Raadd.d.2*l^' l Aan de gemeenteraad Roden, 15 december 2010 G E M E E N T E t N OORDENVELD Agendapunt: 6.3/22122010 Documentnr.: RV10.0505 BesWt: Onderwerp Kredietaanvraag ten behoeve van het traject bestuurlijke bedrijfsvoering gemeente Noordenveld vernieuwing en verbetering Onderdeel programmabegroting: Ja Begrotingsprogramma: 2.1 Programma Burgeren Bestuur Productnaam: 00210 Bestuursondersteuning college B en W Voorstel Kennis te nemen van de bijgevoegde startnotitie Bestuurlijke Vernieuwing/Nota participatie en communicatie, de startnotitie Procesverbetering (LEAN) en de startnotitie Gemeentelijk Contact Centrum. Voor de uitvoering van het traject bestuurlijke vernieuwing en verbetering bedrijfsvoering gemeente Noordenveld een krediet beschikbaar stellen van 251.000,00, en ten laste te brengen van de Algemene Reserve. Inleiding Het Bestuursprogramma 2010-2014 geeft voor de komende raadsperiode prioriteit aan het proces Bestuurlijke Vernieuwing. Dit proces bestaat uit vier onderdelen, te weten: 1. Het formuleren van een toekomstvisie Noordenveld 2025; 2. De ontwikkeling van een gemeentelijk communicatie- en participatiebeleid; 3. Het voeren van een kerntakendiscussie; en 4. Het bewerkstelligen van een meerjarig begrotingsevenwicht. Ook is in het Bestuursprogramma opgenomen dat een start moet worden gemaakt met de uitwerking van het KplusV rapport. Daarbij is opgemerkt dat de kosten voor de baat gaan en dat er dus eenmalig middelen beschikbaar moeten worden gesteld om de aanbevelingen uit te werken. Eén van de twee bedrijfsvoeringprojecten is hiervan rechtstreeks het gevolg: 5. Procesverbetering (volgens LEAN) Het laatste project ziet op een verdere verbetering van de bedrijfsvoering door de 6. Vorming van een Gemeentelijk Contact Centrum. Tussen de processen bestuurlijke vernieuwing en verbetering bedrijfsvoering bestaat nauwe samenhang. Omdat veel van de opgevoerde activiteiten nieuw zijn voor onze organisatie is hiervoor op dit moment geen exacte kostenopgaaf te geven. Met dit voorstel beogen wij een raming te geven van de eerste kosten die gemoeid zijn met de uitvoering van de genoemde RV10.0505 UN III MIN UN Uil III
trajecten. Wij houden er rekening mee dat wij op een later moment, wanneer meer zicht is op de werkelijke kosten, opnieuw een kredietvoorstel aan uw raad zullen voorleggen. Doelstelling/probleemstelling Het gemeentebestuur heeft zich ten doel gesteld om de wederzijdse betrokkenheid van (groepen) bewoners en bestuurders te vergroten. Beoogd wordt een actieve betrokkenheid van de burger te verkrijgen bij de inrichting van de eigen leefomgeving. Een andere doelstelling voor deze raadsperiode is dienstverlening op een adequaat niveau. Daarnaast is het financiële perspectief van de overheden in Nederland zodanig dat er de komende jaren fors zal moeten worden bezuinigd. Met het nu ingezette traject wordt beoogd om op deze vraagstukken in goede onderlinge samenhang doeltreffende antwoorden te vinden. Hoe bereiken we het doel/lossen we het probleem op? De hierboven omschreven doelstellingen worden bereikt door het opstellen van een toekomstvisie Noordenveld 2025 en het voeren van een Kerntakendiscussie. Bij de toekomstvisie wordt ook input gevraagd voor de beleidsnota Communicatie en Participatie. Tegelijk vormen de toekomstvisie en de kerntakendiscussie op zich al uitstekende mogelijkheden (pilot-projecten) om participatie en communicatie toe te passen. De opgedane ervaringen samen met de input van de bevolking zullen de basis vormen voor de nota Communicatie en participatie. De kerntakendiscussie moet leiden tot een heroverweging van het takenpakket van de gemeente. Er moet een nieuw evenwicht tussen overheid en burger ontstaan waarbij de eigen verantwoordelijkheid van de burger zijn plaats moet krijgen. De kerntakendiscussie is niet primair een bezuinigingsinstrument maar beoogd in eerste instantie te komen tot een doeltreffende, doelmatige, slagvaardige en spaarzaam opererende overheid. De financiële situatie is echter wel de belangrijkste aanleiding voor het voeren van een kerntakendiscussie om weloverwogen en integrale keuzes te kunnen maken om het hoofd te bieden aan een verslechterend financieel perspectief voor de gemeente. Nauw verweven met een kerntakendiscussie is nog eens heel goed kijken naar de efficiëntie van de huidige organisatie. Om onnodige 'verspilling' uit de werkprocessen te halen wordt het lean-instrumentarium ingezet. Tot slot hecht het gemeentebestuur grote waarde aan een goede dienstverlening richting haar burgers. Dit wordt bereikt door de vorming en inrichting van een Gemeentelijk Contact Centrum. Samengevat laten de resultaten van de verschillende projecten zich als volgt omschrijven. Aan het einde van de looptijd heeft de gemeente: - een toekomstvisie geformuleerd - een kerntakendiscussie gevoerd - op basis daarvan ervaringen opgedaan met nieuwe vormen van communicatie en participatie - deze ervaringen neergelegd in nieuw beleid rondom Communicatie & Participatie - de voornaamste processen opnieuw ontworpen volgens de LEAN-filosofie - een gemeentelijk contact centrum ingericht Maatschappelijk draagvlak Alle projecten worden voorzien van een communicatieplan waarin uitgebreid wordt omschreven met wie, wanneer en hoe wordt gecommuniceerd. Uitgangspunten daarbij zijn zo groot mogelijke betrokkenheid, openheid en transparantie om enerzijds de wensen en kennis van onze burgers en partners (in de breedst mogelijke zin) te benutten, anderzijds om een zo groot
mogelijk draagvlak te creëren. De verschillende communicatieplannen zullen goed op elkaar worden afgestemd. Kosten In het Bestuursprogramma is afgesproken dat wij uitvoering willen geven aan het KplusVrapport. We doen dat via het traject bestuurlijke vernieuwing en de twee bedrijfsvoeringprojecten. Daarbij merken wij op dat in het KplusV rapport niet alleen staat dat de kosten voor de baat uitgaan, maar dat er rekening moet worden gehouden met een investering gelijk aan de uiteindelijk te realiseren efficiencyslag. In casu zou dat betekenen een investering van tussen de zes en acht ton. De baten en lasten voor de bestuurlijke vernieuwing en de verbetering bedrijfsvoering zijn opgenomen in bijgevoegde overzichten, ter onderbouwing van de kredietvraag, zijnde 251.000,00, ten laste te brengen van de Algemene Reserve. We gaan er daarbij vanuit dat van dit bedrag 120.000,00 in de Algemene reserve terug gestort kan worden na toekenning van de subsidieaanvraag bij het ESF. Om het beroep op de Algemene Reserve bij deze eerste raming zo klein mogelijk te houden heeft het College van Burgemeester & Wethouders besloten de overschotten op de budgetten voor langlopende opleidingen en voor flexibele beloning toe te voegen aan de zogenaamde frictiepot. Verder zullen wij bij de inhuur voor communicatie terughoudend te werk gaan. Tijdpad De vier projecten in het kader van de bestuurlijke vernieuwing moeten in juni 2011 hun beslag krijgen. De twee bedrijfsvoeringstrajecten lopen door in 2012 en 2013. Ter inzage liggende stukken - Startnotitie Bestuurlijke Vernieuwing/Nota participatie en communicatie - Startnotitie Lean - Startnotitie Gemeentelijk Contact Centrum - Startnotitie Kerntakendiscussie Burgemeester en Wethouders van de gemeente Noordenveld, J.H. van der Laan, burgemeester A.H. Doornbos, secretaris
Overleg Raadscommissie Dit voorstel is besproken in de vergadering van de Raadscommissie op 8 december 2010. De Commissie vindt het gevraagde bedrag fors maar kan in meerderheid akkoord gaan binnen de grens van 500.000,00. De commissie wil graag zijn mening geven over de startnotities en vindt dat gebruik gemaakt moet worden van voorradige kennis en expertise en is beducht voor een te hoog ambitieniveau. De wethouder verwacht in januari 2011 uitsluitsel te geven over de gevraagde subsidie. Hij betitelt de startnotitie als werkdocument van het College waarover de fracties best hun mening hadden kunnen geven en acht uitvoering van het traject Bestuurlijke vernieuwing zoals in dit voorstel aangegeven zeer belangrijk. Het voorstel wordt als een te bespreken stuk geagendeerd voor de raadsvergadering van 22 december. M. Brink - Veerman, voorzitter W.F.C. Damman, griffier
No: 6.3/22122010 Onderwerp: t De Raad van de gemeente Noordenveld, gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 23 november 2010; gelet op de bepalingen van de Gemeentewet; BESLUIT - Een krediet groot 251.000,00 ter beschikking te stellen voor de uitvoering van de processen Visie Noordenveld 2025, Nota participatie en communicatie, Kerntakendiscussie, Procesverbetering (LEAN) en de vorming van een Gemeentelijk Contact Centrum, en ten laste te brengen van de Algemene Reserve. Roden, 22 december 2010