Incura Handleiding Afboeken oninbare debiteur Incura 1 / 6
Inleiding Aan het eind van een jaar kunnen er mogelijk posten open staan van debiteuren die niet of niet volledig zijn voldaan. Het is goed om deze gevallen te onderzoeken want het kunnen inkomsten zijn waar u mogelijk nog recht op heeft. Voor het verwerken en boeken van debiteuren (afletteren), verwijzen wij u graag naar de Handleiding Afletteren debiteuren. Heeft u alle mogelijke opties doorlopen om het bedrag alsnog te ontvangen van de debiteur, maar zonder succes? In dat geval kunt u het restant debiteuren wegboeken, deze handleiding legt uit hoe dit werkt binnen Incura. Wij adviseren u om dit vooraf te overleggen met uw boekhouder of accountant. Incura 2 / 6
Afboeken oninbare debiteur 1. Open in de boekhouding de rode map 'Openstaande posten debiteuren'. 2. Print of bewaar het overzicht van openstaande debiteuren via onderstaande buttons rechtsboven op de linkerpagina. Houd dit overzicht bij de hand. 3. Sluit de map 'Openstaande posten debiteuren'. 4. Bepaal op basis van het uitgedraaide overzicht welke oninbare debiteuren u wilt gaan afboeken. Open het Meervoudig Memoriaal in het jaar dat u wilt afboeken. Doorgaans boekt u 2014 af in 2015, 2015 in 2016, etc. We gebruiken in deze handleiding onderstaand voorbeeld. Fact.nr Boekdatum Debiteur Omschrijving Bedrag Vervaldatum 20152094 28-06-2015 10132 Voorbeeld, J.A. van (Jan) - 20152094 45,00 28-07-2015 5. Klik in de ruimte tussen de ringen voor een nieuwe boeking (zie figuur 1). Figuur 1 6. U kunt het boekstuknummer leeglaten, want dit wordt automatisch ingevuld. Incura 3 / 6
7. Voer de datum 2 keer in, in de kop van het bericht én op de regel (zie figuur 2) 8. Bij de omschrijving vult u in: 'Afboeking oninbare debiteur Voorbeeld, J.A. van (Jan) - 20152094'. 9. Vul in onder 'Rek.nr.': 16000. 10. Vul het bedrag in dat u van de debiteur wilt afboeken. In ons voorbeeld gaat het om -45,00 (min vijfenveertig). Let op: wilt u een negatief openstaande debiteur afboeken in de rode map Openstaande posten debiteuren? Dan boekt u dit bedrag tegen en u boekt een positief bedrag. Figuur 2 11. Klik op het blauwe i-tje. 12. Vul links bovenin bij 'Relatie' de naam van de patiënt in: Voorbeeld. 13. Selecteer de patiënt en klik op 'OK'. Incura 4 / 6
14. Boek de -45,00 (zie figuur 3. Figuur 3 15. Klik op 'OK'. U komt nu terug in uw Meervoudig Memoriaal boeking. 16. Klik op 'Nieuwe Regel' er verschijnt een 2 e regel (zie figuur 4). Figuur 4 17. Vul in onder Omschrijving : 'Afboeking omzet oninbare debiteur Voorbeeld, J.A. van (Jan) 20152094'. Incura 5 / 6
18. Vul in onder Rek.nr. het omzet grootboeknummer waar u op wilt afboeken. Het grootboeknummer omzet is afhankelijk van uw discipline (zie onderstaande tabel). Discipline Grootboeknummer Logopedie 80300 Fysiotherapie 80200 Manueel 80220 Oefentherapie 80240 Ergotherapie 80600 sggz 80420 bggz 80400 BuitenGGZ 80450 Gemeente 80460 19. Klik nu in het veld Bedrag. Er verschijnt mogelijk een pop-up voor een kostenplaats of kostendrager. Is er sprake van een kostendrager? Dan kunt u deze hier selecteren. Is er geen kostendrager? Dan kunt u de pop-up afsluiten. 20. Boek bij 'Bedrag' het af te boeken bedrag aan omzet. In dit voorbeeld 45,00 (plus vijfenveertig). Omzet staat credit op de winst&verlies rekening en daardoor wordt als u omzet bijboekt een - (min) bedrag geboekt en als u omzet afboekt een + (plus) bedrag geboekt. Let op: heeft u een negatief openstaande debiteur afgeboekt? Dan boekt u het omzetbedrag ook tégen en u boekt juist een negatief bedrag op de omzet. U boekt dan omzet bij. 21. Klik 1 maal in de boeking om het 'Restbedrag' in de kop van de boeking op 0.00 te laten uitkomen. Het restbedrag moet op 0.00 staan alvorens te kunnen opslaan en te sluiten (zie figuur 5). Figuur 5 22. Kies 'Opslaan' en wacht tot de boeking is opgeslagen. Vervolgens wordt er een nieuwe regel geplaatst. Deze regel is ter bevestiging dat de boeking is opgeslagen. 23. Kies 'Sluiten'. Incura 6 / 6