Meerjarenonderhoudsplanning. VvE Beheer

Transcriptie

1 Bouwkundig Onderzoek & Advies Projectbegeleiding Meerjarenonderhoudsplanning VvE Beheer

2 Inhoud Wie zijn wij? Wie zijn wij?... Organisatie & werkgebied Zoekt u een beheerder voor uw vereniging van eigenaren of vastgoed? Heeft u een bouwkundig probleem of weet u niet wat de staat van onderhoud is van uw vastgoed? Omnes Vastgoed Management & Advies is een professioneel beheerbureau en bouwkundig adviesbureau in de Randstad. Met alle expertise onder één dak, helpen wij u om uw vastgoed tot het gewenste onderhoudsniveau te krijgen én te behouden. Dienstverlening... 3 VvE beheer... 4 Basispakket VvE beheer administratief... 4 Pluspakket VvE beheer administratief & fi nancieel... 6 Totaalpakket VvE beheer administratief & fi nancieel & bestuurlijk... 7 Extra diensten VvE beheer... 9 Bouwkundig onderzoek & advies Visie Door het in kaart brengen van de onderhoudsconditie van uw vastgoed en de kosten voor onderhoud inzichtelijk te maken in een meerjarenonderhoudsplanning, wordt de fi nanciële situatie duidelijk en betrouwbaar. Met projectbegeleiding, prestatiekeuringen en opleveringskeuringen waarborgen wij de kwaliteit van het onderhoud en blijven onnodige kosten uit. Professioneel beheer van uw Vereniging van Eigenaren (VvE) verdient zich zelf terug en zal de waarde van uw eigendom doen behouden of stijgen. Missie Wij zijn een VvE beheerbureau en bouwkundig adviesbureau dat werkzaam is in de Randstad. Ons beleid kenmerkt zich door een uitgebreid en transparant dienstenpakket en duurzame beheeroplossingen ten behoeve van waardenbehoud van uw vastgoed. Onze klanten zijn woningbouwverenigingen, Vereniging van Eigenaren, vastgoed eigenaren en particulieren. Wij gaan voor een lange termijnrelatie en ontzorgen onze klanten altijd en overal. Onze kernwaarden: kwaliteit, duurzaamheid, transparantie, innovatie, inspiratie, persoonlijke aandacht en deskundigheid. Projectbegeleiding Bestek en prestatie-eisen Meerjarenonderhoudsplanning Pagina 1

3 Organisatie & werkgebied Dienstverlening Omnes Vastgoed Management & Advies is een jonge, transparante, dynamische en duurzame VvE beheerbureau en bouwkundig adviesbureau die bestuurders van Vereniging van Eigenaren, woningbouwverenigingen en vastgoed eigenaren ondersteunt bij het beheer van hun vastgoed. Wij voeren beheer uit van enkele tot honderden woningen. Werkgebied Wij bieden onze diensten aan in de Randstad en geheel Noord-Holland. Ook buiten dit gebied bieden wij onze diensten aan, echter is dit afhankelijk van de beheeropdracht of bouwkundige dienstverlening. Vraag gerust naar de mogelijkheden. Omnes Vastgoed Management & Advies ondersteunt zijn klanten met een brede dienstverlening. Om te voldoen aan de wensen en behoeften zijn verschillende losse modules te combineren. U bepaalt zelf waar u gebruik van wilt maken. Basispakket VvE beheer administratief - In beheer nemen - controleren van verenigingsstukken - welkomstbrieven - ledemadministratie en digitaal VvE-dossier - verzekeringszaken - factuurbehandeling - wijzigingen doorgeven Kamer van Koophandel - beoordelen meerjarenonderhoudsplanning Bouwkundigonderzoek & Advies Pluspakket VvE beheer administratief + fi nancieel basispakket + Meerjarenonderhoudsplanning - bank- en spaarrekening beheren - fi nanciële administratie - jaarverslag en jaarbegroting - incasseren van de servicekosten Totaalpakket basispakket + pluspakket + VvE beheer administratief + fi nancieel + bestuurlijk - agenda algemene ledenvergaderingen en uitnodigingen opstellen - bestuursvergaderingen - adviseren van het bestuur - reparatieverzoeken en schademeldingen - algemene ledenvergaderingen - jaarstukken en agendastukken - begeleiden ledenvergaderingen - notuleren vergaderingen 2 x - selectie aannemers Opstellen bestek & projectbegeleiding Extra diensten VvE beheer Onder andere: - opstarten VvE - activeren slapende VvE - tussentijdse vergaderingen bestuur - extra ledenvergaderingen - altijd notuleren - overleg met gemeente en derden Pagina Pagina 3

4 Basispakket VvE Beheer Administratief Basispakket VvE Beheer Administratief Het beheren begint met het inventariseren van de huidige situatie van uw vereniging. Een goede administratie is van groot belang. Als klant kunt u inloggen in ons digitale VvE-dossier en kunt u alle documenten inzien. Wij houden de ledenadministratie up to date en beheren uw verzekeringsportefeuille. Nieuwe leden in de VvE ontvangen een welkomstpakket en benodigde informatie van de VvE. In beheer nemen Voor dat wij uw vereniging in beheer nemen, maken wij eerst een QuickScan. Hierbij inventariseren wij alle zaken die met VvE-beheer te maken hebben. Waar nodig zullen wij de structuur binnen uw vereniging aanpassen en optimaliseren. Het in beheer nemen vergt veel tijd en energie van beide partijen. Wij zorgen er voor dat dit zorgeloos gebeurd en helpen u met de nodige informatie. Controleren van verenigingsstukken Bij het opstarten van uw VvE gebeurt het vaak dat documenten niet compleet zijn. Wij controleren alle stukken van uw vereniging op volledigheid. De documenten die wij beoordelen zijn onder andere: splitsingsakte en tekeningen, fi nanciële stukken, huishoudelijk reglement, meerjarenonderhoudsplanning en lopende contracten. Welkomstbrieven Verzekeringszaken Wij ondersteunen en adviseren bij het beheren van uw verzekeringen en verzorgen het afwikkelen van schadeclaims. Wij hebben goede afspraken gemaakt met verzekeraars, over voorwaarden en prijzen. Uw vereniging kan zo genieten van ons inkoopvoordeel. Factuurbehandeling Alle inkomende facturen controleren, accorderen en betalen wij. De facturen kunnen uiteraard middels ons digitaal factureringssysteem worden goedgekeurd door het bestuur. Wijzigingen doorgeven aan Kamer van Koophandel Wij ondersteunen uw vereniging bij wijzigingen in het bestuur. De benodigde formulieren om wijzigingen door te voeren bij de Kamer van Koophandel zullen wij samen met het bestuur invullen. Beoordelen meerjarenonderhoudsplanning De meerjarenonderhoudsplanning is een essentieel onderdeel van een gezonde vereniging. Sinds 2008 is elke VvE verplicht een meerjarenonderhoudsplanning te hebben. Heeft u vereniging een meerjarenonderhoudsplanning, ook wel MJOP genoemd, dan beoordelen wij deze op haalbaarheid. Heeft uw vereniging nog geen MJOP of is deze niet compleet, dan kunnen wij na een bouwkundige opname (zie pagina 9 Extra diensten ) van onze bouwkundig adviseurs de MJOP aanpassen of opnieuw opstellen. Alle leden ontvangen van ons een welkomstbrief met daarin de benodigde informatie om in te loggen op onze website. Tevens verstrekken wij een meterkastkaart met de benodigde contactgegevens van Omnes Vastgoed Management & Advies. Ledenadministratie en digitaal VvE-dossier Bij het opzetten van de VvE-administratie worden alle eigenaarsgegevens geregistreerd in ons digitaal VvE-dossier. Het bestuur en leden kunnen inloggen op onze website om eventuele documenten en gegevens in te zien. Zo houdt u grip op de situatie en kunt u documenten eenvoudig controleren. De administratie wordt ingedeeld volgens de splitsingsakte. Pagina Pagina 5

5 Pluspakket VvE Beheer Administratief & Financieel Totaalpakket VvE Beheer Administratief & Financieel & Bestuurlijk Met VvE-beheer Pluspakket geeft u het financiële en administratieve beheer uit handen. Uw vereniging heeft baat bij een gezonde financiële situatie. Wij kijken of er voldoende financiële middelen zijn voor lopende verplichtingen en onderhoud. Alle financiële diensten die bij VvE-beheer komen kijken kunnen wij u aanbieden. Van het openen van bankrekeningen tot het opstellen van een jaarrekening en jaarbegroting. Bank- en spaarrekening Wij openen samen met het bestuur bankrekeningen. Daarnaast beheren en verwerken wij bankafschriften. Financiële administratie Wij beheren de gehele grootboekadministratie van de VvE. Alle inkomsten en uitgaven worden hierin verwerkt. De administratie van de VvE is zo altijd up tot date. Jaarverslag en jaarbegroting Jaarlijks wordt het jaarverslag voor de algemene ledenvergadering samengesteld. Aan de hand van het jaarverslag en het advies van de Kascommissie wordt het aankomende jaar begroot. Door de kascommissie te adviseren en te begeleiden kunnen wij de controlerende taak vereenvoudigen. Elk jaar wordt de begroting opgesteld door onze boekhouders in samenwerking met uw relatiebeheerder. Aan de hand van het jaarverslag stellen zij een begroting voor u op maat samen. Incasseren van de servicekosten Voor het grootonderhoud, de algemene energiekosten en verzekeringen wordt een bijdrage gedaan, de zogeheten servicekosten. Deze servicekosten zijn opgebouwd aan de hand van de meerjarenonderhoudsplanning en de vaste algemene kosten, zoals verzekeringspremies en energierekening voor algemeen gebruik. Maandelijks innen wij de servicekosten en zo nodig verzorgen wij de afwikkeling van de bijdrage. Als bestuurslid van een VvE weet u dat het beheren veel tijd en energie kost. Naast een drukke baan of maatschappelijk leven is dit niet wenselijk. Wij bieden u ondersteuning in bij beheren en besturen van uw Vereniging van Eigenaren. Met VvE-beheer totaalpakket geeft u het financiële, administratieve en bestuurlijk beheer uithanden. Agenda algemene ledenvergadering en uitnodigingen Voorafgaand de algemene ledenvergadering wordt een agenda samengesteld. Deze wordt besproken met het bestuur en na goedkeuring verstuurd met een uitnodiging voor de vergadering aan alle leden van de vereniging. Bestuursvergadering Een bestuursvergadering vindt plaats met het bestuur en/of commissies en is ter voorbereiding op de algemene leden vergadering. Hier zullen wij bij aanwezig zijn om de jaarstukken en verenigingsstukken te bespreken. Adviseren van het bestuur Het besturen van een VvE vraagt om deskundigheid, wij kunnen u hierbij ondersteunen. Onze vastgoedmanager helpt u graag op weg. De vastgoedmanager is bekend met de formele kant van appartementsrecht. Ook voor praktische vragen kunt u bij hem terecht. Reparatieverzoeken en schademeldingen Voor het afhandelen van reparatieverzoeken kunt u bij ons terecht. Het melden van een schade kan 24 uur per dag en 7 dagen per week via onze webformulier of door te bellen met ons servicenummer. Pagina Pagina 7

6 Totaalpakket VvE Beheer Administratief & Financieel & Bestuurlijk Extra diensten VvE Beheer Algemene ledenvergadering De groep algemene leden is het belangrijkste orgaan van de vereniging en stelt jaarlijks het jaarverslag en de begroting offi cieel vast. Tijdens de algemene vergaderingen kunnen leden van gedachten wisselen en besluiten nemen over allerlei onderwerpen. Wij ondersteunen u bij de voorbereidingen, schrijven de uitnodigingen voor de vergadering en zijn bij de vergadering aanwezig. Jaarstukken en agendastukken Bij de agenda van de vergadering behoren allerlei agendastukken. De agendastukken zijn via onze website in te zien. Voorbeelden hiervan zijn de jaarrekening, jaarbegroting en/of het huishoudelijk reglement. Leden die geen computer hebben ontvangen op verzoek de stukken per post. Begeleiden ledenvergadering Het voorzitten van de ledenvergadering is formeel een bestuurstaak, echter kunnen wij ons voorstellen dat niet ieder bestuur een vergadering kan en wil leiden. Wij kunnen op verzoek als dagvoorzitter optreden om de vergadering in goede banen te leiden. Notulen vergadering Het is belangrijk om tijdens de algemene ledenvergadering te notuleren. Goede notulen zijn belangrijk om misverstanden en onduidelijkheden te voorkomen. Wij ondersteunen het bestuur met het opvolgen van de besluiten en de te nemen acties. Het notuleren zal in de eerste twee vergaderingen door ons worden gedaan, waarna het bestuur deze taak overneemt. Mocht het zo zijn dat de vereniging er voor kiest om het notuleren uit handen te geven zullen wij dit als extra dienst doen. Selectie aannemers Met VvE beheer extra kunt u kiezen uit aanvullende diensten. Zo kunt u het opstarten en activeren geheel uit handen geven en hoeft u nooit meer te notuleren. Omnes Vastgoed Management & Advies maakt het u gemakkelijk. Opstarten en activeren van VvE s Bij het opstarten van een nieuwe Vereniging van Eigenaren regelen wij alle jurische, fi nanciële en technisch aspecten. Het kan voor komen dat een VvE nog niet actief is. Het is dan noodzakelijk om uw VvE wakker te schudden om fi nanciële problemen te voorkomen. U voorkomt hiermee dat noodzakelijke onderhoud niet achterstallig onderhoud wordt. Onder extra diensten worden onder meer verstaan: - het verzorgen van tussentijdse bijeenkomsten met bestuur en commissies - het verzorgen van extra ledenvergaderingen - altijd notuleren tijdens algemene ledenvergaderingen - algmene informatie van het bestuur versturen naar de leden - bouwkundig onderzoek en advies - opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning - overleg met gemeente en belanghebbende derden over privaatrechtelijke aspecten in relatie tot onderhoudswerkzaamheden. - adviseren van individuele eigenaren en het bestuur bij wijzigingen in de woningen, zover de vereniging dat aangaat. - het leveren, opvragen of opstellen van bouwtekeningen of aanvragen omgevingsvergunningen Samen met het bestuur wordt een selectie gemaakt uit meerdere aannemers voor uw vereniging. Bij reparatieverzoeken wordt de door het bestuur geselecteerde aannemer ingezet om schade te herstellen. Voor verschillende herstelwerkzaamheden kunnen eenheidsprijzen worden afgesproken om onverwachte kosten te voorkomen. Pagina Pagina 9

7 Bouwkundig onderzoek & advies Projectbegeleiding Met een bouwkundig onderzoek en advies van Omnes Vastgoed Management & Advies worden bouwkundige problemen en risico s inzichtelijk. Het onderzoek Het onderzoek richt zich op de staat van onderhoud van uw vastgoed, maar kan ook uitgevoerd worden op specifi eke problemen. Tijdens het onderzoek worden metingen verricht aan verschillende bouwdelen en elementen volgens NEN Zo wordt onder andere de hechting van het verfsysteem beproefd en gekeken naar de kwaliteit van de ondergrond. Rapportage Na dat een bouwkundig onderzoek is verricht, worden de bevindingen omschreven in een rapportage. De gebreken worden puntgewijs beschreven en nader besproken. Van de meest voorkomende gebreken zullen foto s met een korte omschrijving u veel duidelijk maken. Advies De te adviseren maatregelen worden opgenomen in de rapportage en/of kunnen direct worden verwerkt in de meerjarenonderhoudsplanning. Ook voor het begeleiden en beoordelen van onderhoudswerkzaamheden kunt u bij ons terecht. Tijdens het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden kijken wij verder dan alleen estetica. Technisch dient het werk ook goed te worden uitgevoerd om onderhoudstermijnen te kunnen continueren. Projectbegeleiding Het begeleiden van onderhoudswerkzaamheden kost veel tijd en energie. Het is belangrijk dat dit door mensen wordt gedaan die kennis hebben van zaken en goed technisch weerwoord kunnen geven. Wij beoordelen en beproeven het werk die de aannemer heeft uitgevoerd volgens het bestek en opgestelde prestatie-eisen. Bouwvergaderingen Voor dat wordt gestart met de onderhoudswerkzaamheden zal eerst een bouwverdagering plaats vinden. In deze vergadering zullen verschillende bouwkundige, estetische en algemene aspecten worden besproken. Tijdens de uitvoeringsduur van de onderhoudswerkzaamheden kunnen ook extra bouwvergaderingen worden belegd. In deze bouwvergaderingen worden problemen besproken die voortkomen uit de kwaliteitscontroles. De aannemer wordt dan gewezen op de problemen en kan dit direct aanpassen. Oplevering Na dat de onderhoudswerkzaamheden zijn uitgevoerd maken wij een opleveringskeuring. Tijdens deze keuring wordt gekeken naar de kwaliteitseisen bij oplevering die omschreven zijn in het bestek. Als er verschillende punten niet voldoen, zullen wij de aannemer hierop wijzen en dient de gebreken binnen een gestelde periode te herstellen. Pagina Pagina 11

8 Bestek en prestatie-eisen Meerjarenonderhoudsplanning Met een bestek van Omnes Vastgoed Management & Advies bent u zeker van uw zaak. Voorkom juridische en technische problemen door aannemers zonder voorwaarden hun gang te laten gaan. Bestek Voor het uitvoeren van de meerjarenonderhoudsplanning kan een bestek worden opgemaakt. In dit bestek staat de omschrijving van het uit te voeren onderhoud, inclusief de van toepassing zijnde administratieve, juridische en technische bepalingen, materialen en uitvoeringsvoorwaarden. Het bestek kan een volledige beschrijving, een functionele beschrijving of een prestatiebeschrijving van een werk zijn. In onze bestekken stellen wij prestatie-eisen op, die voortkomen uit ons bouwkundig onderzoek. Zonder een bouwkundig onderzoek kunnen helaas geen prestatie-eisen worden opgenomen. Met een bestek van Omnes Vastgoed Management & Advies weet u zeker dat het werk naar behoren wordt uitgevoerd. Onze adviseurs zijn bekend met nieuwste technieken, wet- en regelgeving. Sinds 2008 is het wettelijk verplicht voor vereniging van eigenaren om een meerjarenonderhoudsplanning te hebben voor onderhoud. Maar ook voor vastgoed eigenaren bied dit een uitkomst. Kom niet voor financiële verrassingen te staan. Betrouwbare meerjarenonderhoudsplanning De meerjarenonderhoudsplanning of ook wel MJOP kan zeer nauwkeurig worden opgesteld na een bouwkundig onderzoek en inventarisatie van de hoeveelheden. Problemen worden inzichtelijk en kunnen deze met hoeveelheden worden opgenomen in de MJOP. De kosten in de MJOP zijn dan zeer nauwkeurig en voorkomt fi nanciële verrassingen. Onze bouwkundig adviseurs bespreken de MJOP met de accountant, om uw meerjarenonderhoudsplanning technisch als fi nancieel in orde te krijgen. U heeft al een MJOP Ook als u al een MJOP heeft, kunnen wij deze voor u beoordelen op haalbaarheid en functionaliteit. Mocht de MJOP moeten worden aangepast kunnen wij deze voor u updaten. Pagina Pagina 13

9 Omnes Vastgoed Management & Advies T : I : E : info@omnesadvies.nl