Protocol elektronische berichten gemeente Druten

Transcriptie

1 Protocol elektronische berichten gemeente Druten Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Gemeente Druten Officiële naam van de regeling Protocol elektronische berichten gemeente Druten Citeertitel Protocol elektronische berichten gemeente Druten Deze versie is geldig tot - Vastgesteld door College van burgemeester en wethouders Onderwerp Documentaire informatievoorziening Opmerkingen m.b.t. de regeling Deze regeling komt naast de gedragsregels gebruik en internet gemeente Druten. Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd Wet elektronisch bestuurlijk verkeer Besluit informatiebeheer gemeente Druten Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) Geen Overzicht van in tekst verwerkte wijzigingen Datum inwerkingtreding Terugwerkende kracht 9 april 1 januari Betreft Nieuwe regeling Ontstaansbron: datum ondertekening; bron bekendmaking College: 3 februari Inwerkingtreding: datum ondertekening; bron bekendmaking Publicatie in elektronisch gemeenteblad op 8 april Burgemeester en wethouders van de gemeente Druten; gelet op de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (artikelen 2:13 t/m 2:17 Algemene wet bestuursrecht) en het Besluit informatiebeheer gemeente Druten ; besluiten: vast te stellen het navolgende protocol elektronische berichten waarin opgenomen voorschriften betreffende het ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van elektronische berichten.

2 Hoofdstuk I Begripsomschrijving, reikwijdte en doel Artikel 1 Begripsomschrijving Elektronische berichten berichten, die op elektronische wijze tussen computers worden uitgewisseld. Verzendinformatie en aan het bericht toegevoegde elektronische documenten maken integraal onderdeel uit van het elektronische bericht. Formele berichten berichten, die tussen gemeente en andere rechtssubjecten natuurlijke en rechtspersonen worden uitgewisseld en die overeenkomstig bij en krachtens wettelijke bepalingen als rechtshandelingen met een beoogd rechtsgevolg zijn te kwalificeren. Onder formele berichten vallen ook berichten die, zonder dat een rechtsgevolg is beoogd, een juridische, financiële, historische of andere waarde hebben dan wel een bewijs- of verantwoordingsfunctie (kunnen) hebben. Volgens de Archiefwet 1995 komen deze berichten in aanmerking voor bewaring. Informele berichten berichten die niet worden gekwalificeerd als formele post, waaronder ook de berichten die een medewerker niet uit hoofde van zijn functie ontvangt en verzendt. Algemene postbus een elektronische postbus die direct is gekoppeld aan de gemeente Druten (info@druten.nl). Persoonlijke postbus een elektronische postbus die is gekoppeld aan een specifieke medewerker van de gemeente Druten. Gemeentelijk adres elektronisch postadres eindigend Gemeentelijke website de internetsite van de gemeente Druten: Archiefwaardige berichten bestuurlijke berichten, die op grond van de archiefwetgeving in aanmerking komen voor bewaring. Medewerker persoon met een aanstelling bij op arbeidsovereenkomst met de gemeente Druten, evenals stagiaires, inleen/uitzendkrachten, gedetacheerde en overige (externe) medewerkers. Disclaimer standaardclausule van toepassing op een elektronisch bericht waarin aansprakelijkheid wordt uitgesloten. DIV team Documentaire Informatievoorziening dat als gevolg van het Besluit informatiebeheer is belast met het voeren van regie op het creëren, verwerken en beheren van de documenten van de gemeente Druten. Besluit informatiebeheer Besluit informatiebeheer gemeente Druten waarin verantwoordelijkheden ten aan zien van archiefvorming en ordening en beheer van analoge en digitale documenten zijn belegd. Artikel 2 Reikwijdte 1. Het protocol is van toepassing op de berichten die worden ontvangen door en verstuurd naar alle gemeentelijke adressen. 2. Het protocol is eveneens van toepassing op inkomende berichten verzonden via een webformulier (E-formulier) van de gemeentelijke website. 3. Het protocol is tevens van toepassing op overige vormen van inkomend en uitgaand elektronisch berichtenverkeer via social media als sms, twitter, facebook en whatsapp. 4. Het protocol is niet van toepassing op privéberichten.

3 Artikel 3 Doel 1. Doel van het protocol is het reguleren van het elektronisch berichtenverkeer. Het betreft met name de ontvangst, de beantwoording, de verzending en de archivering. 2. Naar de eigen organisatie en naar de burgers en andere externe relaties verschaft het protocol duidelijkheid over hoe medewerkers moeten omgaan met afhandeling van elektronisch berichten. Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid Artikel 4 Verantwoordelijkheid 1. De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor de behandeling van elektronische berichten. 2. De afdelingshoofden en teamontwikkelaars zijn verantwoordelijk voor de behandeling van elektronische berichten op hun afdeling respectievelijk binnen hun team. 3. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor de behandeling van elektronische berichten conform dit protocol. Hoofdstuk III Bereikbaarheid Artikel 5 Bereikbaarheid 1. Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Druten worden verzonden. 2. Op de website wordt aangegeven of een bericht via een daarvoor bestemd webformulier kan worden verzonden. 3. Formele berichten die op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet worden voorzien (zoals aanvragen, bezwaarschriften, klachten, zienswijzen en Wob verzoeken) kunnen niet via de elektronische weg worden ingediend, tenzij voor de indiening gebruik wordt gemaakt van een op de website beschikbaar webformulier met DigiD legitimatie. 4. De afzender van een elektronisch bericht als bedoeld in lid 3 ontvangt uiterlijk binnen drie werkdagen een mededeling waarin hij wordt verzocht om zijn bericht op papier in te dienen voorzien van een handtekening of zijn bericht in te dienen via een webformulier voorzien van een DigiD legitimatie. Hoofdstuk IV Inkomende berichten Artikel 6 Tijdstip ontvangst Als tijdstip waarop een elektronisch bericht door de gemeente Druten is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het bericht zijn systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt. Artikel 7 Afhandeling 1. De afzender van een elektronisch bericht ontvangt uiterlijk binnen drie werkdagen na ontvangst een reactie van de gemeente. Een ontvangstbevestiging wordt verzonden bij inkomende berichten in de algemene postbus. 2. Onder reactie wordt verstaan: a) een direct inhoudelijke beantwoording van de gestelde vraag of, indien de beantwoording meer tijd vraagt: b) een bericht waarin wordt aangegeven hoe de vraag verder wordt afgehandeld. c) De afzender van een elektronisch bericht als bedoeld in artikel 5, lid 3 ontvangt uiterlijk binnen 3 werkdagen een mededeling waarin hij wordt verzocht zijn bericht op papier in te dienen van een handtekening of in te dienen via een webformulier met DigiD legitimatie (indien voor het onderwerp van zijn bericht een webformulier met DigiD legitimatie beschikbaar is).

4 3. De medewerkers van team DIV en/of de Gemeentewinkel dragen zorg voor de ontvangst van berichten die worden ontvangen in de algemene postbus. In aansluiting daarop worden de ontvangen berichten toegewezen aan medewerker(s) voor de verdere behandeling binnen de werkprocessen. 4. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van formele en informele berichten die in zijn of haar persoonlijke postbus wordt ontvangen. Het gestelde in de leden 1 en 2 van dit artikel is ook van toepassing op de berichten die worden ontvangen in een persoonlijke postbus. Tevens moet het bepaalde in artikel 11, lid 4 in acht worden genomen. Hoofdstuk V Uitgaande berichten Artikel 8 Tijdstip verzending Als tijdstip waarop een elektronisch bericht door de gemeente Druten is verzonden geldt het tijdstip waarop het bericht een systeem voor gegevensverwerking van de gemeente Druten heeft verlaten. Over het tijdstip waarop het bericht door een gegevensverwerkend systeem van de geadresseerde is ontvangen heeft de gemeente Druten geen controle. Artikel 9 Uitgaande formele berichten Het is vooralsnog niet toegestaan uitgaande formele berichten uitsluitend elektronisch te verzenden. Uitgaande formele berichten dienen ook altijd schriftelijk op papier en voorzien van handtekening te worden verzonden. Artikel 10 Uitgaande elektronische berichten 1. Alle uitgaande elektronische berichten zijn vooralsnog van informatieve aard richting de burger. 2. Indien de gemeente zich op eigen initiatief met een elektronisch bericht richt tot een geadresseerde moet deze duidelijk te kennen hebben gegeven dat hij langs elektronische weg bereikbaar is. Hoofdstuk VI Registratie en archivering Artikel 11 Registratie en archivering 1. De medewerkers DIV of Gemeentewinkel beoordelen of een inkomend bericht in de algemene postbus moet worden geregistreerd. 2. Zolang het nog niet mogelijk is om formele elektronische post elektronisch te archiveren, dienen deze berichten te worden uitgeprint en te worden meegenomen in het archiveringsproces voor analoge documenten. 3. De medewerkers DIV of Gemeentewinkel zorgen voor de registratie en distributie van de inkomende elektronische berichten. Zij hanteren daarvoor dezelfde regels als voor de fysieke post. 4. Iedere medewerker dient zelf te beoordelen of een door hem of haar ontvangen of verzonden bericht moet worden geregistreerd en gearchiveerd. Indien dat het geval is, slaat de medewerker het bericht op in het elektronisch archief (DMS/RMA). Indien de medewerker (nog) geen beschikking heeft over het DMS/RMA of als voor het desbetreffende bericht nog geen zaaktype beschikbaar is, wordt het elektronische bericht door de behandelende medewerker uitgeprint en aangeboden voor archivering. Als leidraad geldt hiervoor het beheerplan documentaire informatievoorziening met als uitgangspunt de Archiefwet en de Archiefregeling.

5 Hoofdstuk VII Overige bepalingen Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit protocol beslist het college van burgemeester en wethouders. Artikel 13 Inwerkingtreding Dit protocol treedt in werking op 1 januari. Artikel 14 Citeertitel Dit protocol wordt aangehaald als Protocol elektronische berichten gemeente Druten Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Druten van 3 februari de Secretaris, de Burgemeester, mr. drs. A.J.E.M. Buise-Jansen drs. L..J.E.M. van Riswijk