WHITEPAPER. In 3 stappen naar CRM-succes: Vermijd de valkuilen en volg de effectiefste methode



Vergelijkbare documenten
WHITEPAPER. 4 stappen om teamprestaties te verbeteren, om zo verkoop te stimuleren en een betere klantenservice te bieden

6. Project management

Whitepaper ERP Vreemde ogen

Exact Synergy Enterprise. Krachtiger Klantbeheer CRM

Whitepaper. Hoe de kans op een succesvolle ERP-implementatie te vergroten. ..het effect van vreemde ogen.. VERTROUWELIJK.

STRATEGIE IMPLEMENTATIE SUCCESFACTOREN

Whitepaper ERP Succesvol ERP implementeren

Whitepaper ERP Succesvol ERP implementeren

Zakelijke coaching vragenlijst Document. Voor bedrijf: Door: Datum:

CRM vanuit organisatorisch perspectief

HOE DE KANS OP EEN SUCCESVOLLE ERP- IMPLEMENTATIE TE VERGROTEN

bouwen aan rendement customer relationship management

Figuur 1 Model Operational Excellence

Inhoudsopgave. Bewust willen en kunnen 4. Performance Support 5. Informele organisatie 5. Waarom is het zo moeilijk? 6

?Hoe Zo! >> Werken bij de gemeente betekent je inzetten voor burgers en bedrijven. En daarbij geldt:

Leiderschap gericht op zelforganisatie & performance

Tal van redenen waarom CRM bij u wel slaagt!

De type-functies en de bijbehorende competenties

Communicatie bij implementatie

ICT als aanjager van de onderwijstransformatie

erbeterdezaak.nl Processen managen Een inleiding erbeterdezaak.nl

Optimaal benutten, ontwikkelen en binden van aanwezig talent

WIJ ZIJN ALLEEN OPEN TUSSEN 9.00 EN UUR. Tele Train heeft het antwoord

Utrecht Business School

FiT. Mastering Financiality. In tien maanden tijd je circle of influence vergroten

Case study: Service en sales gaan samen voor beter klantcontact

De kracht van een sociale organisatie

Kwaliteitszorg met behulp van het INK-model.

Het Management Skills Assessment Instrument (MSAI)

Integraal management en Sturen

Advies. Advies over en ondersteuning bij het (initieel) inrichten/optimaliseren van de structuur van de(it Service Management)organisatie

Persoonlijke rapportage van B. Smit

E-book. In 7 stappen naar een effectieve HR-cyclus

E-book. In 7 stappen naar een effectieve HR-cyclus

Resultaten Onderzoek September 2014

GOVERNANCE, RISK & COMPLIANCE WHITEPAPER

Hoe creëert u vooruitgang?

DEFINITIES COMPETENTIES

E-resultaat aanpak. Meer aanvragen en verkopen door uw online klant centraal te stellen

Big Data: wat is het en waarom is het belangrijk?

Sourcing realiseert u onder andere met behulp van een van de volgende oplossingsrichtingen:

Voorspelbaar verkoopsucces met sales opportunities in SAP Business One

de verwachting van de klant centraal.*

KOERSEN OP SUCCES Workshops strategische teamontwikkeling

Test naam Marktgerichtheidsscan Datum Ingevuld door Guest Ingevuld voor Het team Team Guest-Team Context Overige

Competentiemanagement bij de federale overheid

Bedrijfsprofiel. Constant Jurgens

Balanced Scorecard. Een introductie. Algemene informatie voor medewerkers van: SYSQA B.V.

Duurzaam Product. Ecodesign methode van Tischner

GEBRUIKSSCENARIO'S. Gebruik Yammer als uw sociale werkruimte en open de samenwerking, innovatie en de betrokkenheid.

Hefbomen van Leiderschap. Simpel. Voorspellend. Invloedrijk.

DE 7 STAPPEN TOT SUCCES- VOL ITSM.

Hoofdstuk 8 Relatiemarketing

Customer Experience Management

Doe eens gek! Houd rekening met de mensen in uw organisatie bij het implementeren van ICT oplossingen.

Exact Synergy Enterprise. Krachtiger Financieel Management

1. De methodiek Management Drives

Industry consulting. Care management. Effectieve procesinnovatie in de zorg. Onze zorg Kwaliteit nu én in de toekomst

IN 4 STAPPEN NAAR EEN DATAGEDREVEN ORGANISATIE ALLES WAT JE MOET WETEN VOOR EEN SUCCESVOLLE DATA TRANSFORMATIE

2012 Maximizer Software Inc.

Competentiemanagement bij de federale overheid

2012 Maximizer Software Inc. MAXIMIZER APPROVED PARTNER

Wie doet wat? Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2

Transformatie naar een wendbare organisatie

Functieprofiel: Adviseur Functiecode: 0303

Microsoft. Uw klanten volledig in beeld

360 feedback rapportage voor de heer J.A. Smit van Jansen & Co

CONSTANT ONDERHANDEN WERK ZORGT VOOR STABIELE DOORLOOPTIJDEN

Vergelijking van de eisen in ISO 9001:2008 met die in ISO FDIS 9001:2015

Werkgroep. Duurzame Inzetbaarheid van medewerkers, Lean en Vitale, Productieve medewerkers. Inventarisatie en start bijeenkomst

Gesprekstechniek voor de manager met o.a. The one minute manager

Appraisal. Datum:

Rapport Voorbeeld adviseur. Voorbeeld adviseur2. voorbeeld Rapportage

360 feedback assessment

Social Media Strategie Plan

LEERACTIVITEIT IJs verkopen op straat Ent-teach Module 6 Project management

Communiceren op basis van Management Drives De wereld van de kleuren onthuld

Ontdek de verborgen schat in onderhoud

De Nieuwe Generatie Dealer Management Oplossing. Ontworpen om u te helpen groeien.

STRATAEGOS CONSULTING

4.2 Inzichten in de behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden. 4.3 Het toepassingsgebied van het milieumanagementsystee m vaststellen

Utrecht Business School

Training Communicatievaardigheden

Whitepaper Managementsystemen: ondergewaardeerd gereedschap?

E-book. 49 vragen voor een effectieve continue dialoog

TSI TriMetrix. Victor Voorbeeld. 23 Persoonlijke Talenten

STAKEHOLDERS. Hoe gaan we daar mee om? Jacques van Unnik Manager Personnel Certification & Training 3 december 2015 BUSINESS ASSURANCE

Functiebeschrijving. Applicatiebeheerder. Graad B1-B3

knkpublishing Microsoft Dynamics De flexibele, innovatieve uitgeverijsoftware Nieuwe kansen in een veranderende media wereld

Procestool; sleutel tot succes?

Exact Synergy Enterprise. Krachtiger Personeelsmanagement HRM

CRM ontmoet MS Outlook

NIMA/SMA SALES EXAMEN B JANUARI b. Noem vier onderdelen van het accountplan voor Novi food die bijzondere aandacht vragen.

Managementinformatie bij gemeenten: er is nog veel winst te behalen

Managementinformatie bij gemeenten: er is nog veel winst te behalen

Het Nieuwe Leren in IT projecten

Training Projectmanagement

Doelengenerator. Stel een doel en STEVEN erop af!

Utrecht Business School

Centrale regie en decentraal gebruik binnen communicatie

Transcriptie:

In 3 stappen naar CRM-succes: Vermijd de valkuilen en volg de effectiefste methode Tien jaar geleden, toen het ontluikende CRM op de markt verscheen, geloofden bedrijven dat, door het verbeteren van hun klantrelaties de technologie hen naar nieuwe niveaus van winstgevendheid zou voeren. Sommige organisaties gaven enorme bedragen uit om CRMoplossingen te implementeren en trokken de stekker er weer uit toen resultaten uitbleven. Er zijn vele redenen die de invoering van technologie kunnen laten mislukken. Terugkijkend waren analisten en de industrie het erover eens, dat de belangrijkste oorzaak van het falen van CRM was dat veel organisaties eenvoudigweg de enorme impact niet overzagen van de veranderingen die CRM teweeg bracht in hun bedrijf. Evenmin wisten ze hoe hun mensen erbij te betrekken en een blijvende positieve verandering te bewerkstelligen. In veel gevallen was het succes alleen aan de technologie opgehangen en werd er weinig aandacht besteed aan leiderschap, het analyseren van zakelijke processen, of aanpassingen in het management. Sindsdien is de industrie gerijpt. Onze kennis omtrent het implementeren van CRM heeft een lange weg afgelegd. Aan de hand van honderden implementaties leidt deze whitepaper u langs ervaringen, die opgedaan zijn bij het werken met bedrijven van uiteenlopende grootte in verschillende industrietakken en worden de gemeenschappelijke factoren van succesvolle implementaties blootgelegd. Tegenwoordig begrijpen de verantwoordelijken voor CRMprojecten dat ze leadership buy-in nodig hebben, dat bedrijfsprocessen opnieuw ontworpen moeten worden en er behoefte is aan veranderingsmanagement. De drie belangrijkste gebieden ter voorbereiding op het succesvol implementeren van CRM focussen op: 1. Oprichting van een CRMprojectleiding. 2. Analyseren van bedrijfsprocessen. 3. Veranderingsmanagement. Besteed aandacht aan deze drie sleutels, zodat u uw organisatie zo weet te positioneren dat u succes hebt met de CRM technologieimplementatie. En negeer ze op eigen risico. 1. Instellen van de CRM-leiding Het implementeren van CRMprocessen en de technologieën die hen ondersteunen is een belangrijk bedrijfsproces wat, ongeacht de grootte, resulteert in vele fundamentele veranderingen in de manier waarop zaken wordt gedaan. Als gevolg hiervan is het essentieel, dat een of meerdere topmanagers het initiatief leiden, anders kan uw CRMprogramma op grote struikelblokken stuiten, zoals gebrek aan financiële steun, slechte coördinatie tussen de diensten en interne machtsstrijden. Zonder ondersteuning van het seniormanagement voor uw CRM-project zal het moeilijk, zo niet onmogelijk zijn, de noodzakelijke veranderingen binnen de organisatie door te voeren. Krachtige uitvoerende ondersteuning zal helpen om uw project tot een succes te maken De CRM-voortrekkers, waaronder de leidinggevenden van verkoop, marketing en service, presenteren de business case aan andere leidinggevenden, stellen voldoende financiering ter beschikking en bemiddelen bij de veranderingen. Omdat CRM effect heeft op processen en werknemers in veel verschillende delen van een organisatie, waaronder verkoop, marketing, klantenservice, operations en IT, heeft u leidinggevenden nodig, die door de bomen het bos nog kunnen zien en begrijpen wat zinvol is voor de organisatie als geheel en niet voor slechts een enkele afdeling. www.systony.nl pagina 1

Krijg brede steun De volgende stap is het instellen van een multifunctioneel team van mensen, die zowel de planning als de implementatie gaan begeleiden in het team van de CRM-projectgroep. De meest succesvolle CRMimplementaties worden ondersteund door meerdere seniors en zijn effectief, omdat ze zorgen voor een completer begrip van de huidige processen en in staat zijn tot het formuleren van betere algemene doelstellingen. Gezamenlijk heeft dit team de strategische invloed, die nodig is om veranderingen door de gehele organisatie door te voeren. De CRM-projectgroep moet actieve senior-vertegenwoordigers bevatten van elke afdeling, die door het nieuwe systeem beïnvloed wordt, waaronder: Verkoop; Marketing; Klantenservice; Klantenondersteuning; Operations; IT; Financiën. Tenzij iemand in uw organisatie een expert is op het gebied van CRM-projectmanagement dient u te overwegen om een externe consultant in te huren met ervaring in het plannen en implementeren van CRM-oplossingen en hem tot belangrijk lid van het team benoemen. De juiste consultant zal een schat aan specifieke expertise meebrengen op het gebied van CRM-implementatie en effectiviteit. Naast deze expertise zal een externe consultant, als outsider, voor een waardevol perspectief kunnen zorgen zonder de bevooroordeling of de geschiedenis die de interne medewerkers in zouden kunnen brengen. Verantwoordelijkheden het team van Het team zal zich in moeten zetten om van het plan een succesvolle CRM-implementatie te maken. Een goed team begrijpt de strategische en menselijke gevolgen van procesveranderingen, evenals het logistieke traject. Het CRM-team zal gezamenlijk realistische en meetbare projectdoelen en doelstellingen dienen te creëren en documenteren. Een CRM-implementatie is van invloed op de individuele taken en gedragingen, en zal de manier waarop de organisatie samenwerkt met zijn klanten veranderen. De eerste taak van het team is om het project van de CRM-implementatie intern in kaart te brengen. Het team moet het project zijn geloofwaardigheid geven en het belang ervan voor het bedrijf benadrukken door het verstrekken van informatie over de doelen en de voordelen daarvan voor de hele organisatie. Mandaat projecteisen en doelstellingen Het team ontwikkelt de zakelijke CRMdoelstellingen en dient te bestaan uit mensen, die het mandaat begrijpen en verantwoordelijk zijn voor de winstgevendheid van de onderneming. Deze doelstellingen moeten voor de verdere planning worden getekend door de leidinggevende. Manage de verwachtingen van de leiding De projectmanager en het CRMteam gaan de leidinggevende op de hoogte houden ten aanzien van hun verwachtingen betreffende projectplanningen, budgetten en metriek. Verwijder barrières binnen de organisatie Wanneer de vragen omtrent eigendom, meningsverschillen of strategische agenda s de voortgang belemmeren is het team verantwoordelijk voor het elimineren ervan of te begrijpen hoe het de projectdoelen zal beïnvloeden. Bepaal de maatstaven tot succes Bij het vaststellen van de doelstellingen van het project door het team, moet elk doel meetbare resultaten geven en drempelwaarden hebben die het succes bepalen. Het inbouwen van belangrijke indicatoren voor elk doel helpt het team om gaande het proces prioriteiten te kunnen stellen ten aanzien van de implementatietactieken. Zo ziet het team ook de voortgang naar de doelen. Stappen richting een solide CRM-leiding Maak een lijst van afdelingen of groepen binnen uw organisatie, die door uw CRM-implementatie beïnvloed zullen worden. Maak een lijst met personen in deze groepen waarvan u het www.systony.nl pagina 2

gevoel hebt dat ze een positieve bijdrage aan een CRM-team kunnen leveren. Bespreek het CRM-project met deze personen om hun belangstelling en betrokkenheid te peilen. Als u niet de projectverantwoordelijke van het CRMimplementatieproject bent, zorg dan dat u dit bespreekt met de projectverantwoordelijke en zoek een buy-in. Overleg met implementatiespecialisten van Systony over uw project, en doe een beroep op hun deskundige CRM consultancyvaardigheden bij het plannen van uw CRM-implementatie. 2. Analyseer zakelijke processen De volgende stap in het succesvol plannen van een CRM-implementatie is het evalueren van bestaande bedrijfsprocessen en het lokaliseren van mogelijkheden voor verbetering, die de efficiency en prestaties van het personeel verhogen of zorgen voor een betere klantervaring. Het uitvoeren van een gedegen zakelijke analyse, voordat u nieuwe systemen ontwerpt, is essentieel voor een succesvolle CRM. Hoe verlopen de processen nu? Om te beginnen; documenteer bestaande klantgerichte bedrijfsprocessen. De lijst met processen kan zeer uitgebreid zijn en onder andere bevatten: Lees meer over de specifieke functionaliteiten van het CRMsysteem marketingcampagnes, leadverwerking, verkoop-pijplijn, management, het aanmaken van een account, facturering, klantenservice case registratie, tijdregistratie en teruggaveprocedures (RMA). Om deze processen te documenteren dienen een business-analist en de leden van het CRM-team besprekingen te houden met de belangrijkste vertegenwoordigers van alle betrokken afdelingen. Het team zou ook moeten overwegen om met mensen te praten uit groepen, die geen directe interacties met klanten onderhouden, bijvoorbeeld logistiek, productie, engineering en assemblage. Deze groepen kunnen profiteren van de toegang tot het CRM-systeem, of meedenken over hoe het systeem behulpzaam kan zijn in de bevordering van de verkoop en hoe marketingen servicemedewerkers efficiënter kunnen werken. Bijvoorbeeld; als verkoopmedewerkers toegang krijgen tot technische tekeningen kunnen ze sneller en gemakkelijker vragen van klanten beantwoorden zonder eerst contact te hoeven leggen met collega s van werktuigbouw. Deze afdeling zou tekeningen kunnen scannen en aan het klantenbestand in het CRM-systeem linken, zodat de verkoopmedewerkers ze zelf op kunnen halen. Daarmee verbeteren ze de dienstverlening en verminderen de werkdruk op afdeling werktuigbouw. Praten met potentiële gebruikers is ook behulpzaam bij het verkrijgen van inzicht in hoe ze tegenover bestaande processen en systemen staan. Zijn ze efficiënt? Hoe kunnen ze worden verbeterd? Kunnen er stappen worden geëlimineerd? Het zal de tekortkomingen in de bestaande processen naar boven brengen, zodat ze verbeterd kunnen worden in het nieuwe plan. Hoe kunnen we verbeteringen doorvoeren? Als u bestaande processen documenteert, wijs dan aan elk proces een waarde toe. Dit zal u helpen om sommige processen af te stoten of ze juist te behouden en verfijnen in het nieuwe systeem. Bepaal of voor elke bedrijfsproces het volgende geldt: Noodzakelijk; Relevant en nuttig; Op basis van gedocumenteerde effectiviteit? Of wordt het gewoon op die manier gedaan omdat niemand wil veranderen? Als u eenmaal elk bedrijfsproces hebt gedefinieerd en gecategoriseerd, kunt u beginnen het naar uw wensen voor het nieuwe systeem te modelleren. Moderne CRM-oplossingen zijn zeer functioneel. Besteed voorafgaand aan uw CRM-implementatie wat tijd aan het leren kennen van de geselecteerde CRM-technologie. Breng de eigenschappen en functionaliteiten van de software in kaart ten aanzien van de huidige en geplande bedrijfsprocessen. Als u zich verdiept in de software zult u beter in staat zijn om te begrijpen www.systony.nl pagina 3

hoe u deze aan kunt passen aan uw behoeften. Noteer beslist ook de punten waar de software uw huidige processen niet ondersteunt. Moet de software veranderen, of het proces? Als de software aanpassing vereist, moet er een lijst met wijzigingen uit dit proces tevoorschijn komen. Als een proces verandering behoeft, zal een soortgelijke lijst van veranderingen samengesteld moeten worden. Pas een gefaseerde aanpak toe voor de implementatie door het aanwijzen van eigenschappen en functionaliteiten die op de eerste plaats moeten komen. Baseer de prioriteiten op de doelstellingen die door het team van de CRM-leiding zijn ingesteld. Een gefaseerde aanpak stelt u in staat om snel resultaten te verkrijgen en geeft gebruikers directe, positieve resultaten. Bepaal rapportage-eisen Als u weet wat u uit het systeem nodig hebt, is het ten aanzien van de programmering en/of het uit te voeren maatwerk gemakkelijker te bepalen welke velden u nodig hebt en hoe de gegevens gestructureerd moeten worden. Wij raden u aan de rapporten, die u momenteel gebruikt, te evalueren en na te denken over wat u nodig heeft om toekomstige bedrijfsprocessen te ondersteunen. Bepaal op de gebieden van verkoop, marketing, support, service, etc. welke rapporten u wilt genereren om specifieke zakelijke prestatieindicatoren te meten. Zet ze in volgorde van belangrijkheid in een lijst. Er kunnen rapporten bijzitten, die de grenzen van afdelingen overschrijden. Zet deze ook in een lijst en beoordeel ze op hun mate van belangrijkheid. Als u deze eenvoudige, maar belangrijke stappen zet zal uw nieuwe CRM betere bedrijfsprocessen weergeven, processen aan laten sluiten op statistieken en werknemers doen begrijpen wat er met het systeem mogelijk is. Te ondernemen acties om uw bedrijfsprocessen af te stemmen met CRM Documenteer bestaande processen. Onderzoek gebruikers om inzicht te krijgen in de effectiviteit van bestaande processen. Review bestaande processen. Zijn ze relevant? Zijn ze effectief, of bestaan ze alleen maar omdat niemand ze wil veranderen? Lees meer over de CRM-oplossing en breng de eigenschappen en functionaliteiten in verband met de huidige bedrijfsprocessen. Bepaal de vereiste rapporten. Bepaal welke functies en functionaliteit de hoogste prioriteit hebben en op basis van zakelijke doelstellingen het eerst moeten worden ingezet. 3. Manage de veranderingen Veranderingsmanagement is een proces van beïnvloeding van de gevoelens, houdingen en gedragingen van mensen om brede steun voor verandering binnen een organisatie te krijgen. Het gaat in basis over het begrijpen welke invloed veranderingen zullen hebben op het gedrag van individuen en organisaties en het ontwerpen van systemen om mensen te helpen zich aan te passen aan nieuwe bedrijfsprocessen om hen uiteindelijk uit te laten blinken in het gebruik ervan. Veranderingsmanagement kan het succes of falen van een CRM-project bepalen. Veranderingsmanagement is ook belangrijk, omdat CRM van invloed is op elke werknemer die met klanten werkt. De industrie-analisten van Gartner schatten dat 75% van de uitdaging van het bouwen van betere relaties met klanten afhankelijk is van veranderingsmanagement, niet van technologie. Om een verandering te laten slagen moeten mensen eerst de noodzaak van verandering begrijpen. Zonder actieve buy-in van de werknemers zal geen enkele CRM-oplossing zijn doelstellingen bereiken. CRMimplementaties vereisen een persoonlijke buy-in, relevante opleiding en beoordeling van prestaties. In sommige gevallen kan er een organisatorische herstructurering nodig zijn. Om veranderingen met betrekking tot CRM-technologie te managen: Start het proces aan de top; win eerst management buy-in, laat deze managers daarna werken met hun teams. Bepaal de officiële redenen voor verandering, leg de voordelen van verandering voor de betrokkenen www.systony.nl pagina 4

vast. Besteed systematisch aandacht aan menselijke problemen; veel mensen zijn moeilijk te veranderen en er zelfs bang voor. Het is dus belangrijk om die kwesties bloot te leggen en met deze mensen te bespreken. Betrek elk niveau van de organisatie bij het initiatief tot verandering. Ontwikkel een effectieve communicatiestrategie met aandacht voor de organisatiecultuur. De organisatiecultuur bepaalt hoe mensen in een organisatie met elkaar omgaan, hoe ze leren en hoe ze communiceren. Stel uzelf de vraag of het beter zou zijn om informatie over de CRM te communiceren door het verzenden van e-mails, het houden van vergaderingen, of op een andere manier. Communiceren de managers in uw bedrijf met hun eigen team, of communiceert de directeur met het hele bedrijf? Een effectieve communicatiestrategie zal rekening houden met de wijze waarop de organisatie verwacht informatie te ontvangen. Het communiceren van veranderingen Het topmanagement en vooral degenen die een voortrekkersfunctie hebben dienen het initiatief tot de verandering te nemen, toegewijd te zijn aan het proces en 100% achter de communicatie met hun medewerkers te staan. Personen wiens werk beïnvloed wordt door het initiatief, moeten begrijpen hoe hun werk zal veranderen, wat er van hen verwacht wordt tijdens de verschillende fasen van het project, hoe hun prestaties zullen worden gemeten en, nog belangrijker, wat het succes en falen van de CRM-implementatie betekent voor hen en hun omgeving. Het is van cruciaal belang om te communiceren met de medewerkers over hetgeen het bedrijf probeert te bereiken en waarom. Betrek werknemers Vraag naar de inbreng van werknemers in de fases van de planning om hun betrokkenheid bij het succes van het CRM-project te vergroten. Het ontwikkelen van een CRM-team dat feedback uit alle lagen van de organisatie zoekt zal het programma gemakkelijker intern geaccepteerd kunnen krijgen. Zet gemeentehuis-achtige ontmoetingen op met potentiële CRM-gebruikers om hen te vragen wat ze verwachten van een CRM-oplossing. Zien ze uit naar het gebruik van een geautomatiseerd CRM-systeem, of maken ze zich zorgen? Door het inzien van de angsten zult u in staat zijn om de werknemers te betrekken bij het systeemontwerp en de verdere projectcommunicatie. Daarnaast zal het CRM-team ook in staat moeten zijn om verwachtingen van gebruikers gedurende het hele project en het traject daarna vast te stellen en te managen. Maak een communicatieplan De energie, die de klantgerichte ondernemingen drijft is loyaliteit, betrokkenheid en enthousiasme van de medewerkers. Door aan de werknemers duidelijk te maken hoe de nieuwe CRM-technologie hen zal helpen om op de lange termijn klanten efficiënter van dienst te kunnen zijn en op de korte termijn hun eigen werk effectiever in te kunnen inrichten, kan een organisatie de bereidheid van het personeel om mee te werken aan de verandering verbeteren. Door toegang tot het CRM op elk niveau van de organisatie te bewerkstelligen is het nodig dat de medewerkers hun individuele acties, die leiden tot het laten werken van de CRM, kunnen waarderen. Een goed doordacht communicatieplan begint met het enthousiast maken van de medewerkers voor de zakelijke doelstellingen, bijvoorbeeld; het verlenen van betere diensten aan klanten en competitief onderscheidend zijn. Maak vervolgens duidelijk hoe deze zakelijke doelstellingen kunnen worden bereikt met behulp van CRM-technologie. Wanneer medewerkers begrijpen hoe het nieuwe CRM-systeem de organisatie en het team van dienst kan zijn, zullen zij de reden achter het nieuwe CRM-initiatief begrijpen, hetgeen de invoering ervan stimuleert. De voordelen van CRM moeten zowel rationeel als emotioneel worden uitgewerkt. Veel mensen zouden zich liever identificeren met de man in de straat of de typische klant dan met een abstracte financiële verhouding. Laat mensen weten wanneer er veranderingen op zullen treden en houd ze op de hoogte van wijzigingen in de bedrijfsprocessen, implementatie van technische schema s, wanneer ze trainingen kunnen verwachten www.systony.nl pagina 5

en andere veranderingen die hun dagelijkse werkzaamheden mogelijk beïnvloeden. Train mensen Geen enkele in CRM-architectuur en -software geïnvesteerd budget zal zomaar resulteren in succes van het project. Zonder passende opleidingen zal het voor de verantwoordelijken moeilijk worden er echt wat van te maken. CRM-opleidingen moet geen eenmalig gebeuren zijn. Doorlopende trainingen op elk niveau zorgen ervoor dat de organisatorische veranderingen, die essentieel zijn voor een succesvolle CRM-implementatie, worden bereikt. Om van een CRM-project een succes te maken moeten de trainingen ruim voor de lancering beginnen en na de eerste roll-out doorlopend verdergaan. In het kader van een systeemtraining dienen goede CRM-trainingen te wortelen in de bedrijfsprocessen, zodat mensen met behulp van het nieuwe systeem niet alleen weten hoe ze het moeten gebruiken, maar ook waarom. Adequaat investeren in relevante, permanente opleidingen zal fouten helpen voorkomen. Als dit deel van de CRM-formule niet goed begrepen wordt, betekent dat gegarandeerd dat de inspanningen rondom de CRMimplementatie niet de gewenste resultaten op zullen leveren. Beoordeel de prestaties Hoe weet u of uw CRM-implementatie een succes is afgezien van meetbare prestatie-indicatoren die u in de gaten kunt houden? Introduceer maatstaven die het succes van uw bedrijf en de voortgang continu laten zien. Ontwikkel verschillende maatstaven, afhankelijk van het gegeven of u harde zakelijke prestatiedoelstellingen wilt meten, of op zoek bent naar inzicht in minder meetbare resultaten, zoals het verbeteren van de relatie tussen uw bedrijf en uw klanten aan de hand van de CRM-oplossing. Enkele typische kwantificeerbare maatstaven voor bedrijfsprestaties zijn: Groter percentage binnengehaalde deals; Verminderde lengte verkoopcyclus; Toegenomen omvang van een deal; Lagere marketingkosten; Minder klachten van klanten; Aantal ondersteunende gesprekken / bezoeken per dag; Lagere transactietijden; Toename van het aantal verwerkte transacties per dag; Toename per week van gebruik van het CRM-systeem door werknemers. Andere minder goed kwantificeerbare maatregelen kunnen zijn: Toegenomen werknemerstevredenheid Grotere klanttevredenheid Zachte maatstaven kunnen het beste worden verkregen door vóór en na ervaringen metingen te doen met behulp van gerichte enquêtes met klanten, medewerkers en andere gebruikers van het CRM-systeem. Ontwikkel een lijst met maatstaven door te kijken naar de oorspronkelijke doelstellingen van het project en de beste manier om de geboekte vooruitgang te tonen. Gebruik deze maatregelen als focus tijdens het hele implementatieproces door periodieke steekproeven te nemen en ze voorafgaand aan uw CRMimplementatie met de benchmark te vergelijken. Dit zal u voorzien van solide statistieken om het rendement op uw CRM-investering te meten en in voortgangsrapporten weer te geven, zodat u kunt zien hoe ver u bent met het behalen van uw prestatiedoelstellingen. Acties, die u kunt ondernemen om de veranderingen te managen Zorg dat alle leden van het CRM-team het belang van veranderingsmanagement begrijpen en zich er in elke fase van het projectplan toe committeren. Lokaliseer belangrijke personen binnen de organisatie, die in staat zijn om te helpen bij het veranderingsmanagement. Zoek uit wat voor verwachtingen gebruikers hebben van een CRMoplossing. Bijvoorbeeld; zijn ze op zoek naar een geautomatiseerd CRM-systeem, of maken ze zich er zorgen om? www.systony.nl pagina 6

Samenvatting Na tien jaar ervaring met CRMimplementaties hebben de industrie en bedrijven geleerd om het falen met CRM te voorkomen en succes te behalen met de drie belangrijkste plannings- en managementpraktijken: 1. Instellen van een CRMleiding Door een beroep te doen op de inzet van senior-managers heeft uw project een veel betere kans van slagen. Barrières zijn gemakkelijker te slechten en de bronnen beter te beschermen, wanneer senioren uw CRM-project leiden. 2. Analyseer zakelijke processen Neem de tijd om bestaande processen te documenteren. Evalueer ze op hun effectiviteit en efficiency. Laat ze vervolgens ongemoeid, of ontwerp nieuwe processen die de zakelijke doelstellingen weerspiegelen. Deze stap bepaalt hoe het systeem wordt geconfigureerd en verzekert u ervan dat ze de doelstellingen van de organisatie weergeven en niet alleen de functionaliteit van de software. 3. Manage de veranderingen Communiceer de redenen voor de CRM-implementatie naar uw staf en nodig hen uit om deel te nemen in het ontwerp. Laat ze bij elke stap weten waar, wanneer en hoe ze er door beïnvloed worden. Zorg dat het personeel training en ondersteuning krijgt, zodat ze zich de processen eigen maken en uit kunnen blinken in het gebruik van het nieuwe systeem. Wanneer u deze drie planningspraktijken volgt, plaatst u uw bedrijf in een veel betere positie om succesvol te zijn met de CRM-implementatietechniek. Hoewel u zeker in staat bent om een goed leidingsteam aan te stellen, heeft uw bedrijf wellicht niet de nodige expertise in huis om een solide proces-analyse uit te voeren, of om veranderingsmanagement te implementeren. Om deze reden raadt Systony bedrijven die de mogelijkheid van CRM onderzoeken aan te werken met professionele service-consultants, die behulpzaam zijn bij het uitvoeren van de drie belangrijkste planningsstappen die aan de basis staan van CRM-succes. Over Systony BV Gevestigd in Hardinxveld-Giessendam, zijn wij een kleine, maar talentvolle groep mensen die gepassioneerd Customer Relationship Management (CRM) en Inbound Marketing implementeert bij haar klanten. Met een sterke focus op het verbeteren van klantprocessen, verandermanagement, begeleiding van gebruikers en een snelle terugverdientijd van uw investering, hebben wij sinds 2003 ruim 400 succesvolle implementaties gerealiseerd in Nederland en België. Systony levert en implementeert daarbij het functierijke softwareportfolio van Maximizer CRM & HubSpot. Dat omkleden wij met grondig advies, diepgaande analyse, praktische configuratie en doeltreffende gebruikerstrainingen. Dit waarborgt dat de software van Maximizer en HubSpot volwaardige hulpmiddelen worden binnen uw organisatie, waar uw medewerkers intuïtief mee kunnen werken. U zult snel op onze implementatie vertrouwen voor het werven, bedienen en onderhouden van nieuwe en bestaande klanten. www.systony.nl +31(0) 880 30 30 30 info@systony.nl www.systony.nl pagina 7