Organisatievormen van een VvE. Doel volgens de wet. Definities volgens de Dikke van Dale. Burgerlijk Wetboek (BW)

Transcriptie

1 Versie: 1.3b Datum: Auteur: Marcel H.A. de Kock Organisatievormen van een VvE Een VvE kan op verschillende manieren georganiseerd zijn. In dit document worden de 3 meest voorkomende organisatievormen bekeken. Een VvE kan niet zomaar van organisatievorm veranderen, dit is afhankelijk van: Het aantal appartementseigenaars dat zich beschikbaar/verkiesbaar stelt voor een bestuurs- of commissiefunctie De inzet en expertise van de bestuurs- en commissieleden De, of zij goedkeuring geven aan de voorgestelde organisatievorm De VvE-statuten, in deze statuten kan een organisatievorm zijn voorgeschreven Veelal ontdekt een VvE in de praktijk welke organisatievorm het beste bij de VvE past. De VvE zal adequaat moeten handelen als er geconstateerd wordt dat de gekozen organisatievorm niet goed functioneert. Een goede VvE-organisatie is van belang om als VvE (in haar totaliteit) goed te kunnen functioneren. Doel volgens de wet De behartiging van de gemeenschappelijke belangen van de appartementseigenaars VvE = Vereniging van (appartement) Eigenaars en/of. Definities volgens de Dikke van Dale Bestuur: (een orgaan) een organisatie, lichaam, college dat krachtens opgedragen bevoegdheid en wettelijk opgelegde verantwoordelijkheden de aangelegenheden van een vereniging ( ) regelt en leidt. Het besturen, het leiden en regelen van zaken en personen. Bestuurder/ster: (een persoon) degene die bestuur voert, of die deel uitmaakt van een bestuur. Statuut: (verzamelnaam) het geheel van voorschriften of verordeningen voor een vereniging. Burgerlijk Wetboek (BW) In de artikelen 1 t/m 147 van het BW 5 en in artikelen: 1 t/m 48 van het BW 2 zijn de bepalingen opgenomen die van toepassing zijn op het appartementsrecht en dus op een. VvE-Statuten In de VvE-Statuten zijn verdere (aanvullende) bepalingen opgenomen met betrekking tot het besturen en/of het beheren van de (desbetreffende). Zoals: Splitsingsakte Splitsingstekening (is leidend!) Het Model Reglement (MR 1973, 1983, 1992 of 2006) Besluiten van de zoals in de notulen vastgelegd Huishoudelijk Reglement (HR) Kadastergegevens Aanvullende processen verbaal ingeschreven in de openbare registers (KvK, Kadaster) Kamer van Koophandel inschrijving (KvK)

2 Binnen de VvE zijn de volgende elementen te onderscheiden De (ook wel Algemene Leden Vergadering (ALV) genoemd) is het hoogste orgaan van de VvE. - Iedere appartementseigenaar is van rechtswege automatisch lid van de VvE. Zij of hun gemachtigden kunnen hun stem uitbrengen in de vergadering waar alle besluiten ten behoeve van de VvE genomen worden. - De besluiten van de VvE worden uitgevoerd door het gekozen Bestuur van de VvE waarbij een aantal taken kunnen worden uitbesteed aan een externe beheerder. Als de VvE/het Bestuur deze taken zelf uitvoert is er sprake van zelfbeheer. - Ieder VvE-lid heeft het recht om agendapunten in te dienen, welke vervolgens in de behandeld dienen te worden. Bestuur van de Het eigen- of externe Bestuur wordt door de benoemd voor onbepaalde tijd en kan door de VvE te allen tijden worden ontslagen. (Bij een extern Bestuur met in achtneming van de overeengekomen opzegtermijn). Het VvE-Bestuur beheert de middelen van de VvE en draagt zorg voor het (laten) uitvoeren van de genomen besluiten van de Vergadering van Eigenaars. Een eigen VvE-bestuur bestaat minimaal uit een bestuursvoorzitter. Eventueel aangevuld met een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester en desgewenst met meerdere (algemene) bestuursleden. - De VvE kan eventueel (tijdelijke) commissies benoemen voor de advisering voor en/of de uitvoering van het exploitatie onderhoud, het meerjarenonderhoud, de groenvoorziening, het Huishoudelijk Reglement e.d. - Het VvE-Bestuur (de benoemde bestuursleden) wordt (worden) ingeschreven bij de KvK als zijnde de wettelijk bevoegd vertegenwoordiger van de VvE. Indien gebruik gemaakt wordt van een externe bestuurder dan wordt deze met naam en toenaam ingeschreven bij de KvK. De VvE-voorzitter welke wordt gekozen uit de leden van de VvE heeft als wettelijke taak het leiden van de. - Ook kan de VvE-voorzitter in overleg met het (externe) VvE-bestuur de agenda mee samenstellen. - Indien gebruik gemaakt wordt van een extern Bestuur fungeert de VvE-Voorzitter als contactpersoon tussen de VvE en dit externe VvE-Bestuur. De kascommissie bestaat minimaal uit twee leden die geen deel mogen uitmaken van het Bestuur. - De kascommissieleden worden jaarlijks door de gekozen en/of herkozen, om na controle verslag uit te brengen over de financiële stukken van de VvE. - Zij ondertekenen een verklaring van bevinding en adviseren de de jaarstukken wel of niet goed te keuren en het bestuurder decharge te verlenen over het financiële beheer van het desbetreffende boekjaar. - Indien er geen gekozen kan worden (en er is geen Raad van Commissarissen) dan dienen de jaarstukken te worden voorzien van een Accountantsverklaring.

3 Organisatievorm I - eigen VvE-bestuur & (zelf)beheer Leidt de Het bestuur van de Beheert de middelen van de VvE en draagt zorg voor het (laten) uitvoeren van de genomen besluiten van de Bestuursvoorzitter Penningmeester Secretaris (algemeen) Bestuurslid Bovenstaande functie(s) voert/voeren zelf het administratief financieel - exploitatie en technisch beheer uit, al dan niet in combinatie met het (incidenteel) inhuren van professionals Verantwoordelijk en wettelijk aansprakelijk voor het correct conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving besturen van de Controleert de financiële VvE-stukken en adviseert de Adviseert de VvE en haar Bestuur bij het uit (laten) voeren van de genomen besluiten van de (bij voorkeur ook een lid van het Bestuur i.v.m. wettelijke handhaving)

4 Organisatievorm II - eigen VvE-bestuur & externe beheerder Leidt de Het bestuur van de Beheert de middelen van de VvE en draagt zorg voor het (laten) uitvoeren van de genomen besluiten van de Bestuursvoorzitter (stuurt en controleert de VvE-beheerder) - eventueel een plaatsvervangend bestuursvoorzitter Penningmeester Secretaris (algemeen) Bestuurslid Verantwoordelijk en juridisch aansprakelijk voor het correct conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving besturen van de Controleert de financiële VvE-stukken en adviseert de Extern VvE-Beheer Verantwoordelijk voor het op aanwijzing van het Bestuur correct (laten) uitvoeren van de overeengekomen dienstverlening vastgelegd in een beheerovereenkomst Administratief beheer Financieel beheer Exploitatie beheer Technisch beheer Aanvullende diensten bijvoorbeeld Huismeester Conflictbemiddeling Additionele juridische bijstand Adviseert de VvE en haar Bestuur bij het uit (laten) voeren van de genomen besluiten van de (bij voorkeur ook een lid van het bestuur i.v.m. wettelijke handhaving)

5 Organisatievorm III extern(e)-bestuur(der) Is contactpersoon tussen de VvE en het extern Bestuur Leidt de Vergadering van Eigenaren Extern(e) Bestuur(der) van de Een (commerciële) partij (of persoon) ingehuurd door de om het Bestuur te voeren van de De externe bestuurder kan een VvE-beheerder zijn. Verantwoordelijk en wettelijk aansprakelijk voor het correct conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving besturen van de Beheert de middelen van de VvE en draagt zorg voor het (laten) uitvoeren van de beslissingen van de Is een door de goedgekeurde en door de VvE Voorzitter getekende Bestuursovereenkomst aangegaan met daarin vermeld de vergoedingen voor het Besturen van de VvE. Eventueel aangevuld met een vergoedingenoverzicht voor additionele diensten Is bevoegd om (contractueel) exploitatieonderhoud te laten uitvoeren en/of (onverwachte) onderhoudsuitgaven te doen tot een bedrag genoemd in de splitsingsakte en/of vastgesteld door de Is bevoegd om de bedragen door de vastgesteld in het MJOP uit te geven voor het (laten) uitvoeren van het gepland onderhoud Is bevoegd om externe partijen in te schakelen voor het uitvoeren van (additionele) VvE-werkzaamheden. Bijvoorbeeld het opstellen van een MJOP, het opstellen van de jaarrekening e.d. Indien hiervoor extra kosten gemaakt moeten worden die voor rekening komen van de VvE dan beslist de hierover. Controleert de financiële VvE-stukken en adviseert de Adviseert de VvE en het externe Bestuur bij het uit (laten) voeren van de genomen besluiten van de (bij voorkeur ook een lid van het bestuur i.v.m. wettelijke handhaving)