Concept Handleiding Regipro
Regipro Bemiddeling 1. Vrijwilligers...1 1.1. Vrijwilliger toevoegen...1 1.2. Vrijwilligersscherm...5 1.2.1. Tabblad Lijst...5 1.2.2. Tabblad Vrijwilliger...6 1.2.3. Tabblad Gegevens...7 1.2.4. Tabblad Presentatie...8 1.2.5. Tabblad Overzicht...9 2. Organisaties...14 2.1. Organisatie toevoegen...14 2.2. Organisatiescherm...15 2.2.1. Tabblad Lijst...15 2.2.2. Tabblad Organisatie...16 2.2.3. Tabblad Overig...17 2.2.4. Tabblad Contactpersoon...18 2.2.5. Tabblad Overzicht...19 3. Vacatures...21 3.1. Vacature toevoegen...21 3.2. Vacaturescherm...22 3.2.1. Tabblad Lijst...22 3.2.2. Tabblad Vacature...23 3.2.3. Tabblad vacaturegegevens...24 3.2.4. Tabblad Contactpersoon/Adres...25 3.2.5. Tabblad organisatie...25 3.2.6. Tabblad Overzicht...26 3.3. Vacature afsluiten...31 3.3.1. Vacature afsluiten via organisaties...31 3.3.2. Vacature afsluiten via Vacature...31 3.3.3. Probleem...32 4. Contactpersonen...33 4.1. Contactpersoon toevoegen...33 4.2. Contactpersonenscherm...35 4.2.1. Tabblad Lijst...35 4.2.2. Contactpersoon...35 4.2.3. Organisatie...35 4.2.4. Overzicht...35
1. Vrijwilligers In het vrijwilligersbestand worden de gegevens opgeslagen van de vrijwilligers. Het bestand Vrijwilligers wordt geopend door op de menubalk te kiezen voor Bestand en vervolgens voor Vrijwilligers. Dan kom je in het Vrijwilligersscherm dat de gegevens van de vrijwilliger bevat. Tabblad Lijst wordt als eerste geopend. Als een vrijwilliger is afgesloten, worden de gegevens na één maand (in te stellen door systeembeheer) opgeslagen in het archief. 1.1. Vrijwilliger toevoegen Wil je een nieuwe vrijwilliger toevoegen dan kun je de volgende stappen ondernemen. Druk op Vrijwilligers in het menu bestand. Klik op (Nieuwe kaart) Je hebt dan twee opties Handleiding RegiPro December 2006-1-
Optie 1 Nieuwe kaart invoeren, druk dan op ja en ga verder met stap 1.2 Optie 2 Vrijwilliger selecteren LET OP! Je krijgt de volgende vraag in beeld Ja: drukt dan krijg je een nieuwe kaart met alleen de NAW gegevens. Nee: dan komt de desbetreffende kaart als de kaart niet in het archief stond. Als de kaart afgesloten was en in het archief stond dan heb je het volgende. Bij zoeken zie je de persoon. Selecteer de persoon en druk op Selecteer persoon. Als je op nee druk dan komt er op het scherm het volgende -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
Je kunt helemaal niks. (vreemd dat de oude kaart niet wordt opgehaald uit het archief) Al je op Ja drukte dan komt er een hele nieuwe kaart met NAW gegevens van desbetreffende vrijwilliger. Zonder de oude tekst. Wil je wel de hele oude kaart gebruiken dan kun je het volgende doen Als je vrijwilligers open hebt staan dan kun je niet het archief vrijwilligers openen. Sluit het vrijwilligers en open dan via Bestand Archief vrijwilligers archief vrijwilligers Selecteer de desbetreffende vrijwilliger. Als je wilt zoeken dan doe je dit via bewerken zoeken Handleiding RegiPro December 2006-3-
Staat de vrijwilliger niet in het bestand dan zie je Staat de vrijwilliger wel in het archief dan zie de geselecteerde kaart. In het tabblad gegevens kun je de kaart uit het archief halen. Uit archief Ja Je moet de kaart dus heropenen anders gaat deze weer naar het archief. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
1.2. Vrijwilligersscherm Het scherm Vrijwilligers bestaat uit de volgende tabbladen: 1.2.1. Lijst 1.2.2. Vrijwilligers 1.2.3. Gegevens 1.2.4. Presentatielijst 1.2.5. Overzicht 1.2.1. Tabblad Lijst Dit tabblad bevat een overzicht van alle ingevoerde vrijwilligers in het systeem. In dit tabblad kun je een vrijwilliger selecteren. De lijst kan worden gesorteerd op alfabetisch of numerieke volgorde. De selecties van de knoppenbalk op het tabblad Lijst hebben de volgende opties: 1. Alleen openstaande gegevens tonen. 2. Alleen afgesloten gegevens tonen. 3. Alleen mijn gegevens tonen. 4. Tekenreeks zoeken. 5. Uitgebreide selectie. 6. Alle selecties opheffen. 7. Email versturen naar email adres aan vrijwilliger die is geselecteerd. 8. Team selecteren. Let op: Bij het zoeken in de lijst met behulp van het zoekvenster naar letters met leestekens, dan moeten deze leestekens ook worden ingevuld. Dit in tegenstelling tot het zoeken in de lijst door het intoetsen van de eerste letters van een naam in de lijst zelf. Handleiding RegiPro December 2006-5-
1.2.2. Tabblad Vrijwilliger Hier kunnen de NAW gegevens van de persoon worden opgegeven met behulp van tekstvelden. Met behulp van keuzelijstvelden kunnen gemeente/land en geslacht ingevuld worden. Veld Vrijwilligersnr. Dossier loopt vanaf Roepnaam Voorletters * Tussenvoegsels Achternaam * Selectiecodes Omschrijving Wordt door het programma ingevoerd. Een Z nummer staat er als een vrijwilliger zich aanmeldt via internet. DD-MM-JJJJ van inschrijving invoeren. Roepnaam invoeren met hoofdletter beginnen. In hoofdletters en met punt achter elke voorletter (dus J.T.U.). Voluit schrijven (dus: van de en niet v.d. ). Voluit (hoofdletter gaat automatisch). Variabel (bijvoorbeeld om kerstkaarten te sturen, je kunt hier dan een code invoeren, om daarna een selectie te maken) Extra regel -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
Overige gegevens Emailadres * Adres * Nr * Toevoeging Postcode Plaats * Geboortedatum M/V Spreekt voor zich.(hoofdletter gaat automatisch). Spreekt voor zich. Indien van toepassing invullen. Spreekt voor zich. Spreekt voor zich Spreekt voor zich DD-MM-JJJJ Spreekt voor zich Telefoon * Zonder spaties, bv. 0123-456789 en/of 06-12345678 Tekst bij vrijwilliger Bv. werkzaam, hobby s, gezondheidsproblemen 1.2.3. Tabblad Gegevens In het tabblad Gegevens kan informatie ingevoerd worden die betrekking heeft op de voorkeuren en de mogelijkheden van de vrijwilliger. Verder kan er informatie over de achtergrond van de vrijwilliger worden ingevoerd. Onder het kopje gegevens kan met behulp van keuzelijstvelden informatie worden ingevoerd over de voorkeuren en mogelijkheden van de vrijwilliger. Handleiding RegiPro December 2006-7-
Veld Vrijwilligersnummer Begeleider AFSLUITEN HEROPENEN Werksoort Doelgroep Activiteit Opleiding Werktijd Categorie Inkomen Adres doorgeven Rijbewijs Scholier Actief bemiddelen Uitkering Hoe gehoord Duur werkloosheid Omschrijving Wordt door het programma ingevoerd. Een Z nummer staat er als een vrijwilliger zich aanmeldt via internet. Je eigen naam (of van collega) selecteren. Dossier afsluiten (dossier komt in het archief en wordt na minimaal 18 maanden verwijderd (dit is te veranderen door de systeembeheerder via opties onderhoud)). Dossier openen. Minimaal 1 voorkeur invullen. Minimaal 1 voorkeur invullen. Minimaal 1 voorkeur invullen. Invullen. Invullen. Bv. 57+ / IBN / vrijwilliger, dit is door de systeembeheerder te veranderen. N.v.t. N.v.t. Invullen Ja/Nee vraag. Als hier ja ingevuld is dan doet de scholier mee aan maatschappelijke stage. Invullen (Ja: door steunpunt en Nee: VW wil zelf vacatures in de gaten houden). Invullen. Invullen. Invullen. 1.2.4. Tabblad Presentatie Hier kan de vrijwilliger via internet een presentatietekst toevoegen. Deze tekst kun je uiteraard aanpassen of zelfs blokkeren, door de keuze bij op internet met Nee te selecteren. Wordt deze keuze op ja gezet, dan komt de presentatie test op internet. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
1.2.5. Tabblad Overzicht Dit tabblad bevat informatie over bij deze vrijwilliger horende: 1.2.5.1. bemiddelingen 1.2.5.2. afspraken 1.2.5.3. documenten 1.2.5.1. Bemiddeling via vrijwilligers Door te Bemiddeling via vrijwilligers kunnen de gegevens over de bemiddeling worden ingevoerd. Met behulp van de muis, <Tab> of pijltjes toetsen kunnen de velden bereikt worden. In het bovenste deel kunnen in de datum en keuzelijstvelden de gegevens ingevoerd en gewijzigd worden. Veld Omschrijving Druk op Bemiddeling Druk op JA Met behulp van het scherm Vacature selectie kan een bemiddeling voor deze vrijwilliger worden aangemaakt. Je ziet dan de vacatures die overeenkomen met de vrijwilligersvoorkeuren Handleiding RegiPro December 2006-9-
Selectiebereik Met behulp van een optieveld kan worden aangegeven of de selectie van vrijwilligers één van de gekozen voorkeuren of alle voorkeuren moet bevatten. Geen selectie op vrijwilligersvoorkeuren (alle vacatures worden weergegeven) De selectie van vacatures moet één van de gekozen vrijwilligersvoorkeuren bevatten De selectie van de vacature moet alle gekozen vrijwilligersvoorkeuren bevatten Alleen actieve vacatures tonen [Selecteren] [Selectie opheffen] [Toon kaart] [Annuleren] [Bemiddelen] Wordt een selectie gemaakt uit het vacaturebestand volgens de ingestelde voorkeuren en het gekozen selectiebereik. Wordt een gemaakte selectie opgeheven. Wordt de kaart van een vacature getoond die gekozen is in de lijst door deze aan te klikken. Wordt het scherm Vacature selectie gesloten. Wordt een vacature die gekozen is na de selectie of is aangeklikt in de lijst bemiddeld. Als er geen vacature in de lijst wordt aangeklikt zal de eerste vacature in de lijst bemiddeld worden. Selecteer een vacature - vacature Druk op bemiddelen. (onderin rechts) Dan krijg je volgend scherm Tabbladen: 1.2.5.1.1. Bemiddelen 1.2.5.1.2. Vacature 1.2.5.1.3. Vrijwilliger 1.2.5.1.4. Organisatie -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
1.2.5.1.1. Tabblad Bemiddelen Veld Datum start Datum eind Medewerker Status bemiddeling Tekst bij bemiddeling Omschrijving Datum aanmaak Bemiddelingskaart wordt automatisch ingevuld o Invullen als bemiddeling is mislukt o Invullen na 6 à 8 wekelijkse proeftijdevaluatie om de bemiddelingskaart af te sluiten Naam verantwoordelijke eigen medewerker selecteren Invullen wat van toepassing is op dat moment! Hier wordt aanvullende informatie vermeld, zoals reden van afwijzing, de proeftijdevaluatie, e.d. 1.2.5.1.2. Tabblad Vacature Dit heeft te maken met het op internet zetten van de vacature! STATUS: Niet actief Deze vacature komt niet op internet te staan. Actief Deze vacature komt op internet. Handleiding RegiPro December 2006-11-
1.2.5.1.3. Tabblad Vrijwilliger 1.2.5.1.4. Tabblad Organisatie Informatie organisatie: Wat is het doel van de organisatie? Wat zijn de belangrijkste activiteiten? Wat maakt de organisatie interessant voor vrijwilligers? -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
1.2.5.2. Afspraken In het tabblad afspraak bevinden zich een aantal velden waarin informatie over de afspraak ingevoerd kan worden. Standaard vult het programma, in het veld 'Gepland' de aanmaakdatum van de kaart in en de naam van de medewerker onder wiens naam ingelogd is bij het aanmaken van de kaart. Dit kan gewijzigd worden. Als in het veld 'Gereed' een datum is ingevuld verschijnt in het overzichtscherm, door het afspraakitem een rood gekleurd vinkje door de betreffende afspraak. Door op de knop [Gereed] te klikken wordt de huidige datum ingevuld in het veld. Informatie over de afspraak kan worden afgedrukt met behulp van de knop [Afdrukken] in de werkbalk. Veld Gepland Datum Gereed Van Voor Korte omschrijving Tekst Omschrijving Invullen Invullen indien afspraak is afgehandeld Invullen Invullen Trefwoord(en) invullen waar Afspraak over gaat Invullen wat de afspraak inhoudt en wat de stand van zaken is, zodat een collega het altijd kan overnemen Als je jijzelf of een collega aan wie je een afspraak wil doorgeven, RegiPro opent onder haar inlog dan (is optie) opent automatisch de afspraak! 1.2.5.3. Documenten Voor de geselecteerde vrijwilliger kun je zowel nieuwe documenten maken als reeds bestaande bekijken. Als je op het item documenten klikt en er zijn nog geen documenten klik dan eerst op de knop [Toevoegen]. In het scherm Nieuw document maken` krijg je dan de keuze tussen het selecteren van een al bestaand formulier of kies Op basis van een lege tekst om een niet standaard document aan te maken. Klik daarna op [Ok]. Dan kom je in de tekstverwerker met een leeg document: Na het invullen kunt je afsluiten en onderstaande gegevens aanvullen. 1. De datum van verzenden of aanpassing van het document. 2. De naam van de medewerker die het document geschreven heeft. 3. De titel van het document. 4. In het keuzelijstveld Betreft kan worden opgegeven of het document betrekking heeft op deze persoon of alle personen in het dossier. In het vrije-tekstveld kan de tekst van het document ingevuld worden. Dit kan geopend worden door op de knop met het notieblok en pen aan de rechterzijkant van het veld te klikken. Bij het verlaten van het documentenscherm heb je de mogelijkheid om een contact toe te voegen. Handleiding RegiPro December 2006-13-
2. Organisaties Het organisatiebestand bevat alle informatie die betrekking heeft op de externe contacten van de eigen instelling. Het kan gebruikt worden als bron voor het zoeken naar verwijsmogelijkheden, als sociale kaart of als algemeen adressenbestand. Het bestand Organisaties wordt geopend door op de menubalk te kiezen voor Bestand en vervolgens voor Organisaties. Standaard kom je terecht bij de lijst met kaarten, waaruit je een ingevoerde aanmelding kunt selecteren. 2.1. Organisatie toevoegen Druk op (zoeken) via bewerken. Druk bij zoeken naar naam organisatie. Dit te voorkomen dat we hem twee maal invoeren. Heeft dan bv. organisatie gevonden zie scherm. Is er geen organisatie gevonden middels de zoekfunctie klik dan op Ga verder met 2.2.2. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
2.2. Organisatiescherm In het organisatiescherm staan vragen die betrekking hebben op de invoer gegevens van organisaties. Scherm Organisaties bestaat uit de volgende tabbladen: 2.2.1. Lijst 2.2.2. Organisaties 2.2.3. Overige 2.2.4. Contactpersoon 2.2.5. Overzicht 2.2.1. Tabblad Lijst In het tabblad lijst staan enkele gegevens van de organisaties waarvan al gegevens zijn ingevoerd. Je kunt in dit tabblad een organisatie selecteren en de lijst sorteren. 1 2 3 4 Knoppenbalk selecties 1. Tekenreeks zoeken. 2. Uitgebreide selectie. 3) Alle selecties opheffen. 4) Email adres overnemen. Handleiding RegiPro December 2006-15-
2.2.2. Tabblad Organisatie In het tabblad 'Organisatie' staan de gegevens van de organisatie. Veld Organisatienummer Selectiecodes Naam Afkorting Locatie Overige Informatie Omschrijving Wordt door het programma ingevoerd. Variabel (bv. categorieën). Volledige bedrijfsnaam invullen, met hoofdletter beginnen. N.v.t. Eventuele locatienaam invullen, met hoofdletter beginnen. Volledige naam invullen. Postbusadres hier invullen. Homepage invullen. Straat Nummer Toevoeging Postcode Plaats Netnummer 1 Invullen, met hoofdletter beginnen. Invullen. Indien aanwezig invullen. Invullen. Invullen. Invullen. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
Opmerkingen Netnummer 2 Opmerkingen Fax Email Tekst bij de Organisatie Bijvoorbeeld algemeen nummer of doorkiesnummer. Indien van toepassing invullen. Indien van toepassing invullen. Invullen. Invullen. - Wat is het doel van de organisatie? - Wat zijn de belangrijkste activiteiten? - Wat maakt de organisatie interessant voor vrijwilligers? 2.2.3. Tabblad Overig In dit tabblad kan informatie over de organisatie in relatie tot haar werkzaamheden worden ingevoerd. Werksoort Buurt Beroeps Vrijwilligers Trefwoord 1, 2 en 3 Documentatiecode Afkomstig van Bijgewerkt Datumcheck Invullen Invullen - Plaats - Landelijk - Regio. - Anders, namelijk Op het invulformulier van internet wordt dit niet gevraagd. Op het invulformulier van internet wordt dit niet gevraagd. Op het invulformulier van internet wordt dit niet gevraagd. N.v.t. N.v.t. Invullen als de gegevens zijn gecontroleerd: Bijgewerkt Voorlopig Verouderd Invullen wanneer de gegevens zijn gecontroleerd Handleiding RegiPro December 2006-17-
Exporteren J/N Medewerker Nee: de contactpersoon van de organisatie krijgt dan geen inloggegevens. Met de inloggegevens kan de contactpersoon zelf de wijzigingen aanpassen via internet en vacatures plaatsen. Ja: de contactpersoon van de organisatie krijgt een email met daarin een de nieuwe inloggegevens. Het is belangrijk dat je de contactpersoon van de organisatie eerst op de hoogte brengt. Invullen 2.2.4. Tabblad Contactpersoon In het tabblad Contactpersoon kunnen de persoonsgegevens van de contactpersoon bij deze vacature worden ingevoerd. Dit tabblad is gelijk aan het tabblad Contactpersoon/Adres wat je ziet als je via bestand vacature krijg. Met behulp van de muis, <Tab> of pijltjes toetsen kunnen de velden bereikt worden. In het deel boven de streep kunnen in de tekstvelden de gegevens ingevoerd en/of gewijzigd worden. Met behulp van de knop [Kies contactpersoon] kan een al ingevoerde contactpersoon gekozen worden of een nieuwe contactpersoon worden aangemaakt. Aan de onderzijde van het tabblad tref je een vrij-tekstveld aan. Hierin kun je, indien nodig, nog extra gegevens noteren die betrekking hebben op de contactpersoon. Veld Voorletters Tussenvoegsel Roepnaam Achternaam M/V Locatie Adres Nummer Omschrijving In hoofdletters en met punt` achter elke voorletter. Indien van toepassing voluit invullen. Invullen, met hoofdletter beginnen. Invullen, met hoofdletter beginnen. Invullen. Indien van toepassing invullen. Invullen, met hoofdletter beginnen. Invullen. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
Toevoeging Postcode Plaats Selectie Telefoon Email Tekst bij contactpers. Indien van toepassing invullen. Invullen, in verband met RegipPro internet hierin alleen de postcodes vullen van regio. Is het een landelijke organisatie dan postcode van het steunpunt invullen. Invullen. Variabel. Invullen, met netnummer (bijvoorbeeld 0123-) en zonder spaties Indien niet aanwezig dan overleggen met contactpersoon. De contactpersoon krijgt de mail en de inloggegevens om het digitaal bij te houden. LET OP GEEF EEN ENTER. Functie en werktijden van de contactpersoon. 2.2.5. Tabblad Overzicht In het tabblad overzicht van het organisatiescherm vindt je de volgende items van de geselecteerde organisatie: 2.2.6. Contactpersoon 2.2.7. Contacten 2.2.8. Documenten 2.2.9. Vacatures 2.2.5.1. Contactpersonen Zie 2.2.4. Handleiding RegiPro December 2006-19-
2.2.5.2. Contacten 2.2.5.3. Documenten 2.2.5.4. Vacature Het scherm is bijna identiek aan het scherm Vacature in het hoofdmenu Bestand. Het tabblad Lijst is niet beschikbaar en je kunt de vacature niet afsluiten wel de status op actief of niet actief zetten. In het scherm Vacature wordt de geselecteerde vacature getoond of kan een nieuwe vacature worden toegevoegd. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
3. Vacatures In het bestand Vacatures worden de relevante gegevens van de vacatures opgeslagen. Nadat een vacature aangemeld is kan informatie over de vacature, de contactpersoon en gegevens van de organisatie worden ingevoerd. Het bestand Vacatures kan worden geopend door op de menubalk te kiezen voor Bestand en vervolgens voor Vacatures. Je komt in het Vacaturescherm, dat de gegevens van de vacatures bevat. Standaard kom je terecht in het tabblad Lijst. Het beste kun je vanuit organisaties werken dat wordt beschreven in de bijlage: Verkorte versie vacatures invoeren. Het verschil als je werkt vanuit organisatie of vacature is: - Via organisatie zie je geen lijst waarin alle vacatures staan. - Je kunt de vacature niet afsluiten. Wel op actief of niet actief zetten. 3.1. Vacature toevoegen Vacature toevoegen via Organisatie overzicht. Laatste tabblad. Dubbelklik op vacature: Ja VACATURE blad Handleiding RegiPro December 2006-21-
De organisatie gegevens staan al ingevuld ga verder naar tabblad vacature. Ga verder met 3.2.2. 3.2. Vacaturescherm Het vacaturescherm bestaat uit de volgende tabbladen: 3.2.1. Lijst 3.2.2. Vacature 3.2.3. Vacaturegegevens 3.2.4. Contactpersoon/adres 3.2.5. Organisatie 3.2.6. Overzicht 3.2.1. Tabblad Lijst In het tabblad 'Lijst' staan de gegevens van de vacatures waarvan al gegevens zijn ingevoerd. Je kunt een vacature selecteren door: op het item te klikken met de muis of met de pijltjestoetsen naar het item te gaan en dan op de toets <Enter> te drukken. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
3.2.2. Tabblad Vacature In het tabblad Vacature kan informatie over de vacature worden ingevoerd. Met behulp van de muis, <Tab> of pijltjes toetsen kunnen de velden bereikt worden. Veld Vacaturenummer Medewerker Status Zoeknaam Korte omschrijving Datum van tot Selectiecodes Organisatie Contactpersoon Buurtcode Omschrijving Het eigen nummer wordt door het programma ingevoerd. Invullen. Invullen actief / niet actief. - Actief dan komt de vacature op internet. - Niet actief dan komt de vacature niet op internet. Automatisch - DIT IS FOUT - Verander dit in FUNCTIENAAM MET HOOFDLETTERS Korte krachtige tekst met. Minimaal begindatum invullen, eventueel einddatum bij tijdelijke vacature DD-MM-JJJJ. Variabel. Koppelen / naam organisatie - staat ingevuld. Contactpersoon - staat ook ingevuld. Met behulp van de knop [Kies contactpersoon] kan een contactpersoon die bij deze vacature hoort gekozen of gewijzigd worden. Invullen. Werktijdcode Invullen: Keuzelijst : s avonds s middags s morgens 1 t/m 10 dagdeel In overleg overdag Weekend tot 1 dagdeel Beschrijving van de vacature - Taakomschrijving. - Eisen. - Wat heeft de organisatie te bieden. Handleiding RegiPro December 2006-23-
- Wat maakt het werk de moeite waard. - Werktijden. - Aannameprocedure. 3.2.3. Tabblad vacaturegegevens Dit tabblad bevat de informatie die betrekking heeft op informatie die vastgelegd moet worden van de vacature. Veld Omschrijving Kenmerken Werksoort Doelgroep Activiteit Minimaal 1 keuze invullen Minimaal 1 keuze invullen Minimaal 1 keuze invullen Vrije vragen Bemiddelbaar Korte klus Stageplek NEE: niet bemiddelbaar via internet. JA: bemiddelbaar via internet. Ja invullen bij bv. Collectanten. Ja/nee vraag. Ja dan is deze vacature voor een maatschappelijke stageplek. Mapcodes Mapcodes Minimaal 1 keuze invullen In welke map de vacature zit. Vacature gegevens Onkostenvergoeding Invullen Verzekering Inspraak Aanname procedure Invullen Invullen Invullen -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
Proeftijd Scholing Contract Invullen Invullen. Zo ja, eventueel meer informatie hierover vermelden bij Beschrijving van de vacature` Invullen Beheergegevens Documentatiecode n.v.t. Bijgewerkt Bron Medewerker Exporteren J/N Automatisch Naam invullen. NEE vacature komt niet op internet. JA vacature komt op internet. 3.2.4. Tabblad Contactpersoon/Adres zie 2.2.4. Tabblad Contactpersoon is gelijk aan Contactpersoon/Adres 3.2.5. Tabblad organisatie zie 2.2.2. Tabblad organisatie Handleiding RegiPro December 2006-25-
3.2.6. Tabblad Overzicht De overzichtstabbladen in RegiPro werken in grote lijnen op dezelfde wijze. Ze verschillen in de soorten items die erin zijn opgenomen. In het tabblad Overzicht van het bemiddelingsscherm vindt je de volgende items van de geselecteerde bemiddeling: 3.2.6.1. Bemiddelingen 3.2.6.2. Documenten 3.2.6.3. Contacten 3.2.6.4. Afspraken 3.2.6.1. Bemiddelen Dit bestand bevat alle bestaande verbindingen die tussen vrijwilligers en vacatures zijn geregistreerd. Bemiddelingen kunnen worden gemaakt en gewijzigd in het bemiddelingenbestand, het vacaturebestand of het vrijwilligersbestand. In dit tabblad kan de informatie over de bemiddeling worden ingevoerd. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
Het scherm bestaat uit de tabbladen: 3.2.6.1.1. Bemiddeling; 3.2.6.1.2. Vacature 3.2.6.1.3. Vrijwilliger 3.2.6.1.4. Organisatie 3.2.6.1.1. Tabblad Bemiddeling In dit tabblad kan de informatie over de bemiddeling worden ingevoerd. Handleiding RegiPro December 2006-27-
Veld Datum start Omschrijving Datum aanmaak Bemiddelingskaart wordt automatisch ingevuld Datum eind - Invullen als Bemiddeling is mislukt of - Invullen na 6 à 8 wekelijkse proeftijdevaluatie om Bemiddelingskaart af te sluiten. Medewerker Status bemiddeling Tekst bij bemiddeling Invullen Invullen wat van toepassing is op dat moment Hier wordt aanvullende informatie vermeld, zoals reden van afwijzing, de proeftijdevaluatie, e.d. 3.2.6.1.2. Vacature zie 3.2.2. Tabblad Vacature In dit tabblad wordt een overzicht gegeven van de vacature bij de bemiddeling. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
3.2.4.1.3. Vrijwilliger zie 1.2.2. Tabblad vrijwilliger. In dit tabblad worden de persoonsgegevens van de vrijwilliger bij de bemiddeling getoond 3.2.4.1.4. Organisatie Zie 2.2.2. Tabblad Organisatie In dit tabblad worden de gegevens getoond van de organisatie waarbij de vacature bemiddeld is. 3.2.4.2. Documenten Documenten: in het item Documenten wordt bijgehouden welke documenten geschreven zijn. Er kunnen bijvoorbeeld nieuwe brieven worden aangemaakt. 3.2.4.3. Contacten Met dit item kunnen de contacten bij deze vacature worden bijgehouden Handleiding RegiPro December 2006-29-
Veld Datum Medewerker Type Korte omschrijving Tekst Omschrijving Datum van contact invullen Invullen Soort contact invullen Trefwoord waarover het Contact gaat Datum + initialen en uitgebreide omschrijving m.b.t. het Contact 3.2.4.4. Afspraken Met behulp van dit item kunnen afspraken met of over de vrijwilliger vastgelegd en geraadpleegd worden. Veld Gepland Datum Gereed Van Voor Korte omschrijving Tekst Omschrijving Invullen Invullen indien afspraak is afgehandeld Invullen Invullen Trefwoord(en) invullen waar Afspraak over gaat Invullen wat de afspraak inhoudt en wat de stand van zaken is, zodat een collega het altijd kan overnemen -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
3.3. Vacature afsluiten Je kunt een vacature op niet actief zetten of helemaal afsluiten. 3.3.1. Vacatures afsluiten via organisaties 3.3.2. Vacatures afsluiten via vacatures 3.3.3. Problemen bij het afsluiten 3.3.1. Vacature afsluiten via organisaties - Bestand - Organisatie - Overzicht - Vacature Via status kun je de vacature dan op niet actief zetten. De vacature is dan niet afgesloten maar is niet meer te zien op internet. 3.3.2. Vacature afsluiten via Vacature - Bestand - Vacature - vacature selecteren in de lijst - Tabblad vacature - Afsluiten - Druk op OK - De status staat dan op Niet actief en is veranderd in. Handleiding RegiPro December 2006-31-
3.3.3. Probleem Je drukt op de knop en er komt in het beeld: Ga dan naar overzicht en klik op de bemiddeling. Bekijk of de bemiddeling afgesloten kan worden. Zie 1.2.5.1.1. Als je bij bemiddeling een eind datum invult kun je daarna de vacature afsluiten. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
4. Contactpersonen In het bestand Contactpersoon kan informatie over een contactpersoon bij een organisatie worden ingevoerd. 4.1. Contactpersoon toevoegen 1. Druk op Bestand - organisatie. Als je weet voor welke organisatie de contactpersoon werkt. 2. Druk anders op Contactpersoon. 1. Via Organisatie: Je ziet dan bij overzicht de contactpersoon. Om contactpersonen te openen druk op Druk je op dan wordt contactpersonen ook geopend maar je krijgt dan teven de vraag: Je krijgt bij JA een nieuw contactpersoonscherm zie: 2.2.4. Tabblad Contactpersoon 2. Via contactpersonen Handleiding RegiPro December 2006-33-
Druk op Je krijgt dan de zoekoptie om te zoeken in Organisaties. Vul de naam van de organisatie is of postcode. Dan krijg je een overzicht van de organisaties waarin de naam voorkomt. Je kunt opnieuw zoeken. Annuleren of de organisatie selecteren. Dan worden de adresgegevens overgenomen bij contactpersoon. Deze kun je veranderen. Via samenvoegen worden de afspraakitems en contactgegevens verplaats naar de huidige contactpersoonkaart. De contactpersoonkaart van de gekozen persoon wordt dan verwijderd. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits
4.2.Contactpersonenscherm Het scherm Contactpersonen bestaat uit de volgende tabbladen: 4.2.1. Lijst 4.2.2. Contactpersoon 4.2.3. Organisatie 4.2.4. Vacature 4.2.1. Tabblad Lijst In het tabblad 'Lijst' staan de gegevens van de contactpersonen waarvan al gegevens zijn ingevoerd. Je kunt in dit tabblad de contactpersoon selecteren. De lijst kan worden gesorteerd op alfabetische volgorde of op datum. 4.2.2. Contactpersoon zie Contactpersonen 2.4.1. 4.2.3. Organisatie zie tabblad Organisatie 2.2. In het tabblad 'Organisatie' staan de gegevens van de organisatie. 4.2.4. Overzicht Dit tabblad bevat informatie over de aan deze contactpersoon gekoppelde: 4.2.4.1. vacatures 4.2.4.2. documenten 4.2.4.3. afspraken 4.2.4.4. contacten 4.2.4.1. Vacatures Met dit item kan een vacature geraadpleegd of aangemaakt worden waarbij de contactpersoon betrokken is. 4.2.4.2. Documenten Met dit item kunnen documenten bij de contactpersoon worden geraadpleegd of worden aangemaakt. Handleiding RegiPro December 2006-35-
4.2.4.3. Afspraken Met dit item kunnen afspraken bij de contactpersoon worden geraadpleegd of worden aangemaakt. 4.2.4.4. Contacten Met dit item kunnen contacten bij de contactpersoon worden geraadpleegd of worden aangemaakt. -2- Handleiding RegiPro Chrisja Smits