VERWERKINGSREGISTER. Rechtsgronden. VvE Metea Postbus AB Nieuwegein Einsteinbaan NJ Nieuwegein (030)

Transcriptie

1 VERWERKINGSREGISTER Rechtsgronden VvE Metea Postbus AB Nieuwegein Einsteinbaan NJ Nieuwegein (030) vve@vvemetea.nl Omschrijving verwerking behoeve van het bijhouden van de ledenadministratie en inzicht geven in het VvE Portaal. behoeve verstrekken gegevens van eigenaars aan bestuur. voor het verzorgen van de debiteurenadministratie van de VvE. Daarbij betalingsgegevens van de eigenaren verwerkt en opgeslagen. Toestemming Overeenkomst Wettelijke plicht Vitale belangen Gerechtvaardigd Verwerwerkingsdoelen Correct beheer voor de VvE voeren. Op verzoek van bestuur gegevens van eigenaars verstrekken ten behoeve van infomatie doeleinden met betrekking tot de VvE. de debiteurenadministratie en het voeren van correspondentie hierover. Categorieën betrokkenen VvE Bestuur. VvE bestuur. Categorieën persoonsgegevens Categorieën ontvangers Alle met de VvE samenwerkende partijen die voor het correct uitvoeren van de werkzaamheden persoonsgegevens nodig hebben. De beoogde bewaartermijn NAW-TE gegevens. Bestuur. Niet van toepassing voor VvE Metea. Incassobureau s, gerechtsdeurwaarders, advocaten en overheidsinstanties. De bewaartermijn van de VvE financiele administratie bedraagt 7 jaar. Dit schrijft de wet voor (artikel 2:10 BW). De overige gegevens bewaard zolang de eigenaar zijn/haar Algemene beschrijving beveiligingsmaatregelen (indien mogelijk) Niet van toepassing voor VvE Metea.

2 behoeve automatische incasso batch. voor het verzorgen van de vergadering van eigenaars. behoeve van het laten uitvoeren van werkzaamheden in/aan gemeenschappelijke gedeelten en/of zaken. Persoonsgegevens verwerken ten behoeve van het laten uitvoeren van werkzaamheden met betrekking tot groot-onderhoud. behoeve van het laten uitvoeren Incasseren van de periodieke VvE bijdrage na ontvangst van een incassomandaat aan de VvE. de vergadering van eigenaars. Persoonsgegevens verstrekken voor het laten uitvoeren van werkzaamheden in/aan gemeenschappelijke gedeelten en/of zaken. Leden van de VvE en VvE Bestuur. gebruikers. NAW gegevens en NAW-gegevens, e- mailadressen voor het versturen van de agenda, de notulen, het samenstellen van de presentielijst en de daarbij behorende onderliggende stukken. Telefoonnummer voor SMS herinnering uitnodiging ALV. Alle persoonsgegevens die in de notulen opgenomen (die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de besluiten van de veragdering van eigenaars). NAW-TE en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor het laten uitvoeren van de werkzaamheden. Banken waar het SEPA incassocontract mee is afgesloten. Opdrachtnemers en aannemers die de werkzaamheden uitvoeren. verkocht en/of totdat de gebruikers niet meer in het comple wonen. Access Online betaalprogramma ABN AMRO Bank.

3 van werkzaamheden met betrekking tot schadeclaims. behoeve van het laten uitvoeren van werkzaamheden met betrekking tot naamplaatjes. voor het verzorgen van de tekenbevoegdheid op de bankrekeningen van de VvE. behoeve van informeren notaris. behoeve inschrijving Kamer van Koophandel. voor het informeren van makelaars. Persoonsgegevens verstrekken voor het laten uitvoeren van overboekingen van de spaarrekeningen naar de betaalrekeningen. Notaris informeren over de financiele afwikkeling van een vertrekkende eigenaar. Bestuur in KvK register inschrijven. de meeste recente VvE stukken bij de verkoop van een appartement. Tekenbevoegden conform besluit algemene ledenvergadering. VvE Bestuur. Bestuur van de VvE. bankgegevens en kopie ID bewijs (zonder voorlegger gekopieerd, dan BSN nummer en Nationaliteit doorgehaald) voor de banken. Banken zoals ABN Amro, Triodos, ASN Bank. tekenbevoegdheid NAW gegevens. Notariskantoor. NAW, Kopie ID bewijs met geboortedatum, geboorteplaats, BSN nummer en nationaliteit. Kamer van Koophandel. Gegevens niet bewaard of opgeslagen. Leden van de VVE. NAW gegevens. Verkopende makelaars.. Niet van toepassing.

4 behoeve taatie. behoeve sleutels en/of tags en/of handzenders. behoeve van stookafrekening. behoeve gebruikersovereenkomst. Up to date houden verzekerde waarde. Het bijhouden van registers van sleutels of tags. de afrekening stookkosten. Het registreren van gebruik. Bestuur van de VvE. Leden van de VvE, leveranciers en andere gebruikers. Bestuur van de VvE en de afrekenende partij. Leden van de VvE, gebruikers en VvE Bestuur. overige gegevens die noodzakelijk zijn voor het laten uitvoeren van de werkzaamheden. overige gegevens die noodzakelijk zijn voor het laten uitvoeren van de werkzaamheden. NAW-TE gegevens. Taateur. VvE bestuur. Bestuur van de VvE en de afrekenende partij. Leden van de VvE, gebruikers en VvE Bestuur. Tot taatie is uitgevoerd en definitief taatierapport is opgesteld. eigenaar een jaar nadat zijn/haar Zo lang gebruik van toepassing is. Access Online betaalprogramma ABN AMRO Bank.

5 behoeve gegevens kinderen of derden bij calamiteiten. behoeve van de verklaring van de Kascommissie. behoeve stukken voor de huuradministratie. behoeve verstrekken gegevens voor aangaan leningen. Handelen bij calamiteiten op verzoek van eigenaar. Uitvoeren van de Kascontrole. Stukken inzien voor opstellen afrekening huurders. Gegevens aanleveren zodat de geldverstrekker op op basis van juiste gegevens de lening kan verstrekken. Derden opgegeven door de eigenaar. NAW-TE gegevens. Leden van de VvE, Bestuur van de VvE en opdrachtnemers en aannemers die de werkzaamheden uitvoeren. Vergadering van Eigenaars/Bestuur van de VvE. Medewerkers groot eigenaar of ingehuurde derden door groot eigenaar. Zo lang de benoeming van de kascommissieleden duurt. verkocht en/of zolang de inzage duurt. NAW gegevens. De geldverstrekker(s). Zo lang de lening loopt.

6 behoeve van de salarisadministratie van het personeel in dienst van de VvE. voor het verzenden van Nieuwsbrieven. bij het overgaan van/naar een ander beheerkantoor. Het facilitairen van de salarisbetalingen. Persoonsgegevens verstrekken voor het uitbrengen van Nieuwsbrieven ten behoeve van informatie over VvE beheer. Correct beheer voor de VvE voeren. Het personeel in dienst bij de VvE en de salarisadministratie. Leden die met hun VvE aangesloten zijn bij VvE Metea en personen die zich aanmelden voor de Nieuwsbrief. VvE Bestuur. NAW-TE gegevens. Het personeel in dienst bij de VvE en de salarisadministratie. personen die zich aanmelden via de website. Bestuur van de VvE of Beheerkantoor. en/of totdat het personeel uit dienst gaat. aanmelding. Men kan zich te allen tijde afmelden. start of stopt. Access Online betaalprogramma ABN AMRO Bank. De website van VvE Metea die hiervoor wordt gebruikt is adequaat beveiligd.