Project Initiation Document. Afstudeerstage Geert Raaijmakers

Transcriptie

1 Project Initiation Document Afstudeerstage Geert Raaijmakers

2 2/11 Project Initiation Document Afstudeerstage Geert Raaijmakers Opdrachtnemer: Opdrachtgever: Website: Geert Raaijmakers namens Websdesign Internet Communicatie Websdesign Internet Communicatie te Eindhoven Versiebeheer Datum Versie Auteur Wijzigingen Geert Raaijmakers Eerste versie Geert Raaijmakers Tekstuele wijzigingen Geert Raaijmakers Algemene wijzigingen Geert Raaijmakers Herschrijving probleemstelling Eindhoven, donderdag 21 maart 2012 Websdesign Internet Communicatie Oude stadsgracht DD Eindhoven T Websdesign Internet Communicatie 2012

3 3/11 Inhoudsopgave 1 Inleiding Doel van dit document Opbouw van dit document Achtergrond Probleemstelling Opdracht Over Websdesign internet communicatie Projectdefinitie Projectdoelstellingen Gekozen oplossing of aanpak Scope van het project Producten c.q. eindresultaat...8 Bijlage A: Communicatieplan...9 Bijlage B: Planning Bijlage C: Risico Logboek...11

4 4/11 1 Inleiding 1.1 Doel van dit document Dit document is opgesteld om alle relevante basisinformatie en uitgangspunten van het project vast te leggen om het op de juiste wijze te kunnen besturen. Het heeft tot doel het project te definiëren, als basis te dienen voor het management ervan en de beoordeling van het succes van het project mogelijk te maken. Dit Projectinitiatiedocument (of PID) behandelt de volgende fundamentele aspecten van het project: Wat beoogt men met het project te bereiken? Waarom is het belangrijk om deze doelstellingen te bereiken? Wie zijn er betrokken bij het managen van het project en wat zijn hun rollen en verantwoordelijkheden? Hoe en wanneer zullen de maatregelen die in dit PID besproken worden gerealiseerd worden? Het document wordt gebruikt: Om er zeker van te zijn dat het project een gezonde basis heeft voordat de Stuurgroep gevraagd wordt zich aan het project te committeren; Om te dienen als basisdocument op grond waarvan de Stuurgroep en de Projectmanager de voortgang en wijzigingen kunnen toetsen en bewaken en vragen omtrent geldigheid van het project tijdens de uitvoering ervan kunnen beoordelen. 1.2 Opbouw van dit document De volgende hoofdstukken en bijlages komen in dit document aanbod: Achtergrond (Hoofdstuk 2) Projectdefinitie (Hoofdstuk 3) Communicatieplan (Bijlage A) Planning (Bijlage B) Risico Logboek (Bijlage C)

5 5/11 2 Achtergrond 2.1 Probleemstelling Nieuwe technieken, ontwikkelingen en trends op het gebied van front-end development staan niet stil en Websdesign wil hierop blijven innoveren. Het probleem wat er speelt is dat bij het continue toevoegen van nieuwe functionaliteiten de doorlooptijd van een project zal toenemen waardoor ook de kosten van een project zullen stijgen. Dit zou kunnen leiden tot ontevredenheid en in het ergste geval verlies van klanten. Tevens brengt het continue opnieuw toevoegen van functionaliteiten risico's met zich mee en dit heeft wederom invloed op de doorlooptijd van een project. 2.2 Opdracht Om kwalitatief hoge producten te kunnen blijven bieden dient er een advies gegeven te worden aan Websdesign over mogelijke verbeteringen in het werkproces van front-end development. Hierbij dienen de factoren als nieuwe technieken, marktontwikkelingen, trends en integratie in het werkproces in acht te worden genomen. Na het onderzoek zal er een onderzoeksrapport opgeleverd worden met daarin een oplossing voor het gegeven probleem, na akkoord zal er uiteindelijk een ICT-product gerealiseerd worden die inspeelt op de behoeftes van Websdesign en gebruikt kan worden bij de opstart van nieuwe projecten binnen Websdesign. 2.3 Over Websdesign internet communicatie Websdesign is een fullservice internetbureau gevestigd in Eindhoven en Venray. Sinds 1998 bedenken, bouwen en beheren zij, met een team van 14 gepassioneerde professionals, online oplossingen voor toonaangevende merken en organisaties die bijdragen aan het behalen van marketingdoelstellingen. Dit noemen zij het realiseren van zichtbaar effect.

6 6/11 3 Projectdefinitie 3.1 Projectdoelstellingen De hoofddoelstelling van dit project is het adviseren van Websdesign over mogelijke verbeteringen op het gebied van front-end development. Er dient een uitgebreid onderzoek gedaan te worden naar nieuwe technieken en de technische beperkingen hiervan en hoe deze uiteindelijk opgenomen kunnen worden in het werkproces van Websdesign internet communicatie. 3.2 Gekozen oplossing of aanpak In dit project wordt er onderzoek gedaan op welke manier de implementatie van verschillende facetten van een website kunnen worden verbeterd tijdens de realisatiefase van een project. De onderzoeksvraag luidt als volgt: Hoe kan het werkproces van front-end development verbeterd worden, waarbij onder andere rekening gehouden wordt met factoren als nieuwe technieken, ontwikkelingen, trends en integratie in het werkproces? Om deze onderzoeksvraag te kunnen beantwoorden zijn er enkele deelvragen opgesteld. Welke werkwijze wordt er in de huidige situatie gebruikt bij de realisatiefase van een nieuw project? Wat zijn de behoeftes en suggesties vanuit het development team? Welke technieken zijn er op het gebied van front-end development en zijn het meest relevant om bij het project te betrekken? Bestaan er mogelijke technische beperkingen bij het gebruik van deze technieken binnen Websdesign? Het project is verdeeld in drie verschillende fases. Hieronder volgt een overzicht van deze fases. Oriëntatiefase Onderzoeksfase Invoeringsfase Oriëntatiefase In deze fase wordt er een beeld geschetst van de organisatie en van de huidige situatie. Door middel van gesprekken met onder andere de opdrachtgever zal er een duidelijk beeld naar voren komen van de probleemstelling en de omvang hiervan. Onderzoekfase In deze fase zal het diepteonderzoek gestart worden. De gegevens uit de oriëntatiefase worden gebruikt om deze fase toe te spitsen. Ten eerste volgt er een algemeen vooronderzoek, het verdere verloop van deze fase is een wisselwerking tussen een deskresearch en enkele interviews. Het vooronderzoek dient ervoor om een globaal beeld te vormen over het betreffende onderwerp. D.m.v. een deskresearch zal er dieper op de huidige technieken, marktontwikkelingen en trends ingegaan worden en in combinatie met interviews zal de

7 7/11 deskresearch gaande weg toegespitst worden. Het beantwoorden van de onderzoeksvraag staat hierin centraal. De volgende onderverdeling geeft een beeld van de verschillende onderzoeksmethodes. Vooronderzoek Deskresearch Interviews Vooronderzoek In het vooronderzoek wordt er ingelezen op het onderwerp. Er worden hierin veelal websites, blogs, magazines, artikelen en video's doorgenomen om een beter beeld te krijgen van de ontwikkelingen die betrekking hebben tot het onderwerp. Deskresearch In de deskresearch zal er voornamelijk gekeken worden naar digitale informatiebronnen die betrekking hebben op huidige marktontwikkelingen, trends, technieken en bestaande oplossingen op het gebied van front-end development. Deze informatie wordt uitgefilterd op relevantie, bruikbaarheid en wordt uiteindelijk gearchiveerd voor verder gebruik in het onderzoek. Interviews Met behulp van interviews dient er een beter beeld gekregen te worden van de behoeftes, ervaringen betreffende de huidige werkwijze en suggesties vanuit het development team. Om zo een beter beeld te krijgen van de huidige situatie, mogelijke verbeteringen en de behoeftes vanuit Websdesign. Nadat het onderzoek is afgerond volgt er uiteindelijk een onderzoeksrapport met daarin adviezen en oplossing(en) voor het probleem. Na akkoord van de opdrachtgever zal dit plan leidend zijn voor de invoeringsfase/ ontwikkelfase. Invoeringsfase/ ontwikkelfase Tot slot de laatste fase. Aan de hand van het onderzoeksrapport kan er gestart worden met de ontwikkeling van het uiteindelijke resultaat. Dit resultaat wordt uiteindelijk in zijn geheel gepresenteerd. Middelen De volgende onderzoeksmethodes zullen gebruikt worden tijdens het onderzoek: Vooronderzoek Deskresearch Interviews Bronnen Kennis binnen Websdesign Internet HTML5 Boilerplate Mootools Twitter bootstrap CSS3 HTML5 Javascript The Definitive Guide Auteur: David Flanagan Webdesigner Magazine voor webdesigners en -developers

8 8/ Scope van het project In het onderzoek zullen de volgende onderdelen aan bod komen: werkprocessen, marktontwikkelingen, trends en technieken op het gebied van front-end development. De afdeling development staat hierin centraal, zij zullen ook uiteindelijk gaan werken met het uiteindelijke resultaat, andere afdelingen binnen Websdesign komen wel aan bod maar in mindere maten zij functioneren veelal als informatiebron. In het onderzoeksrapport kunnen adviezen opgenomen worden voor andere werkprocessen binnen Websdesign, indien daar wijzigingen nodig geacht worden. Hieronder volgt enkele punten om de scope de verduidelijken. De volgende onderdelen zullen WEL meegenomen worden in het project. Huidige werkwijze binnen Websdesign Behoeftes en suggesties vanuit Websdesign Technieken, ontwikkelingen en trends omtrent front-end development Beperkingen van de onderzochte technieken Onderzoeksrapport met daarin adviezen en mogelijke oplossing(en) Een resultaat die inspeelt op de eerder genoemde probleemstelling De volgende onderdelen zullen NIET meegenomen worden in het project. Technieken die geen betrekking hebben op front-end development. Niet relevante technieken Alles wat buiten de definitie front-end development valt. 3.4 Producten c.q. eindresultaat Er zullen twee hoofdproducten opgeleverd worden: Onderzoeksrapport In het onderzoeksrapport staat de bevindingen die in het onderzoek naar voren zijn gekomen en een conclusie en advies voor de mogelijke oplossing(en) voor het probleem. ICT-product Het uiteindelijke product dat gerealiseerd op basis van het onderzoeksrapport.

9 9/11 Bijlage A: Communicatieplan Inleiding Dit communicatieplan benoemt alle partijen die een (positief of negatief) belang hebben bij het project en de wijze waarop zij bij het project zullen worden betrokken en welke communicatievormen daarbij gebruikt worden. Het gaat hierbij om partijen en communicatie buiten de formele projectmanagementstructuur zoals beschreven in het PID. De gehele communicatie binnen Websdesign verloopt via Basecamp (een online projectmanagement tool: Belanghebbenden Wie Namens Belang Communicatievorm Persoon groep, afdeling Welk belang bij project? Hoe wordt deze persoon betrokken bij het project? Geert Raaijmakers Project manager Sturing, realisatie John Ripmeester Stuurgroep Advies, ondersteuning Mondeling/ Basecamp Frens Vonken Project borging Rapporteren Mail/ Blog Development team Project support Advies, ondersteuning Mondeling/ Basecamp Communicatievormen Van Naar Informatie Medium Frequentie of data Persoon of groep Persoon of groep Soort informatie , telefoon, memo, rapport Projectmanager Stuurgroep Voortgang, deadlines Basecamp Wekelijks Projectmanager Projectborging Voortgang, deadlines / telefoon Wekelijks/ dagelijks Project support Projectmanager Adviseren Basecamp/ mondeling Wekelijks/ dagelijks

10 10/11 Bijlage B: Planning Week 7 t/m 9: Opstartfase: Week 7-9: Week 9: Project Initiation Document schrijven PID inleveren Week 10 t/m 11: Oriëntatiefase: week 10-11: Algemene oriëntatie Week 11 t/m 20 Onderzoeksfase: Week 11-20: Week 11-23: Onderzoek opstellen en uitvoeren. Schrijven scriptie Week 20 t/m 25: Invoeringsfase/ ontwikkelfase: Week 21-22: Week 22-25: Start ontwerpfase Ontwikkelingsfase Belangrijke gebeurtenissen: Week 11: Eerste bedrijfsbezoek assessor Week 16: Terugkomdag school (18 april) Week 23: Scriptie uiterlijk inleveren (7 juni 2012) Week 24: Tweede (mogelijke) bedrijfsbezoek assessor Week 25, 26, 27: Afstudeerzittingen (21 juni t/m 3 juli 2012)

11 11/11 Bijlage C: Risico Logboek Het aantal risico s zijn met name door het ontbreken van een grote financiële investering beperkt. Echter blijven er zeker een aantal risico s over die invloed kunnen hebben op het verdere verloop van het afstudeerproject. 1. Slechte communicatie 2. Mening verschil betreffende het concept en realisatie van het eindproduct tussen opdrachtgever en projectmanager 3. Gebrek aan begeleiding vanuit Websdesign 4. Overschrijding van de deadlines door projectmanager. 5. Haalbaarheid binnen tijdsbestek Hoe wordt er omgegaan met deze risico s 1. Indien de communicatie met de opdrachtgever slecht verloopt dat dit de voortgang van het project belemmerd dient hier tijdig op ingespeeld te worden. Er dient een gesprek aangegaan te worden met beide partijen om tot een mogelijke oplossing te komen. 2. Indien er een verschil in visie is over het te realiseren eindproduct tussen de opdrachtgever en de projectmanager zal er gekeken worden wat de mogelijkheden zijn om tot een overeenstemming te komen. Mocht dit niet lukken dan wordt de lijn van de opdrachtgever aangehouden, en zal in de projectdocumentatie opgenomen worden dat deze verschilt van de conclusies uit het onderzoek. 3. Mocht het gebrek aan begeleiding vanuit Websdesign zodanig achterblijven dat dit de voortgang van het project in gevaar brengt dan zal de projectmanager in eerste instantie zelf hierover in gesprek gaan met Websdesign Mochten er na dit gesprek nog steeds problemen zijn dat wordt er door de projectmanager contact opgenomen met de projectwaarborging en wordt er naar een oplossing gezocht. 4. Als deadlines overschreden worden zal er samen met Websdesign een gesprek aangegaan worden. Om te kijken waar de oorzaak ligt van het probleem en welke oplossingen er mogelijk zijn. Indien men er niet samen uitkomt zal er contact opgenomen worden met projectborging om naar een oplossing te zoeken. 5. Het kan voorkomen dat een eis of wens van de opdrachtgever technisch niet binnen het beschikbare tijdsbestek haalbaar ligt. Indien dit het geval is zal er met alle betrokkenen besproken moeten worden wat de eventuele mogelijkheden zijn.