NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV) van de Vereniging van Eigenaars van Résidence Witte Brug, Den Haag

Transcriptie

1 NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV) van de Vereniging van Eigenaars van Résidence Witte Brug, Den Haag Maandag 15 april van uur Vergaderadres: Madurodam te Den Haag Aanwezig aantal stemmen: 40 (van de 54), waarvan 12 volmachten. Totaal aanwezig aantal personen: Opening Nadat de presentielijst is getekend opent de voorzitter, de heer Margés, de vergadering. Het is een reglementaire vergadering, waarin wettelijke besluiten kunnen worden genomen. De notulist is ir. Diny Flinterman-Van Hoeken. Zij is bouwkundige en heeft een bureau voor VvE bestuur. 2. Mededelingen en ingekomen stukken De huismeester, de heer Bertram, is deze maand 65 jaar geworden. Als cadeau is aan hem door het bestuur een bedrag van 500 overhandigd. De vergadering stemt hiermee in. In november dit jaar zal de huismeester 20 jaar in dienst zijn van de VvE. De voorzitter deelt mee dat daaraan tijdens de ALV van november 2013 passende aandacht zal worden geschonken. Ingekomen brief van de eigenaren/bewoners van nr. 44 mevrouw J. v.d. Veen en de heer J. Poppe. Zij zijn geïnteresseerd in een strookje grond naast onze garagemuren. De voorzitter vraagt mandaat voor het bestuur om met hen de mogelijkheden te verkennen. De vergadering stemt hiermee in. Een eventueel voorstel zal aan de ALV worden voorgelegd. 3. Vaststelling notulen van de ALV van 19 november 2012 (HM210213) De notulen worden tegelijk tekstueel en inhoudelijk behandeld: Blz. 1 : punt 3, derde zin: Balustrades (balkonhekken). De heer Rugers stelt, dat hij in aansluiting op de opmerking van de heer Borgman terzake had gesteld dat indien de ALV wil afwijken van de Akte van Splitsing een voorafgaande stemming noodzakelijk is. Hij heeft er bovendien op gewezen dat de ALV eerder heeft uitgesproken dat (grote) projecten integraal moeten worden aangepakt. De voorzitter neemt hiervan nota en stelt vervolgens dat hij eigenaren zeker niet wil beletten om tussentijds en conform de voorwaarden van de VvE een schilderbeurt te laten uitvoeren aan hun balkons (op eigen kosten). Het gaat momenteel om zo n 20 appartementen. Vanaf 13 mei a.s. (na de proef van 1 maand) kan met het schilderen worden begonnen. Het is overigens niet uitgesloten dat schilderwerk aan balkons over zo n 3 jaar wordt opgenomen in het MOP en wel in combinatie met eerder gepland voegwerk aan de gevel aan de NO-zijde. Intussen zijn er balkonhekken, die op korte termijn onderhoud behoeven en gerepareerd moeten worden. Bestuurslid De Gier zal een inventarisatie maken en een voorstel doen. Blz. 3: 4b: Renovatie garages/tuinonderhoud/vloerbedekking: De heer De Gier deelt mee dat het tegelwerk bij de opritten na de garageverbouwing zal worden versterkt en verbeterd. De verzonken verlichting zal tegelijkertijd worden gerepareerd. Ook zal dan de vloerbedekking in de lifthallen op -2 worden gelegd. Blz. 3: 5: Hotelschakelaars: de hotelschakelaars betreffen niet de bewonersgedeelten. Blz. 4 : 1 e alinea: Schoorstenen. N.a.v. een opmerking van mevrouw Van Leeuwen geeft de voorzitter aan dat de tekst letterlijk is overgenomen uit het onderzoeksrapport en stelt voor die tekst te handhaven. Blz. 4: 7: Huismeester: Het bestuur beraadt zich reeds geruime tijd over de wijze waarop de gebruikelijke dienstverlening kan worden voortgezet. Blz. 5: 1 e alinea: Opvolging penningmeester. De heer Van der Linden biedt zich spontaan aan als opvolger en wenst stemming in deze vergadering, omdat hij meent zich tenminste een half jaar te moeten inwerken. De voorzitter van de ALV houdt echter vast aan de voorgeschreven 1

2 procedure van kandidaatstelling bestuursleden met de mogelijkheid om tegenkandidaten aan te geven. Het punt is niet op de agenda vermeld en kan ook daarom niet als zodanig worden behandeld. Blz. 5: 10: Rondvraag: LPG bordjes: Deze blijken, na onderzoek door de voorzitter, inderdaad overbodig. Ze zullen op een geschikt moment worden verwijderd. Garagedeuren en stoepranden: De heer De Gier deelt mee dat deze zullen worden schoongemaakt en weer in de originele staat (d.w.z. betonkleur) zullen worden teruggebracht. Ook de stoepranden met verfresten hebben de aandacht. Op het verzoek van mevrouw Van Leeuwen om weer besluitenlijsten aan het verslag toe te voegen, reageert de voorzitter positief. De notulen worden, met inachtneming van de gemaakte opmerkingen, vastgesteld. 4. Financiën De penningmeester, de heer Luinstra, geeft een toelichting op de balans. Noemenswaardige verschillen ten aanzien van de exploitatie in 2012: Onderhoudsbedragen die hoger zijn uitgevallen: Liften, na liftkeuring zijn verschillende aanpassingen aangebracht. Verlichting, ten gevolge van uitbreiding verlichting terrein. Tuin, ten gevolge van extra werk aan daktuinen. Op Electra is een groot bedrag bezuinigd. Vragen en opmerkingen: Vraag: Kan er op de constante verlichting in de sauna worden bespaard? Antwoord: De kosten zijn nihil, terwijl een ingrijpende installatiewijziging zou moeten worden doorgevoerd. Vraag: Hoe ontwikkelt het reservefonds zich na de uitgaven voor het renovatieproces van de garages? Kan er in volgende jaarstukken worden aangegeven hoe de baten en lasten over meer jaren zich ontwikkelen? Antwoord: Het reservefonds voor 2013 is begroot op ,--. De penningmeester zal inde verslaglegging voortaan 2 voorgaande jaren en 1 begrotingsjaar opnemen. Verwacht wordt dat het bedrag waarvoor de ALV mandaat heeft gegeven voor het project garages niet wordt overschreden. Met complimenten voor de penningmeester over de inspanningen voor het bereiken van een flinke besparing op de energierekening, stemt de vergadering in met de financiële jaarstukken 2012, bekrachtigd door applaus, Het bestuur wordt gedéchargeerd voor het financiële beheer over het jaar Verlenging mandaat leden van de Financiële Commissie Op voorstel van de voorzitter stemt de ALV in met verlenging van het mandaat voor de financiële commissie. In de commissie worden herbenoemd : de heer Visser (voorzitter), die mogelijk in 2014 aftreedt; de heer Koning (aftredend in 2015) en de heer Berger (aftredend in 2017). 6. Afronding project renovatie garages De heer De Gier heeft de volgende mededelingen: Er is ruim 2 weken vertraging opgetreden door te lage temperaturen in de maanden maart en april. Vanaf 11 maart zijn vloeren uitgehakt en er zijn vervolgens dilatatievoegen aangebracht. Op 16 april wordt de 1 e vloer gestort. Er zijn nog zeker 3 weken nodig om het project te voltooien. Andere problemen die zich voordeden: Op -2 garage werd water onder de vloer geconstateerd, als gevolg van lekkage in een put. Op -1 garage werden diverse lekkages aangetroffen o.a. bij de middendeur. Op -1 garage werd een telefoonkabel geraakt, die in het verleden verkeerd was aangebracht. Alle schades zijn hersteld. Ten gevolge van een latere startdatum is er wel een aanzienlijk BTW voordeel (6% in plaats van 21% op arbeidskosten). De kolommen in de garages zullen worden omkleed met beschermend materiaal, zodat er minder schades aan auto s te verwachten zijn. Op de vraag van de heer Fockema Andreae of er ook bij één van de inspringende muurtjes op -1 beschermend materiaal kan worden aangebracht, wordt door de voorzitter geantwoord dat - mede vanwege het belang van uniformiteit - de Adviesgroep Renovatie 2

3 Garages geen steun heeft gegeven aan dit idee. Hij is echter bereid het verzoek opnieuw met het bestuur te bezien, nadat de kolommen eenmaal met het nieuwe materiaal zijn bekleed. Vodafone zal binnenkort de antennes vernieuwen. Het contract loopt nog tot 2017 en zal niet verlengd worden. 7. Energiekostenbesparing Bestuurslid mevrouw De Vries heeft een rapport van de firma De Raay ontvangen over de vele mogelijkheden van energiebesparing in het gebouw. Dit rapport vereist een grondige bestudering, waarbij vele afwegingen een rol spelen. Er is geregeld overleg met de commissie Duurzaamheid van de wijkvereniging Duttendel en Wittebrug de Gemeente Den Haag en een aantal VvE s in de buurt over energiebesparingsmogelijkheden en subsidies die beschikbaar zijn. Genoemd worden eventuele gezamenlijke projecten zoals het aanbrengen van zonnecollectoren. Besloten wordt een adviesgroep samen te stellen, waarin de volgende leden zitting hebben: De dames De Vries (voorzitter), Koot en Margés alsmede de heren Koning, Borgman en Kruidenier. Het is de bedoeling om investeringen behapbaar te maken via subsidies en alternatieve financieringsvormen. De Adviesgroep Energie zal daarom een advies aan het bestuur voorbereiden. Vervolgens kan het bestuur besluiten daarop gebaseerde voorstellen aan de ALV voor te leggen en de dan afgesproken investeringen in het MOP op te nemen. 8. Voortzetting collectief TV-abonnement na juli 2014 Als gevolg van ontwikkelingen van digitale systemen en glasvezelnetten raakt het collectieve Ziggo-(kabel)abonnement langzamerhand verouderd en overbodig. Het abonnement ( 5000 per jaar) loopt tot juli De vraag is hoeveel eigenaren gedupeerd zouden worden door beëindiging van het contract. Van de aanwezigen blijkt 50% al gebruik te maken van digitale abonnementen. Probleem kan zijn de beveiligingsabonnementen die op een analoog systeem zijn aangesloten, maar dat lijkt oplosbaar. De heer Borgman is bereid om de eigenaren te informeren en te adviseren. Het bestuur vraagt mandaat om met Ziggo een gesprek aan te gaan. De vergadering stemt hiermee in en geeft aan dat de heer Borgman, als expert, mogelijk kan aansluiten bij de gesprekken. De heer Borgman is hiertoe bereid.via de Nieuwsbrief zullen de resultaten worden bekendgemaakt. 9. Tuinaangelegenheden Mevrouw Margés geeft een verslag van de werkzaamheden van de tuincommissie. Bomen: Langs het kanaal staan een Canadese populier en een kastanje die ofwel teruggesnoeid ofwel gekapt moeten worden. De nieuwe buren (op nummer 44) hebben, in verband met de renovatie van hun zwembad, verzocht om maatregelen te treffen. Onze hovenier heeft aangegeven dat kandelaberen mogelijk is. Bij kappen, wat aanzienlijk duurder is, moet een boom worden teruggeplaatst. Het hout zou versnipperd kunnen worden voor gebruik in de tuin. Voor beide mogelijkheden is een vergunning noodzakelijk ( procedure ca. 10 weken). De commissie adviseert om te kiezen voor kandelaberen, aangezien door kappen mogelijk de walkant beschadigd wordt. Ook de kosten en de verdeling daarvan spelen een rol. Het bestuur zal dit onderwerp meenemen in het gesprek met de buren. Renovatie Tuin: De tuin zal worden gerenoveerd. In plaats van struiken worden vaste planten aangebracht, mede om ongenode gasten te weren. Contract hovenier: Het contract is verlengd. Het bedrijf is overgegaan naar een andere eigenaar (van ISS naar Sight Landscaping). Het personeel is overgenomen. De coniferenhaag zal mogelijk op termijn worden vervangen, bij het hekwerk zal de beplanting worden verbeterd, zodat die later kan worden doorgezet. Aan de wijk grenzende terreinen: - Bij het kanaal is een hangplek bij de HTM-loods waar regelmatig graffiti wordt aangebracht. Met de wijkvereniging vindt hierover overleg plaats. - De beplanting van de rotonde met gras zal worden gewijzigd in een kleurrijke, dichte beplanting. Het voetpad van de trambaan naar de rotonde dat is verzakt, wordt 3

4 verbeterd. In de Nieuwsbrief zal over de diverse tuinaangelegenheden worden gerapporteerd. 10. Nieuwe beheerder van onze website Als opvolger van de heer Borgman is mevrouw Koot bereid gevonden het webmasterschap op zich te nemen. Met applaus wordt mevrouw Koot aangesteld en wordt de heer Borgman bedankt; hem wordt door het bestuur een vloeibare attentie toegezegd. 11. Tramtracé lijn 9 Het voorontwerp is nagenoeg gereed en de inspraakprocedure kan eind juni a.s. van start. Op 22 april vindt een informatiebijeenkomst plaats van de wijkvereniging Duttendel-Witte Brug, aanvang uur in Oldeslo. Er wordt verwacht dat het werk in het derde kwartaal van 2014 in uitvoering wordt genomen. Voor het voetpad is een toezegging ontvangen dat het niet wordt gewijzigd in een fietspad. Vanuit de vergadering wordt voorgesteld foto s te laten nemen in verband met toekomstige effecten van trilling e.d.. Opgemerkt wordt dat hierbij ook een deurwaarder kan worden ingeschakeld om een exploit op te maken. Het bestuur zal in de Nieuwsbrief nadere informatie verschaffen. Rondvraag De heer Rugers verzoekt: - aangepast Meerjaren Onderhoudsplan naast het reguliere onderhoud te behandelen. Het bestuur zegt dit toe. - om bij Madurodam aandacht te vragen voor hun toezegging omtrent de verdichting van de beukenhaag. De voorzitter zal informeren. De heer van der Linden merkt op: - dat op sommige plaatsen in het trappenhuis vluchtwegen geblokkeerd zijn. Het bestuur geeft aan dat hiernaar onmiddellijk een onderzoek zal worden ingesteld. - dat mogelijk het contract van de huismeester herzien moet worden. De voorzitter geeft aan dat pas in geval er eventueel een nieuwe huismeester wordt aangesteld, nieuwe contractvoorwaarden aan de orde zullen komen. 12. Sluiting Met dank aan alle aanwezigen voor betrokkenheid en constructieve deelname aan de vergadering sluit de voorzitter de vergadering om uur. 4

5 Besluitenlijst 2013 besluit/actie VvE Résidence Witte Brug datum nummer Besluit/Afspraak actie afhandeling opmerking attentie huismeester 500,00 B jubil. huismeester november B mandaat gesprek bestuur-buren B zie inventar. staat balkonhekwerken De Gier LPG bordjes verwijderen tzt De Gier besluitenlijst verslag B jaarstukken ontwikkeling 3 jaren penningm decharge bestuur fin ALV mandaat/ benoeming Finan. Com. ALV adviesgroep energie De Vries mandaat gesprek bestuur -Ziggo B behandeling bomen Tuincie zie webmaster mevrouw Koot Mw Koot beraad foto's effecten lijn 9 B agenda MOP/ regulier onderhoud B aandacht beukenhaag Madurodam Voorzitter aandacht vluchtwegen B Algemeen: acties en besluiten doorgenummerd HM