VP&A Vastgoedmanagement

Transcriptie

1 Notulen van de Ledenvergadering van de VvE Flatgebouw Vredenoordlaan 46a t/m 68d (even) gehouden te Rotterdam op 10 mei Namens VP&A is aanwezig de heer R. van t Ende. 1. Opening. De heer R. van t Ende, dagdeelvoorzitter van de vergadering, opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen van harte welkom. Blijkens de presentielijst zijn 26 van de 48 stemmen aanwezig of middels volmacht vertegenwoordigd, hetgeen betekent dat rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. 2. Mededelingen en ingekomen stukken. Er zijn geen mededelingen of ingekomen stukken. 3. Vaststellen notulen laatstgehouden Ledenvergadering. De notulen van de ledenvergadering van 10 mei 2006 worden ter vaststelling aan de vergadering voorgelegd. Voor wat betreft punt 2 wordt opgemerkt dat het dubbel glas ten tijde van de toestemmingsaanvraag reeds was geplaatst. Waarvan akte. De notulen worden overeenkomstig goedgekeurd en vastgesteld. 4. Bespreking/vaststelling jaarrekening De kascommissie, bestaande uit de heer W.T.M. van Yperen (mevrouw H.M. van Beusichem is verhuisd), heeft de financiële stukken van het boekjaar 2006 gecontroleerd en akkoord bevonden. De cijfers worden mondeling toegelicht. De op de balans en het exploitatieoverzicht opgenomen bedragen zijn, voor zover transitoir, verwerkt in de cijfers van het afgesloten boekjaar. De exploitatie sluit met een overschot. De vergadering besluit de jaarrekening overeenkomstig vast te stellen, décharge te verlenen aan de beheerder voor het gevoerde beleid in 2006 en het exploitatieoverschot aan de bestemmingsreserve toe te voegen. 5. Verkiezing/benoeming kascommissie/beheercommissie. Het afgelopen jaar bestond de beheercommissie uit de heer P. Konijnenburg en mevrouw M. van Deursen. Zij geven aan de zaken over te willen dragen. Aan de leden wordt een dringende oproep gedaan zich beschikbaar te stellen voor de beheercommissie. 1/5

2 De taken van de beheercommissie zijn uitgebreid sinds de taken van de beheerder zijn beperkt. Buiten de beheertaken van VP&A vallen tegenwoordig o.a. het agenderen van planmatig onderhoud en het aanvragen (en op hoofdlijnen beoordelen) van offertes voor het betreffend planmatig onderhoud. De heer B. Staal en de heer W.T.M. van Yperen stellen zich beschikbaar en worden door de vergadering benoemd tot leden van de beheercommissie. De heer Konijnenburg en mevrouw M. van Deursen treden uit de beheercommissie. De beheercommissie bestaat aldus uit de heer Staal en de heer Van Yperen. De heer Van Yperen heeft dit jaar de kascontrole uitgevoerd. Desgevraagd stellen de heer Konijnenburg en de heer R. Zwebe zich beschikbaar voor het uitvoeren van de kascontrole over het boekjaar De heer Konijnenburg en de heer Zwebe worden met algemene stemmen benoemd tot leden van de kascommissie De heer Konijnenburg vraagt toestemming aan de vergadering om de stukken eventueel te laten controleren door een extern deskundige. De vergadering gaat met dat voorstel akkoord als de kascommissie dat wenselijk mocht achten. Voorgesteld wordt om voor leden van de beheercommissie een vergoeding beschikbaar te stellen van 25,- per avond met een maximum van 300,- per jaar. De vergadering gaat met dat voorstel akkoord. Aan mevrouw Van Deursen en de heer Konijnenburg wordt een eenmalige vergoeding van 300,- per persoon toegekend. 6. Bespreking/besluitvorming planmatig onderhoud. De heer Konijnenburg geeft namens de beheercommissie toelichting op de uitgevoerde werkzaamheden en het groot onderhoud dat gepland staat. Volledigheidshalve wordt verwezen naar het bij de aankondiging gevoegd verslag van de beheercommissie. Het dak is inmiddels vervangen en de werkzaamheden zijn netjes uitgevoerd. Er is geen duivenwering aangebracht. Desgewenst kan in een volgende vergadering nog een besluit worden genomen over aan te brengen duivenwering. Gevraagd wordt of de dakluiken met haakjes vastgezet kunnen worden, zodat ze er niet zo makkelijk afwaaien met een storm. De heer Konijnenburg licht toe dat dit bij tenminste één portiek reeds is uitgevoerd. De vergadering stemt ermee in dat deze werkzaamheden ook bij de andere portieken worden uitgevoerd. De beheercommissie zal hier mogelijk in eigen beheer zorg voor dragen. Recentelijk zijn er gebreken van het schilderwerk aan de achterzijde geconstateerd. Zo zijn er op de bovenste verdieping enige scheurtjes ontstaan. Dit kan het gevolg zijn van het feit dat er eigenlijk te lang niet geschilderd was. Eén en ander is in het werk gezet om deze gebreken te laten herstellen. Het schilderwerk van de hekwerken was in de opdracht niet meegenomen. In een eerdere vergadering is reeds ter sprake gekomen dat op eigen initiatief het hekwerk bijgewerkt kan worden. Voor verf kan men terecht bij de beheercommissie. Als bijlage bij de aankondiging van de vergadering is tevens een kopie gevoegd van een door de beheercommissie geactualiseerde meerjaren onderhoudsplanning. Voor het schilderwerk van de entreepuien/deuren kan overigens een bedrag van 3.500,- worden genoteerd (waar staat PM). 2/5

3 Aan de vergadering wordt voorgesteld uitvoering te geven aan de volgende werkzaamheden: Herstel voeg-/metselwerk van schoorstenen en ventilatiekanalen op het dak. Dit werk is noodzakelijk ter preventie van lekkages. Vegen van de ventilatiekanalen. Dit werk wordt voorgesteld o.a. ter preventie van brand. Vernissen/schilderen van woningdeuren en portiekdeuren. Deze werkzaamheden maken de portieken af. De werkzaamheden zijn geoffreerd door Van Mastrigt (het bedrijf dat ook de portieken heeft opgeknapt). Vervangen van lichtarmaturen. Om reden dat veel armaturen oud en versleten zijn. Kosten: 2.280,- ex. BTW. De diverse voorstellen worden ter stemming gebracht. De vergadering gaat met ruime meerderheid van stemmen akkoord met alle voorstellen en uitvoer van de genoemde werkzaamheden. 7. Bespreking/besluitvorming afsluiten dakinspectiecontract. Swindak heeft een offerte uitgebracht voor een jaarlijkse inspectie en onderhoud aan het dak. Aan de vergadering wordt voorgesteld aan deze offerte uitvoer te geven na oplevering van het nieuwe dak. Onder het contract wordt het dak jaarlijks geinspecteerd en gerapporteerd. Tijdens de inspectie worden eventuele reparaties uitgevoerd en het dak (met name de aansluiting op de hemelwaterafvoeren) vrij gemaakt van vuil. Hiermee is de garantie van 10 jaar op een nieuw dak gewaarborgd. Na enige discussie wordt het voorstel ter stemming gebracht. Het voorstel wordt met ruime meerderheid van stemmen aangenomen. 8. Bespreking/vaststelling begroting en bijdragen Als bijlage bij de aankondiging van de vergadering is de conceptbegroting gevoegd. De exploitatiebegroting is opgesteld op basis van een volledig kalenderjaar. De begroting wordt mondeling toegelicht. De begroting is opgesteld aan de hand van beschikbare gegevens en in gevallen inflatoir gecorrigeerd. Op basis van de huidige financiële situatie en toetsing aan de hand van de meerjarenplanning, wordt het verantwoord geacht om de jaarlijkse dotatie aan de bestemmingsreserve te verlagen naar ,-. De voorschotbijdrage wordt berekend naar de in het reglement vastgelegde verdeelsleutels en is gebaseerd op de door de vergadering van eigenaren vastgestelde begroting. Dat wil zeggen, indien de vergadering de begroting heeft vastgesteld staat daarmee tevens de individuele voorschotbijdrage vast. De vergadering besluit de begroting vast te stellen met de totaaltellingen ,00 (deelbegroting A) en 7.630,00 (deelbegroting B). De nieuwe voorschotbijdragen zijn verschuldigd per 1 januari Over de periode t/m mei 2007 volgt een creditnota. 3/5

4 9. Bespreking/besluitvorming afsluiten watertappunten en verwijderen meters. Aan de vergadering wordt voorgesteld de watertappunten af te sluiten en aansluitend de watermeters te laten verwijderen. De kosten van het afsluiten van de watertappunten bedragen plusminus 100,00 per aansluiting. Als de meters verwijderd zijn, hoeft er geen vastrecht meer te worden betaald. Binnen een paar jaar zijn de kosten terugverdiend. Het voorstel wordt ter stemming gebracht en met algemene stemmen aangenomen. 10. Bespreking/besluitvorming continuering verzorgen naamplaatjes. Aan de vergadering wordt gevraagd of naamplaatjes namens de Vereniging van Eigenaars mogen blijven worden verzorgd. Na enige discussie over de voor- en nadelen, besluit de vergadering om naamplaatjes voor nieuwe eigenaren niet langer meer door de Vereniging te laten verzorgen. 11. Bespreking/besluitvorming toestemming plaatsen schotelantenne. Als bijlage bij de aankondiging van de vergadering is gevoegd een goedkeuringsaanvraag van de heer P. Konijnenburg voor het plaatsen van een satellietschotel op de reeds aanwezige, ongebruikte televisie-antenne. De vergadering wordt verzocht over deze aanvraag een besluit te nemen. Er is enige angst voor precedentwerking. Echter moet voor ieder geval apart toestemming worden gevraagd. Omdat er slechts een antenne is waaraan een schotel kan worden bevestigd, zou de angst hiervoor niet gegrond zijn. Na enige discussie besluit de vergadering toestemming te verlenen voor het plaatsen van een schotelantenne overeenkomstig de voorwaarden als vermeld in het originele voorstel van de heer Konijnenburg. 12. Bespreking/besluitvorming toestemming plaatsen dubbel glas voorzijde. In de voorgevel ter hoogte van Vredenoordlaan 66-a is dubbel glas geplaatst, zonder daarvoor toestemming van de vergadering te hebben. Het aanbrengen van een wijziging aan een gemeenschappelijke zaak is verboden conform artikel 6 van het modelreglement van Met de aankondiging van de vergadering zijn foto s meegestuurd. De eigenaar van Vredenoordlaan 66-a heeft recentelijk de kozijnen echter opgeknapt en nieuwe foto s naar de beheerder opgestuurd. De heer P. Konijnenburg heeft deze foto s vermenigvuldigd. Deze worden staande de vergadering uitgedeeld. De vergadering heeft twee opties: de toestemming alsnog verlenen (evt. met aanvullende eisen) of de toestemming niet verlenen (in welk geval het betreffende lid verplicht is de gemeenschappelijke zaak in oude staat terug te brengen). In het laatste geval dient de vergadering van eigenaars een besluit te nemen of er juridische actie mag worden genomen tegen het betreffende lid. 4/5

5 Na enige discussie besluit de vergadering om geen toestemming te verlenen voor het plaatsen van dubbel glas. Tevens besluit de vergadering geen juridische actie te nemen tegen het lid. Om herhaling te voorkomen, doet de vergadering het verzoek aan de beheerder om in de welkomstbrief aan nieuwe eigenaren expliciet te vermelden dat wijzigingen aan gemeenschappelijk eigendom niet zijn toegestaan zonder toestemming van de vergadering van eigenaars. Hoewel men geacht wordt de wet te kennen, zal VP&A hiervoor -indien organisatorisch mogelijk- zorg voor dragen. 13. Verlening machtiging tot treffen rechtsmaatregelen. In verband met eventuele incassoprocedures van achterstallige VVE-bijdragen verzoekt de administratief beheerder de vergadering, conform het bepaalde in het Reglement van Splitsing van eigendom, hem te machtigen om (rechts)maatregelen te treffen indien een eigenaar zijn bijdrage en/of tekort op de exploitatierekening niet of niet tijdig voldoet; uiteraard na aanmaning c.q. ingebrekestelling. Bij incasso- en gerechtsprocedures komen de hieraan verbonden kosten waaronder begrepen de (buiten)-gerechtelijke kosten voor rekening van de betrokken eigenaar. De machtiging is reeds door de vergadering verleend. 14. Rondvraag. Onderhoud groenvoorziening. Recentelijk is de groenstrook aan de achterzijde geëgaliseerd. Hiervoor was vorig jaar reeds opdracht verstrekt. Gekraak houten vloeren. De enige oplossing is over de vloeren een vlakke laag multiplex platen los van de wand aan te leggen. Kwaliteit schoonmaak. Dit blijft een aandachtspunt. De beheercommissie koppelt ongenoegen zonodig terug aan de schoonmaker. Schilderwerk trappenhuizen. Is er over de huisnummers heen geschilderd? Dit blijkt tijdens een voorgaande schilderbeurt eens veroorzaakt te zijn. Vervangen deuren achtergevel. Bij de schilderwerkzaamheden zijn een aantal deuren wegens houtrot vervangen. Indertijd is een inventarisatie gemaakt van deuren die voor vervanging in aanmerking kwamen. Indien de deur indertijd niet is vervangen en een eigenaar het alsnog wil laten uitvoeren, kan dat voor eigen rekening en risico. Voor kleur- en materiaalspecificaties dient men navraag te doen bij Antonissen Schilderwerken (tel ) Plaatsen grofvuil. Grofvuil wordt soms te vroeg buiten gezet of in de kelder opgeslagen. Aan een ieder wordt verzocht om de gemeentelijke regels in acht te nemen en de kelder vrij te houden van grofvuil. Voor het afhalen van grofvuil kan kosteloos een afspraak worden gemaakt met de Roteb via het gemeentelijk informatienummer Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde worden de aanwezigen bedankt voor hun komst en inbreng en wordt de vergadering om uur gesloten. 5/5