Notulen algemene ledenvergadering VvE Jungfrau Matterhorn d.d

Transcriptie

1 Notulen algemene ledenvergadering VvE Jungfrau Matterhorn d.d Aanwezig: De eigenaren van Jungfrau 83; dhr. N. Weber, Matterhorn 9; mevr. T.M.J. Beerepoot en mevr. J. Lammes van Stichting Mitros. Afwezig: De eigenaren van Jungfrau 19-21, 24, 34, 40, 56-58, 59/61, 65/67, 72/74, 90, 102/104, 132/134, 142/144, 152 en 156. De eigenaren van Matterhorn 8 en 11. Volmacht: - Overig aanwezig: Dhr. T. de Jong en mevr. V.R. Kraan (notuliste) van VvE Partner Datum: 28 april 2016 Locatie:. Bedrijvencentrum New Element, Winthontlaan 200 te Utrecht 1. Opening van de vergadering De vergadering wordt om 19:34 uur door dhr. de Jong geopend en de aanwezigen worden welkom geheten. 2. Vaststellen stemmenaantal en agenda Met 107 van de 128 stemmen is het quorum behaald en hiermee kunnen op deze vergadering rechtsgeldige besluiten worden genomen. De agenda wordt goedgekeurd en vastgesteld. 3. Verslag van de vorige ledenvergadering d.d. 28 september 2015 De notulen worden tekstueel en inhoudelijk doorgenomen. Dhr. de Jong vult aan dat per 1 januari aanstaande VvE Partner overstapt op Twinq, de marktleider op het gebied van software voor VvE beheer. Hierdoor komt er meer inzage in de VvE. Per actiepunt zal de voortgang voor de VvE zichtbaar worden gemaakt, waardoor er meer transparantie zal ontstaan. Ook achterstanden kunnen hiermee door het bestuur in de gaten gehouden worden en er komt voor een deel inzage in de financiën. Alle documenten komen in een cloud. Wanneer er een wijziging in de bestuurssamenstelling plaats vindt, wordt deze ook gelijk in dit systeem doorgevoerd. De actiepuntenlijst wordt per punt doorgenomen. 1. Offerte opvragen glasbewassing en presenteren op de volgende ALV (VvE Partner): De offerte bedraagt 4 keer 41,- en 2 keer 40,30 voor het onbereikbare bewonersglas. Dit komt neer op 240 per keer. Mitros moet hiervoor eerst een draagvlakmeting bij de bewoners uitvoeren. Begane grond woningen zijn uitgesloten. Er is één raam per appartement die onder onbereikbaar bewonersglas valt. Het initiatief hiervoor kwam van bewoners die nu niet op de vergadering aanwezig zijn. Omdat er op de vergadering geen animo voor is, wordt dit punt van de actiepuntenlijst gehaald. 2. Nazien vochtproblematiek Jungfrau 83 en Matterhorn 9, onder andere contact op nemen met de aannemer naar aanleiding van terugkoppeling (VvE Partner): Bij dhr. Weber op Jungfrau 83 gaat het beter, hij heeft isolatiemateriaal in de kruipruimte aangebracht. Ook mevr. Beerepoot van Matterhorn 9 gaat dit volgende maand aanbrengen. Er zijn meerdere bewoners in het gebouw met vochtproblemen. 1 van 5

2 Hemelwaterafvoer zou nagekeken kunnen worden, omdat er veel vocht in de buizen zit. Ook bewonersgedrag (goede ventilatie, het schoonhouden van putjes e.d.) is zeer van belang voor de vochtproblematiek. De aannemer komt binnenkort en aan hem zal gevraagd worden om de bewoners te instrueren welk eigen onderhoud gedaan kan worden. 3. Na laten kijken MV Matterhorn 9 (VvE Partner): Er is iemand geweest om de deur te doen, maar hier is miscommunicatie over geweest. De mensen die de ventilatie zouden regelen zijn vervolgens afgebeld. Er moet opnieuw iemand voor de sloten komen om het af te maken. 4. Nazien afspraken met huurders met betrekking tot raambekleding (Mitros): Een bewoner had vuilniszakken voor de ruiten, deze zijn nu weg. Bij nieuwe klachten moet Mitros geïnformeerd worden. De bewoner die deze klacht op de vorige vergadering heeft ingebracht is nu niet aanwezig, dus dit punt valt niet te verifiëren. 5. Zorg dragen dat mevr. Beerepoot en dhr. en/of mevr. Maas medetekenend worden op de reserverekening (VvE Partner): Er moet getekend worden om geld over te boeken van de spaarrekening naar de rekening courant. Mevr. Maas is ingeschreven bij de KvK, maar ABN AMRO is nog niet zover dat ze dit op de juiste manier kunnen doorvoeren. Dit kan elk moment gaan gebeuren. Wanneer dit zo is zal hier bericht over komen. 6. Het woord gebruiker in de inleiding van het Huishoudelijk Reglement wijzigen voor bewoner en Art. 4.4 verwijderen. (VvE Partner) 7. Samenvatting maken van de uitgekozen artikelen van het Huishoudelijk Reglement, en eventueel van Mitros logo en/of strafbepaling voorzien (VvE Partner): 8. Zorg dragen dat deze samenvatting in kliklijsten wordt opgehangen in de gemeenschappelijke ruimten (VvE Partner): De kliklijsten moeten nog opgehangen worden, deze kunnen ieder moment binnen komen. Voor sommige werkzaamheden moet de galerij aangepakt worden, Mitros zal hierover gecontacteerd worden. Op het huishoudelijk reglement in de gemeenschappelijke ruimten zal het logo van Mitros komen. 9. Aanspreken van grootste veroorzaker van rommel in de algemene ruimten (Dhr. Van Lierop): Dit komt later terug op de vergadering, bij punt 4 van de agenda. 10. Agenderen van rommel in bergingen, zodat dit wederom kan worden besproken (VvE Partner): Zal ook terugkomen bij punt 4. 2 van 5

3 11. Navragen bij financiële afdeling over posten voorzieningen elektra en voorzieningen schoonmaak (VvE Partner): Deze voorzieningen zijn er en lopen vol. De contracten zijn allemaal overgedragen. Hierdoor is er een probleem met Eline Vos van Mitros ingeslopen, zij heeft een grote doorbelasting gemaakt met adressen die niet bij de VvE horen. In juni zal VvE Partner met o.a. Eline Vos rond de tafel gaan om te evalueren, waarbij ook dit punt ter sprake zal komen. De voorzieningen worden nu aangeboord en er kunnen tot 5 jaar doorbelastingen gedaan worden. Tot nu toe zijn alleen die van 2014 en 2015 doorbelast. 12. Begroting op intranet plaatsen met aanpassingen zoals in het verslag vermeld (VvE Partner): 13. Polis bestuursaansprakelijkheidsverzekering doorsturen naar Mevr. Beerepoot (VvE Partner): Mevr. Beerepoot gaat dit nakijken. 14. Offerte aanvragen voor fietsgootje (VvE Partner): Er is gevraagd voor een voorziening om zware (elektrische) fietsen over het trappetje van 3/4 treden naar binnen te krijgen. De achterdoorgang naar de berging is namelijk privéterrein en heeft geen recht van overpad, waardoor andere bewoners niet via de achterkant de berging kunnen bereiken. Dhr. de Jong zou nakijken of de brandveiligheid gewaarborgd blijft, hier was helaas niets over te vinden. Destijds is aan de hovenier gevraagd om een fietsgootje te plaatsen, dit is niet gebeurd. De vergadering merkt op het jammer te vinden dat de persoon die dit heeft aangevraagd niet op de vergadering aanwezig is. 15. Aanspreken eigenaar benedenwoning, welke met haar hekje de toegang tot de berging blokkeert (Eigenaar): Dit punt is afgerond. 16. Zorg dragen dat de Firma Stigho een sleutel voor de technische ruimte krijgt (Mitros & VvE Partner): Waarschijnlijk hebben alle technische ruimtes dezelfde sleutel (loper), Mitros gaat dit voor VvE Partner navragen. De notulen worden goedgekeurd en vastgesteld. 4. Mededelingen Rommel in bergingen Dhr. Lierop heeft de hoop op gegeven en vraagt of Mitros actie wil ondernemen. De rommel in de gemeenschappelijke berging ligt er nog steeds en dit kost veel fietsruimte. Het is niet duidelijk van wie de rommel in de berging is, het zou ook door oud bewoners kunnen zijn achtergelaten. De vergadering besluit na enig overleg om alle bewoners rondom de gemeenschappelijke berging aan te schrijven met het feit dat de rommel binnen een nog nader 3 van 5

4 te bepalen termijn opgeruimd moet zijn, en wanneer dit niet gebeurd het kan worden doorbelast. Dhr. de Jong gaat een brief opstellen en zal dit voor versturen bespreken met Mitros. Aan de brief zal ook het nummer van het grof vuil worden toegevoegd. De brief zal binnen een maand verstuurd worden. Mevr. Beerepoot gaat de nummering uitzoeken en zal dit aan dhr. de Jong doorgeven. 5. Technische zaken Planmatig Onderhoud 2015 Het meerjarig onderhoudsplan (MJOP) is eind 2012 gemaakt als voorbereiding op de vergadering van 2013, waar het MJOP is aangenomen. Werkzaamheden die dit jaar moeten plaatsvinden zijn allemaal kleine dingen. Aantal zaken zijn dit jaar verricht, maar het meeste is doorgeschoven. Het planmatig onderhoud wordt goedgekeurd. 6. Financiële zaken Ter goedkeuring: Jaarrekening 2015 Dhr. Weber heeft een tekstuele aanpassing in de toelichting op de winst- en verliesrekening. Hier staat achter het kopje opbrengst servicekosten servicekosten bergingen 3 maal 104,40 een bedrag van 84,70. Het bedrag klopt, maar de regel daarvoor niet. VvE Partner zal dit aanpassen. De jaarrekening wordt goedgekeurd. De kascommissie adviseert de vergadering om decharge te verlenen. Er wordt decharge verleend. Ter goedkeuring: Begroting 2016 Het punt gemeenschappelijk elektraverbruik wordt door dhr. de Jong toegelicht. Er is 1 meter aangeboden ter overname. Er zijn 6 losstaande gebouwen, die nooit op 1 meter aangesloten kunnen zitten, er moeten 6 meters zijn. De meters staan nog op de begroting, maar worden langzaam aangesproken doordat zaken worden overgenomen. Er zit dus eindelijk schot in de zaak omtrent de meters. De laatste kolom ten laste van alle appartementsrechten klopt niet, dhr. de Jong zal dit aanpassen. De begroting wordt door de vergadering unaniem aangenomen. Vaststellen servicekosten 2016 De begroting bevat een klein verlies. De vereniging kan dit verlies op dit moment goed opvangen, dus de servicekosten zullen onveranderd blijven. 7. Overige zaken Er worden geen punten voor de overige zaken ingebracht. 8. Samenstelling bestuur en kascommissie Dhr. Weber is bezig met de verkoop van zijn huis en zal geen kascommissielid meer kunnen zijn. De vereniging kan drie dingen doen. Er kan een nieuw kascommissielid aangesteld worden(1), de map kan bij een vergadering neergelegd worden ter inzage, maar zal dan niet gecontroleerd worden(2) of de kascontrole kan door een extern bedrijf worden gedaan(3). Dit laatste kost ongeveer 650,- en de kas zal dan door een accountant (binnen een termijn van 4 van 5

5 ongeveer 6 weken) gecontroleerd worden. De vergadering besluit om de kascontrole over dit jaar uit te besteden, aangezien er op de vergadering niemand aanwezig is die de kascontrole op zich kan nemen. Hopelijk is er op de volgende vergadering meer animo voor de kascommissie. Dhr. Weber werkt in de accountancy en zal een prijs aan dhr. de Jong doorgeven, zodat hij het wellicht als extern bedrijf kan uitvoeren. Mevr. Beerepoot blijft voorlopig voorzitter van de VvE. 9. Algemene jaarlijkse besluiten Besluit tot machtiging beheerder inzake incassoprocedure Dit besluit wordt unaniem door de vergadering goedgekeurd. Besluit inzake uitzonderlijke schadeuitkeringen Dit besluit wordt unaniem door de vergadering goedgekeurd. 10. Rondvraag - Dhr. Weber merkt op dat het schoonmaakbedrijf van Meerwijk netjes een briefje in de bus heeft gedaan voordat ze bezig gingen en dat hij dit erg netjes vond. - Dhr. de Jong deelt mee dat hij vanaf juli/augustus even van de radar af is, vanwege gezinsuitbreiding. Zijn collega s zullen het dan voor een bepaalde tijd van hem over nemen. 11. Vaststellen datum volgende ledenvergadering De volgende vergadering zal plaatsvinden in de week na koningsdag, iets verder van de feestdagen en meivakantie af. De uitnodigingen voor deze vergadering waren vrij laat binnengekomen. Vanaf volgend jaar zal zoveel mogelijk per mail gedaan worden. De datum zal nog overlegd worden met de vereniging. 12. Sluiting De vergadering wordt 20:49 uur gesloten en iedereen wordt bedankt voor zijn/haar aanwezigheid. Actiepuntenlijst: 1. Aan de aannemer vragen om de bewoners te instrueren hoe zij hun eigen onderhoud omtrent de vochtproblematiek kunnen bijhouden Aannemer in overleg met VvE Partner. 2. Kliklijsten met het huishoudelijk reglement met daarop het logo van Mitros ophangen. VvE Partner 3. Zorg dragen dat de Firma Stigho een sleutel voor de technische ruimte krijgt Mitros 4. Brief opstellen omtrent de rommel in de bergingen VvE Partner en Mitros 5. Nummering uitzoeken en doorgeven aan VvE Partner Mevr. Beerepoot 6. Tekstuele aanpassing in de toelichting op de winst- en verliesrekening doorvoeren VvE Partner 7. De laatste kolom ten laste van alle appartementsrechten in de begroting 2016 aanpassen VvE Partner 8. Prijs voor de kascontrole bespreken en aan dhr. de Jong doorgeven Dhr. Weber VvE Partner Vera Kraan Utrecht, van 5