Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per deelnemer vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomsten. Daarnaast verzorgen bepaalde omgevingsdiensten in Gelderland, of zelfs daarbuiten bovenregionale taken uit en hebben ze te maken met gemeenten buiten de eigen regio en andere omgevingsdiensten. De deelnemende gemeenten en de provincie blijven bestuurlijk eindverantwoordelijk (bevoegd gezag) voor de uitvoering van de taken en zij geven opdracht aan de omgevingsdienst om die taken al dan niet in mandaat voor hen goed uit te voeren. Bevoegd gezag houdt onder meer in dat de deelnemer de zorg blijft dragen voor de archieven die bij de uitvoering van de taak ontstaan. Per 1 januari 2014 zijn een aantal complexe bedrijven die voor het milieudeel eerder onder bevoegd gezag van de provincie vielen, onder het bevoegd gezag van (betreffende) gemeenten gekomen. Aanleiding en doel van het onderzoek Binnen de provincie Gelderland zijn in 2013 zeven omgevingsdiensten operationeel geworden. Het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2014,2015 van de Provincie Gelderland geeft voor het archieftoezicht de prioriteiten aan van de Provincie Gelderland. De risico s op archiefgebied bij Gemeenschappelijke Regelingen worden als relatief hoog geschat, met als voorbeeld de omgevingsdiensten. Op initiatief van de Provincie Gelderland, onderdeel Interbestuurlijk Toezicht worden vragenlijsten uitgezet naar de zeven omgevingsdiensten in de provincie en naar de deelnemers (gemeenten en de provincie) van deze omgevingsdiensten. Aanleiding voor het onderzoek is de behoefte om inzicht te krijgen in de mate en wijze waarop het archief, en informatiebeheer voor de Wabodossiers in gezamenlijkheid is geregeld. Het doel van de totaalrapportage is op hoofdlijnen een beeld creëren wat op dit moment de belangrijkste knelpunten en risico s zijn in het informatiebeheer als het gaat om de Wabo,vergunningverlening. De vragenlijst richt zich niet op de opzet (wat moet er worden geregeld), maar op de werking en het bestaan (wat is er geregeld, en werkt het ook zoals bedoeld). Het onderzoek betreft het informatiebeheer van de primaire Waboprocessen. De archivering van de ondersteunende processen valt buiten dit onderzoek. Uitgangspunten bij het onderzoek:, Verantwoordelijkheden en taken op het gebied van archief, en informatiebeheer zijn belegd; - De Wabodossiers zijn juist, volledig en vindbaar; - de informatie is beschikbaar gedurende de tijd dat deze van belang is voor de bedrijfsvoering, de verantwoording en de reconstructie van het handelen en zolang deze wettelijk moet worden bewaard; - het registratie, en archiveringsproces en de daarbij gebruikte middelen en systemen voldoen aan de geldende archiefwet, en regelgeving. Werkwijze en planning De gemeentelijk inspecteur bevraagt de gemeente(n) en indien van toepassing de omgevingsdienst. De vragenlijsten voor de afzonderlijke gemeenten en de omgevingsdiensten worden in afstemming met de gemeentelijk archiefinspecteurs ingevuld. De wijze waarop dat gebeurt staat vrij. Dat kan door de vragen zelfstandig te laten invullen door de gemeenten resp. omgevingsdienst, al dan niet aangevuld met interviews en onderbouwd met documenten. De inspecteur maakt vervolgens op basis van de verkregen informatie een samenvattende rapportage volgens een vast stramien. Op die manier is vergelijking mogelijk. Op grond van de rapportages krijgt het IBT voldoende beeld wat de grootste risico s en knelpunten zijn. Op 1 januari 2015 dienen de rapportages afgerond te zijn. 1 februari 2015 heeft het IBT van de Provincie Gelderland de rapportages verwerkt tot een algemene, geanonimiseerde rapportage. 1
Vragenlijst gemeente De gemeente wordt bevraagd op de volgende onderdelen. De antwoorden worden verwerkt in een samenvattende rapportage. A. Verantwoordelijkheden en taken 1. Wat zijn volgens u de verantwoordelijkheden en taken met betrekking tot het informatiebeheer rondom de Wabodossiers? Voor de omgevingsdienst? Voor de gemeente(n)? Voor de provincie? 2. Zijn de verantwoordelijkheden en taken met betrekking tot het informatiebeheer rondom de Wabodossiers doorvertaald in regelingen, procedures en werkinstructies? 3. Indien uw gemeente gastheer is voor de omgevingsdienst: Zijn de gastheertaken op het gebied van archief en informatiebeheer duidelijk omschreven en geregeld? B. Kwaliteitszorg 4. Is er zicht op de kwaliteit (juist, volledig en vindbaar) van de Wabodossiers. Waar blijkt dat uit? Wat is hierover afgesproken, is controle mogelijk, aan de hand van welke normen? 5. Is er structureel overleg tussen deelnemer(s) en omgevingsdienst over de afstemming van het archief en informatiebeheer?, Wie nemen deel? Hoe vaak is het overleg? Zouden we notulen van de laatste twee bijeenkomsten mogen ontvangen? 6. Zijn de regelingen, procedures en werkinstructies voor het archiefbeheer afgestemd tussen deelnemer en omgevingsdienst?, Zo ja: hoe is dat gedaan? Worden de afspraken nagekomen? 7. Hoe worden veranderingen, klachten en nieuwe regelingen gecommuniceerd tussen deelnemer en omgevingsdienst? 8. Worden er het komende half jaar veranderingen in werkwijze, regelgeving, informatiesystemen en procedures verwacht? 9. Wat is er geregeld ten aanzien van de beveiliging van de (digitale) documenten en de gegevensuitwisseling? 2
C. Dossiervorming, registratie en archivering van Wabodossiers 10. Zijn de handelingen met betrekking tot de aspecten dossiervorming, documentregistratie, archivering, vernietiging en informatieverstrekking voldoende gedocumenteerd? Kunt u de relevante regelingen, procedures en instructies meesturen? 11. Wordt van ieder dossier vastgelegd wie het bevoegd gezag is? 12. In welke systemen vindt documentbeheer plaats bij u? Wie beheert dit systeem/ deze systemen? Voldoen de digitale systemen (DMS, zaaksysteem) aan de eisen die de Archiefregeling stelt aan digitaal archief? Zijn de systemen conform de eisen uit de NEN 2082? Is de digitale beheeromgeving getoetst aan het referentiekader Rodin? En zo ja, wat waren de resultaten? 13. Worden relevante documenten in alle gevallen en tijdig door de omgevingsdienst doorgeleid naar het bevoegd gezag? Wat is hierover afgesproken en vastgelegd? Gebeurt dit ook zoals afgesproken? 14. Heeft of zal er overheveling plaatsvinden vanuit de systemen omgevingsdienst naar dat van het bevoegd gezag? Hoe is of wordt dit geregeld. 15. Wat is er geregeld voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende Wabodossiers? 16. Hoe verloopt de informatieverstrekking als het gaat om bestaande vergunningen. Digitaal, papier? Is hier een procedure voor. Wat gaat er goed, wat gaat er niet goed. 3
Vragenlijst omgevingsdienst De omgevingsdienst wordt bevraagd op de volgende onderdelen. De antwoorden worden verwerkt in een samenvattende rapportage. A. Verantwoordelijkheden en taken 1. Wat zijn volgens u de verantwoordelijkheden en taken met betrekking tot het informatiebeheer rondom de Wabodossiers? Voor de omgevingsdienst? Voor de gemeente(n)? Voor de provincie? 2. Zijn de verantwoordelijkheden en taken met betrekking tot het informatiebeheer rondom de Wabodossiers doorvertaald in regelingen, procedures en werkinstructies? 3. Heeft u een gastheer? Wie is uw gastheer? Zijn de gastheertaken op het gebied van archief en informatiebeheer duidelijk omschreven en geregeld? B. Kwaliteitszorg 4. Is er zicht op de kwaliteit (juist, volledig en vindbaar) van de Wabodossiers. Waar blijkt dat uit? Wat is hierover afgesproken, is controle mogelijk, aan de hand van welke normen? 5. Is er structureel overleg tussen deelnemer(s) en omgevingsdienst over de afstemming van het archief en informatiebeheer?, Wie nemen deel? Hoe vaak is het overleg? Zouden we notulen van de laatste twee bijeenkomsten mogen ontvangen? 6. Zijn de regelingen, procedures en werkinstructies voor het archiefbeheer afgestemd tussen deelnemer en omgevingsdienst?, Zo ja: hoe is dat gedaan? Worden de afspraken nagekomen? 7. Hoe worden veranderingen, klachten en nieuwe regelingen gecommuniceerd tussen deelnemer en omgevingsdienst? 8. Worden er het komende half jaar veranderingen in werkwijze, regelgeving, informatiesystemen en procedures verwacht? 9. Wat is er geregeld ten aanzien van de beveiliging van de (digitale) documenten en de gegevensuitwisseling? 4
C. Dossiervorming, registratie en archivering van Wabodossiers 10. Zijn de handelingen met betrekking tot de aspecten dossiervorming, documentregistratie, archivering, vernietiging en informatieverstrekking voldoende gedocumenteerd? Kunt u de relevante regelingen, procedures en instructies meesturen? 11. Wordt van ieder dossier vastgelegd wie het bevoegd gezag is? 12. In welke systemen vindt documentbeheer plaats bij u? Wie beheert dit systeem/ deze systemen? Voldoen de digitale systemen (DMS, zaaksysteem) aan de eisen die de Archiefregeling stelt aan digitaal archief? Zijn de systemen conform de eisen uit de NEN 2082? Is de digitale beheeromgeving getoetst aan het referentiekader Rodin? En zo ja, wat waren de resultaten? 13. Worden relevante documenten in alle gevallen en tijdig door de omgevingsdienst doorgeleid naar het bevoegd gezag? Wat is hierover afgesproken en vastgelegd? Gebeurt dit ook zoals afgesproken? 14. Heeft of zal er overheveling plaatsvinden vanuit de systemen omgevingsdienst naar dat van het bevoegd gezag? Hoe is of wordt dit geregeld. 15. Wat is er geregeld voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende Wabodossiers? 16. Hoe verloopt de informatieverstrekking als het gaat om bestaande vergunningen. Digitaal, papier? Is hier een procedure voor. Wat gaat er goed, wat gaat er niet goed. 5