G E B R U I K E R S H A N D L E I D I N G. Performance Management (PM) Manager AVANS HOGESCHOOL

Transcriptie

1 G E B R U I K E R S H A N D L E I D I N G Performance Management (PM) Manager AVANS HOGESCHOOL Laatst bijgewerkt: 30 augustus

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Opstarten en inloggen in Raet / Youforce Opstarten Performance Management (PM) Welkomstpagina manager Tegel Medewerker overzicht Tegel Management informatie Tegel Agenda Tegel Gesprekswijzer Welkomstpagina medewerker Tegel Mijn gesprekken Tegel Wijzigingsverslag Persoonlijk overzicht Gesprek voorbereiden Feedback lezen POP (lezen) Portfolio vullen Gezamenlijke notitie opstellen Notities opstellen Functioneringsronde Procesflow Invoeren en/of aanpassen van functioneringsverslag Functioneringsverslag afronden Beoordelingsronde Procesflow Invoeren en/of aanpassen van beoordeling Beoordeling afronden

3 1. Inleiding De module Performance Management ondersteunt op een digitale manier de gesprekkencyclus binnen Avans. Het systeem biedt verschillende tools, welke in de handleiding allemaal besproken worden. 2. Opstarten en inloggen in Raet / Youforce Er zijn verschillende wegen om op Youforce in te loggen. via de Windows startknop, dit kan alleen bij het werken op een vaste PC o Klik dan op Avans Websites o Klik op Youforce Self Service o Klik in het venster dat zich opent Avans De eerstvolgende keer zal je de link direct onder de startknop terug zien. 3

4 Via iavans bij Info & Regelen onder Werken Of via iavans op Mijn HR onder het kopje Zelf regelen. 4

5 3. Opstarten Performance Management (PM) Zodra HR Selfservice is opgestart, klik je op de tegel Performance Management. Er zal een nieuw scherm zich openen. 3.1 Welkomstpagina manager Op de welkomstpagina krijg jij als leidinggevende verschillende tegels te zien. De grafiek geeft aan hoe ver je in de gesprekkencyclus bent. Tevens vind je hieronder een kort overzicht van de openstaande actie per medewerker. De kleur van de status geeft aan waar in het proces dit verslag zich bevindt: Verslag onafgerond Verslag ondertekend Verslag definitief Door op de titel functioneringsgesprek te klikken, open je direct het (concept)verslag in PDF. 5

6 Wil je wisselen van jouw rol als manager, naar jouw rol als medewerker? Klik dan rechtsboven in de balk op het pijltje en selecteer Medewerker in plaats van Manager Tegel Medewerker overzicht Met één druk op de knop krijg je het overzicht over al jouw medewerkers inclusief de actuele status van de gesprekkencyclus. Door hier op de naam van een medewerker te klikken, zorg je ervoor dat je in de PMomgeving van betreffende medewerker terecht komt (zie hoofdstuk 3.2 Welkomstpagina medewerker) Tegel Management informatie Hier kun je inzien hoe de gesprekkencyclus loopt binnen jouw academie of dienst. Gebruik rapport Status gesprekken voor een overall overzicht en het rapport Ondertekendata HR Cyclus voor een meer diepgaand overzicht. Stel indien gewenst de filters in (zoals in onderstaand voorbeeld) en druk op View report. Al deze rapporten kun je eenvoudig naar Excel exporteren, die je als basis kunt gebruiken voor eigen specifieke lijsten. Druk hiervoor op de blauwe diskette -knop en kies voor de optie Excel-bestand. Het bestand zal zich nu openen in Excel Tegel Agenda Deze tool kun je gebruiken om gesprekken te plannen. Let op: deze is niet gekoppeld aan outlook Tegel Gesprekswijzer Voor meer uitleg kun je terecht bij de gesprekswijzer. 3.2 Welkomstpagina medewerker Zodra je één bepaalde medewerker selecteert, kom je terecht op de welkomstpagina van deze medewerker. Ook hier vind je verschillende tegels. De meeste tegels zijn bedoelt om input aan te leveren voor de gesprekkencyclus. Deze worden verder besproken in Hoofdstuk 4 Gesprek voorbereiden Tegel Mijn gesprekken Hier zie je per gespreksronde (HR Cyclus) de vastgelegde gespreksverslagen. Klik op een gespreksronde om toegang te krijgen tot de verslagen. Door op het betreffende, afgeronde gesprek te klikken, open je het gespreksverslag in PDF format. Dit is hetzelfde document wat je kunt terugvinden in je digitale personeelsdossier. 6

7 3.2.2 Tegel Wijzigingsverslag In het wijzigingsverslag worden alle wijzigingen bijgehouden, door wie en wanneer er iets is aangepast in de verslagen. 3.3 Persoonlijk overzicht Naast deze tegels ziet iedere medewerker ook een persoonlijk overzicht op zijn startscherm. Dit zorgt voor snel inzicht. Zo kun je direct vanaf hier al een nieuwe gesprek openen of een reeds geopend verslag voortzetten. Wanneer je klikt op Beoordeling afgerond , dan open je de reeds vastgestelde beoordeling in PDF. In deze PDF is ook de digitale ondertekening terug te vinden (zie hieronder). 7

8 4. Gesprek voorbereiden De medewerker heeft verschillende tools om input te verzamelen voor de gesprekkencyclus en zo het gesprek voor te bereiden. Het organisatieonderdeel bepaalt voorafgaand aan de cyclus welke tools men wil inzetten. 4.1 Feedback lezen Zo kan een medewerker intern & extern feedback vragen en via het systeem een Zelfscore indienen. Als leidinggevende kun je de opgehaalde informatie lezen via de tegel feedback lezen. Je kunt de resultaten per aanvraagdatum en per respondent bekijken. Klik op het hoekje en daarna op de knop Details om het verslag te openen. Wil je het feedbackformulier uitprinten? Klik dan in het formulier op de rechtermuisknop en kies voor Print. 4.2 POP (lezen) In het Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) heeft de medewerker een aantal ontwikkelvragen beantwoord en concrete acties vastgesteld op welke manier hij/zij de eigen ontwikkeldoelen wil bereiken. Het POP staat los van de gesprekkencyclus; gebruik deze als input voor het maken van duidelijke ontwikkelafspraken tijdens het functioneringsgesprek. 4.4 Portfolio vullen In het portfolio kun je documenten uploaden die je wil gebruiken als input voor de gesprekkencyclus. Hierbij kun je denken aan studentevaluaties, getuigschriften en dergelijke. Zowel de medewerker als leidinggevende kunnen documenten toevoegen en lezen. 4.5 Gezamenlijke notitie opstellen In de tegel Gezamenlijke notitie kan je als leidinggevende een notitie schrijven, die ook zichtbaar is voor de medewerker. De medewerker kan zelf geen nieuwe notitie toevoegen. Door op + te klikken, maak je een nieuwe notitie aan. Klik altijd op de diskette -knop om wijzigingen op te slaan alvorens je afsluit. 8

9 4.6 Notities opstellen In de tegel Notities kan jij als leidinggevende een notitie voor jezelf maken. Deze tegel is niet zichtbaar voor de medewerker. 5. Functioneringsronde 5.1 Procesflow Medewerker bereidt het gesprek voor in PM LG bekijkt de input van medewerker in PM LG en medewerker voeren het gesprek LG en/of medewerker leggen het gesprek vast in PM LG ondertekent het verslag Medewerker tekent voor akkoord Verslag is definitief en wordt direct opgeslagen in p.dossier Nee Is er een 2de LG? Beoordelingsverslag kan vanaf worden geopend door LG Ja 2de LG ondertekent het verslag De medewerker bereidt het functioneringsgesprek zelf voor; in Hoofdstuk 4 Gesprek voorbereiden worden de mogelijkheden uitgebreid besproken. 5.2 Invoeren en/of aanpassen van functioneringsverslag Het functioneringsverslag bestaat uit verschillende onderdelen, zoals ook in het protocol gesprekkencyclus is beschreven. Zodra je het functioneringsgesprek in PM hebt geopend, komt onderstaand lint tevoorschijn. Dit lint laat zien in welk onderdeel van het verslag jij je bevindt. Gebruik de groene knop om door het lint heen te lopen. Indien je langere tijd aan het werk bent in PM, adviseren we om regelmatig ook op de blauwe knop te drukken voor het opslaan van de wijzigingen. Let op: Om de veiligheid van het systeem te kunnen borgen, logt het systeem automatisch uit na 30 minuten inactiviteit. 9

10 5.3 Functioneringsverslag afronden Voordat een verslag definitief wordt gemaakt kan je een signaal sturen naar de medewerker om het verslag in te zien, zodat hij/zij eventueel op- en aanmerkingen erbij kan typen. Klik hiervoor in de tab afsluiting op de knop signaal medewerker. Hierna ontvangt de medewerker een met het verzoek in te loggen in Performance Management en het verslag na te lopen. Nadat de medewerker eventueel op- en aanmerkingen erbij heeft geplaatst, kan het verslag weer terug gestuurd worden naar de leidinggevende door te drukken op de knop Signaal leidinggevende. Jij ontvangt nu een met de mededeling dat er wijzigingen zijn aangebracht in het verslag van betreffend persoon. Jij als leidinggevende kan nu het gesprek definitief maken, door op de gelijknamige knop te drukken. Er wordt automatisch een bericht verstuurd naar een eventuele tweede leidinggevende en daarna naar de medewerker. Let op: een tweede leidinggevende kan nooit iets wijzigen in het verslag, alleen lezen en ondertekenen. De kleur van status zal veranderen zodra de anderen getekend hebben. Wanneer de medewerker dit verslag in PM ondertekend heeft, wordt deze opgeslagen in het digitale personeelsdossier. 6. Beoordelingsronde 6.1 Procesflow Medewerker bereidt beoordeling voor in PM (o.a. feedback, portfolio) LG stelt de beoordeling op in PM LG ondertekent het verslag Medewerker tekent voor gezien Verslag is definitief en wordt direct opgeslagen in p.dossier Service Center HR muteert o.b.v. deze gegevens de periodieken Nee Is er een 2de LG? Nieuwe cyclus kan nu gestart worden Ja 2de LG ondertekent het verslag De medewerker bereidt de beoordeling zelf voor; in Hoofdstuk 4 Gesprek voorbereiden worden de mogelijkheden uitgebreid besproken. 10

11 6.2 Invoeren en/of aanpassen van beoordeling Tijdens de beoordeling kijk je terug op de gemaakte afspraken tijdens het functioneringsgesprek. Het format (onderstaand lint) waarin je dit destijds hebt vastgelegd, is dan ook hetzelfde. Ook de input is terug te lezen, zodat je gemakkelijk kunt terugkijken wat je een half jaar geleden precies had afgesproken. Het is belangrijk dat je in het eindbeoordelingsscherm een definitieve score invult. Dit is namelijk het resultaat van de officiële beoordeling en aan de hand van deze beoordeling worden door DP&O de periodieken verstrekt zoals beschreven in de cao-hbo. 6.3 Beoordeling afronden In tegenstelling tot het functioneringsgesprek, is de beoordeling eenzijdig. De leidinggevende zal de concept beoordeling zelf voorbereiden in het systeem. Zodra je deze gereed hebt, deel je deze met de medewerker. Dit kan helaas niet via het systeem, welke opties zijn er wel? - Sla de PDF versie tijdelijk op en stuur deze via door naar de medewerker; - Print het verslag uit en overhandig deze aan de medewerker; - Laat de medewerker meelezen vanaf jouw PC. Indien je het gesprek definitief hebt gemaakt, ontvangt de medewerker een bericht met het verzoek de beoordeling te tekenen voor gezien. Dit is gelijk ook pas het eerste moment dat de medewerker zijn beoordeling via het systeem kan inzien. Let op: een tweede leidinggevende kan nooit iets wijzigen in het verslag, alleen lezen en ondertekenen. Zodra de medewerker dit verslag in PM ondertekend heeft, wordt dit verslag opgeslagen in je digitale personeelsdossier. De medewerker kan gebruik maken van het opmerkingenveld, indien hij/zij toch nog iets wil toevoegen aan de beoordeling. Wanneer een medewerker hiervoor kiest, dan zie je dit ook terug in de bevestiging die jij automatisch hierover ontvangt. De gesprekkencyclus voor dit jaar is nu afgerond! Zodra het nieuwe jaar is opengesteld, kan er gestart worden met het nieuwe functioneringsgesprek. 11