Beknopte gebruikershandleiding Allianz Assist Allianz Global Assistance Versie 2.1 December 2013 AGA International SA Poeldijkstraat 4 1059 VM Amsterdam Postbus 9444 1006 AK Amsterdam Tel: +31 (0)20 561 87 11 Fax: +31 (0)20 561 88 65 info@allianz-assistance.nl www.allianz-assistance.nl IBAN: NL70 RABO 0102 5843 46 BIC: RABONL2U KvK Amsterdam nr. 33094603 Allianz Global Assistance voldoet aan de kwaliteitscriteria van het Keurmerk Klantgericht Verzekeren.
Inhoudsopgave 1 INLOGGEN ALLIANZ ASSIST 3 WACHTWOORD VERGETEN? 3 AAN UW FAVORIETEN TOEVOEGEN 3 ALGEMENE TIPS VOOR GEBRUIK ALLIANZ ASSIST 4 2 OFFERTE MAKEN 5 STAP 1: KIES EEN PRODUCT 5 STAP 2: INVOEREN DEKKINGGERELATEERDE GEGEVENS VERZEKERING 6 STAP 3: RELATIES AANMAKEN 6 STAP 4: AFRONDEN OFFERTE 9 Offerte mailen naar relatie 9 STAP 5: OFFERTE OMZETTEN NAAR AANVRAAG 11 STAP 6: EEN AANVRAAG VERZENDEN 11 STAP 7: PROCES AANVRAAG TER ACCEPTATIE 13 3 AFDRUKKEN VAN COMMUNICATIE 15 STAP 1: VERZENDEN VAN DE POLISAANVRAAG EN AANMAKEN DOCUMENTEN 15 STAP 2: DOCUMENTEN INZIEN EN AFDRUKKEN 15 4 AANMAKEN COMMUNICATIE 17 INZIEN EN AFDRUKKEN 17 DOCUMENTEN PER POST OF E-MAIL VERSTUREN 18 5 HISTORIE VAN COMMUNICATIE 19 6 MUTATIES EN WIJZIGINGEN 20 INVOEREN VAN EEN MUTATIE 20 WIJZIGEN VAN ADRES VIA POLIS 22 WIJZIGEN VAN HET BANKREKENINGNUMMER VIA POLIS 22 WIJZIGEN VAN ADRES VIA RELATIES 22 Heeft u na het lezen van deze beknopte handleiding nog vragen? Neem dan gerust contact op met ons Service Team via telefoonnummer 020-561 8848 (Intermediairs) en 020-561 8849 (Reisbureaus of touroperators). U kunt ons ook een e-mail sturen via e-mailadres: serviceteam@allianz-assistance.nl. Pagina 2 van 23
1 Inloggen Allianz Assist Typ in de adresbalk van uw browser: www.allianz-assistance.nl/allianzassist/logon U komt in het aanmeldscherm van Allianz Assist. Vul hier uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in. De gebruikersnaam en wachtwoorden zijn hoofdletter gevoelig. Als u uw gebruikersnaam en wachtwoord correct hebt ingevuld klikt u op de knop [Aanmelden]. U krijgt nu toegang tot Allianz Assist. Let op: Als u 5 keer een verke erd wachtwoord invult, wordt uw account geblokkeerd. Neem in dit geval contact op met ons Service Team via telefoonnummer 020-561 8848 (Intermediairs) en 020-561 8849 (Reisbureaus of touroperators). Figuur 1.1 Wachtwoord vergeten? Indien u uw wachtwoord bent vergeten kunt u gebruik maken van de herinneringsfunctie door op Wachtwoord vergeten? te klikken. U vult vervolgens uw gebruikersnaam en e-mailadres in, zoals deze in Allianz Assist bekend zijn. In een volgende scherm verschijnt de wachtwoordvraag die u bij de eerste keer inloggen in Allianz Assist heeft ingevoerd. Als u het juiste antwoord invult en klikt op Zend wachtwoord, wordt uw wachtwoord naar het opgegeven e-mailadres verstuurd. Aan uw favorieten toevoegen Het adres van Allianz Assist kunt u eenvoudig toevoegen aan uw favoriete websites. Dit werkt als volgt: Start internet Typ in de adresbalk: www.allianz-assistance.nl/allianzassist/logon Nadat de inlogpagina van Allianz Assist is verschenen, logt u in. Wanneer de homepage is verschenen, klikt u met de muis op <Favorieten> (of <Favorites>) in de taakbalk (bovenaan het beeldscherm). U kiest nu voor Toevoegen Favorieten (of Add to favorites ). Hier kunt u kiezen uit <Ok> of <Maken in>. Bij de keuze <Ok> wordt de homepage van Allianz Assist in uw favorietenlijst geplaatst. Wanneer u kiest voor <Maken in>, kunt u aangeven of u het in een bestaande map wilt plaatsen of een nieuwe map wilt aanmaken. Pagina 3 van 23
Algemene tips voor gebruik Allianz Assist Gebruik nooit de Vorige of Back -knop van uw webbrowser. Bij ieder scherm in Allianz Assist kunt u in de linker bovenhoek terug naar het vorige scherm (zie figuur 1.2) via Polissen of Verzoek. Figuur 1.2 Om veiligheidsredenen wordt de verbinding met Allianz Assist verbroken, als u langer dan 30 minuten inactief bent. Als u dezelfde dag opnieuw inlogt, komt u automatisch op de pagina terecht waar u de vorige keer bent geëindigd. Bij de formulieren zijn de velden met een * verplicht om in te vullen. Pagina 4 van 23
2 Offerte maken In dit hoofdstuk wordt stapsgewijs beschreven hoe u in Allianz Assist een offerte kunt opmaken via het tabblad <Offerte maken>. Figuur 2.0.1 Stap 1: Kies een product Als u bent ingelogd kunt u direct een offerte maken. Kies het product waarvoor u een offerte wilt maken (zie figuur 2.1.1). De aanvraagdatum is standaard ingesteld op de datum van vandaag. Wanneer u nu op [Volgende] klikt, wordt het aanvraagformulier van bijvoorbeeld de Doorlopende Reis- en Annuleringsverzekering geopend. Figuur 2.1.1 Pagina 5 van 23
Stap 2: Invoeren dekkinggerelateerde gegevens verzekering In het aanvraagformulier van de verzekering kunt u de dekkinggerelateerde gegevens van de polis invoeren. Wanneer u hierbij op [Volgende] klikt wordt een premieberekening getoond, zoals in het scherm hieronder (zie figuur 2.2.1). Klik wederom op [Volgende] om relaties aan te maken. Figuur 2.2.1 Stap 3: Relaties aanmaken Nieuwe relatie bij Polis afsluiten aanmaken? Klik op Nieuwe relatie toevoegen (zie figuur 2.3.1) of op het gelijknamige tabblad. En vervolgens krijgt u het scherm zoals in figuur 2.3.2. Figuur 2.3.1 Pagina 6 van 23
U vult de velden met een * onder Basisgegevens in Let op: Als u de offerte naar de klant wilt mailen, dient het e-mailadres ingevuld te worden. U klikt Verzekeringnemer, tevens hoofdverzekerde aan (zie figuur 2.3.2). Figuur 2.3.2 Let op: als een bedrijf of stichting een reisverzekering wil afsluiten voor zijn medewerker, dan is het bedrijf of de stichting Verzekeringnemer en de medewerker is Hoofdverzekerde. De partner en/of kinderen van verzekerde kunt u als volgt toevoegen: u klikt op het dubbele poppetje (= kopieerfunctie) achter Verzekeringnemer (zie figuur 2.3.3) Figuur 2.3.3 Pagina 7 van 23
De naam en de adresgegevens van de Verzekeringnemer zijn gekopieerd U vult de juiste gegevens van de partner in en klikt onderaan de pagina op partner Herhaal dezelfde stappen om de gegevens van het kind in te voeren (zie figuur 2.3.4) Figuur 2.3.4 X = verwijderknop, als u een verkeerde persoon op de verkeerde plek hebt geselecteerd Het poppetje met gum is om correcties door te voeren (zie figuur 2.3.5). Hoe voegt u de verzekerden toe aan de polis/offerte? U klikt op Relatie(s) toevoegen aan polis (zie figuur 2.3.5). Dit is overigens pas mogelijk als alle verzekerden zijn ingevoerd. Figuur 2.3.5 Pagina 8 van 23
U kunt met de knop Selecteer relatie (zie figuur 2.3.6) de verzekeringnemer wijzigen of met de knop Wijzig een verzekerde wijzigen. Figuur 2.3.6 Stap 4: Afronden offerte U kunt via volgende de offerte afronden. Aan het einde van het proces kunt u via de knop [Ok & Verder] de offerte opslaan. Het scherm Samenvatting polisgegevens wordt vervolgens geopend. Let op: controleer altijd goed de ingevoerde gegevens in het overzichtscherm Samenvatting polisgegevens voordat u een wijziging of polisaanvraag verzendt. De offerte heeft nu in dit scherm de soort Offerte meegekregen. Onderaan het scherm staan een aantal knoppen. Hieraan zitten de volgende functionaliteiten gekoppeld: [Tonen in Formulier]: U kunt de detailinformatie van de offerte terugvinden [Wijzigen]: U kunt de offerte wijzigen [Aanmaken Communicatie]: U kunt de offerte mailen of via lokale printer afdrukken [Offertedocument]: U kunt de offerte afdrukken (pdf) [Offerte omzetten naar aanvraag]: U kunt de offerte omzetten naar een aanvraag [Verwijderen]: U kunt de offerte verwijderen uit het systeem [Offerte mailen naar relatie]: U kunt de offerte mailen Offerte mailen naar relatie Nadat u een offerte heeft opgemaakt kunt u via [Offerte mailen naar relatie] de offerte mailen naar uw relaties (zie figuur 2.4.1.). Als bij de relatie een e-mailadres is ingevuld, kunt u een e-mail naar uw relatie zenden. Uw relatie kan via een link in deze e-mail de offerte eenvoudig omzetten in een polisaanvraag. De relatie ontvangt de polis en voorwaarden dan direct per e-mail. Pagina 9 van 23
Figuur 2.4.1 Figuur 2.4.2 Offertes kunt u altijd terugvinden in het tabblad <Lopende zaken>. Deze offertes blijven vervolgens maximaal 2 maanden in <Lopende zaken> staan, tenzij u deze verwijderd of omzet naar een aanvraag. Via de zoekvelden boven aan het scherm, kunt u gemakkelijk een offerte terugvinden. Zoek bijvoorbeeld op Naam en Postcode (zie figuur 2.4.2). Let op: indien geen e-mailadres is ingevuld, wordt de mogelijkheid mailen naar relatie niet getoond. Pagina 10 van 23
Stap 5: Offerte omzetten naar aanvraag Als u een offerte voor een relatie heeft gemaakt komt deze in <Lopende zaken>. Mocht de relatie nog even willen wachten met het afsluiten van de verzekering, dan blijft deze maximaal 2 maanden in lopende zaken staan als Offerte. Besluit de relatie de verzekering af te sluiten dan klikt u op de knop [Offerte omzetten naar aanvraag] (zie figuur 2.5.1). De offerte verandert nu in een aanvraag. In de volgende paragraaf wordt beschreven hoe het proces verloopt om een aanvraag te verzenden. Indien u de offerte mailt naar uw relatie verandert de status van In behandeling intermediair in In behandeling consument (zie figuur 2.5.1). U kunt de offerte altijd terug in behandeling nemen, als u op het aanvraagnummer klikt. U komt nu in het scherm Algemeen waarin een samenvatting van de polisgegevens staat en via de knop [Terug naar in behandeling] kunt u de offerte weer in behandeling nemen door op de knop [Bevestigen] te klikken. Figuur 2.5.1 Indien de offerte terug in behandeling is genomen kan de consument niet meer zelf deze offerte omzetten naar een aanvraag. Pas als de offerte weer vanuit Allianz Assist is gemaild en de status in Lopende zaken is omgezet naar In behandeling consument kan de offerte vanuit de mail automatisch worden omgezet naar een polisaanvraag. Let op: alleen als een e-mailadres is ingevuld bij de verzekeringnemer, is het mogelijk om een offerte te mailen. Stap 6: Een aanvraag verzenden Om een aanvraag te verzenden klikt u simpelweg op de knop Verzenden (zie figuur 2.6.1a). Pagina 11 van 23
Heeft u de aanvraag al eerder aangemaakt en wilt u deze er weer bij zoeken? Dan kunt u (via de zoekfunctie) in het scherm tabblad <Lopende zaken> de relatie invullen waarvan u een verzekering wilt aanvragen. U klikt op het Aanvraagnummer dat bij de relatie en de gewenste verzekering hoort. U komt in het scherm Algemeen (Samenvatting van de polisgegevens). Vervolgens klikt u op de knop [Verzenden] links onder in uw scherm (zie figuur 2.6.1a). Figuur 2.6.1a Wilt u een notitie toevoegen? Dan kunt u een vinkje plaatsen voordat u de aanvraag of wijziging verzendt ("ik wil nog aanpassingen doen bij het verzenden, bijvoorbeeld een notitie vastleggen"). In het volgende scherm kunt u een algemene notitie informatie invullen die voor Allianz Global Assistance van belang kan zijn bij het behandelen van een aanvraag (zie figuur 2.6.1b) Figuur 2.6.1b Pagina 12 van 23
Vervolgens klikt u op [Bevestigen] om de aanvraag te verzenden. Het verzoek is dan omgezet naar een definitieve polisversie. Om terug te keren naar het detailscherm van de polis klikt u op Detailscherm van deze polis (zie figuur 2.6.2). Figuur 2.6.2 Stap 7: Proces aanvraag ter acceptatie Het is mogelijk dat de aanvraag ter acceptatie wordt aangeboden aan Allianz Global Assistance. Bij status staat Ter acceptatie. Bijvoorbeeld ingangsdatum ligt in verleden (zie figuur 2.7.1). De definitieve polis is nog niet af te drukken. Tot het moment dat de polis is geaccepteerd, kunt u deze terugvinden in <Lopende zaken>. Figuur 2.7.1 Pagina 13 van 23
De acceptatie verloopt via Allianz Global Assistance. Als de aanvraag wordt geaccepteerd ontvangt u hiervan een e-mail van Allianz Global Assistance. Vervolgens kan de polis worden uitgeprint en toegestuurd aan uw relatie. Na acceptatie verdwijnt de aanvraag uit het scherm Lopende zaken. In het scherm polissen geeft u een zoekopdracht op postcode en/of op naam. U klikt op Zoek en het polisnummer verschijnt. Hier klikt u vervolgens verder. In onderstaand schema vindt u een overzicht van de knopfunctionaliteiten in het scherm Algemeen (Samenvatting van de polisgegevens) als de polis is opgemaakt en geaccepteerd: Knop [Tonen in formulier] [Aanmaken communicatie] [Tonen origineel polisblad] Functie U kunt de informatie van de polisaanvraag terugvinden Hier kunt u per e-mail of per post documentsoort versturen U kunt hier een kopie bekijken van het polisblad Pagina 14 van 23
3 Afdrukken van communicatie Hieronder beschrijven we hoe u de bevestigingsbrief, polis en passen kunt afdrukken om te versturen naar uw klant. De klant ontvangt van Allianz Global Assistance een acceptgiro voor betaling van de premie. Bij prolongatie ontvangt de klant een nieuw polisblad en acceptgiro voor het nieuwe jaar. Is er gekozen voor Automatische incasso, dan zal de premie automatisch worden geïncasseerd. Als u zelf incasseert, dan verzorgt u de nota naar de klant uiteraard zelf. Stap 1: Verzenden van de polisaanvraag en aanmaken documenten U klikt op Verzenden (zie figuur 3.1) om de polisaanvraag door te zetten en de documenten aan te laten maken door Allianz Assist. Eventueel vinkt u aan dat u nog een notitie wilt vastleggen. Figuur 3.1 Stap 2: Documenten inzien en afdrukken Klik op Inzien en afdrukken (zie figuur 3.2) Open het bestand Druk de bevestigingsbrief, polis, pasjes af Verstuur de documenten naar de klant Voor het afdrukken van de pasjes, maakt u gebruik van het voorbedrukte paspapier met een uitneembare pas (te bestellen in de webshop via Extranet). Dit is geschikt voor alle printers. In Allianz Assist kunt u zelf passen printen voor de volgende verzekeringen: Doorlopende Reisverzekering Globetrotter Verzekering Doorlopende/Collectieve Zakenreisverzekering Pechhulp Verzekering Pagina 15 van 23
Figuur 3.2 Klaar met afdrukken? Print u de documenten direct en bent u klaar met afdrukken, dan kunt u een vinkje laten staan bij Markeer de communicatie(s) als afgedrukt. Wilt u de documenten niet direct printen? Haal dan het vinkje weg, zodat u de documenten op later moment kunt afdrukken via tabblad Communicatie (zie figuur 4.2). Ga verder naar: Detailscherm van deze polis Pagina 16 van 23
4 Aanmaken communicatie Als u de communicatie nog niet heeft geprint na opmaak van een polis, dan kunt u dit alsnog doen. Via het tabblad Communicatie heeft u de mogelijkheid om de bevestigingsbrief, polis en pasjes in te zien en uit te printen (zie figuur 4.1). De documenten staan hier voor u klaar. Als de documenten nog niet geprint zijn komt er een * te staan: Communicatie (*), zoals in figuur 4.2. Figuur 4.1 Inzien en afdrukken Klik op Inzien en afdrukken (zie figuur 4.2). Figuur 4.2 Pagina 17 van 23
Documenten per post of e-mail versturen U kunt de documenten per post of e-mail versturen (zie figuur 4.3). Als u de juiste polis erbij heeft en op tabblad [Actueel] staat, klikt u op [Aanmaken communicatie]. Figuur 4.3 Kiest u bijvoorbeeld voor de optie E-mail, dan kunt u zelf uw eigen e-mail opstellen (zie figuur 4.4) Figuur 4.4 Klaar met afdrukken? Klik op Alle communicaties markeren als afgedrukt (zie figuur 4.2) Pagina 18 van 23
5 Historie van communicatie Bij het tabblad Communicatie ziet u de historie van reeds geprinte documenten (zie figuur 5.1). Figuur 5.1 In het volgende scherm (overzicht communicaties), klikt u op inzien (zie figuur 5.2). Figuur 5.2 Via Kopie maken met kopie-markering maakt u een kopie voor bijvoorbeeld uw eigen administratie. Ook kunt u de documenten nogmaals afdrukken of mailen zonder kopie-markering erop. Dit is mogelijk als u klikt op Kopie maken zonder kopie-markering (zie figuur 5.2). Pagina 19 van 23
6 Mutaties en wijzigingen Invoeren van een mutatie Als u op het tabblad <Polissen> (zie figuur 6.1) klikt, komt u in het scherm waar u alle polissen kunt zoeken. U kunt met de zoekfuncties de door u gezochte polissen zoeken. Figuur 6.1 U klikt op het polisnummer en voert vervolgens via het tabblad Mutatie invoeren (zie figuur 6.2) de wijzigingen in. Afhankelijk van de verzekering waarin u een wijziging wilt doen, zijn er totaal 4 soorten wijzigingen mogelijk binnen Allianz Assist, namelijk: 1. Wijzigen dekking 2. Wijzigen ingangsdatum polis 3. Royeren 4. Wijzigen looptijd Let op: de mutatiemogelijkheid Wijzigen looptijd (punt 4) krijgt u alleen te zien in geval van een Globetrotter Verzekering of Kortlopende Reisverzekering. Figuur 6.2 Als u een wijziging wilt doorvoeren en opgeslagen heeft, krijgt u het scherm zoals u ziet figuur 6.3. U klikt op Verzenden om de mutatie door te voeren. Pagina 20 van 23
Figuur 6.3 Als u een wijziging opslaat en die wordt geaccepteerd, krijgt u het volgende scherm (zie figuur 6.4). Figuur 6.4 Elke wijziging krijgt bij acceptatie een (opvolgend) polisversienummer binnen de polis. Bij elke wijziging wordt er een nieuwe polisversie aangemaakt (zie figuur 6.5). Het is mogelijk dat meerdere wijzigingen dezelfde ingangsdatum hebben. Figuur 6.5 Pagina 21 van 23
Wijzigen van adres via Polis In het scherm [Actueel] van de polisnummer gaat u naar [Relaties]. Klik op het nummer bij kolom [Relatie]. Relaties kunnen zowel personen als bedrijven zijn. Voor het wijzigen van de NAW-gegevens van een relatie, klikt u op [Mutatie invoeren] In dit scherm vult u eerst de Reden wijziging in en daarna de Ingangsdatum relatieversie (zie figuur 6.6). Als u op [Opslaan] klikt, vraagt Allianz Assist of u de wijzigingen zeker wilt doorvoeren. Indien akkoord kiest u voor Ok. Allianz Assist voert de wijziging(en) door. Allianz Assist neemt deze gegevens automatisch over in de actuele polissen, zonder nieuwe polisversies aan te maken. Dit betekent dat een naam- of adreswijziging geen premiegevolgen heeft. Wijzigen van het bankrekeningnummer via Polis Klik op [Bank] en daarna [Toevoegen]. Klik op [Bank] en daarna [Toevoegen]. Is standaard rekeningnummer aanvinken, Bankrekeningnummer invoeren en [Opslaan]. Wijzigen van adres via Relaties In het scherm Relaties vindt u uw relatiebestand. Relaties kunnen zowel personen als bedrijven zijn. Zoek eerst op bijvoorbeeld Naam en Voorl.. Vervolgens klikt u op Zoek. Klik op het Relatienummer dat u wilt wijzigen. Voor het wijzigen van de NAW-gegevens van een relatie, klik op [Mutatie invoeren]. In dit scherm vult u eerst de Reden wijziging in en daarna de Ingangsdatum relatieversie (zie figuur 6.6). Als u op [Opslaan] klikt, vraagt Allianz Assist of u de wijzigingen zeker wilt doorvoeren. Indien akkoord kiest u voor Ok. Allianz Assist voert de wijziging(en) door. Allianz Assist neemt deze gegevens automatisch over in de actuele polissen, zonder nieuwe polisversies aan te maken. Dit betekent dat een naam- of adreswijziging geen premiegevolgen heeft. Wijzigen van het bankrekeningnummer via Relaties Zoek eerst op bijvoorbeeld Naam en Voorl.. Vervolgens klikt u op Zoek. Klik op het Relatienummer dat u wilt wijzigen. Klik op [Bank] en daarna [Toevoegen]. Is standaard rekeningnummer aanvinken, Bankrekeningnummer invoeren en [Opslaan]. Figuur 6.6 Pagina 22 van 23
Let op: als u een adreswijziging wilt doorvoeren voor meerdere personen op hetzelfde adres, dan zet u een vinkje voor de verschillende relatienummers die u wilt wijzigen (zie figuur 6.7). Vervolgens klikt u op Uitvoeren adreswijziging. In het scherm past u de adresgegevens voor de geselecteerde relaties tegelijk aan, vult de Ingangsdatum relatiewijziging in en klikt dan op Verder. Vervolg alle stappen in het scherm. Figuur 6.7 Pagina 23 van 23