voorzitter van de Algemene Ledenvergadering

Transcriptie

1 1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren van het Serviceflatgebouw Haeswijk te Oegstgeest op donderdag 24 april 2014 om u. Aanwezig achter de bestuurstafel: De heer J. Banga De heer V. Paardekooper Mevrouw C. Kitselaar De heer W. van Dijk Mevrouw I. Eiling voorzitter van de Algemene Ledenvergadering penningmeester secretaris bestuurslid bestuurslid 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom bij deze belangrijke vergadering. In deze vergadering legt het bestuur, zoals verplicht, verantwoording af en geeft zij inzage in de financiën. 2. Mededelingen vanuit het Bestuur Mevrouw Metz is verhinderd voor het notuleren van deze vergadering. Linda van Beveren is bereid gevonden deze taak over te nemen. De voorzitter vraagt een moment stilte voor de overledenen. Mevrouw Kooloos is 4 juni 2013 overleden. De heer Kooloos is 17 juli 2013 overleden. De heer Kooloos heeft als technisch beheerder veel werk verzet voor de technische commissie. De heer Bouma heeft om persoonlijke - en gezondheidsredenen na een paar jaar bedankt voor het bestuurslidmaatschap. Het bestuur beraadt zich in de komende periode over de invulling van deze vacature. De firma van Winsen, verantwoordelijk voor het onderhoud van de tuin, heeft helaas geconstateerd dat er een overvloedige hoeveelheid hondenontlasting aanwezig is in de tuin. De firma van Winsen heeft kenbaar gemaakt dat zij de werkzaamheden niet langer kan uitvoeren indien deze situatie niet verandert. Het bestuur en de vereniging stimuleren tolerantie m.b.t. het houden van huisdieren maar doet een dringende oproep aan de bewoners de verantwoordelijkheid gezamenlijk op te pakken en hetgeen achterblijft op te ruimen. Deze berichtgeving wordt opgenomen in de nieuwsbrief. Als laatste verzoekt de voorzitter de aanwezigen duidelijk hun naam in te spreken in de microfoon indien zij spreken tijdens de vergadering. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. De voorzitter geeft aan dat de recreatiecommissie per 1 juni a.s. stopt met haar werkzaamheden. Uitsluitend de jaarlijkse hutspot en Indische maaltijd zullen nog worden georganiseerd. Door de aanwezigheid van Radius is het organiseren van activiteiten minder noodzakelijk geworden. Mevrouw Hasselbach en mevrouw Nieuwenburg worden met een prachtige bos bloemen hartelijk bedankt voor hun inzet.

2 2 4. Notulen van de ALV van 22 april 2013 en de extra algemene ledenvergadering Er zijn redactioneel geen aanpassingen op het verslag van de vergadering van 22 april Het verslag wordt vastgesteld. Er zijn redactioneel geen aanpassingen op het verslag van de extra algemene ledenvergadering van 3 januari Het verslag wordt vastgesteld. De heer Noorlander, flat 47, informeert naar het op pagina 3 vermelde resultaat van het juridisch onderzoek. De voorzitter heeft contact gehad met de notaris. In de acte is niets vermeld waardoor de in het reglement opgenomen meerderheid van stemmen bepalend is. Het verzoek van de heer Noorlander deze uitspraak schriftelijk te laten bevestigen wordt door de leden van de vergadering niet ondersteund. 5. Vaststelling en goedkeuring jaarrekening 2013 De voorzitter geeft het woord aan de penningmeester, de heer Paardekooper. De penningmeester zal de aanwezigen door de cijfers leiden. De heer Paardekooper stelt voor het cijfermatige deel van de jaarrekening 2013 te beoordelen aan de hand van pagina 8 van de jaarstukken. Het verslag kan apart worden besproken. Op pagina 8 staan de opbrengsten en lasten van de vereniging vermeld. Daarnaast worden de werkelijke kosten vergeleken met de begroting en de werkelijke cijfers van De stookkosten komt hoger uit dan geraamd. Dit wordt veroorzaakt door de weersomstandigheden in de 1 e helft van 2013 en de prijsontwikkeling. De individuele kosten zijn afhankelijk van het eigen verbruik en de aard van de bewoning. Totaal is er ,- meer uitgegeven. De reguliere servicekosten vallen ongeveer ,- gunstiger uit dan begroot. Het voorstel is om een afgerond bedrag van ,- te verrekenen met de eigenaren en het resterende bedrag te reserveren. Op het verzoek vooraf vragen in te sturen is geen reactie gekomen. De penningmeester stelt voor niet alle details te bespreken maar uitsluitend de hoofdzaken en eventuele vragen te bespreken. Op de vraag van mevrouw Laguna, flat 403, naar de afrekening van de individuele stookkosten geeft de penningmeester aan dat er naar wordt gestreefd deze in juni te versturen. De heer Van Dijk, flat 87, merkt op dat de stookkosten relatief erg hoog zijn. Het verbruik voor zijn appartement van 80m2 is hoger dan het gemiddelde verbruik voor een vrijstaande woning. Gezien het feit dat het verbruik van de algemene ruimten wordt verdeeld en verrekend kan worden verwacht dat de stookkosten iets hoger zijn. De werkelijke kosten en het verbruik zijn in vergelijking met andere woonruimte dusdanig hoog dat de heer Van Dijk het bestuur dringend verzoekt hier verder onderzoek naar te doen en eventuele besparingsmogelijkheden in kaart te brengen en uit te voeren. Het bestuur geeft aan dat er zeker wordt gekeken naar het energieverbruik. In vergelijking met voorgaande jaren is er sprake van een significante daling

3 3 van het verbruik. De weersomstandigheden van de 1 e helft van 2013 hebben deze ingezette daling negatief beïnvloed. Daarnaast is het gebouw ruim 40 jaar oud. Dit betekent dat er sprake is van een lage isolatiewaarde. De heer Van Dijk merkt nogmaals op dat het verschil te groot is. Naar zijn gevoel klopt het niet en hij doet een dringende oproep dit probleem op te pakken en het verbruik structureel terug te laten lopen. De heer Van Dijk stelt voor een werkgroep in te stellen die de mogelijkheden om het verbruik structureel terug te laten lopen in kaart brengt. Mevrouw Noorlander geeft aan dat tijdens de renovatie van hun appartement is geconstateerd dat de temperatuur in de kruipruimte 15 graden was. Dit is veel te hoog en dit betekent dat er onnodig wordt gestookt en kosten worden gemaakt. Zij onderschrijft het voorstel van de heer Van Dijk. Het bestuur stemt in met het voorstel van de heer Van Dijk een commissie in te stellen om met elkaar te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn de stookkosten verder terug te dringen. De kennis en kunde van de bewoners is hierbij van groot belang. Mevrouw Atlas, flat 61, merkt op dat het eerder rekening houden met licht/donker en het gebruik maken van de kracht van de zon al een belangrijke besparing kan opleveren. Het is al vroeg licht en laat donker maar de lampen zijn hierop niet aangepast. Ook wordt onvoldoende rekening gehouden met de aanwezigheid van de zon. De voorzitter geeft aan dat er afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de verwarming in de gezamenlijke ruimtes. Er wordt bewust en zuinig mee omgegaan. De leden van de vergadering stemmen zonder schriftelijke stemming in met de voorgelegde jaarrekening en stemmen in met het voorstel ,- te verrekenen met de eigenaren en 809,- toe te voegen aan de algemene reserve. De vergadering verleent decharge aan het bestuur en met name de penningmeester voor het gevoerde financiële beleid in 2013 en het gevoerde beleid in zijn algemeenheid. De voorzitter bedankt de aanwezigen voor het uitspreken van het vertrouwen in het bestuur. 6. Vaststelling en goedkeuring Begroting 2014 In de begroting zijn de cijfers van de laatste 4 jaar op een rij gezet. Met de dalende servicekosten wordt zichtbaar dat de doelstelling van de ingestelde werkgroep is gerealiseerd. Er is sprake van een daling van 20% t.o.v en een kleine 25% daling wanneer rekening wordt gehouden met de inflatie. De verwachting is dat de servicekosten nog verder kunnen en zullen dalen. De penningmeester geeft aan dat er op bladzijde 3, samenvattend overzicht, 2 regels zijn weggevallen. Deze regels hebben geen invloed op de uitkomst maar de penningmeester zegt toe deze vergissing te corrigeren en een volledig overzicht op een later moment aan te bieden. In 2013 is een bedrag van ,- gereserveerd voor de servicekosten. Voor 2014 is een bedrag gereserveerd van ,57 Dit laat de trend zien die is ingezet.

4 4 In 2014 zijn ook de extra inkomsten zichtbaar in verband met het verhuren van de ruimte aan Radius. Deze inkomsten zijn zichtbaar bij de post verhuur flat en de post recreatiezaal. Een deel van deze inkomsten is verrekend met de stookkosten. Mevrouw Laguna stelt voor een splitsing aan te brengen in de inkomsten flat en de inkomsten Radius. De penningmeester vindt dit een goed voorstel zegt toe dit over te nemen. Daarnaast zegt de penningmeester toe bij de nog aan te leveren correctie een specificatie te verstrekken en direct een splitsing aan te brengen tussen het verhuur flat en recreatiezaal en te vermelden welk deel van de stookkosten direct wordt betaald door Radius. Op de vraag van de heer Noorlander waar de kosten zichtbaar en verantwoord zijn voor de inrichting van Radius geeft de penningmeester aan dat zoals afgesproken de kosten voor 50% door Radius zijn betaald. De andere 50% is geactiveerd in de balans en wordt over een aantal jaar afgeschreven. De afschrijving is in de begroting opgenomen en is opgebouwd uit verschillende posten. In de jaarrekening en de opsomming van alle geactiveerde posten zijn deze posten duidelijk zichtbaar. Naar aanleiding van de vraag van mevrouw Tonino, flat 303, in zake de dalende rentebaten geeft de penningmeester aan dat het eigen vermogen sterk is gedaald door de hoge kosten voor het groot onderhoud. De reservepot is aanzienlijk afgenomen. Daarnaast is het renteniveau sterk teruggelopen. Beide effecten zijn zichtbaar in het bedrag en de rente. De vergadering stemt in met de begroting zoals voorgelegd. Het bestuur bedankt de vergadering voor het vertrouwen en zegt toe haar uiterste best te doen binnen de begroting te blijven. Ondanks de inflatie is het een bijzondere en goede zaak dat het is gelukt de bijdrage aanzienlijk te verlagen. 7. Verhuur Radius De voorzitter geeft aan dat de leden hebben gemerkt dat Radius is ingetrokken. Het kantoor is verbouwd en de toegang is veranderd. Dit alles is niet zonder aanloopproblemen verlopen. Er zijn gesprekken gevoerd en zullen nog worden gevoerd met Radius om de problemen zoveel als mogelijk te voorkomen en beperken. Mevrouw Hasselbach, flat 201, merkt op zich zorgen te maken over het eigen personeel en vraagt het bestuur ernstige aandacht voor de werkomstandigheden. Het bestuur geeft aan veel waardering te hebben voor het personeel en in gesprek te zijn en blijven. De opmerking over de werkomstandigheden is terecht en heeft de volle aandacht. De voorzitter geeft aan begrip te hebben voor de overlast. De keuze is echter weloverwogen tot stand gekomen. Het voordeel van Radius is dat dit een organisatie is die begrijpt hoe de bewoners dingen ervaren mede doordat hun activiteiten zijn gericht op ouderen. Indien er een andere keuze was gemaakt zou de overlast vele malen groter zijn geweest. Er is echter nog een aantal punten waarover het bestuur met Radius in gesprek is maar met name de toegankelijkheid van het gebouw is primair de verantwoordelijkheid van Radius. De situatie in de receptieruimte is niet de definitieve situatie. De medewerkers zullen niet hun volledige werktijd in de receptie doorbrengen. De bestuurskamer is beschikbaar voor het verrichten van activiteiten. In het gesprek met de medewerkers zal aandacht worden besteed aan de werkplek en de verdeling van de werkzaamheden.

5 5 8. Rondvraag Op de vraag van mevrouw Hasselbach over het leggen van de nieuwe vloerbedekking geeft het bestuur aan dat zij volgende week een datum zal voorleggen aan de bewoners. Er wordt per etage een planning gemaakt waarbij zoveel als mogelijk rekening wordt gehouden met omstandigheden zoals bijvoorbeeld de thuiszorg. Zo snel als mogelijk worden de bewoners geïnformeerd. Mevrouw Van Dijk, flat 603, merkt op dat er veel spullen op de gangen staan die door de bewoners nog moeten worden verwijderd. Op de vraag van mevrouw Laguna naar de mogelijke periode geeft het bestuur aan dat medio mei of juni deze werkzaamheden worden uitgevoerd. Naar aanleiding van de vraag van de heer Noorlander in zake de makelaarskosten geeft de penningmeester aan dat het een raming betreft inzake de inspanning om vrijkomende woningen te verhuren. Naar aanleiding van de vraag van mevrouw Rietveld, flat 105, in zake welke vloerbekleding er komt geeft het bestuur aan dat de keuze is gevallen op dezelfde bedekking als in de ruimte waar wij nu zitten. Mevrouw Rietveld merkt op dat zij veel geluidsoverlast ervaart van voetstappen. Het bestuur geeft aan dat dit materiaal veel in soortgelijke gebouwen wordt gebruikt. Naar aanleiding van de opmerking van de heer Van Dijk en mevrouw Tonino in zake de samenstelling van de werkgroep geeft het bestuur aan dat zij een oproep plaats in de nieuwsbrief. Dit biedt alle bewoners een gelijke kans. Naar aanleiding van de vraag van mevrouw Van Dijk naar de interesse voor een gezamenlijke BBQ zegt het bestuur toe deze oproep in de nieuwsbrief te plaatsen. 9. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om uur. Indien er tussentijds aanleiding is tot het uitschrijven van een algemene vergadering krijgt iedereen een oproep in de brievenbus.