HR benchmark: diepgaande analyse en inzicht in besparingspotentieel KPMG ziet veel corporaties die gedwongen zijn, of anticiperen op schaarser wordende middelen en veranderende kerntaken. Aangezien de bedrijfslasten in grote mate worden bepaald door personele lasten resulteert dit in gesprekken over besparingspotentieel (in formatie en loonkosten), nieuwe organisatievormen, rendementsdenken en sturen op resultaten. Corporaties die op zoek zijn naar besparingspotentieel op personele lasten stellen vragen als: Hoeveel fte is passend, gegeven mijn opgave?, Welke mogelijkheden zijn er om activiteiten anders in te richten en welke formatie past daar dan bij?, Hoe is de opbouw van mijn functiegebouw ten opzichte van vergelijkbare corporaties? en Hoe verhoudt het functiegebouw zich ten opzichte van daadwerkelijke beloning? KPMG is in staat om de volgende benchmarkonderzoeken uit te voeren, voorzien van een expertvisie en met navolgende voorbeelden als resultaat. 1. Benchmark op formatie (per afdeling/functie) van zowel huidige als gewenste inrichting 2. Benchmark op functiegebouw (o.a. inschaling) 3. Benchmark op beloning KPMG voert haar benchmarkonderzoeken uit op basis van organisatie-inrichtingsplannen,formatieoverzichten en functiegebouwen van corporaties én van ondernemingen. Bij corporaties maken we gebruik van zogenaamde best practice corporaties. Dit zijn corporaties die zich hebben ingericht op basis van nieuwe inzichten en uitgangspunten en met de opgave om bedrijfslasten (en daarbinnen met name personele lasten) te reduceren. Daarnaast beschikt KPMG over benchmarkgegevens van buiten de sector als het gaat om de bedrijfsvoeringfuncties (PIOFAH). We maken ons advies op maat door de visie van KPMG toe te voegen als het gaat om organisatie-inrichting en ontwikkelingen binnen en buiten de sector. 2013 KPMG N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number 34153857, is a subsidiary of KPMG Europe LLP and a member firm of the KPMG
2 HR benchmark: diepgaande analyse en inzicht in besparingspotentieel 1. Benchmark op formatie (per afdeling/functie) van zowel huidige als gewenste inrichting KPMG kan u adviseren over een passende brandbreedte voor formatie op afdelings en functieniveau. Dit kan zowel een analyse betreffen van de huidige benodigde formatie per afdeling en functie als van de benodigde formatie in het kader van een aangepaste inrichting. De kracht van de benchmark van KPMG is dat we uw organisatie vergelijken met soortgelijke corporaties en niet met een gemiddelde. We vergelijken uw organisatie met de best practices in de sector die in elk geval qua omvang en type werkgebied vergelijkbaar zijn. Daarnaast houden we rekening met uw doelstellingen en met de gewenste mate van uitbesteden van specifieke werkzaamheden. Hieronder ziet u een voorbeeld van een benchmark op afdelingsniveau van een fictieve corporatie van 100 fte. Naast inzicht in formatie vermelden wij ook de overige zaken die ons opvallen in vergelijking met andere corporaties, zoals de mate van logische ordening en/ of clustering van functies, de verhouding management- medewerkers en de verhouding primair- en ondersteunend proces. Directie en Management Huidig aantal fte Corporatie X Minimale bandbreedte fte KPMG Maximale bandbreedte fte KPMG Directie en Management 4,2 2,5 4,2 Staf Secretariële ondersteuning 5,5 3,4 4,2 Control 1,4 1,7 2,1 Strategie & Beleid Beleid en kwaliteit 3,4 2,5 3,4 Juridische zaken 1,1 0,8 0,8 Communicatie 2,1 1,7 2,1 Personeel & Organisatie 1,4 1,7 2,1 Wonen Vestingsmanagement 2,5 0,8 1,7 Sociaal beheer 7,8 5,9 6,7 Huurincasso 1,5 1,7 1,7 Verhuur en mutatie 6,5 5,9 6,7 Reparatie en mutatieonderhoud 13,0 6,7 10,1 Verkoop & VvE-beheer 2,5 1,7 2,5 Bedrijfsvoering Financieel beheer 9,5 5,9 6,7 AO/IC en Treasury 2,5 2,5 2,5 Facilitaire zaken 5,0 4,2 5,5 Informatisering & Automatisering 3,3 4,2 5,9 Vastgoed Projectontwikkeling 9,6 3,4 4,2 Planmatig en groot onderhoud 17,0 9,2 12,2 Totaal 100,0 66,4 85,3 Functies Huidig Benchmark Fte Schaal Fte Schaal Vestigingsmanager 2,5 L 0,8-1,7 K/L/M Woonconsulent 7,8 H 5,9-6,7 GHI Medewerker huurincasso 1,5 G 1,7 F/G Verhuurmedewerker 6,5 G 5,9-6,7 E/F/G Totaal 18,3 14,3-16,8
HR benchmark: diepgaande analyse en inzicht in besparingspotentieel 3 2. Benchmark op functiegebouw KPMG begeleidt al meer dan tien jaar vele corporaties bij het maken van functiebeschrijvingen en waarderingen (dat geheel wordt ook wel het functiegebouw genoemd). Hierdoor beschikt KPMG over een grote database die het mogelijk maakt om een vergelijking te maken tussen uw functiegebouw en dat van corporaties die vergelijkbaar zijn qua omvang en werkgebied. Dit biedt inzicht in de verschillen tussen uw functiegebouw afgezet tegen het gemiddelde van de geselecteerde corporaties die vergelijkbaar zijn met de uwe. Het resultaat van deze benchmark levert input voor discussies over de huidige en mogelijk wenselijke, toekomstige opbouw van uw functiegebouw. Op basis van het door u gewenste functiegebouw is KPMG in staat om u te adviseren over vervolgstappen om te komen tot het gewenste functiegebouw. Om corporaties beter vergelijkbaar te maken (afhankelijk van wel of geen eigen onderhoudsdienst) is het mogelijk om een overzicht te genereren inclusief of exclusief vakmannen. Figuur 1: Vergelijking opbouw functiegebouw per schaal in % ten opzichte van de benchmark A B C D E F G H I J K L M N O >O Gemiddeld Corporatie X 0,0% 5,0% 10,0% 15,0% 20,0% 25,0% Figuur 2: Vergelijking cumulatieve opbouw functiegebouw in % t.o.v. benchmark Corporatie X (Exclusief vakmannen) Gemiddeld (Exclusief vakmannen) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% A B C D E F G H I J K L M N O >O
4 HR benchmark: diepgaande analyse en inzicht in besparingspotentieel 3. Benchmark op beloning De wijze waarop u uw functiegebouw is ingericht is één aspect wat bepalend is voor uw loonkosten. Een ander aspect is de daadwerkelijke beloning van uw medewerkers. Door middel van een analyse van uw huidige beloning, maken wij inzichtelijk hoe deze beloning zich verhoudt tot de grenzen van de salarisschalen conform de CAO (aanloopschaal, reguliere schaal en verlengde schaal). Dit biedt aanknopingspunten voor de discussie over verwachte loonkosten op langere termijn, mate van benodigde bijsturen en hoe prestaties van medewerkers in verhouding staan tot de ontvangen beloning. Onderstaand voorbeeld is een visuele weergave van het resultaat van de benchmark. Op de horizontale as zijn de CAO-schalen weergegeven met per schaal de eventuele aanloopstap, reguliere schaal en verlengde schaal. De groene en rode driehoekjes geven aan hoe individuele medewerkers worden beloond ten opzichte van de schaal waarin hun functie is gewaardeerd. Desgewenst is een verdieping mogelijk door bijvoorbeeld een dwarsdoorsnede te maken naar leeftijd, afdeling of datum indiensttreding. Dit biedt inzicht in patronen, aanknopingspunten ter verbetering en maakt inzichtelijk waar besparing mogelijk is. Overigens zal de mate van daadwerkelijke besparing mede afhankelijk zijn van eventuele begrenzingen vanuit een sociaal plan of individuele garantieafspraken. Figuur 3: Inschaling individuele medewerkers per schaal 3 42 33 56 onder schaal onder in schaal bovenin schaal boven schaal een beloning passend bij de inschaling van de functie een beloning die hoger is dan de inschaling van de functie In het cirkeldiagram hiernaast is aangegeven hoeveel procent van de medewerkers onder, in of boven de schaal worden beloond. Verlengde schaal Reguliere schaal Aanloopstap
HR benchmark: diepgaande analyse en inzicht in besparingspotentieel 5 Van analyse naar implementatie en transitie Uiteraard kan KPMG u begeleiden bij de noodzakelijke transitie van de huidige naar de gewenste situatie. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van ondersteuning bij de ontwikkeling en uitvoering van strategische personeelsplanning, sociaal plan, UWV-beleidsregels, plaatsingsprocedure, beoordelingssystemen etc. Echter, het maken van benodigde strategische keuzen en de borging in HR-systemen alleen is niet genoeg. De wereld staat niet stil, verandering zal continu aan de orde zijn en het zijn de mensen die het moeten doen! Dat betekent dat zowel management als medewerkers in staat zullen moeten zijn om te anticiperen op veranderingen in de omgeving. Een denkraam / gedachtengoed wat ons hierin aanspreekt is die van de High Perfomance Organisatie (HPO). Een High Performance Organisatie (HPO) is een organisatie die betere resultaten behaalt dan vergelijkbare organisaties en/of concurrenten over een periode van tenminste 5 tot 10 jaar 1. Cruciale elementen zijn dan ook: leiderschap, verandering van bedrijfscultuur, focus op de lange termijn en een besef van het effect van dagelijks handelen op de langere termijn. Dit vraagt om een omgeving waarin iedereen continu alert is op veranderingen en waarin een ieder in staat is om hierop te anticiperen en zelf verantwoordelijkheid te nemen. Het gebruik en de concrete invulling van de verschillende velden van het HPO-model, de timing, volgorde en de onderlinge samenhang is essentieel en zal per corporatie verschillen. Dit zal ondermeer afhangen van de fase van organisatieontwikkeling, de omgevingsdynamiek en de positie van de eigen organisatie. KPMG kan ondersteuning bieden bij het in kaart brengen van en het begeleiden van de gewenste organisatieontwikkeling. Bron: HPO Center 1 Hoe bouw je een High Performance Organisatie, de vijf universele factoren van excellent presteren, Andre de Waal, 2013.
Voor meer informatie en referenties kunt u contact opnemen met: Eveline van der Vegt Senior Manager KPMG Advisory N.V. T. 06-533 72 0 71 E. vandervegt.eveline@kpmg.nl 2013 KPMG N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 34153857, is een dochtermaatschappij van KPMG Europe LLP en lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative ( KPMG International ), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in Nederland. De naam KPMG, het logo en cutting through complexity zijn geregistreerde merken van KPMG International.