Projectplan Verbeteren bestuurlijk besluitvormingsproces BEDRIJFSVOERING team BVICA steller Angela Breikers doorkiesnummer 077-3596705 e-mail a.breikers@venlo.nl datum 18 januari 2011 Bestuurlijk opdrachtgever: Hubert Bruls Ambtelijk opdrachtgever: Elske van Beek Startdatum: 1 november 2010 Project Verbeteren bestuurlijk besluitvormingsproces Projectleiding: Carina de Wijs Angela Breikers Einddatum: 1 maart 2011 (ontwerpfase) Versie: C0.1 Datum: 21 december 2010 Projectfasering Op 12 april 2010 is de projectopdracht Verbeteren bestuurlijk besluitvormingsproces vastgesteld. In deze projectopdracht zijn de volgende globale doelen genoemd: - het verbeteren van de kwaliteit en doelmatigheid van de besluitvormingsprocessen; - aansluiten bij de doelen van programmalijn 2 (professionele organisatie) en programmalijn 4 (vertrouwen in het bestuur) van het Raadsprogramma Dienstverlening. Het besluitvormingsproces wordt in dit proces gezien als de daadwerkelijke besluitvorming die plaatsvindt in de besluitvormingsorganen DT, Burgemeester, B&W en Raad. We hebben deze globale doelen vertaald naar drie hoofddoelstellingen voor het project Verbeteren bestuurlijk besluitvormingsproces : 1. Het ontwerpen en implementeren van het proces van besluitvorming, dusdanig dat gemeentebreed: a. een gestandaardiseerde procesgang is ingevoerd; b. gebruik gemaakt wordt van standaarddocumenten en sjablonen; c. inzicht is in de status/voortgang van de stukken; d. stukken minimaal voldoen aan de in het proces vastgestelde eisen voor de doelgroep; e. de stukken bevraagbaar zijn door geautoriseerde medewerkers; f. de daartoe vrijgegeven stukken ontsloten kunnen worden voor websites (in- en extern); g. digitalisering als hulpmiddel wordt toegepast. 2. Het ontwerpen van het overzicht van de besluitvormingsroute. Welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden gelden er en welk besluitvormingsorgaan moet hierin betrokken worden.
3. Het gedegen vormgeven van het eigendom en het beheer van het besluitvormingproces, de besluitvormingsdocumenten, de sjablonen en de ondersteunende applicaties. Dit voorliggende projectplan is het eindproduct van de definitiefase en beschrijft de ontwerpfase: wat gaan we doen, wie gaat daaraan meewerken, en hoeveel tijd gaat dat kosten. In de ontwerpfase worden de volgende producten gerealiseerd (zie ook bijlage 3): 1. Route besluitvormingsnotities: er komt een beslisboom die aangeeft in welk besluitvormend orgaan een notitie ingebracht moet worden, op basis van de besturingsfilosofie, mandaatregeling en budgethoudersregeling. 2. Kaders aan het leverende proces: er komt een helder overzicht van de eisen waaraan een notitie moet voldoen om het bestuurlijk besluitvormingsproces in te mogen gaan. Hierbij wordt tevens duidelijk aangegeven waar verantwoordelijkheden liggen. Een volledige procesbeschrijving van het bestuurlijk besluitvormingsproces wordt hierbij opgeleverd. 3. Archiverings- en ontsluitingskaders: een definitie van de eisen aan de archivering en (digitale) ontsluiting van de besluiten en de besluitvormingsnotities. 4. Afspraken met betrekking tot borging training in introductieprogramma: een beschrijving van de verankering van het bestuurlijk besluitvormingsproces in het introductieprogramma voor nieuwe beleidsmedewerkers. 5. Procesbeschrijving moties, amendementen, artikel 37 vragen en toezeggingen. Dit product werd in de op 12 april 2010 vastgestelde projectopdracht nog buiten de scope geplaatst. Op uitdrukkelijk verzoek van de bestuurlijk opdrachtgever is dit product alsnog toegevoegd aan dit project, mede om de aansturing van dit product te borgen. 6. Draaiboek implementatie: een beschrijving van alle activiteiten die moeten plaatsvinden om de vernieuwde procesgang bij iedereen onder de aandacht c.q. tussen de oren te brengen. 7. Implementatie: vanaf 1 maart 2011 worden gestart met het opzetten van de digitalisering van een deel van het proces. Eerder is niet mogelijk, aangezien pas op dat moment de daarvoor benodigde applicatie binnen de gemeente Venlo geïnstalleerd is, en er begonnen kan worden met het inrichten ervan voor het bestuurlijke besluitvormingsproces. Let wel, de implementatie van de andere producten hoeft hier niet op te wachten. Deze worden zo spoedig mogelijk nadat ze zijn ontwikkeld, gebouwd of georganiseerd ingevoerd. 8. Projectplan vervolgfase (realisatiefase). De realisatiefase wordt gezien de bescheiden omvang van het project gecombineerd met de voorbereidingsfase (zie ook bijlage 4): 9. Ontwerpdocumenten voor de digitale vastlegging en ontsluiting van besluitvormingsnotities. 10. Realisatie van de digitale vastlegging en ontsluiting van besluitvormingsnotities. 11. Informatieportal intranet (gebaseerd op de nieuwe inrichting met behulp van CRM en SharePoint). 12. Implementatie in de organisatie, en training medewerkers. 2
In de laatste fase, de nazorgfase, wordt het volgende product gerealiseerd (zie bijlage 5): 13. Evaluatie en vervolg. Digitalisering kan in principe in alle processtappen als hulpmiddel worden toegepast. Wij adviseren om een en ander niet in één keer te willen realiseren. De omvang, complexiteit en dus de doorlooptijd worden daarmee aanzienlijk. Digitalisering in fasen geeft de mogelijkheid om nu de grootste knelpunten met betrekking tot archivering en ontsluiting te verhelpen. Beslismomenten Mijlpaal Omschrijving Datum Go/NoGo project ontwerpfase Projectplan, budget en capaciteit goedgekeurd Stuurgroep datum Ontwerpfase gereed Gedefinieerde ontwerpproducten gerealiseerd 1 maart 2011 Realisatiefase gereed Technische inrichting gerealiseerd + een organisatie die werkt met de inrichting Schatting: 6 maanden na ontwerpfase Evaluatie gereed Vervolgtrajecten gedefinieerd; evaluatie afgerond; projectteam gedechargeerd Schatting: 1 maand na afronding realisatie-fase Beheersing tijd/ capaciteit ontwerpfase De producten zullen elk met een vaste groep mensen gerealiseerd worden. De trekkers van de verschillende producten vormen tezamen de projectgroep. Product Trekker Datum gereed Route besluitvormingsnotities Simone Resing 1 februari 2011 Kaders aan het leverende Carina de Wijs 1 maart 2011 proces Archiverings- en Dick Brouwer Januari 2011 ontsluitingskader Afspraken m.b.t. borgen Carina de Wijs Januari 2011 training in introductieprogramma en cursusaanbod Procesbeschrijving moties Maria van den Hombergh 1 maart 2011 (uiterlijk) amendementen etc Draaiboek implementatie Angela Breikers 1 januari 2011 Implementatie in de organisatie Projectplan vervolgfase (realisatiefase) Carina de Wijs 1 maart 2011 Angela Breikers 1 maart 2011 Een gedetailleerdere beschrijving van de betrokken medewerkers bij de producten is weergegeven is bijlage 1. 3
Beheersing financiën ontwerpfase De totale gevraagde ureninzet voor deze projectfase is 473 uur. Al deze uren worden geleverd door interne medewerkers. In deze fase zijn geen kosten te verwachten. Beheersing kwaliteit ontwerpfase Alle documenten worden opgeslagen in SharePoint en via versiebeheer beheerd. Documenten worden gereviewd door het projectteam en goedgekeurd door de ambtelijk opdrachtnemer en opdrachtgever. Beheersing projectorganisatie ontwerpfase Ieder product heeft een trekker. Tezamen vormen zij de projectgroep. De projectgroep bespreekt tweewekelijks de voortgang van de producten in een projectgroepoverleg. De projectmanager rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever en via de ambtelijk opdrachtgever op reguliere basis aan de Stuurgroep. Personele capaciteit wordt door de projectmanager afgestemd met de diverse capaciteitsleveranciers. Een gedetailleerdere beschrijving van de verantwoordelijkheden is weergegeven is bijlage 1. Beheersing informatie & communicatie Informatie - De projectmanager is verantwoordelijk voor de communicatie tijdens het project naar zowel de ambtelijk opdrachtgever als de organisatie. - De ambtelijk opdrachtgever wordt tweewekelijks schriftelijk en mondeling over de voortgang en de ontwikkelingen geïnformeerd. - De stuurgroep wordt maandelijks schriftelijk via de standaardvoortgangsrapportage en via de ambtelijk opdrachtgever geïnformeerd. Communicatie In samenwerking met team Communicatie wordt een implementatie- en communicatieplan opgesteld. Communicatie richting afdelingshoofden (en teamleiders) zal in elk geval direct na besluitvorming in het DT plaatsvinden. Projectdocumentatie en archief De projectmanager maakt gebruik van SharePoint voor de projectdocumentatie. Na afronding van het project worden de te bewaren fysieke documenten van de projectdocumentatie aangeboden aan het team Informatiebeheer voor archivering en worden de te bewaren digitale documenten in SharePoint niet-wijzigbaar gemaakt. Het beheer hiervan valt onder verantwoordelijkheid van de projectmanager. Beheersing risico s Om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers geïnformeerd worden over de werkwijze van besluitvormingsnotities, wordt samengewerkt met de makers van het introductieprogramma. Als dit introductieprogramma vertraging oploopt, is de werkwijze onvoldoende geborgd. Mocht dit het geval zijn, dan wordt borging via de lijn alsnog ingericht. 4
Beheersing raakvlakken Project Besturingsfilosofie. De kaders die gesteld worden aan de leverende processen zullen getoetst moeten worden aan de besturingsfilosofie, die momenteel geactualiseerd wordt. Projectmatig werken. De discussie omtrent de verantwoordelijkheid afdelingshoofden vs. ambtelijk opdrachtgevers speelt momenteel. De uitkomst van deze discussie beïnvloedt de kaders die gesteld worden aan de leverende processen. Hoofdproces Ontwikkelen beleid. De kaders die gesteld worden aan de leverende processen moeten aansluiten bij het hoofdproces Ontwikkelen beleid en de implementatie ervan. Overige hoofdprocessen. De kaders die gesteld worden aan de leverende processen moeten geborgd worden in de overige hoofdprocessen. Dit kan een wijziging in deze processen tot gevolg hebben. Het project Basisinrichting SharePoint 2010 definieert het fundament waarop de digitale vastlegging van besluitvormingsnotities gerealiseerd wordt. Het ontwerpen van de gewenste digitale ondersteuning voor het bestuurlijk besluitvormingsproces (product 9) kan pas starten als deze inrichting plaats heeft gevonden. Voortgangsrapportage naar opdrachtgever Tussen ambtelijk opdrachtgever en projectmanager vindt tweewekelijks bilateraal overleg plaats. Eén per maand wordt een formele voortgangsrapportage gemaakt voor de ambtelijk opdrachtgever en de Stuurgroep. De Stuurgroep komt bij elkaar om de projectdocumenten vast te stellen, tenzij dit via de mail geborgd kan worden. Voor akkoord Opdrachtgever: Projectleiding: Datum: Datum: 5
Bijlage 1 Benodigde capaciteit per product Ieder product heeft een trekker (vet weergegeven). Tezamen vormen zij de projectgroep. Hieronder volgt een overzicht van de projectteamleden per product, met daarbij vermeld hun functie, afdeling en de gevraagde ureninzet: 1. Route besluitvormingsnotities Simone Resing Beleidsadviseur / procesmanagement SBD 26 Jan van Haperen Bestuursadviseur / kabinetschef SBD 8 Gerry Jonkers Beleidsadviseur SBD 20 Jos Cremers Coördinerend beleidsadviseur RO 8 Ine Sijbers Teamleider MO 8 Esther Schreur Juridisch controller SBD 8 Toelichting op de uren: - Simone Resing en Gerry Jonkers: ieder 12 uur (denk- en maakwerk) ter voorbereiding van vier bijeenkomsten. - Ieder: vier bijeenkomsten van 1,5 uur met 0,5 uur voorbereiding per persoon. - Simone Resing 6 uur projectgroep. Dit projectteam loopt in de maanden december 2010 en januari 2011. In dit team worden de verbanden met de primaire hoofdprocessen en de besturingsfilosofie het meest zichtbaar. 2. Kaders aan het leverende proces Carina de Wijs Directiesecretaris SBD 24 Ad Theuws Directeur 1 Paul Dickmann Bestuursadviseur SBD 1 Maarten Verlinden Managementadviseur financiën BV 1 Chantal Wijnands Coördinator P&C BV 1 Jan van Haperen Bestuursadviseur / kabinetschef SBD 1 Margó Beijers Raadsadviseur Griffie 1 Hans van den Berk Adviseur bestuurlijke communicatie BV 1 Erik Thonen Managementadviseur inf.voorziening BV 24 René van Loon Afdelingshoofd RO 1 Toos van Alderwegen Afdelingshoofd MO 1 Als klankbord wordt een aantal beleidsadviseurs gevraagd die aan de workshops in de eerste fase hebben deelgenomen, te weten Jos Cremers (Coördinerend beleidsadviseur RO), Ruud Geraedts (Teamleider V&H), Resy Sweelssen (Juridisch adviseur BV) en Leonieke Verhoeven (Managementondersteuner MO). Tijdens persoonlijke gesprekjes worden de reeds onderkende verbeterpunten doorvertaald naar kaders. 6
3. Archiverings- en ontsluitingskaders Dick Brouwer Strat. adviseur informatievoorziening SBD 8 Ruud Willemsen Webmanager BV 4 Jos de Jong Archivaris / Teamleider Archief 4 Jan van Haperen Bestuursadviseur / kabinetschef SBD 4 Frank Maas Beleidsadviseur SBD 4 Jos Vincken Juridisch adviseur BV 4 In dit projectteam worden de reeds opgestelde kaders bijeengebracht en getoetst op volledigheid. Aanvullende kaders zoals de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer zullen verwerkt worden. 4. Afspraken m.b.t. borgen in introductieprogramma en als training Carina de Wijs Directiesecretaris SBD 8 Simone van de Camp Tijdelijk medewerker P&O BV 2 Peter Ceresa Managementadviseur P&O BV 1 Doel is het bestuurlijke besluitvormingsproces als vast onderdeel binnen het nieuw op te zetten introductieprogramma voor nieuwe medewerkers terug te laten komen. Ook zal er een korte training worden ontwikkeld in samenwerking met het loopbaancentrum. 5. Procesbeschrijving moties, amendementen, artikel 37 vragen en toezeggingen. Maria van den Beleidsondersteunend medewerker SBD 60 Hombergh Geert van Soest Griffier Griffie 4 Desiree Feijen Beleidsadviseur A SBD 4 Pieter Eumelen Coördinator bestuurssecretariaat BV 4 Rene van Loon Afdelingshoofd RO 1 Leonieke Verhoeven Management ondersteuner MO 1 Dick Brouwer Strat. adviseur informatievoorziening SBD 5 Simone Resing Beleidsadviseur / procesmanagement SBD 5 Karin Pama Beleidsondersteunend medewerker SBD 2 Jan van Haperen Bestuursadviseur / kabinetschef SBD 1 Doel is het beschrijven van het proces van de ontvangst van de vragen, het uitzetten ervan bij de relevante medewerkers, en monitoren van de voortgang en planning voor moties, amendementen, artikel 37 vragen en toezeggingen. Op basis van aantal oriënterende gesprekken wordt bepaald hoe het proces nu loopt. Daarna wordt het gewenste proces bepaald. 7
6. Draaiboek implementatie Angela Breikers Projectmanager BV 12 Carina de Wijs Directiesecretaris SBD 12 Gerda Franken Communicatie-adviseur BV 12 Activiteit: ontwikkelen draaiboek voor de implementatie. 7. Implementatie werkwijze in organisatie Het draaiboek voor de implementatie zal gevolgd worden. Activiteit 1: de stand van zaken van het project, de spelregels en de gewenste werkwijze communiceren in diverse overleggremia naar afdelingshoofden en teamleiders. Carina de Wijs Directiesecretaris SBD 4 Elske van Beek Afdelingshoofd SBD 4 Activiteit 2: nieuwe werkwijze breed in de organisatie uitrollen (sessies beleggen met huidige medewerkers die werken met besluitvormingsnotities om hen te instrueren over de nieuwe werkwijze) Carina de Wijs Directiesecretaris SBD 8 Nog niet bepaald 8 Activiteit 3: ontwikkelen Informatieportal intranet (1 e versie, gebaseerd op huidige intranet). Het beschikbaar stellen via intranet van alle informatie over het proces, werkwijze, formats, tijdspad, WOB, inwerkplan etc. Angela Breikers Projectmanager BV 8 Ruud Willemsen Webmanager BV 8 Gerda Franken Communicatie-adviseur BV 8 8. Projectplan vervolgfase (realisatiefase) Angela Breikers Projectmanager BV 60 Carina de Wijs Directiesecretaris SBD 10 Simone Resing Beleidsadviseur / procesmanagement SBD 10 Inclusief projectgroep-overleg van totaal 6 x 1 uur per persoon. 8
De verschillende rollen in de projectorganisatie hebben diverse verantwoordelijkheden. Hierbij het overzicht van de verschillende rollen en hun verantwoordelijkheden. Verantwoordelijkheden Naam Verantwoordelijkheden Bestuurlijk Verkrijgen van financiële kaders en bepalen projectresultaat opdrachtgever Het creëren van draagvlak bij het college Vertegenwoordigen van het project naar de Raad Ambtelijk Algemeen sturende leiding & management van het project opdrachtgever Toewijzen van resources zoals personeel, budget en materiaal Vaststellen en accorderen van plannen en toleranties voor het project Accorderen wijzigingen op de plannen en afwijkingen op de tolerantiemarges Verantwoording naar de Stuurgroep/Bestuurlijk opdrachtgever Capaciteitsleverancier Toewijzen en beschikbaar stellen van de gewenste capaciteit van personele resources Kwaliteit, Kennis en eventueel benodigde opleiding van noodzakelijke personele resources Waar noodzakelijk, vervanging van toegewezen resources Projectmanager De projectmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project binnen de vastgestelde kaders Bewaakt en stuurt het proces van kennisoverdracht, test en gebruik van de diverse opgeleverde onderdelen Is eindverantwoordelijk voor de oplevering van een geslaagd project (d.w.z. binnen de gestelde kaders) aan de opdrachtgever Is beheerder van de Projectsite Rapporteert op de overeengekomen frequentie aan de ambtelijk opdrachtgever en via ambtelijk opdrachtgever aan de Stuurgroep Trekker product Geeft uitvoering aan een afzonderlijk, samenhangend onderdeel van de opdracht (product). Is verantwoordelijk voor kwaliteit van het door hem/haar opgeleverde werk binnen de gestelde termijnen Informeert over voortgang en afwijkingen en levert op aan de projectmanager volgens afspraken zoals vastgelegd in dit plan of individueel met medewerker afgestemd 9
Bijlage 2 Totaalbeeld mogelijke inzet CRM/SharePoint 10
Bijlage 3 Producten ontwerpfase In de ontwerpfase worden de volgende producten gerealiseerd: 1. Route besluitvormingsnotities 2. Kaders aan het leverende proces 3. Archiverings- en ontsluitingskaders 4. Uitbreiding introductieprogramma 5. Procesbeschrijving moties, amendementen, artikel 37 vragen en toezeggingen. 6. Draaiboek implementatie 7. Implementatie werkwijze in organisatie 8. Projectplan realisatiefase Product 1: Route besluitvormingsnotities (ondersteunt doelstelling II) Maakt duidelijk welke route een notitie dient te volgen: ambtelijk via een Stuurgroep, het afdelingshoofdenoverleg, het DT, B&W en/of de Gemeenteraad, op basis van de besturingsfilosofie, de mandaatregeling en de budgethoudersregeling. Product 2: Kaders aan het leverende proces (ondersteunt doelstelling I, item 1, 2 en 4) Basis is het reeds bestaande procesontwerp van het besluitvormingsproces. De beslisnotities die het besluitvormingsproces ingaan (i.e. aangeboden worden ter besluitvorming) kunnen via drie verschillende processen gegenereerd zijn: o notities met betrekking tot projecten (komt uit het proces projectmatig werken); o notities met betrekking tot het (ontwikkelen van) beleid (komt uit het proces ontwikkelen beleid); o notities met betrekking tot de uitvoering (komen uit de overige hoofdprocessen). Onderwerpen en uitgangspunten waarvan de kaders c.q. uitgangspunten opnieuw c.q. nader bepaald moeten worden: o De voorwas staat voor strategische toetsing. Tactische en operationele toetsing vindt plaats op de afdeling. o In welke processtap gelden harde deadlines en kwaliteitseisen en wordt handhaving toegepast? Waar is meer ruimte en flexibiliteit mogelijk? Hoe wordt handhaving toegepast en door wie? Het principe van afspraak is afspraak wordt ingevuld op basis van gewenste kwaliteit, en niet primair op efficiëntie. o De Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) is leidend bij het bepalen van de openbaarheid en vertrouwelijkheid van de stukken en de besluiten. Het afdelingshoofd / de ambtelijk opdrachtgever is verantwoordelijk voor de toetsing van de stukken aan de WOB. o Door wie wordt getekend, en waarvoor (voor gezien of voor akkoord)? Het ophalen van de huidige gevraagde handtekeningen en parafen wordt als lastig ervaren met weinig toegevoegde waarde. o De adviseurs van Bedrijfsvoering dienen zelf aan te geven of ze wel of niet met het voorstel kunnen instemmen, op basis van een door henzelf geschreven toelichting. Het is niet voldoende wanneer de steller zelf aangeeft dat het stuk met de desbetreffende adviseur is besproken of dat deze met het voorstel instemt. o Gebruik als startpunt een standaard (nog te ontwikkelen) intakedocument. Hierin worden vooraf de kwaliteitseisen geformuleerd: planning, geschiktheid voor de doelgroep (directie, college, raad), betrekken bedrijfsvoeringsdisciplines. Het tijdig betrekken van de juiste collega s is essentieel. Ook wordt in het intakedocument zaken met betrekking tot integraliteit, tijd en tijdspad. 11
De steller van het voorstel is tevens verantwoordelijk voor het opstellen van het intakedocument en het uitvoeren ervan. Bewaking en sturing vinden plaats door de teamleider of het afdelingshoofd / ambtelijk opdrachtgever. o Het automatisch doorzetten van goedgekeurde stukken van het ene besluitvormingsorgaan naar het volgende. Stukken gaan slechts retour steller indien er aanpassingen doorgevoerd moeten worden. Het is mogelijk dat de huidige formats door aanpassingen in het aanleverende proces zelf ook aangepast moeten worden. Product 3 : Archiverings- en ontsluitingskaders (ondersteunt doelstelling I, item 6) Het archiverings- en ontsluitingswijze moeten nader bepaald worden Product 4: Afspraken m.b.t. borgen in introductieprogramma en als korte training (ondersteunt doelstelling I, item 1) Afspraken over opname van het bestuurlijk besluitvormingsproces als vast onderdeel van het nieuw op te stellen introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Afspraken over het ontwikkelen van een korte praktische training in samenwerking met het loopbaancentrum. Bevat de gemaakte afspraken en een voorstel voor de wijze waarop dit vorm kan krijgen. Product 5: Procesbeschrijving moties, amendementen, artikel 37 vragen en toezeggingen. Binnen de organisatie bestaat grote behoefte om de inrichting van de processen moties, amendementen, artikel 37 vragen en toezeggingen tegen het licht te houden en deze opnieuw te ontwerpen en in te richten. Er bestaat nu veel onduidelijkheid, waardoor zaken bij de verkeerde personen terecht komen, daar blijven liggen en niet afdoende kunnen worden gemonitord. Er is onenigheid over waar de verantwoordelijkheid voor de inrichting van de processen dient te liggen, en waar de verantwoordelijkheid voor een correcte uitvoering van de processen. Dit product realiseert de inrichting en uitvoering van de vier processen moties, amendementen, artikel 37 vragen en toezeggingen. Product 6: Draaiboek implementatie. Een beschrijving van alle activiteiten die moeten plaatsvinden om de vernieuwde procesgang bij iedereen onder de aandacht c.q. tussen de oren te brengen, inclusief de rol van communicatie. Product 7: Implementatie werkwijze in de organisatie. De producten worden telkens zo spoedig mogelijk na oplevering ingevoerd aan de hand van het draaiboek implementatie. Product 8: Projectplan realisatiefase 12
Bijlage 4 Producten realisatiefase In de realisatiefase worden de volgende producten gerealiseerd: 9. Ontwerpdocumenten voor de digitale vastlegging en ontsluiting van besluitvormingsnotities 10. Realisatie van de digitale vastlegging en ontsluiting van besluitvormingsnotities 11. Informatieportal intranet (2 e versie, gebaseerd op nieuwe inrichting met behulp van CRM en sharepoint) 12. Communicatie en training (implementatie in de organisatie) Product 9: Ontwerpdocumenten Digitale vastlegging en ontsluiting van besluitvormingsnotities (ondersteunt doelstelling I, item 5, 6 en 7) Het procesontwerp zal gemaakt worden binnen de kaders van zaakgericht werken zodat in vervolgtrajecten de juiste digitale ondersteuning toegepast kan worden. Startpunt van de digitale vastlegging is de besluitvormingsnotitie zoals deze ingebracht wordt in een besluitvormingsoverleg (dus alle stukken die daadwerkelijk is het overleg besproken worden). Dit betekent dat besluiten inclusief onderliggende documenten, moties en amendementen bij het besluit geadministreerd en opvraagbaar moeten zijn. Het startpunt van de digitale vastlegging kan in vervolgtrajecten eerder komen te liggen (bijvoorbeeld reeds bij het opstellen van de notitie). Archivering en ontsluiting vinden plaats conform het in de ontwerpfase opgestelde archiverings- en ontsluitingskader. Dit kader is gebaseerd worden op geldende wet- en regelgeving en intern beleid. De vervolgacties die horen bij notities die worden aangehouden of die met opmerkingen of aanvullende vragen worden geaccordeerd, moeten worden bewaakt door de directiesecretaris (bij directiebesluiten), de kabinetschef (bij collegebesluiten) en de griffie (bij raadsbesluiten). De digitale vastlegging gaat hierin ondersteunen. Bewaking van de uitvoering van een geaccordeerd voorstel ligt bij het afdelingshoofd / ambtelijk opdrachtgever. Terugkoppeling na de besluitvorming moet zo spoedig mogelijk plaatsvinden en voor iedereen toegankelijk zijn. Het moet mogelijk zijn om geautomatiseerd (op basis van interessegebieden) geïnformeerd te worden. De voorstellen gaan na besluitvorming niet retour steller, maar worden direct gearchiveerd. Het besluit zelf en de onderliggende documenten (inclusief moties en amendementen) moeten ook worden gearchiveerd. Product 10: Realisatie van de digitale vastlegging en ontsluiting van besluitvormingsnotities (ondersteunt doelstelling I, item 5, 6 en 7) In de ontwerpfase wordt een procesontwerp opgesteld voor de zaakgewijze registratie van de bestuurlijk besluitvormingsnotities. Alle aspecten van het product Digitale vastlegging en ontsluiting van besluitvormingsnotities leiden tot een zogeheten zaakinrichting in Sharepoint en CRM. Dit voorziet in een geautomatiseerde ondersteuning van de digitale vastlegging vanaf genoemd startpunt. Bij het ontwikkelen van geautomatiseerde ondersteuning wordt gewerkt via het V-model. 13
Product 11: Informatieportal intranet, gebaseerd op nieuwe inrichting met behulp van CRM en SharePoint (ondersteunt doelstelling I, item 1 en doelstelling III) Informatie over het proces, werkwijze, formats, tijdspad, WOB etc moet eenduidig te herleiden zijn. Product 10 wordt via het informatieportal toegankelijk voor de organisatie. Product 12: Implementatie in de organisatie en training De nieuwe digitale werkwijze wordt geïmplementeerd in de organisatie. Enerzijds worden direct betrokkenen getraind in de nieuwe werkwijze met CRM en SharePoint. Anderzijds zal de gehele organisatie getraind moeten worden in het gebruik van het informatieportal. Gedurende een overgangsfase van zes maanden zal naast het gebruik van de nieuwe applicaties de bestaande handmatige archivering plaatsvinden. 14
Bijlage 5 Product nazorgfase In de nazorgfase wordt het volgende product gerealiseerd: 13. Evaluatie en vervolg Product 13: Evaluatie en vervolg Evaluatie van het ontwerp en realisatiefase. Daarnaast aanbevelingen voor de te nemen vervolgstappen. 15