Privacyverklaring Walvi

Transcriptie

1 Privacyverklaring Walvi Via de online dienst Walvi worden privacygevoelige gegevens oftewel persoonsgegevens verwerkt. Walvi is een dienst van MIDDAG. MIDDAG (tevens handelend onder de naam Walvi) acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) stelt. Dat betekent: Wij leggen onze doeleinden duidelijk vast voordat wij uw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacyverklaring; Wij slaan zo min mogelijk persoonlijke gegevens op en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden; Wij vragen expliciet toestemming voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn; Wij treffen de nodige beveiligingsmaatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken; Wij respecteren uw rechten, zoals het recht op toegang, correctie of verwijdering van de bij ons verwerkte persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 juni Rolverdeling Wij zijn in sommige gevallen verwerkingsverantwoordelijke (dat betekent dat wij de doeleinden van de verwerking van uw gegevens bepalen en wij de middelen daarvoor aanwijzen) en in sommige gevallen verwerker (in dat geval geeft een andere partij ons de opdracht om uw gegevens te verwerken, bijvoorbeeld om deze op te slaan in ons systeem). Wanneer wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, kunt u bij ons terecht met vragen over uw persoonsgegevens. In de andere gevallen kunt u terecht bij de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens, die ons heeft ingeschakeld om uw persoonsgegevens te verwerken. Doeleinden van verwerking Wij verwerken uw persoonsgegevens in het algemeen voor de volgende doeleinden: het leveren van de dienst Walvi, waarmee u de mogelijkheid heeft om te communiceren met de school van uw schoolgaande kinderen; het sturen van informatieve s ten aanzien van de dienstverlening (bijvoorbeeld aankondigingen van onderhoud); het analyseren van statistieken en optimaliseren van de diensten.

2 Gebruik van persoonsgegevens Door het gebruiken van Walvi laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden. Contact Als u een contact- of chatformulier in Walvi invult of ons een stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw vraag of opmerking nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. Om vervolgens het contactverzoek (de overeenkomst) met u uit te kunnen voeren, hebben wij de volgende gegevens nodig: Naam (en die van uw kind(eren)); adres; Identificatienummer (ID) van uw account in Walvi (indien bekend); De inhoud van uw bericht. Registreren Gegevens zullen altijd enkel en alleen in opdracht van uw school verwerkt worden, en niet voor andere doeleinden door ons worden gebruikt. Voor het gebruik van Walvi moet u zich eerst registreren door een uitnodiging van de school hiervoor te accepteren. Na registratie bewaren wij via het voor u aangemaakte account de aan ons verstrekte en door u opgegeven persoonsgegevens. Wij bewaren deze gegevens zodat: U deze niet elke keer opnieuw hoeft in te vullen; De school inzage heeft in actuele gegevens om u te kunnen contacteren in het kader van de uitvoering van haar taak of in het geval van calamiteiten; Wij u kunnen contacteren in het kader van uitvoering van de overeenkomst. Registratie voor gebruik van Walvi verloopt op uitnodiging van de betreffende school en hierbij krijgen wij gegevens aangeleverd van uw school. Wij slaan hiervan de volgende gegevens op: uw NAW gegevens; uw telefoonnummer(s); uw adres; uw geslacht; uw identificatienummer (ID) zoals bekend in de administratie van uw school; de aan u toegekende pincode voor registratie; uw relatie tot bepaalde leerlingen, zodat wij kunnen bepalen tot welke leerlinggegevens u toegang heeft. Daarbij levert uw school de volgende gegevens van uw kinderen, voor zover deze onderwijs volgen op de basisschool die gebruik maakt van Walvi. Wij slaan hiervan de volgende gegevens op: NAW-gegevens van het kind; Geslacht van het kind; Geboortedatum van het kind; Identificatienummer (ID) zoals bekend in de administratie van de school; Rapportcijfers, toetsresultaten en dergelijke; Presentie- en absentie-indicatoren. In sommige gevallen ontvangen wij op verzoek van de school ook van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gegevens van uw kinderen. Dit alleen voor zover deze onderwijs volgen op de basisschool die gebruik maakt

3 van Walvi en uitsluitend wanneer de school hier toestemming voor heeft gegeven aan DUO. Wij slaan hiervan de volgende gegevens op: Leerlingnummer van het kind; Onderwijsnummer van het kind; NAW-gegevens van het kind; Geslacht van het kind; Geboortedatum van het kind; Adresgegevens van het kind. Gegevens door gebruik Door het gebruik van Walvi worden gegevens aan ons verstrekt die wij vervolgens opslaan in opdracht van de school waaraan u verbonden bent. Het gaat hierbij om: Correspondentie met de school, bijvoorbeeld berichten die u stuurt naar de leerkracht of reacties die u via Walvi verstuurt; Absenties (ziekmeldingen) die u doorgeeft via Walvi; Uw IBAN (rekeningnummer) en tenaamstelling daarvan, maar alleen wanneer uw school Walvi gebruikt om betalingen af te handelen. Dit doen wij in samenwerking met dienstverlener Mollie; Accountactiviteit in de vorm van aanmeldingen op Walvi of belangrijke handelingen die betrekking hebben op het functioneren en de veiligheid van uw account. Wij slaan van deze activiteit ook uw IP-adres gedurende 30 dagen op. Daarna wordt uw IP-adres geautomatiseerd verwijderd uit onze systemen. Wij bewaren deze informatie zodat wij uw account kunnen beveiligen tegen inbraken en onderzoek kunnen doen bij calamiteiten. Toegang tot Walvi Wanneer u Walvi gebruikt, wordt uw IP-adres met timestamp automatisch opgeslagen in de logbestanden van onze webservers en in de logbestanden van bepaalde (sub)verwerkers. Dit is nodig om ons in staat te stellen de infrastructuur van Walvi op een goede manier te beheren en beveiligen. Wij hebben een gerechtvaardigd beveiligingsbelang bij het opslaan van uw IP-adres voor dit doeleinde. Wij gebruiken uw IP-adres niet om uw gedrag online te volgen, maar wel om misbruik of inbraken te voorkomen en op te sporen. Wij zijn normaliter niet in staat om uw IP-adres te koppelen aan uw naam, adres of andere identificerende informatie, behalve als u ons dergelijke informatie actief heeft verstrekt en gebruik blijft maken van hetzelfde IP-adres. Onze standaard-bewaartermijn voor logbestanden is 6 maanden. Heeft u bezwaar tegen het opslaan van uw IP-adres? Neem dan contact met ons op. Verstrekking aan subverwerkers Wij kunnen uw gegevens doorgeven aan onze onderaannemers ((sub)verwerkers). Deze (sub)verwerkers zijn betrokken bij de levering van Walvi. Deze (sub)verwerkers zijn niet gerechtigd de persoonsgegevens te gebruiken voor andere doeleinden dan voor het leveren van hun diensten aan Walvi en de school. Het is mogelijk dat deze partijen zich buiten Europa bevinden, in dat geval zijn de wettelijk verplichte passende waarborgen genomen. Wij hebben afspraken met deze partijen gemaakt conform de Europese modelovereenkomsten, of de partij heeft een Privacy Shield certificaat. Op verzoek kunnen wij u meer informatie verschaffen over de genomen maatregelen ten aanzien van deze partijen. Met uitzondering van de bij uw kind betrokken partners (zoals scholen en leraren), geven wij uw persoonsgegevens en die van uw kinderen niet door aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf), als wij dat met u hebben afgesproken, als u daar toestemming voor hebt gegeven of als wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Om de overeenkomst met u uit te voeren maken wij in ieder geval gebruik van de diensten van: - ICT-leveranciers; - Uitgeverijen van (methode)toetsen. Daarnaast verstrekken wij uw gegevens en in uitzonderlijke gevallen die van uw kind aan overheidsinstanties, wanneer wij daartoe een wettelijke verplichting hebben.

4 Google Analytics Wij gebruiken Google Analytics van Google LLC (gevestigd in de VS en Privacy Shield gecertificeerd) om algemene statistieken te genereren en te bekijken hoe de dienst Walvi wordt gebruikt door het publiek. Wij hebben een gerechtvaardigd commercieel belang bij het verwerken van deze analytische data. De analyticsprogramma's en cookies die wij gebruiken, volgen niet wat specifieke bezoekers op onze website aan het doen zijn. Tevens hebben wij het delen van de bezoekersdata met Google en derden expliciet uitgeschakeld. Met deze statistieken van Google Analytics is het mogelijk onze diensten te optimaliseren. Wij hebben Google Analytics volledig privacyvriendelijk ingesteld volgens het kader van de Autoriteit Persoonsgegevens en hebben daarom geen toestemming van u nodig om deze cookie te mogen inzetten. Als u bezwaar hebt tegen het gebruik van cookies, kunt u deze uitschakelen in uw browser. Websites van derden Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met Walvi zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken. Wijzigingen in deze privacyverklaring Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Wijzigingen zullen in Walvi worden gepubliceerd en oude versies houden wij op aanvraag beschikbaar. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Wanneer u een actief account bij Walvi heeft informeren wij u hier proactief over via het bij ons bekende adres. Uw rechten Indien u een relatie heeft met ons bedrijf of de aangesloten scholen of scholengemeenschappen, heeft u na schriftelijk verzoek de mogelijkheid uw persoonlijke gegevens in te zien. Wij zullen uw verzoek waar mogelijk doorsturen naar de betrokken scholengemeenschap. Deze laatstgenoemde zal het verzoek verder afhandelen en u inzage geven in de geregistreerde gegevens. Indien de gegevens niet kloppen, kunt u de scholengemeenschap schriftelijk verzoeken om de gegevens te wijzigen of te laten verwijderen. Voor zover wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn voor uw persoonsgegevens, kunt u altijd direct contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder. U heeft de volgende rechten: uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen; inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben; het laten corrigeren van fouten; het verzoeken om (verouderde) persoonsgegevens te laten verwijderen; intrekken van toestemming; verzoeken om een bepaalde verwerking te beperken; bezwaar maken tegen een bepaald gebruik; een klacht indienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens. LET OP DAT U ALTIJD DUIDELIJK AANGEEFT WIE U BENT, ZODAT WE ZEKER WETEN DAT WE GEEN GEGEVENS VAN DE VERKEERDE PERSOON AANPASSEN OF VERWIJDEREN.

5 Contactgegevens Als u vragen heeft over uw privacy en onze privacyverklaring, dan kunt u deze bij voorkeur stellen bij uw basisschool of het schoolbestuur. U kunt deze ook stellen via privacy@walvi.nl, of per traditionele post op het volgende adres. Walvi Witmakersstraat JB Maastricht Kamer van Koophandel