Veel gestelde vragen (én antwoorden) over het nieuwe Youforce (versie 17 jan) Veel gestelde vragen (én antwoorden) over het nieuwe Youforce (versie 17 jan)... 1 Alle vragen en antwoorden... 2 Het nieuwe Youforce is live. Wat betekent dit nou eigenlijk?... 2 Wanneer kan ik gebruik maken van het nieuwe Youforce?... 3 Hoe kom ik in Youforce?... 3 Waar kan ik terecht bij vragen over Youforce?... 3 Verlofzaken... 3 Er zijn nieuwe verlofsoorten zichtbaar in Yourforce. Wat houden de verschillen in?... 3 Als ik het verlof over 2016 nog wil invoeren, zie ik niet de juiste uren. Wat te doen?... 5 Achter de verlofrechten staat de term vervaldatum. Wat betekent dat?... 5 Door de vervaldata van verlof loop ik het risico dat ik verlof kwijt raak. Wat is de meest voordelige volgorde van opnemen?... 5 Ik wil graag mijn verlofstanden over vorige jaren inzien.... 6 Ik moet nog verlof invoeren over 2016. Van welk verlofrecht moet ik dit eigenlijk afboeken?... 6 Tot wanneer kan ik het verlof van 2016 nog opnemen/inboeken?... 6 De verplichte verlofdagen van 2017 zijn al afgeboekt zie ik. Waarom is dit van compensatieverlof afgehaald?... 6 Ik zie bij de verlofstanden ineens een saldo staan voor Compensatieverlof. Wat is dat?... 6 Indivdueel Keuze Budget... 7 Ik wil graag keuzes maken voor IKB, maar ik kan niet in Flex Benefits?... 7 SelfService... 7 Tot welke datum kan ik declaraties etc. indienen in SelfService?... 7 Performance Management... 7 Beoordelingscyclus 2016 afronden... 7
Waar vind ik de verslagen van de gesprekken van Performance Management (PWOP/PJC) van de afgelopen jaren? (Overijssel en Kampen)... 7 Algemeen/anders... 8 Waarom is de afdelingscode van ons team anders geworden?... 8 Die HoeDoeIk-filmpjes doen het bij mij niet. Wat kan ik doen om ze wel te zien?... 8 Medewerkers van Zwolle en Kampen kunnen ziekteverlof aanvragen via SelfService. Wat betekent dit voor het menselijk contact tussen leidinggevende en medewerker?.. 8 Voor Managers en Management Assistentes... 9 Ik zie in Verzuimmanager oude acties van verzuimmeldingen. Ik had deze acties al eerder afgehandeld. Hoe zit dit?... 9 Waarom kan ik als managementassistente geen verlof goedkeuren voor de afdeling/eenheid?... 9 Managementassistentes die verzuimmeldingen moeten doen, kunnen dit alleen nog maar via SelfService. Hoe gaat dat in zijn werk?... 9 Ik heb een vacature. Hoe meld ik die in het nieuwe proces aan?... 9 Ik ben managementassistente en gebruik (met goedkeuring) van mijn manager zijn/haar id en wachtwoord om in Youforce taken af te handelen. Mag ik dat doen?... 9 Het ligt voor de hand om je manager in drukke tijden te ondersteunen in Youforce-taken en voor het gemak de hele rol over te nemen door namens hem of haar in te loggen. We willen je er wel op wijzen dat dit tegen de regels is van jouw organisatie. In de mandaatregeling is vastgelegd waarvoor managers moeten tekenen/goedkeuren en over het gebruik van netwerk ID s zijn strenge securty richtlijnen. De beveiligingsfunctionaris van jouw organisatie kan je hierover eventueel meer informatie verstrekken. Wanneer wij in de processen worden geconfronteerd met oneigenlijk gebruik van ID s en wachtwoorden, melden we dit (in opdracht van jouw organisatie) aan de beveiligingsfunctionaris als incident.... 9 Hoe stel ik mijn vervanging in Youforce in, bijvoorbeeld als ik op vakantie ga?... 10 Alle vragen en antwoorden Het nieuwe Youforce is live. Wat betekent dit nou eigenlijk? Het Youforce van ONS SSC is één geüniformeerde ERHM-omgeving voor de gemeenten Kampen en Zwolle en de provincie Overijssel. Eén digitaal systeem voor alle personele zaken past in de strategie van ONS, namelijk standaardisatie van systemen en processen. Het voordeel hiervan is een betere en goedkopere dienstverlening aan onze klanten. Eén systeem zorgt voor continuïteit, hogere kwaliteit en een efficiëntere inzet van de medewerkers.
Wanneer kan ik gebruik maken van het nieuwe Youforce? Vanaf 9 januari 2017 kunnen alle collega s gebruik maken van het nieuwe systeem. Hoe kom ik in Youforce? Voor gemeente Zwolle kun je vanuit het netwerk direct doorklikken naar Youforce via intranet. Je kunt ook hier klikken: http://ntvmem05:81 Voor provincie Overijssel kun je vanuit het netwerk direct doorklikken naar Youforce via intranet. Je kunt ook hier klikken: http://raetsso.ovr.prv/ Voor gemeente Kampen kun je naar de website http://www.raet.nl/inloggen en kun je met je oude gebruikersnaam en wachtwoord inloggen. Waar kan ik terecht bij vragen over Youforce? Voor vragen over (het vernieuwde) Youforce of de tijdelijke sluiting, kun je contact opnemen met de HR Servicedesk: - Gemeente Zwolle: Maak gebruik van Servicedesk digitaal, hrservicedesk@zwolle.nl of 038-498 4000(optie 3) - Gemeente Kampen: hrservicedesk@kampen.nl of 038-4982354 - Provincie Overijssel: of 038-499 9090 Verlofzaken Er zijn nieuwe verlofsoorten zichtbaar in Yourforce. Wat houden de verschillen in? In Youforce zie je meer soorten verlofrechten dan je gewend was.dit heeft diverse redenen. Het totale overzicht van verlofsoorten staat hieronder. Per verlofsoort gelden andere mogelijkheden en regels. Kampen werkt met Bigben en ziet geen verlofsaldi in Youforce. Bovenw. verlof (voor IKB) Bovenwettelijk verlof Compensatieuren Ouderschapsverlof Wettelijk verlof Bovenw. verlof (voor IKB)
Het aantal verlofuren dat de medewerker op 31 december 2016 aan restant verlof had Bovenwettelijk verlof Medewerkers gemeente Zwolle: Afhankelijk van je aanstelling, je leeftijd of andere zaken heb je recht op bovenwettelijke verlofuren Deze zijn voor de meeste medewerkers vastgelegd in de cao. De bovenwettelijke verlofaanspraken bestaan uit bijvoorbeeld: o het aantal verlofuren dat de medewerker heeft aangekocht o eventuele leeftijdsdagen o eventuele lokale dagen De bovenwettelijke verlofuren verjaren 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de uren zijn opgebouwd of gekocht en daarmee vervalt de aanspraak op deze uren. Medewerkers provincie Overijssel: De bovenwettelijke uren zijn de uren die je gekocht hebt. Deze verjaren 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de uren zijn gekocht en daarmee vervalt de aanspraak op deze uren. Compensatieverlof Compensatieverlof is de nieuwe naam voor ADV-, klok- en roostervrije uren. Deze verlofsoort bouw je op door meer uren te werken dan de uren van je aanstelling. De verplichte verlofdagen over 2017 worden afgeboekt van compensatieverlof. Het kan zijn dat je geen compensatieverlof hebt of opbouwt. Dan zie je daar een zogenaamd min-saldo. Aan het eind van 2017 wordt het eventuele negatieve saldo verrekend met wettelijk verlof. Uren vervallen aan het eind van het jaar. Ouderschapsverlof Gedurende een tijdelijke periode kunnen je minder werken om tijd te spenderen aan de zorg voor kinderen. Het recht op ouderschapsverlof loopt totdat de kinderen acht jaar zijn en geldt per kind. De mogelijkheden en voorwaarden om ouderschapsverlof op te nemen zijn enorm verruimd. Voor de aanvragen vanaf 1 januari 2017 hebben we hierop het systeem aangepast. Je kunt nu verlof opnemen zoals jij (in overleg met je manager) wilt; je kunt zo nodig elke dag wisselen. Als je niet deelneemt aan de ouderschapsverlofregeling staat hier het saldo van 0. Dit geldt ook als jouw deelname aan de regeling voor 1 januari 2017 is gestart. Jij kunt op de vertrouwde wijze je verlof opnemen. Zie bij de overige Veel gestelde vragen hoe je in de nieuwe situatie verlof opneemt. Wettelijk verlof Iedereen met een aanstelling heeft recht op het zelfde aantal wettelijke vakantie-uren. Je kunt dit eenvoudig berekenen door het aantal contracturen van je aanstelling maal vier te vermenigvuldigen. Voor een voltijder betekent dat dus 36 maal 4, is 144 uur per jaar. Wanneer deze uren in een jaar niet zijn opgenomen, vervalt dit restant 12 maanden na het einde van het kalenderjaar. Er zijn uitzonderingen als je voor bijvoorbeeld door medische redenen niet in staat bent om vakantie op te nemen.
Als ik het verlof over 2016 nog wil invoeren, zie ik niet de juiste uren. Wat te doen? Bij de overgang naar het nieuwe Youforce zijn de verlofstanden van 2016 overgezet naar 2017. Je ziet dus de actuele stand van je verlof op dit moment. Het was helaas niet mogelijk om je werkpatroon (werkrooster) over te zetten die bij deze standen hoort. Als je dus nog verlof over 2016 moet afhandelen, moet je zelf handmatig het aantal genoten verlofuren juist registeren. Je kunt dit per verlofdag aanpassen naar het juist aantal uren. Voorbeeld: voor een fulltimer die 40 uur per week werkt, moet het aantal van 7,2 worden aangepast naar 8 uur per dag. Achter de verlofrechten staat de term vervaldatum. Wat betekent dat? Bij de overgang naar het nieuwe Youforce worden de verlofsoorten weergegeven met een vervaldatum. Volgens wet- en regelgeving komen uren, afhankelijk van de verlofsoort op enig moment te vervallen. Deze datum in Youforce geeft aan tot wanneer je uren uit dit verlofrecht kunt opnemen. In de cao kun meer over dit onderwerp vinden. Op dit moment staat als datum (01-01-2017).achter vervaldatum. Dit klopt niet en zal aangepast worden door de leverancier. Door de vervaldata van verlof loop ik het risico dat ik verlof kwijt raak. Wat is de meest voordelige volgorde van opnemen? Je loopt het minst risico als je verlof op neemt in onderstaande volgorde: 1. Compensatieuren 2. Wettelijk verlof 3. Bovenw. verlof (voor IKB) 4. Bovenwettelijk verlof Verlofsoort Zwolle Overijssel 1 Bovenwettelijk verlof (voor IKB) Bijv. leeftijdsdagen 2016 en overig verlof 2016 2 Bovenwettelijk verlof Leeftijdsdagen 2017 + gekocht verlof 2017 = oude verlofsoort Bovenwettelijk verlof 2014 Gekocht verlof vanaf 2015 3 Compensatieuren Opbouw 2017 Opbouw 2017 4 Ouderschapsverlof Alleen voor deelnemers nieuwe regeling Alleen voor deelnemers nieuwe regeling 5 Wettelijk verlof Opbouw 2017 Opbouw 2016 + 2017 6 WTV oudere NVT Opbouw 2016 + 2017 medewerkers
Ik wil graag mijn verlofstanden over vorige jaren inzien. Door de overstap naar het nieuwe systeem zijn de historische gegevens over je verlof niet meer zichtbaar in de verlofmodule. We hebben de overzichten van de afgelopen jaren uit het oude systeem veiliggesteld en opgeslagen in je personeelsdossier van het nieuwe Youforce. Ik moet nog verlof invoeren over 2016. Van welk verlofrecht moet ik dit eigenlijk afboeken? Gemeente Zwolle: Als je nog verlof moet aanvragen/invoeren over 2016, dan moet je dit doen van het verlofrecht dat staat bij Bovenwettelijk verlof (voor IKB). Provincie Overijssel: Kijk in je verlofoverzicht 2016 die als PDF in je personeelsdossier is toegevoegd, van welke verlofsoort je nog saldo hebt. Heb je genoeg saldo dan kan je t/m 31 januari verlof op deze verlofsoort je uren van 2016 boeken. Dit wordt begin februari administratief verwerkt in je saldo van 2017 volgens de geldende regelingen. Tot wanneer kan ik het verlof van 2016 nog opnemen/inboeken? Je kunt het verlof dat je tijdens de sluiting van december 2016 niet hebt opgenomen/ingeboekt in Youforce tot en met 31 januari 2017 afhandelen. De verplichte verlofdagen van 2017 zijn al afgeboekt zie ik. Waarom is dit van compensatieverlof afgehaald? De verplichte verlofdagen over 2017 worden sinds de uniformering bij alle partners afgeboekt van het verlofrecht bij compensatieverlof. We volgen hier het principe dat dit de verlofsoort is die wettelijk het eerste vervalt. Het kan zijn dat je geen compensatieverlof hebt of opbouwt. Dan zie je daar een zogenaamd min-saldo. Dit is geen fout; dit saldo moet je aftrekken van je andere verlofsoorten om te kunnen bepalen wat je totaalsaldo is. Aan het eind van 2017 wordt het eventuele negatieve saldo verrekend met andere verlofsoorten). Reken je dus niet te rijk! Ik zie bij de verlofstanden ineens een saldo staan voor Compensatieverlof. Wat is dat? In het nieuwe Youforce introduceren we inderdaad de term compensatieverlof. Dit is de nieuwe naam voor ADV-, ATV-, klok- en roostervrij-uren. Bij de inrichting bleek dat Zwolle, Kampen en Overijssel andere termen hanteerden voor deze soort verlofuren Daarom hebben we besloten 1 nieuwe term te hanteren. Compensatieverlof is dus de verlofsoort die je opbouwt door meer uren te werken dan de uren van je aanstelling.
Indivdueel Keuze Budget Ik wil graag keuzes maken voor IKB, maar ik kan niet in Flex Benefits? Voor de maand januari geldt dat je geen keuzes kunt maken voor IKB. Het hele budget is automatisch gereserveerd en is uiteraard beschikbaar voor de komende maanden. Je kunt je IKB aanvragen in Flex Benefits voor de maand februari (en overige maanden) je vanaf 20 januari tot en met 6 februari indienen. Tot die tijd zie je dit scherm in Flex Benefits. SelfService Tot welke datum kan ik declaraties etc. indienen in SelfService? Jouw aanvragen in Self Service kun je van 9 tot en met 12 januari indienen. Doe dit zo snel mogelijk, want uiterlijk 12 januari moet de aanvraag ook goedgekeurd zijn door de leidinggevende. Declaraties die ingediend zijn na 12 januari worden verrekend met het salaris van februari Performance Management Beoordelingscyclus 2016 afronden Voor de beoordelingsgesprekken over het jaar 2016 geldt dat deze door de leidinggevende worden afgerond in (een deel van de) oude omgeving. Wanneer de laatste stap wordt genomen, wordt het formulier door ONS/PSA overgezet naar SelfService van het nieuwe Youforce zodat de medewerker het verzoek krijgt om het verslag goed te keuren. Waar vind ik de verslagen van de gesprekken van Performance Management (PWOP/PJC) van de afgelopen jaren? (Overijssel en Kampen)
De gespreksverslagen van Performance Management uit het oude systeem worden de komende periode overgeheveld naar het personeelsdossier van het nieuwe Youforce. Dit houdt in dat PDFformulieren van de hele jaarcyclus inzichtelijk zijn. Wanneer deze actie is afgerond, informeren we dit via ons.zwolle.nl De leidinggevende kan in het oude Youforce tijdelijk nog wel de verslagen raadplegen. Algemeen/anders Waarom is de afdelingscode van ons team anders geworden? Door de uniformering hebben alle afdelingen een toevoeging in de afdelingscode én hebben sommige afdelingen zelfs een andere letterstructuur gekregen. Dit was nodig omdat we de organisatiestructuren van drie databases hebben samengevoegd. De afdelingen van Gemeente Zwolle beginnen met ZW, gemeente Kampen met KA en de provincie Overijssel met OV. Die HoeDoeIk-filmpjes doen het bij mij niet. Wat kan ik doen om ze wel te zien? In sommige ICT-omgevingen werkt Youtube in de standaard browser van Microsoft (Internet Explorer) niet. Als je een andere browser hebt, zoals Chrome van Google of Firefox van Mozilla kun je de link in de internetbalk kopiëren en het filmpje alsnog bekijken. Klik hier voor alle beschikbare filmpjes: https://www.youtube.com/channel/ucsf0qxhzs6u8m8jigrbbyq. Je kunt vanaf deze pagina eenvoudig doorklikken. Medewerkers van Zwolle en Kampen kunnen ziekteverlof aanvragen via SelfService. Wat betekent dit voor het menselijk contact tussen leidinggevende en medewerker? Medewerkers kunnen ziekteverlof aanvragen via Youforce. Het is proces is zo ingericht dat de melding naar de leidinggevende gaat die de aanvraag moet beoordelen en al of niet accepteren. Selfservice vervangt in geen geval het contact dat (juist vanaf het eerste moment) voor goede verzuimbegeleiding noodzakelijk is. De oplossing in Youforce vervangt de administratieve stap in het systeem. De spelregels die bij de verzuimbegeleiding gelden, blijven van kracht. Deze staan per partner op de daarvoor bekende sites op intranet. We verwachten niet dat iedereen die ziekteverlof wil aanvragen dit via Youforce kan en zal doen. Naast deze nieuwe optie, blijft de mogelijkheid tot het doen van een ziekmelding in Verzuim Manager door de leidinggevende. Voor de managementassistentes die eventueel verzuimmeldingen doen voor de afdeling geldt dat zij geen toegang meer hebben tot Verzuim Manager en ziek- en herstelmeldingen via SelfService kunnen afhandelen.
Voor Managers en Management Assistentes Ik zie in Verzuimmanager oude acties van verzuimmeldingen. Ik had deze acties al eerder afgehandeld. Hoe zit dit? Het kan zijn dat je acties ziet die niet (meer) relevant zijn. Dit heeft te maken met een conversie issue uit het oude Youforce. Door wijzigingen in het verzuimprotocol is er op sommige zaken een mismatch met oude acties. We werken er samen met Raet (de leverancier van Youforce) hard aan om deze zaken uit het systeem te halen. Waarom kan ik als managementassistente geen verlof goedkeuren voor de afdeling/eenheid? Bij de inrichting van Youforce is door de organisaties (Zwolle, Kampen en Overijssel) besloten dat de verlofgoedkeuring conform de mandaatregeling moet worden uitgevoerd. Dat houdt in dat de leidinggevende de verlofaanvraag moet beoordelen en goed- of afkeuren. Managementassistentes die verzuimmeldingen moeten doen, kunnen dit alleen nog maar via SelfService. Hoe gaat dat in zijn werk? Voor de managementassistentes die eventueel verzuimmeldingen doen voor de afdeling geldt dat zij geen toegang meer hebben tot Verzuim Manager en ziek- en herstelmeldingen via SelfService kunnen afhandelen. In dit instructiefilmpje staat stap-voor-stap uitgelegd hoe dit werkt. Werkt de link niet? Kopieer dan deze in je browser: https://www.youtube.com/watch?v=msewlwdr43u Ik heb een vacature. Hoe meld ik die in het nieuwe proces aan? In Youforce is een tegel waarbij managers (en eventueel hun assistentes of HR adviseurs) vanaf 9 januari een vacature-aanvraag kunnen opstarten. Via dit proces kan iedereen die hier acties moet doen de plaatsing afhandelen Ga in Self Service -> Vacatures -> Aanmelden vacature. Vacatures kun je niet meer via oude formulieren of via Topdesk aanmelden. Ik ben managementassistente en gebruik (met goedkeuring) van mijn manager zijn/haar id en wachtwoord om in Youforce taken af te handelen. Mag ik dat doen? Het ligt voor de hand om je manager in drukke tijden te ondersteunen in Youforce-taken en voor het gemak de hele rol over te nemen door namens hem of haar in te loggen. We willen je er wel op wijzen dat dit tegen de regels is van jouw organisatie. In de mandaatregeling is vastgelegd waarvoor managers moeten tekenen/goedkeuren en over het gebruik van netwerk ID s zijn strenge securty
richtlijnen. De beveiligingsfunctionaris van jouw organisatie kan je hierover eventueel meer informatie verstrekken. Wanneer wij in de processen worden geconfronteerd met oneigenlijk gebruik van ID s en wachtwoorden, melden we dit (in opdracht van jouw organisatie) aan de beveiligingsfunctionaris als incident. Hoe stel ik mijn vervanging in Youforce in, bijvoorbeeld als ik op vakantie ga? Als manager of als managementassistente kun je in Youforce een vervanger laten instellen. Dit is handig bij vakanties of andere langdurige afwezigheid. Je kunt ook structureel een (of meerdere) collega( s) als vervanger aanwijzen waarmee je voor elkaar de aanvragen en goedkeuringen kunt uitvoeren. Let dan wel op dat zowel jij, als jouw vervanger dezelfde aanvragen van de medewerkers ziet in Youforce. Er is een paar voorwaarden die jouw organisatie heeft gesteld aan het instellen van vervangers: Vanaf het laagste leidinggevende niveau tot en met niveau van afdelingshoofd geldt dat je je horizontaal of verticaal naar boven mag laten vervangen. Vanaf het niveau van eenheidsmanager geldt dat je je horizontaal, verticaal naar boven en maximaal verticaal 1 niveau naar beneden mag laten vervangen. Jouw organisatie heeft ons gevraagd om deze voorwaarden bij je aanvraag te toetsen en afwijkingen hierop niet te honoreren. Wil je jouw vervanging instellen? Ga naar Self Service -> Verander linksonder in het scherm naar de rol Medewerker -> Ga naar de tab Manager -> Doorgeven vervanging. Nadat je aanvraag is goedgekeurd stelt de HR Servicedesk de vervanging in.