De h@ndel en wij 6.1 met BOB Boekhouden-Informatica

De h@ndel en wij 6.1 met BOB Boekhouden-Informatica Plantyn

Plantyn Motstraat 32, 2800 Mechelen T 015 36 36 36 F 015 36 36 37 klantendienst@plantyn.com www.plantyn.com Dit boek werd gedrukt op papier van verantwoorde herkomst. Ontwerp binnenwerk: Zet Ontwerp omslag: Zet Opmaak binnenwerk: Camar bvba Illustratieverantwoording: Fotolia.com: alphaspirit, Julien Eichinger, rabbit75_ fot.; met onze dank voor de gewaardeerde medewerking aan Isabel NV/Isabel S.A en de andere firma s, instellingen en personen waarvan we de illustraties mochten publiceren. NUR 168 Plantyn nv, Mechelen, België Alle rechten voorbehouden. Behoudens de uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze dan ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van de uitgever. Uitgeverij Plantyn heeft alle redelijke inspanningen geleverd om de houders van intellectuele rechten op het materiaal dat in dit leermiddel wordt gebruikt, te identificeren, te contacteren en te honoreren. Mocht u ondanks de zorg die daaraan is besteed, van oordeel zijn toch rechten op dit materiaal te kunnen laten gelden, dan kunt u contact opnemen met uitgeverij Plantyn. ISBN 978-90-301-4770-1 22981/0 D2015/0032/0360

INHOUD DEEL 1: BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING 5 1 Kennismaking met Kronos 6 1 Persoonlijke gegevens Ik zal de inhoud in de tweede 6 2 Een greep uit het assortiment 6 proef aanpassen 3 Enkele leveranciers 8 4 Enkele klanten 9 5 Personeel 10 1 Organisatieschema van de onderneming 10 2 Personeelsgegevens 10 2 Het organogram van een onderneming 11 1 Organogram van Kronos 11 2 Soorten organisatiestructuren 14 3 Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling 16 3 Plannen en vergaderen 19 1 Plannen werkt ontspannend 19 2 Vergaderen 24 3 Werkplanning met elektronische agenda 30 Test je kennis 46 4 Efficiënte communicatie 49 1 Communicatie 49 2 Huisstijl 55 3 Sjabloon ontwikkelen voor brief in venster enveloppe 61 4 Elektronische post 82 Test je kennis 97 5 Verrichtingen met het buitenland 108 1 Documenten bij internationale handel 108 1 Indeling internationale handel 108 2 Documenten bij intracommunautaire handel 114 3 Documenten bij internationale handel met een derde land 115 2 Incoterms 124 3 Het internationale betalingsverkeer: begrippen 126 4 Prijsvorming op de wisselmarkt 131 5 De rol van de EU in het monetaire beleid 135 Test je kennis 138 6 De btw 142 1 De btw: een verbruiksbelasting 142 2 De btw-aangifte en rekeninguittreksel 144 3 De btw-opgave voor de intracommunautaire handelingen 156 4 Jaarlijkse lijst van de btw-belastingplichtige afnemers (klantenlisting) 161 Test je kennis 164 7 Algemene instellingen in een boekhoudpakket 169 8 Openingspost, back-up/restore en centraliseren 191 1 Dagboek OPE openen 191 2 Afdrukken niet-gecentraliseerd dagboek OPE 192 3 Back-up maken 196 4 Restore 198 5 Centraliseren 199 6 Controle van de grootboekrekeningen na centralisatie 202 7 Periodebeheer 204 9 Aankoopfacturen inboeken 206 1 Aankopen handelsgoederen 206 1 Aankoopfactuur met handelskorting 206 2 Aankoopfactuur met aankoopkosten en financiële korting 218 3 Aankoopfactuur met twee btw-tarieven, financiële korting en terug te sturen verpakking 226 2 Creditnota s voor retourzendingen 233 1 Creditnota voor retour van handelsgoederen 233 2 Creditnota voor retour van verpakking 237 3 Aankoopfactuur voor diensten en diverse goederen 241 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 3

4 Aankopen van investeringsgoederen 248 1 Aankopen van materiële vaste activa 248 2 Aankopen van immateriële vaste activa 253 5 Oprichtingskosten 260 6 Aankoopfactuur voor werken in onroerende staat 279 7 Aankoopfactuur voor intracommunautaire verwervingen 289 8 Aankoopfactuur voor invoer uit niet EU-landen 297 1 Invoer met verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen 297 2 Invoer met verlegging van heffing: factuur douane-expediteur 306 3 Invoer zonder verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen 311 4 Invoer zonder verlegging van heffing: factuur douane-expediteur 318 Test je kennis 322 9 Controleren, back-up en centraliseren 329 10 Verkoopfacturen en uitgaande creditnota s opmaken en inboeken 335 1 Verkoopfacturen voor handelsgoederen 335 1 Eenvoudige verkoopfactuur 335 2 Verkoopfactuur met handelskorting 344 3 Verkoopfactuur met handelskorting, financiële korting en aangerekende kosten 348 4 Verkoopfactuur met twee btw-tarieven en terugstuurbare verpakking 354 2 Uitgaande creditnota s 360 1 Uitgaande creditnota voor teruggestuurde goederen 360 2 Uitgaande creditnota voor retour ontvangen verpakking 365 3 Verkoopfacturen voor levering buiten België 368 1 Verkoopfactuur voor intracommunautaire levering 368 2 Verkoopfactuur voor export 373 4 Verkoopfactuur voor verkoop van vaste activa 379 5 Winkelverkopen zonder factuur 392 Test je kennis 399 6 Controleren boekingen, back-up en centralisatie 402 1 Controleren en printen van de te centraliseren dagboeken 402 2 Centraliseren van alle openstaande verrichtingen 404 3 Raadplegen gecentraliseerde boekingen 408 11 Btw-aangifte en btw-opgave voor de intracommunautaire handelingen 410 12 Betalingen en inningen 420 1 De Europese overschrijving 420 2 Elektronische betalingen via Isabel 422 3 Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR zonder financiële korting 424 4 Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR met financiële korting en inkomende creditnota 430 5 Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR zonder financiële korting 439 6 Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR met financiële korting 444 7 Boekhoudkundige registratie van ontvangen voorschotten 450 8 Boekhoudkundige registratie van ontvangsten uit contante winkelverkopen 456 9 Boekhoudkundige registratie van betalingen in vreemde munt 460 10 Boekhoudkundige registratie van inningen in vreemde munt 467 Test je kennis 473 13 Debiteurenbeheer 478 1 Klantvorderingen zelf beheren versus outsourcen 478 2 Boekhoudkundige verwerking bij tussenkomst van een kredietverzekeraar 483 3 Klantenlijsten genereren en aanmaningen opmaken in BOB 488 14 Financiële verrichtingen 496 1 Financiering met eigen vermogen 496 1 Kapitaal 496 2 Uitgiftepremies 501 3 Reserves en overgedragen winst 504 2 Financiering met vreemd vermogen op lange termijn 507 1 Investeringskrediet 507 2 Leasing 512 3 Financiering met vreemd vermogen op korte termijn 520 Test je kennis 531 4 Inhoud

BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 5

1 KENNISMAKING MET KRONOS 1.1 Persoonlijke gegevens KRONOS bvba is een handelsvennootschap in de wereld van de casual kleding en de sportkleding. KRONOS stelt haar eigen collectie samen. Daarvoor heeft ze een stylist in huis die regelmatig de internationale stoffenbeurzen in Parijs, Firenze, Rotterdam en München bezoekt. Daarna worden de modellen ontworpen bij KRONOS. De confectie gebeurt door buitenlandse ateliers. Elke nieuwe collectie wordt geshowd in de showroom van KRONOS in Antwerpen en verder aan de klantendetaillisten voorgesteld door vertegenwoordigers. KRONOS is de naam van het bedrijf en ook van het huismerk. De naam is met zorg gekozen. In de Griekse mythologie is Kronos de jongste der titanen, een reuzengeslacht. Volgens de Griekse mythologie heerst Kronos op de eilanden der gelukzaligen. De zaakvoerder van KRONOS vond dit een passende naam voor de kleding die hij verkoopt: de collectie is reuzemooi en wie de kleding draagt, voelt er zich goed in. KRONOS Mathis Valke Ledeganckkaai 11 2000 ANTWERPEN Tel. 03 277 72 52 Fax 03 277 72 59 Mail Kronos@plantyn.com Website www.plantyn.com Ondernemingsnummer BE 0420 828 659 RPR Antwerpen BNP Paribas Fortis BIC GEBABEBB, IBAN BE10 2930 1952 1004 Bank van Breda BIC JVBABE22 IBAN BE74 6451 1132 4107 1.2 Een greep uit het assortiment Bij Kronos krijgen de artikelen een code waarmee herkend kan worden tot welke groep ze behoren. Zo staat: MAG voor Magazines HER voor Herenkleding DAM voor Dameskleding SPH voor Sportkleding heren SPD voor Sportkleding dames ACC voor Accessoires. Goederen onderworpen aan 6 % btw Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs in EUR (excl. btw) Verkoopprijs in EUR (excl. btw) MAG01 Basket: reglement 1027 11,99 21,61 MAG02 Leren lopen in 10 weken 1027 8,50 15,99 MAG03 Trainen met een Polar -hartslagmeter 1027 14,95 28,21 6 Kennismaking

Goederen onderworpen aan 21 % btw Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs (excl. btw) Verkoopprijs (excl. btw) SPH101 Short wijnrood 1007 20,00 38,76 SPH102 Polo beige 1015 14,00 27,19 SPH103 Training zwartbruin 1012 54,00 104, 86 SPH104 T-shirt zilvergrijs 1012 8,00 16,49 SPH105 Bermuda 1015 19,00 36,89 SPH107 Tennispolo wit met groene streep 1015 43,00 83,34 SPH108 Hemd korte mouwen 1007 40,90 79,22 SPH109 Hemd lange mouwen 1007 45,90 89,00 SPH110 T-shirt papyruswit 1019 22,20 44,57 SPH111 Zwemslip 1019 16,99 34,99 SPH112 Zwemshort 1019 14,44 30,00 SPH113 Zwembroek lang 1019 12,83 26,55 HER150 Broek jeans donkerblauw 1015 44,50 91,94 HER151 Polo robijnrood 1015 22,40 46,15 HER152 Pull V wol 1015 34,80 67,33 HER153 Pull O 1015 40,50 80,21 HER154 Pull V katoen 1015 40,50 80,21 HER155 Broek geribd fluweel 1015 51,00 102,77 HER156 Polo dennengroen 1015 31,00 60,88 HER157 T-shirt wit 1019 24,00 46,99 HER158 Gilet met rits antracietgrijs 1015 47,20 89,77 SPD201 Short Sprint 1007 18,21 37,63 SPD202 Broek jogging 1007 19,58 38,99 SPD203 T-shirt 1012 10,66 22,07 SPD204 Broek ¾ katoen wit 1012 17,62 34,88 SPD205 Bermuda marine en wit 1012 27,99 54,38 SPD206 Pull rits 1007 24,24 48,00 SPD207 Vest clima 1007 43,00 82,34 SPD208 Vest regen 1007 18,50 38,99 SPD209 Bermuda 1012 20,88 41,67 SPD210 Broek ¾ katoen beige 1012 27,00 55,87 SPD211 Polo streep 1012 34,50 64,77 SPD212 Zwempak 1019 15,90 32,05 DAM250 T-shirt streep 1015 23,45 45,78 DAM251 Bloes linnen zandkleur 1015 54,90 105,88 DAM252 Gilet rits mosgroen 1015 42,68 85,55 DAM253 Bloes lange mouwen wit 1015 38,00 78,77 DAM254 Pull O 1015 25,00 49,77 DAM255 Pull V wol 1015 24,99 49,50 DAM256 Jasje zonder mouwen bruine ruiten 1015 32,99 60,59 DAM257 Broek jeans 1007 36,00 74,88 Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs in EUR (excl. btw) Verkoopprijs in EUR (excl. btw) ACC01 Kousen zijde en wol zwart 1016 4,70 9,71 ACC02 Badmuts 1019 2,10 4,08 ACC03 Duikbril 1019 4,87 7,81 ACC04 Zijden sjaal unicolor 1016 20,60 52,00 ACC05 Scheenlap 1019 9,50 19,62 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 7

1.3 Enkele leveranciers Lev. nr. Naam Straat Postcode Woonplaats Tel. IBAN BIC RPR Ondernemingsnr. 1001 Electrabel Regentlaan 8 1000 BRUSSEL 02 518 61 11 BE46 0003 2544 8336 BPOT BE B1 Brussel BE 0476 306 127 1002 Belgacom Koning Albert II-laan 27 1030 BRUSSEL 02 202 41 11 BE50 0001 7100 3118 BPOT BE B1 Brussel BE 0202 239 951 1003 Mobistar Kolonel Bourgstraat 149 1140 BRUSSEL 02 745 71 11 BE12 4569 5834 7192 KRED BE BB Brussel BE 0456 810 810 1004 AWW (Antwerpse Waterwerken) Mechelsesteenweg 64 2018 ANTWERPEN 0800 57 089 BE56 0963 1030 0088 GKCC BE BB Antwerpen BE 0204 923 881 1005 Sage BobSoftware Rue Natalis 2 4020 LUIK 04 343 77 46 BE59 2200 3634 4926 GEBA BE BB Luik BE 0478465663 1006 Buro Market Antwerpen Noorderlaan 33 2030 ANTWERPEN 03 541 22 99 BE81 3200 5524 6624 BBRU BE BB Antwerpen BE 0862 222 607 1007 Albatros Place Dumont 6 1150 STOKKEL 02 772 76 16 BE15 7376 0800 4430 KRED BE BB Brussel BE 0895 830 038 1008 Cibella Via Gallo 769 50121 IT-FIRENZE +39 55 49 73 201 39-06-6791121 IT 05286911002 1009 Parlons chiffons 12, rue Saint Benoit 94350 FR-VILLIERS/MARNE +33 825 825 351 FR 76 1090 7000 0102 4212 9188 632 Créteil FR 783 428 547 677 1010 De Pc-Dokter bvba Montignystraat 109A 2018 ANTWERPEN 03 288 90 93 BE32 0014 2552 1902 GEBA BE BB Antwerpen BE 0454 168 549 1011 BDM verzekeringen nv Entrepotkaai 5 2000 ANTWERPEN 03 233 78 38 BE48 6451 0079 1927 JVBA BE 22 Antwerpen BE 0404 458 128 1012 JB Textiles Ijzersteden 6-8 7547 NL-TB ENSCHEDE + 31 53 433 64 11 NL85 RABO 0104 2945 74 NL 0307 15 441 B01 1013 Tina Florian Neuenstädter Strasse 11 74196 DE-NEUENSTADT 2 + 49 7139-2679 DE89 5535 0010 0001 127027 DE 1499 604 77 1014 Piedro (leder) Via Galileo Galilei 2 20124 IT-MILANO + 39 892 640 013 IT93b076012800000055994305 Milano IT 01277 610 661 1015 Bomonde Koningsdreef 23 8820 TORHOUT 050 21 13 63 BE24 2800 5734 6538 GEBA BE BB Brugge BE 0448 460 989 1016 Bagatelle (accessoires) Afrikalaan 279 9000 GENT 09 223 36 42 BE75 7895 7949 1051 GKCC BE BB Gent BE 0423 536 147 1017 Nominette (etiketten) Industrieweg 11 9420 ERPE-MERE 053 82 77 77 BE50 2900 1260 0018 GEBA BE BB Dendermonde BE 0400 326 423 1018 Rigoletto (schoenen) Gouverneur Roppesingel 31 3500 HASSELT 011 28 44 10 BE67 2100 9689 6887 GEBA BE BB Hasselt BE 0475 504 688 1019 Dolores Handelskaai 14 8500 KORTRIJK 056 27 78 40 BE65 3100 7287 7196 BBRU BE BB Kortrijk BE 0478 015 307 1020 SD Worx Brouwersvliet 5 2000 ANTWERPEN 03 220 21 11 BE95 0000 5206 5758 BPOT BE B1 Antwerpen BE 0407 139 583 1021 Garage Secura Merksemsebaan 120 2110 WIJNEGEM 03 231 59 30 BE26 3900 9553 2729 BBRU BE BB Antwerpen BE 0441 151 248 1022 De Post Muntcentrum 1000 BRUSSEL 022 011111 BE08 6790 0000 1313 PCHQ BE BB Brussel BE 0214 596 464 1023 Carglass Trichterheideweg 11 3500 HASSELT 011 30 15 15 BE31 4354 1116 1155 KRED BE BB Hasselt BE 0440 845 006 1024 Financial Media (CFO Magazine) Stratem 11, bus 3 9880 AALTER 09 375 68 00 BE84 2930 3508 5359 GEBA BE BB Gent BE 0870 459 687 1025 ABS Schoonmaak Sterlingerstraat 19 2140 ANTWERPEN 03 290 06 60 BE47 4487 6306 8180 KRED BE BB Antwerpen BE 0428 630 726 1026 Anton Varas (zilveren juwelen) Plaza Borda 2 TAXCO (MEXICO) +52 40200 1027 Mabel Haechtsesteenweg 133 1140 EVERE BRUSSEL 02 237 81 65 BE63 1136 6720 0408 BKCP BE B1 BKB Brussel BE-0449 325 774 1028 Wo sang C.C.Shaukiwan, Flat B, 17/F HONG KONG 0852 2523 3208 4025066804 1029 Rajatco R-7 Gopal Park 110033 AZADPUR DELHI, INDIA 0091 121 3091990 7269 8 Kennismaking

1.4 Enkele klanten Klant-nr. Naam Straat en nr. Postcode Woonplaats Telefoon RPR Ondernemingsnummer 2001 Paprica De Bruynlaan 131 2610 WILRIJK 03 820 98 30 Antwerpen BE 0433 107 671 2002 Brufil Maria-Christinastraat 192 1020 BRUSSEL 02 512 05 85 Brussel BE 0419 016 640 2003 Handtas en Co Havermarkt 3 3500 HASSELT 011 22 20 80 Hasselt BE 0421 438 076 2004 Esplanade Lange Zoutstraat 7 9300 AALST 053 77 09 60 Aalst BE 0417 515 417 2005 Bijou Store Meir 43 2000 ANTWERPEN 03 707 22 02 Antwerpen BE 0403 382 418 2006 Aspasia Tacambaroplein 11 9700 OUDENAARDE 055 31 98 77 Oudenaarde BE 0438 122 769 2007 Belle Oude Vest 73 9200 DENDERMONDE 052 25 20 63 Dendermonde BE 0448 170 484 2008 Aristocrate Tolbareel 93 2930 BRASSCHAAT 03 663 11 57 Antwerpen BE 0406 964 389 2009 Safari Schriekbos 110 2980 ZOERSEL 03 464 22 40 Antwerpen BE 0434 675 905 2010 Diana Sports Sint-Jansstraat 31 2820 BONHEIDEN 015 34 30 26 Mechelen BE-0744 124 117 2011 ZAPPA (schoenen) Koolmijnlaan 191 3550 HEUSDEN-ZOLDER 011 57 23 71 Hasselt BE 0433 596 136 2012 Saffraan Pelgrimslaan 20 1731 ZELLIK 02 466 09 05 Brussel BE 0400 539 724 2013 Greenhouse Brusselse steenweg 331 1730 ASSE 02 452 47 94 Brussel BE 0457 985 993 2014 Sir Patrick Papestraat 7 8870 IZEGEM 051 33 78 20 Kortrijk BE 0426 697 555 2015 Francesca B. Stormestraat 98 8790 WAREGEM 056 61 12 30 Kortrijk BE 0440 507 880 2016 Marie Grinelle Duinkerkelaan 31 8660 DE PANNE 058 41 18 92 Veurne BE 0683 100 922 2017 Boboli Bronstraat 6 3830 WELLEN 012 74 13 51 Tongeren BE 0456 566 132 2018 Calixte 89, Rue de la Monnaie 59000 LILLE + 33 3 20 13 01 19 FR 94 410 884 332 2019 Stephen Nelson 153 Bell Street NW1 6TL LONDON + 44 20 7724 0876 GB 428 0755 47 2020 Sabina Berke Unter den Linden 71 10117 BERLIN + 49 30 22 61 1016 DE 2743 225 09 2021 Carlotta Knokkeweg 12 9880 AALTER 09 258 11 99 Gent BE-0466 349 868 2022 Daikalu Nichiei BLDG, Sth Floor 4 550 OSAKA, JAPAN 0081 354 74 9773 2023 Raj Textiles 106 Commerce Centre Goregaon East 400063 MUMBAI, INDIA 91 22 28739670 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 9

1.5 Personeel 1.5.1 Organisatieschema van de onderneming Zaakvoerder Mathis Valke CFO (Chief Financial Officer) Ciska De Roeck Aankoopmanager Claire Dufaux Logistiek manager Vincent Ransbeek Verkoopmanager Arne Schoonhoven Boekhouder Michiel Fobert Aankoopmedewerker Kristina Ibens Magazijnmeester Jasper Putman Logistiek medewerker Robin Vissers Commercieel medewerker binnendienst Marjolein Colle Leyla Ugulur Verkopers buitendienst Arthur Sanders Elise Lamont Fien Lesaffre Assistent boekhouder Pieter Sabbe Receptie Julie Geldof 1.5.2 Personeelsgegevens Bedienden Naam Adres Postnummer Plaats Brutowedde In EUR Schaal Mathis Valke De Gerlachekaai 17 bus 5 2000 ANTWERPEN 4 200,00 2 1 Ciska De Roeck Rubenslei 36 bus 2 2000 ANTWERPEN 3 460,00 0 1 Arne Schoonhoven Holleweg 109 2530 BOECHOUT 3 250,00 0 1 Vincent Ransbeek Corneel Smitslei 21 2150 BORSBEEK 2 980,00 3 2 Claire Dufaux Eikendreef 26 2950 KAPELLEN 3 100,00 2 1 Michiel Fobert Villerslei 9 2900 SCHOTEN 2 660,00 4 2 Pieter Sabbe Grote Dries 45 2650 EDEGEM 1 900,00 1 1 Kristina Ibens Kleistraat 52 2630 AARTSELAAR 1 960,00 0 alleen Marjolein Colle Lode Zielenslaan 36 2050 ANTWERPEN L.O. 1 850,00 0 alleen Leyla Ugulur Sint-Hubertusstraat 112 2600 BERCHEM 1 900,00 2 1 Julie Geldof Kapelleveld 14 2160 WOMMELGEM 1 920,00 0 alleen Arthur Sanders Zakstraat 3 2520 RANST 2 000,00 2 1 Elise Lamont Oude Kerkstraat 8 9150 KRUIBEKE 2 030,00 3 2 Fien Lesaffre Elf-Julistraat 14 2640 MORTSEL 2 015,00 1 1 Arbeiders Gezinstoestand* Naam Adres Postnr. Plaats Brutoloon Gezinstoestand* Schaal In EUR/uur Jasper Putman Smissestraat 12 9100 SINT-NIKLAAS 16,00 3 2 Robin Vissers Akkerwindestraat 107 2050 ANTWERPEN L.O. 14,00 2 1 * Gezinstoestand = aantal kinderen ten laste. 10 Kennismaking

2 ALGEMENE INSTELLINGEN IN EEN BOEKHOUDPAKKET Het BIBF, Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten, is een vakorganisatie waar boekhouders terechtkunnen voor de meest recente informatie over de boekhoudwetgeving. Het BIBF geeft o.a. het tijdschrift Pacioli uit, genoemd naar hun grote voorbeeld, de franciscaner pater Luca Pacioli, een tijdgenoot van Leonardo da Vinci. Op de website van het BIBF vinden we ook alle informatie rond de rechten en plichten van de zelfstandige boekhouder. Verkenning 1 Surf naar www.bibf.be > Toegang Leden en Stagiairs > Beroep > Reglementering van het beroep. 1.1 Wat bepaalt art. 49 van de wet van 22 april 1999 i.v.m. de beroepswerkzaamheid van de boekhouder? 1.2 Wat betekent de zin onder de opsomming: De hierboven vermelde eerste drie activiteiten behoren tot het monopolie van de leden van het BIBF? 2 Kies in de balk bovenaan het tabblad Stage. Kies onder Inschrijven voor Voorafgaand. 2.1 Hoe lang duurt een stage tot erkenning van zelfstandig boekhouder minimaal? 2.2 Hoe lang duurt een stage maximaal? 2.3 Kan iemand die de stage doorlopen heeft onmiddellijk aanspraak maken op de titel van zelfstandig boekhouder? Verklaar. 2.4 Wat is het doel van de stage? 3 Kies het tabblad Publicaties. Deze beroepsvereniging geeft een tijdschrift uit met de naam Pacioli. Zoek via de vraag Wie was Luca PACIOLI? waarom dit tijdschrift deze naam kreeg. Nu we weten welke grote verantwoordelijkheid een erkende boekhouder heeft, houden we dit in het achterhoofd bij het werken met een boekhoudpakket. 4 Open het pakket BOB 50 op je computer > OK > Dossier 95 > OK. Het pakket opent op het tabblad Boekhouding & Financiën. Tabblad Algemene configuratie 5 Kies het tabblad Algemene Configuratie. 5.1 Kies Instellingen > Algemene instellingen. 5.1.1 Welke informatie vind je in het eerste scherm? Kies de knop Volgende. 5.1.2 Loop door de andere schermen en noteer welke informatie hier werd ingevuld bij het inrichten van het dossier 95. 5.2 Kies Instellingen > Opties > Boekhouding > Ingaven. 5.2.1 In welk tabblad zullen de hier geactiveerde velden werkzaam zijn? 5.2.2 Bij een aantal aangevinkte velden is een knop voorzien. Klik op deze informatieknop voor meer uitleg. 5.3 Kies Commercieel beheer > Opties. Waar zullen de geactiveerde velden in deze opties van toepassing zijn in het pakket? 5.4 Kies Commercieel beheer > Verb. boekh. Kies naast het veld Boekhoudcategorie de knop met de loep. Welke informatie krijg je hier? 5.5 Kies Commercieel beheer > Doc. Lay-out. Met welk tabblad in BOB zijn deze documenten gelinkt? De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 11

Tabblad Boekhouding & Financiën 6 Kies het tabblad Boekhouding & Financiën. 6.1 Kies Extra > Configuratie > Automatische rekeningen. 6.1.1 Zoek in het rekeningenstelsel de naam van de rekeningen waarvan de rekeningnummers staan in het tabblad Btw. 6.1.2 Zoek in het rekeningenstelsel de naam van de rekeningen waarvan de rekeningnummers staan in het tabblad Financieel. 6.1.3 Zoek in het rekeningenstelsel de naam van de rekeningen waarvan de rekeningnummers staan in het tabblad Diversen. 6.1.4 Verklaar waarom we hier spreken van automatische rekeningen. 6.2 Kies Extra > Configuratie > Dagboekenlijst. 6.2.1 Welke dagboeken werden aangemaakt in dossier 95? 6.2.2 Waarom wordt in een financieel dagboek een rekeningnummer opgegeven in het tabblad Eigenschappen? 6.3 Kies Extra > Configuratie > Beheer btw-codes > Aankoop > Nationaal. Waartoe dienen de btw-codes? 6.4 Kies Extra > Configuratie > Instellingen van de aanmaningen. 6.4.1 Geef een paar synoniemen voor het woord aanmaningen. 6.4.2 Wanneer wordt de eerste aanmaning gestuurd? 6.4.3 Hoeveel aanmaningen zullen er gestuurd worden? 6.5 Kies Extra > Configuratie > Tekst voor de aanmaningen. Dit is de tekst voor de eerste aanmaning. Waaruit blijkt dat? 6.6 Kies Extra > Periodebeheer. In welke periode werken we nu? Tabblad Commercieel beheer 7 Kies het tabblad Commercieel beheer. 7.1 Kies Extra > Configuratie > Dagboekenlijst. 7.1.1 Vergelijk de namen van de dagboeken met die uit het tabblad Boekhouding & Financiën. 7.1.2 Waartoe dienen deze dagboeken? 7.2 Kies Extra > Configuratie > Documentlay-out. 7.2.1 Welke documentlay-out hoort bij welk dagboek uit de vraag 7.1? Ter zake 1 De beroepstitel boekhouder Alle boekhoudkundige en fiscale beroepen zijn bij wet gereglementeerd. De wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen heeft vier werkzaamheden inzake boekhouding en fiscaliteit aan de boekhouders toevertrouwd. Artikel 49 van de wet bepaalt dat diegene die de beroepswerkzaamheid van boekhouder uitoefent, diegene is die zich gewoonlijk, als zelfstandige en voor rekening van derden, bezighoudt met: 1 de organisatie van boekhoudingdiensten en raadgeving daaromtrent; 2 het openen, het houden, het centraliseren en het sluiten van boekingen, geschikt voor het opmaken van de rekeningen; 3 het bepalen van de resultaten en het opmaken van de jaarrekening in de door de wet bepaalde vorm; 4 de in artikel 38 van de wet bedoelde werkzaamheden, nl. advies verstrekken in alle belastingaangelegenheden; belastingplichtigen bijstaan bij de nakoming van hun fiscale verplichtingen; belastingplichtigen vertegenwoordigen. 12 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

De erkende boekhouders, de stagiair-boekhouders, de erkende boekhouders-fiscalisten of de stagiair boekhouders-fiscalisten worden algemeen beschouwd als de naaste raadgevers van de ondernemingen. De eerste drie activiteiten die art. 49 van de btw-wet vermeldt, behoren tot het monopolie van de leden van het BIBF. 2 Werken met een boekhoudpakket Als een bedrijf een boekhoudpakket aankoopt, krijgt de koper support van het softwarebedrijf voor het installeren en inrichten van het pakket volgens de wensen van de koper. We bekijken de belangrijkste instellingen van het pakket. In dit scherm onderscheiden we vier balken: de titelbalk met BOB 50 en uiterst rechts het kruisje en de mogelijkheid tot minimaliseren; de modulebalk met vijf tabbladen: > Boekhouding & Financiën; > Vaste activa; > Commercieel beheer; > Algemene configuratie; > Sage Connect (niet actief in deze versie); de menubalk; de pictogrammenbalk of besturingsbalk. We bespreken hierna in grote lijnen de vier tabbladen van de modulebalk. Onderaan het scherm krijgen we informatie over het dossier waarin we werken. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 13

In de werkomgeving staan allerlei knoppen die door ervaren gebruikers graag gehanteerd worden. Wij verkiezen een lege werkomgeving die rustiger is als achtergrond. Klik met de linkermuisknop op de knop. Vink elk item uit. Kies OK. 14 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

2.1 Tabblad Algemene configuratie 2.1.1 Algemene instellingen Om wegwijs te worden in BOB 50 bekijken we eerst het tabblad Algemene configuratie en kiezen in het menu Instellingen > Algemene instellingen. Bij de aankoop van het pakket krijgt de koper de nodige codes om het pakket te installeren. Die codes zijn zichtbaar bij de Algemene instellingen. Kies Volgende. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 15

In dit scherm vinden we de dossiergegevens. Die gegevens kunnen altijd gewijzigd worden, indien nodig. Ook de volgende schermen geven informatie die ingebracht werd op het ogenblik van de installatie van het pakket en het creëren van het dossier 95 Kronos. Kies bij het laatste scherm de knop Beëindigen. 2.1.2 Opties Kies in het tabblad Algemene configuratie voor Instellingen > Opties. Je kunt ook kiezen voor het sterretje onder de menubalk. 16 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

We bekijken een aantal mogelijkheden. Kies Boekhouding > Ingaven. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 17

Wanneer je op bepaalde regels gaat staan met de cursor, krijg je extra informatie. Dat geldt ook voor de knop. Btw-beheer: In de dagboeken krijgen we een gedetailleerde lijst met btw-codes. Valutabeheer: De dagboeken bevatten default een veld Valutabeheer. Geavanceerd discontobeheer: Deze optie laat toe op een correcte manier een factuur te boeken met financiële korting. Behalve in dit vakje moet deze optie ook aangevinkt worden in de dagboekenlijst en op de klanten- of leveranciersfiche. Kies Commercieel beheer. Het menu Commercieel beheer legt de optie vast voor het werken met voorraadbeheer en het opmaken van verkoopfacturen en uitgaande creditnota s. Kies Opties. 18 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

Bij het inrichten van dossier 95 werden de nodige opties aangevinkt. Het is mogelijk ze te wijzigen of andere toe te voegen, door te kiezen voor de knop Wijzigen van Opties en het deelmenu verder te doorlopen. Kies Commercieel beheer > Verb. boekh. (Verbinding met de boekhouding). Dit tabblad geeft de btw-codes en algemene rekeningen weer die per default voorgesteld worden tijdens de boekingen. Voor de creditnota s werd in deze schermen niets voorzien. Bij het opmaken en boeken van inkomende en uitgaande creditnota s zullen we waakzaam moeten zijn. Voor transportkosten kiezen we hier voor aankopen de kostenrekening 60403 Aankoopkosten en voor verkopen de opbrengstenrekening 74600 Doorgerekende kosten. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 19

Kies Commercieel beheer > Hergroepering. Dit menu gebruiken we bij het omzetten van een bestelbon naar een zendnota en verder naar een verkoopfactuur. Wij werken niet met voorraadbeheer. Daardoor beschikken we niet over vroeger opgemaakte documenten zoals bestelbonnen en zendnota s die we kunnen recupereren voor het opmaken van verkoopfacturen. Dit menu zullen we dus niet nodig hebben. Kies Commercieel beheer > Doc.lay-out. 20 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

Hier vinden we de codes van de documenten die we kunnen gebruiken bij het voorraadbeheer en bij het opmaken van verkoopfacturen en uitgaande creditnota s. BESK ZENK FACN CN BESL LBON Bestelbon van klanten Zendnota naar klanten Verkoopfactuur Nederlands Uitgaande creditnota Bestelbon voor leverancier Leveringsbon van leverancier Noot: Bij facturen is het ook mogelijk een Engelstalig document te kiezen. Kies Commercieel beheer > Div.(Diversen). In dit scherm werden een aantal opties geactiveerd die ons toelaten de voorraad te waarderen via het pakket. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 21

2.2 Tabblad Boekhouding & Financiën 2.2.1 Configuratie Kies Extra > Configuratie > Automatische rekeningen. Automatische rekeningen hebben als eigenschap dat het programma automatisch op deze rekeningen boekt. Hieronder horen de collectieve rekeningen voor centralisatie van de individuele klanten- en leveranciersrekeningen. Collectieve rekeningen kunnen niet gewijzigd worden. Er kunnen er wel toegevoegd worden. De rekeningen voor automatische boekingen kunnen gewijzigd worden. Het is heel belangrijk na te gaan of deze rekeningen overeenkomen met het gekozen rekeningenstelsel. Er is een aantal tabbladen ter beschikking. Wij bekijken er drie: Btw: btw-rekeningen Financieel: financiële rekeningen (financiële korting, wisselkoersverschillen, boetes enz.). De financiële korting wordt in het pakket disconto genoemd. Diversen: diverse rekeningen (overgedragen winst, transfers, handelskortingen enz.) 22 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

Opdat eventuele wijzigingen in deze schermen met automatische rekeningen ook doorgevoerd worden in de btw-codes, volstaat het de knop Bijw. btw-codes aan te klikken. De gebruiker krijgt dan een waarschuwing dat de handeling onomkeerbaar is. Er moet dus wel degelijk eerst gecontroleerd worden aan de hand van proefboekingen of de rekeningen correct werken. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 23

Kies Extra > Configuratie > Dagboekenlijst. Voor we kunnen boeken, is het noodzakelijk eerst de dagboeken te creëren. Het is onmogelijk een verrichting te boeken als er geen dagboek voorhanden is om de boeking op te nemen. Dat betekent dat we zoveel dagboeken moeten creëren als er soorten verrichtingen zijn. Wij voorzagen de volgende dagboeken: AAN BEL BNP DIV INCN ING KAS KBC OPE UICN VER Aankoopdagboek Financieel dagboek Belfius Financieel dagboek BNP Paribas Fortis Diversendagboek Dagboek inkomende creditnota s Financieel dagboek ING Kasdagboek Financieel dagboek KBC Diverse posten opening Dagboek uitgaande creditnota s Verkoopdagboek Met de pijltjes bovenaan kunnen we van het ene dagboek naar het andere gaan. Enkele voorbeelden In de financiële dagboeken is het noodzakelijk de juiste rekening in te vullen en omdat bepaalde bankdiensten onderhevig zijn aan btw, moeten de btw-codes ingevuld worden. 24 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

Indien we een niet-gecentraliseerde boeking verwijderen omdat we fout waren, zal het nummer van die boeking hier toch behouden blijven. Het is dus noodzakelijk in het veld Docnr. onderaan in het scherm het nummer van de verrichtingen terug te draaien als we een niet-gecentraliseerde boeking hebben gewist. Wanneer we een dagboek willen toevoegen of een dagboek willen wissen, klikken we met de rechtermuisknop in een bestaand dagboek en kiezen dan in het deelmenu de verrichting die we willen uitvoeren. Kies Extra > Configuratie > Beheer van de btw-codes. Dubbelklik op Aankoop om het submenu te openen. Dubbelklik daarna op Verkoop. Deze optie geeft toegang tot het schema van de btw-codes. Er zijn twee grote groepen: de groep aankopen en de groep verkopen. Elke groep is onderverdeeld in drie types: Nationaal: binnenlandse verrichtingen EU: intracommunautaire verrichtingen Internationaal: exportverrichtingen (buiten de EU). Verder bevat elk type alle mogelijkheden die noodzakelijk zijn om de fiscale consequenties van een bepaalde verrichting te boeken. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 25

In het bovenstaande scherm hebben we de code HG Handelsgoederen aftrekbaar geopend en daarin het tarief 21 %. Het rechterdeel van het scherm geeft in het tabblad Gedrag de rekening weer waarop de btw geboekt wordt en daaronder de roosters van de btw-aangifte, die gelinkt worden aan deze rekeningen. Om een rekeningnummer te wijzigen volstaat het in het veld met de te corrigeren rekening te klikken en het juiste rekeningnummer te kiezen. Na een wijziging wordt de knop Opslaan actief. Ook de roosters kunnen aangepast worden. We geven een voorbeeld. Kies het juiste rooster in de lijst links en kies de blauwe knop naar rechts. Kies daarna in het veld Richting het juiste teken. 26 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

Indien een verkeerd rooster gekozen werd, ga dan links in het veld Vak staan met het verkeerde rooster en kies de blauwe pijl naar rechts om de verkeerde selectie te wissen. Een lijst met de juiste btw-codes vind je online in de map Pdf BOB, bestandsnaam Btw-codes BOB. Om de codes in het pakket af te drukken, kies je in het tabblad Boekhouding & Financiën > Afdrukken > Afdrukbestanden > Btw-voet. Kies Extra > Configuratie > Instellingen van de aanmaningen. In dit scherm geven we aan met welke frequentie we aanmaningen zullen sturen. Hier werd gekozen voor een eerste rappel 15 dagen na de vervaldatum. Indien de klant op de eerste rappel niet reageert, wordt er 15 dagen later opnieuw een rappel gestuurd. Kies Extra > Configuratie > Tekst voor de aanmaningen. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 27

Hier kunnen we zowel de lay-out als de tekst voor de aanmaning wijzigen. Het deelmenu bekomen we door om het even waar in het scherm te klikken op de rechtermuisknop. 2.2.2 Periodebeheer Kies Extra > Periodebeheer. 28 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

Het bovenstaande scherm geeft aan dat we op dit ogenblik Def (default) werken in de openingsperiode. Wanneer we de openingspost gecentraliseerd hebben, zullen we vooraleer de boekingen van januari te beginnen, een vinkje plaatsen bij de periode 01/20... Belangrijk Plaats geen vinkjes in het rechterdeel van het scherm met de titel Sluiting. Zodra daar vinkjes geplaatst worden, is boeken in de afgesloten periode onmogelijk. 2.3 Tabblad Commercieel beheer Het tabblad Commercieel beheer bevat het menu voor facturatie en voorraad. Vandaar dat we bij Extra ook een deelmenu Configuratie vinden. Hier worden documenten opgemaakt zoals bestelbonnen, leveringsbonnen, verkoopfacturen, uitgaande creditnota s. Die documenten kunnen automatisch opgenomen worden in de boekhouding en tegelijkertijd zal de voorraad bijgehouden worden. Aangezien wij ervan uitgaan dat we werken in de boekhouding, zullen we dit menu enkel gebruiken voor het aanmaken van verkoopfacturen en uitgaande creditnota s. De voorraadadministratie houden wij niet bij in de boekhouding. 2.3.1 Dagboekenlijst Kies Extra > Configuratie > Dagboekenlijst. De documenten die we opmaken, bewaren we in een daartoe bestemd dagboek. De dagboekenlijst in het tabblad Commercieel beheer bevat daarom: INV VOW OFFK BESK ZENK VER UICN BESL LBON Inventarisboek Voorraadwijzigingen Offerte voor klant Bestelbon van klanten Zendnota naar klanten Verkoopdagboek (verkoopfacturen) Dagboek uitgaande creditnota s Bestelbon voor leverancier Leveringsbon van leverancier De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 29

Je scrolt van het ene dagboek naar het andere met de pijltjestoetsen, bovenaan. We tonen het dagboek verkopen (verkoopfacturen) en het dagboek uitgaande creditnota s. Het eerste dagboek toont het tabblad Eigenschappen. Het laatste dagboek toont het tabblad Comm. Beh. (commercieel beheer). Op dit tabblad is aangegeven welk document gelinkt is aan het dagboek. 2.3.2 Documentlay-out Kies Extra > Configuratie > Documentlay-out. 30 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

Hier worden de lay-outs van de documenten aangemaakt en bewaard. Het aanmaken van een documentlay-out is bewerkelijk en gebeurt via Report Builder. Nu beperken we ons tot het werken met de aangemaakte documenten. Met de pijltjestoetsen kunnen we scrollen van het ene document naar het andere. 2.3.3 Instellingen voor ingaven Kies Extra > Configuratie > Instellingen voor ingaven. Hier activeren we een aantal extra velden die van nut zijn in de dagboeken bij het opmaken van documenten. 2.3.4 Andere instellingen Klantenkaarten, leverancierskaarten en artikelkaarten kunnen specifieke instellingen bevatten die de individuele aankoop- of verkoopvoorwaarden weergeven voor die bepaalde klant of leverancier. Wij behandelen deze specifieke instellingen bij het werken in het dossier 95 aan de hand van concrete voorbeelden. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 31

3 OPENINGSPOST, BACK-UP/RESTORE EN CENTRALISEREN Om zich te wapenen tegen het verloren gaan van belangrijke gegevens in de boekhouding, is het noodzakelijk regelmatig een backup te nemen. Vanaf nu nemen wij de gewoonte aan om van een reeks nietgecentraliseerde gegevens een back-up te maken vooraleer te centraliseren. Op die manier kunnen we, wanneer we een fout ontdekken, de back-up terugzetten, de fout verbeteren en opnieuw een back-up maken alvorens te centraliseren. Verkenning 1 Open BOB 50 > Dossier 95 en open het diversepostenboek OPE. 2 Print de niet-gecentraliseerde openingspost af. 2.1 Hoeveel bedraagt de rekening kapitaal? 2.2 Wat is de boekwaarde van de gebouwen? 2.3 Hoeveel bedragen de openstaande vorderingen? 2.4 Hoeveel bedragen de openstaande schulden? 3 Maak een back-up van het dossier 95. 4 Maak een lijst waarop je de gegevens van de back-up noteert. 5 Wanneer zul je de functie Restore gebruiken? 6 Centraliseer het dagboek OPE. 7 Controleer de grootboekrekeningen na centralisatie. 8 Bekijk de gecentraliseerde openingspost via Afdrukvoorbeeld. Ter zake 1 Dagboek OPE openen Open in BOB 50 dossier 95. Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > Ingaven > Individuele ingaven > Diverse posten. 32 Openingspost, back-up/restore en centraliseren

Kies OPE Diverse posten opening. Dit is het eerste gedeelte van de openingspost. Door te scrollen kun je naar het einde van de post gaan. Zolang een dagboek niet gecentraliseerd is, zijn de ingeboekte bedragen niet opgenomen in de boekhouding. Maar als ze eenmaal gecentraliseerd zijn, kun je niets meer wijzigen. Daarom is het belangrijk de voorlopige boekingen eerst grondig te controleren. Voor een grondige controle drukken we de dagboeken af. 2 Afdrukken niet-gecentraliseerd dagboek OPE Kies in de pictogrammenbalk, boven het openstaande dagboek Afdrukvoorbeeld. pijltjes- Controleer het afdrukvoorbeeld. Ga van het ene blad naar het andere met de toetsen bovenaan. Als alles in orde is, kies dan Print. Sluit het afdrukvoorbeeld met de knop. Als alles in orde is, kunnen we in principe centraliseren. Om veiligheidsredenen nemen we echter eerst een back-up. Sluit de module 50 door op het kruisje te klikken. De openingspost in het Diversendagboek OPE vind je online in de map pdf BOB, bestandsnaam 95 Diversendagboek OPE beginsituatie. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 33

3 Back-up maken Een back-up maken we via de module BOB 50 System. Sluit alle schermen in de module BOB 50. Kies op het bureaublad de snelkoppeling Kies 2 x OK. BOB 50 System. Kies Onderhoud > Backup/Restore. Kies het tabblad Backup. Kies de selectieknop in het veld Dossiers. Selecteer dossier 95 in het deelscherm. Klik op de blauwe pijl naar rechts. Kies OK. Kies de keuzeknop naast Vaste eenheid. Het scherm geeft aan waar het programma zich bevindt. 34 Openingspost, back-up/restore en centraliseren

Open de map BOB50-PLANTYN. Kies Nieuwe map maken. Geef de nieuwe map de naam backup95. Kies nu deze nieuwe map door erop te klikken en kies daarna OK. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 35

In het veld Vaste eenheid wordt nu het pad aangegeven waar de back-up zal worden bewaard. Kies Uitvoeren. Laat het systeem rustig werken. De balk geeft de status aan. BOB 50 nummert elke back-up, maar geeft de inhoud ervan niet weer. We moeten dus zelf een lijst bijhouden met het nummer van de back-up en de bijbehorende inhoud. Om de gegevens van de back-up te kennen, kiezen we het tabblad Herstellen. We leggen nu manueel een lijst aan waarin we informatie noteren over deze back-up volgens het onderstaande model. Datum Naam dossier Nr. back-up Omschrijving 04/07/20.. 95 Kronos BOB/05 Dagboek OPE beginsituatie vóór centralisatie Noteer zorgvuldig de datum, het dossiernummer, het back-upnummer en de inhoud. Berg de lijst op in je werkmap. Telkens als we een reeks boekingen hebben verricht, zullen we een back-up maken alvorens te centraliseren. Nu we van deze situatie een back-up hebben gemaakt, kunnen we met een gerust gemoed centraliseren. Mochten we achteraf toch nog fouten vinden, dan kunnen we deze back-up terugzetten via Herstellen en vanuit de oude situatie opnieuw beginnen. Sluit het deelscherm door op het kruisje te klikken. 4 Herstellen Belangrijk vooraf Vooraleer een back-up terug te zetten, is het noodzakelijk dat alle openstaande boekingen eerst gecentraliseerd worden. Een back-up overschrijft de bestaande toestand. Aangezien wij altijd een back-up maken van openstaande boekingen (niet-gecentraliseerd), kan dit conflicten geven met andere openstaande boekingen. Om een dossier terug te zetten, gaan we te werk zoals bij een back-up. We kiezen de module BOB 50 System. Kies Onderhoud > Backup/Restore. 36 Openingspost, back-up/restore en centraliseren

Kies het tabblad Herstellen. Selecteer de back-up die je wilt terugzetten en kies Laat het systeem rustig werken. Sluit het menu met het kruisje. Sluit de module met het kruisje. Uitvoeren. 5 Centraliseren De beginsituatie bij Kronos is op dit ogenblik nog niet gecentraliseerd. Dat betekent dat de bedragen nog niet op de rekeningen staan, maar voorlopig werden genoteerd in een dagboek. Als de gegevens eenmaal gecentraliseerd zijn, zijn wijzigingen niet meer mogelijk. Daarom is het van primordiaal belang alle voorlopige boekingen grondig te controleren. Als een verrichting in een dagboek in evenwicht is, wordt de knop Opslaan actief. Met deze functie worden de gegevens slechts voorlopig opgeslagen. Je kunt nog altijd wissen, corrigeren of een regel tussenvoegen. Pas als je kiest voor centralisatie, worden de bedragen ingeschreven op de rekeningen en is het aanbrengen van wijzigingen niet meer mogelijk. Nu we een kopie (back-up) hebben opgeslagen van de boekingen in het diversendagboek OPE, kunnen we het dagboek centraliseren. Open de module BOB 50 en het dossier 95. Open het dagboek OPE. Het pakket biedt verschillende mogelijkheden om te centraliseren. 5.1 Centraliseren vanuit het dagboek OPE Kies Boekhouding & Financiën > Ingaven > Individuele ingaven > Diverse posten. Open het dagboek OPE. Kies onderaan in het dagboek Centraliseren. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 37

5.2 Centraliseren via Ingaven > Te centraliseren Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Ingaven > Te centraliseren. Klik in de regel om te selecteren of kies Alles selecteren. Kies Verrichting uitvoeren. Het systeem geeft via een deelscherm de status aan. Laat het rustig werken. Sluit het scherm met het kruisje. 5.3 Centraliseren via Beheer van de ingaven Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Ingaven > Beheer van de ingaven. Hier geeft het systeem aan dat er drie journaalposten moeten worden gecentraliseerd en dat de volgende boekpost het nummer 4 zal krijgen. Klik in de regel OPE Diverse posten opening om het dagboek te selecteren. 38 Openingspost, back-up/restore en centraliseren

Kies Centraliseren. Dit scherm geeft tevens een overzicht van de bewerkingen die al of niet werden uitgevoerd. 6 Controle van de grootboekrekeningen na centralisatie Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > Afdrukken > Grootboek > Algemene rekeningen. Vul dit scherm in zoals hierboven aangegeven. Kies. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 39

Ga met de pijltjes bovenaan in het scherm naar de volgende bladzijde. Om een gecentraliseerd journaal van een dagboek af te drukken, kiezen we in het tabblad Boekhouding & Financiën > Afdrukken > Dagboeken. 40 Openingspost, back-up/restore en centraliseren

Vul dit scherm in zoals aangegeven hierboven. Kies in de rechtermarge Afdrukken of Afdrukvoorb. Noot: Dit dagboek vind je online in de map Pdf BOB, bestand: 95 OPE beginsituatie. Opdracht Vergelijk deze afdruk met de afdruk voor centralisatie. Wat is het verschil? 7 Periodebeheer Na het centraliseren van de openingspost kunnen we de beginperiode die aangeduid wordt met **/20.., afsluiten. Zodra we beginnen met de boekhoudkundige verrichtingen, kiezen we een nieuwe periode om in te werken. Voor dit dossier werken we in januari 20... Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Extra > Periodebeheer. Vink de periode 01/201.. aan. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 41

4 AANKOOPFACTUREN INBOEKEN 4.1 Aankopen handelsgoederen 4.1.1 Aankoopfactuur met handelskorting FACTUUR DOLORES Handelskaai 14 8500 Kortrijk www.dolores.be Telefoon 056 27 78 40 Fax 056 27 78 41 e-mail info@dolores.be KRONOS AF/1 05/01/20.. Kronos bvba Ledeganckkaai 11 2000 Antwerpen Klantnummer Factuurnummer Ondernemingsnr. Klant Datum Vervaldag K1040 P/0806 BE0420 828 659 04/01/20.. 31/01/20.. Artikel Omschrijving Aantal EHP Bruto Korting 3 % Netto Btwcode 18/03 Badmuts 20 2,10 42,00 1,26 40,74 2 18/05 Duikbril 20 4,87 97,40 2,92 94,48 2 18/7 Scheenlap 20 9,50 190,00 5,70 184,30 2 Totaal bruto Handelskorting 3 % Basis Btw % Btw-bedrag Terugstuurbare verpakking Totaal 329,40 9,88 319,52 21 67,10 386,62 Ondernemingsnummer BE 0478 015 307 - RPR Kortrijk Bankrelatie BE65 3100 7287 7196 BIC BBRUBEBB 42 Aankoopfacturen inboeken

Verkenning 1 Reken deze aankoopfactuur na in Excel. Gebruik hiervoor het bestand AF&ICN 1-26 Rekenschema. Je vindt dit bestand online in de map Invulbestanden. Verklaar hoe de btw op de factuur werd berekend. 2 Ontleed de factuur aan de hand van een boekhoudfiche. Stel je daarbij de volgende vragen: 2.1 Wat betekent het bedrag in de boekhouding? 2.2 Welke soort rekening moeten we bijwerken en wat is het nummer van die rekening? 2.3 Wordt de rekening vermeerderd of verminderd? 2.4 Wordt de rekening gedebiteerd of gecrediteerd? 3 Boek deze factuur op rekeningen. 4 In welke roosters van de btw-aangifte komen welke bedragen? De btw-handleiding helpt je hierbij. Deze handleiding vind je online in de map Documenten, bijlage 19. 5 Open het boekhoudpakket BOB en open de leveranciersfiche Dolores. 5.1 Controleer of op het tabblad D/C Lev. het bedrag van de schuld overeenkomt met het bedrag van de openingspost. 5.2 Voorzie op het tabblad Fact. een handelskorting van 3 %. 6 Maak de coderingsfiche op als voorbereiding op het inboeken van deze aankoopfactuur in BOB 50. Gebruik hiervoor het rekeningenstelsel en de btw-voeten. Je vindt deze documenten online in de map Pdf BOB. 7 Open het dagboek Aankopen. Boek aan de hand van de coderingsfiche deze aankoopfactuur in het dagboek Aankopen. Ter zake 1 Analyse Het aankopen van handelsgoederen wordt in de boekhouding opgenomen als een bedrijfskost. De verkregen handelskorting vermindert de bedrijfskosten. Om de boekhouding te kunnen gebruiken als beleidsinstrument moet ze informatie geven over de samenstelling van de kosten. Daarom boeken we de aankopen handelsgoederen en de handelskorting op afzonderlijke rekeningen. In het rekeningenstelsel vinden we de kostenrekeningen: 60400 Aankopen handelsgoederen, die gedebiteerd wordt voor vermeerdering van de kosten. 60402 Handelskortingen op aankopen (-), die gecrediteerd wordt voor verminderingen. Het btw-bedrag dat de onderneming betaalt aan haar leverancier, kan ze terugvorderen van de overheid. Het is een vordering op ten hoogste 1 jaar. In klasse 4 kiezen we uit de groep 41 de activarekening 41110 Aftrekbare btw, die gedebiteerd wordt voor vermeerderingen. Het totale factuurbedrag zijn we verschuldigd aan de leverancier. We boeken deze schuld op de creditzijde van de passivarekening 44000 Leveranciers. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 43

2 Boekhoudfiche Document Verrichting Aankoopfactuur AF/1 Aankoop van handelsgoederen Redenering A/P K/O +/- D/C Rek. nr. Rek. naam Bedrag in EUR D C Bedrijfskosten + K + D 60400 Aankopen handelsgoederen 329,40 Bedrijfskosten - K - C 60402 Handelskortingen op Aankopen (-) 9,88 Vordering op de overheid + A + D 41110 Aftrekbare btw 67,10 Schuld aan de leverancier + P + C 44000 Leveranciers 386,62 Extracomptabele informatie voor btw-aangifte: maatstaf van heffing 319,52 EUR Noot: We lezen een boekhoudfiche horizontaal als volgt: Bedrijfskosten + = Bedrijfskosten vermeerderen. K + D = We kiezen een kostenrekening. Kostenrekeningen vermeerderen langs de debetzijde. Het nummer van de gekozen rekening is 60400, de naam is Aankopen handelsgoederen. Deze rekening wordt gedebiteerd voor 329,40 EUR. Rekeningnummers spreken we uit als zestig vierhonderd en vierenveertig drie nullen (we gebruiken geen duizendtallen). 3 Boeking op rekeningen D - 44000 Leveranciers + C D + 60400 Aankopen handelsgoederen - C 386,62 329,40 D + 60402 Handelskortingen op aankopen (-) - C 9,88 D + 41110 Aftrekbare btw - C 67,10 44 Aankoopfacturen inboeken

4 Btw-aangifte Handelingen Belasting (btw) II Uitgaande III Inkomende IV Verschuldigde V Aftrekbare 00 319,52 81 54 67,10 59 01 82 55 62 02 83 56 64 03 57 66 44 45 84 61 VI Saldo 46 85 63 71 47 86 65 72 48 87 VII Voorschot 49 88 91 5 Coderen als voorbereiding op het boeken in BOB Gebruik hiervoor het rekeningenstelsel en de btw-voeten uit BOB. Je vindt de documenten online. De leveranciersnummers vind je vooraan in het boek. Als boekingsdatum gebruiken we de datum van de ontvangst van de factuur (zie stempel). Coderen van aankoopfacturen Geboekt Boekingsdatum factuur 05/01/20.. Eigen nummer AF/1 Extern nummer P/0806 Vervaldag 31/01/20.. Leveranciersnummer 1019 Leveranciersnaam Dolores Rekeningen Bedrag D/C Btw Mvh Reg Btw-bedrag Totaal bedrag factuur 386,62 C Toe te wijzen rek. nr.: 60400 329,40 D 329,40 HG 69,17 Toe te wijzen rek. nr.: 60402-9,88 C -9,88 HG -2,07 Toe te wijzen rek. nr.: Totaal btw-bedrag 67,10 D 319,92 Controle D = C 329,40 + 67,10 = 386,62 + 9,88 Controle btw-totaal 67,10 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 45

6 Boeken in BOB 6.1 Leveranciersfiche Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > Bestand > Leveranciers > Lijst of kies in de uitschuifbalk naast het pictogram Leveranciers in de pictogrammenbalk voor Lijst. Kies in het veld Sleutel voor Naam. Tik in het veld Opzoeken de eerste letters van de te zoeken leverancier, hier Dolores. Dubbelklik op de rij waar de cursor staat. 46 Aankoopfacturen inboeken