voortvloeien uit de meerjarenbegroting of vergaderbesluiten. Hieronder vallen de volgende werkzaamheden: Het uitbrengen van een advies ten aanzien van de uit te voeren werkzaamheden Het vervaardigen van een begroting van het in het komend jaar te verwachten grootonderhoud Het aanvragen van offertes Het beoordelen van deze offertes Het in de ledenvergadering toelichten van de te verrichten werkzaamheden Het (steekproefsgewijs) controleren van de werkzaamheden tijdens uitvoering Het opleveren van de werkzaamheden C. Het voldoen aan verscherpte inspectie-eisen buiten de normale inspecties. D. Het begeleiden van de uitvoering van het herstel van door calamiteiten ontstane schade. 2. Financiële diensten A. Het verzorgen van de salarisadministratie van het eventueel in dienst van de vereniging aangestelde personeel, zoals een huismeester. B. Het adviseren omtrent -en verrichten van- alle handelingen, teneinde een maximaal rendement van reserves en voorzieningen te verkrijgen. C. Het verstrekken van tussentijdse financiële informatie / rapportage aan voorzitter, commissie(s) en/of eigenaren. D. Het maken van afrekeningen voor de verdeling van stookkosten, warmwater etc. Hiervoor wordt een percentage van 5% van de totale kosten in rekening gebracht. E. Het op verzoek van de vereniging aanvragen van een accountantsrapport en het in verband daarmee verstrekken van informatie over en inzage geven in de administratie. F. Het financieel afhandelen van schadegevallen. pagina 4 van 5

5 3. Administratieve / bestuurlijke diensten A. Het bij de oprichting van de vereniging eenmalig convoceren en voorzitten van een voorlichtingsbijeenkomst ten behoeve van de leden. B. Het verstrekken van juridische adviezen door een (bedrijfs-)jurist bij rechtskundige aangelegenheden de vereniging betreffende. C. Het organiseren, convoceren, bijwonen, notuleren en verzenden van de notulen van andere vergaderingen dan de algemene jaarvergadering van de vereniging en het verzorgen van volmachten ten behoeve van de leden die verhinderd zijn die vergadering bij te wonen alsmede het organiseren van eventuele bestuursvergaderingen. D. Het verhuren van algemene ruimten alsmede de administratieve afhandeling daarvan. E. Bemoeienis met vervreemding van een appartementsrecht. pagina 5 van 5