Functiebeschrijving Boekhoudmanager graad directeur (A2) Interne vacature Vlaamse Overheid te begeven via bevordering binnen niveau - horizontale mobiliteit graadverandering Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Standplaats: Aantal vacante betrekkingen: Mobiliteit en Openbare Werken Departement Mobiliteit en Openbare Werken Begroting en Boekhouding Directeur Brussel 1 Vacaturenummer: 24259-19676 1
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. 1.2. Leiderschapsrollen De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach. 1.3. Positionering De functie van boekhoudmanager situeert zich binnen de afdeling Begroting en Boekhouding van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken. Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken: Het is één van de kernopdrachten van het departement om in samenspraak met de verzelfstandigde agentschappen de minister te ondersteunen bij strategische beleidskeuzes en algemene beleidsvragen. Deze ondersteuning wordt geboden door: - met kennis van zaken prioriteiten te stellen en de eenheid van beleid te garanderen; - de nodige input voor de beleidsbepaling aan te reiken en een breder draagvlak te creëren, op basis van een duidelijke voeling met de buitenwereld; - de verantwoordelijkheid van kwaliteitsbewaker van een geïntegreerd beleid te dragen; - de beleidsuitvoering, die toevertrouwd wordt aan de agentschappen, op te volgen en gegevens uit rapporteringen en monitoringactiviteiten te integreren; - een coherent communicatiebeleid te voeren. De afdeling Begroting en Boekhouding: De afdeling Begroting en Boekhouding levert aan het management van Departement en IVA s ondersteunende diensten inzake boekhouding, begrotingsopmaak en begrotingsopvolging. Volgende punten essentieel in de opdracht van het departement: - inzake de beleidsvoorbereiding: - de assistentie bij de vertaling van de beleidskeuzes in de begroting / in programma s (en daarmee aansluitend de omzetting van het strategisch plan in operationele plannen of meerjarenprogramma s); - de interfacerol tussen het beleidsdomein Financiën en Begroting en het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken voor de opmaak van de begroting; - de begrotingstechnische interpretatie van financiële en niet-financiële gegevens om het beleid te kunnen ondersteunen. - inzake de opvolging van de beleidsuitvoering: - de opvolging van de realisatie van de begroting / het programma; - de opvolging van de uitvoering van de beheersovereenkomsten; - de opvolging van de effecten van de inzet van de begrotingsmiddelen en de analyse van financiële gegevens en rapporten: - de analyse en de integratie van de financiële en niet-financiële gegevens en rapporteringen aangeleverd door de agentschappen teneinde de 2
minister en de beleidsraad de gepaste en correcte beleidsrelevante informatie te verstrekken; - het uitwerken van specifieke rapporteringssystemen om de doeltreffendheid van de ingezette beleidsinstrumenten te kunnen analyseren; - de analyse naar de doeltreffendheid van de ingezette beleidsinstrumenten; - de monitoring en evaluatie op het niveau van het beleidsdomein van de effecten van de investeringen t.o.v. de beleidsdoelstellingen, het ontwikkelen en gebruiken van indicatoren voor benchmarking (met omringende landen) en het vaststellen van trends; - het risicomanagement bij het departement omvattende het identificeren van de risico s die het bereiken van de strategische doelstellingen van het beleidsdomein in gevaar kunnen brengen en het advies om het beleid bij te stellen; - de controle op de wijze waarop de financiële controllers hun functie waarnemen. Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Afdelingshoofd Boekhouders Teamleiders boekhouding 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie De boekhoudmanager stuurt een team van een 21-tal medewerkers aan 2 vereffenaars kort 13 vereffenaars 2 interne controllers 4 boekhouders 35.000 dossiers/jaar 3 DAB s 3 Boekhoudingsinstellingen Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers en input geven naar het beleid teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening op vlak van boekhouding te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de organisatie. Verantwoordelijk voor de coördinatie en de dagelijkse werking van de boekhoudkundige dienst binnen de afdeling Begroting en Boekhouding van het Departement MOW. Zorgen voor optimale en correcte beheersinformatie en deze ter beschikking stellen van het lijnmanagement zodat de minister, de kabinetten en het management beschikken over alle nuttige informatie, analyses en adviezen die nodig zijn voor een effectief en efficiënt beheer van de middelen. 3
3. Resultaatgebieden Resultaat Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de dienst en de medewerkers teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Voorbeelden van activiteiten - Het beleid van de hogere entiteit (het departement en de afdeling) vertalen naar doelstellingen voor de eigen cel - Opstellen van het jaarplan van de dienst boekhouding - Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst boekhouding en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren en de gewenste output eenvormig, tijdig en volgens de gevraagde kwaliteit te leveren. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. - Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de boekhoudkundige dienst - Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen - Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten - Organiseren van werkoverleg; vergaderen met de celverantwoordelijken en of hun medewerkers; - Coördinerend opvolgen van opdrachten m.b.t. de begrotings-, economische en kosten-analytische boekhouding. - Zorgen voor procesactualisatie en optimalisatie: uitschrijven, actualiseren en optimaliseren van procedures. - In overleg met collega s, in het bijzonder de begrotings- en financieel adviseur en de applicatiebeheerder, instaan voor de afstemming van werkprocessen - Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren - Opvolgen van de prestaties en timing; - Begeleiden en adviseren van de medewerkers; - Organiseren van infodoorstroming van o.a. vergaderingen naar de celverantwoordelijken en de medewerkers - Doorgeven aan medewerkers van alle beschikbare informatie voor inhoud, visie, ontwikkelingen en aanpak van activiteiten; - Bevorderen van teamwerk - Begeleiden en coachen van medewerkers - De goede werksfeer bewaken binnen de dienst - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers 4
Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten van de dienst teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: binnen de verkregen budgetten. Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. - Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen - Bewaken van eenvormige uitvoering - Verantwoordelijkheid voor het opzetten en uitbouwen van controlesystemen - Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures - Opvolgen van prestatietabellen - Opvolgen van controlevaststellingen Centrale Accounting en het Rekenhof - Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen - Opvolgen van klanten - Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties - Integreren van boekhoudkundige, financiële informatie en niet-financiële performantie-indicatoren - Leveren van optimale, beslissingsondersteunende beheersinformatie - Gegevens aanreiken m.b.t. te nemen beslissingen ivm. de inzet van de middelen - Bijdragen aan de planning op middellange termijn van de afdeling - Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld - Signaleren van nieuwe initiatieven die een weerslag hebben op het departement, de klanten, de afdeling - Detecteren van risico s en wijzigende activiteiten/budgetten - Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen - Controle als budgethouder op de betaling van facturen - Een raming opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de operationele doelstellingen - Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse - Beheren van de beschikbare budgetten - Argumenteren van nieuwe en aanpassingsvoorstellen - Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst - Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de dienst in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus - Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden 5
- Opstellen van mails organisatie-breed voor de entiteiten van het ministerie MOW - Opstellen van dienstorders - Houden van infosessies voor de afdeling, het departement, de klanten - Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers - Uitbouwen van een professioneel netwerk - Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie - Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten - Zorgen voor uniformiteit via contacten met de verschillende klanten / buitendiensten Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Betrouwbaarheid Niveau 3 - Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. - Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers - Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig) - Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen - Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten - Uitvoeren van ad hoc opdrachten in opdracht van het afdelingshoofd - Behandelen van parlementaire vragen ivm boekhouding - Formuleren van adviezen aan het MCM, MCB, SG-forum, CAG, Klantgerichtheid Niveau 3 - Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit/cel Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie/entiteit/cel op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake) Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk 6
Samenwerken Niveau 3 - Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen. Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen Geeft opbouwende kritiek en feedback Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) Voortdurend Verbeteren Niveau 3 - Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit. Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn/haar kennis te verruimen Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Oordeelsvorming Niveau 3 Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij/zij naar voren brengt Plannen en organiseren Niveau 2 Coördineert het eigen werk en dat van anderen Initiatief Niveau 2 Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel) Brengt knelpunten en problemen onder de aandacht en handelt ernaar (eventueel na overleg) Geeft spontaan aan waar het afgeleverde resultaat verbeterd kan worden Formuleert uit eigen beweging voorstellen om bestaande situaties te verbeteren Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd Trekt zaken naar zich toe en neemt het eigenaarschap op van thema s Resultaatgerichtheid Niveau 2 Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen 7
Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen Coachen Niveau 2 Ondersteunt anderen bij de ontwikkeling van vaardigheden en gewenst gedrag Richt zich naast de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, ook op de persoon die de taak uitvoert (en diens ontwikkeling) Fungeert als klankbord en versterkt het inzicht van anderen in hun functioneren (geeft opbouwende feedback aan de hand van concrete voorbeelden, stelt vragen ter bewustwording, ) Stemt zijn advies en stijl af op het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van anderen Heeft vertrouwen in de zelfsturing en groei van anderen, waardeert en stimuleert die Stimuleert kennisoverdracht in het team, de entiteit, Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen Evalueert op regelmatige basis zijn resultaten en stuurt het proces bij om de doelstellingen te behalen Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt Richting geven Niveau 2 Geeft richting op het niveau van processen en structuren Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen) Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers Inleving Niveau 2 Speelt in op behoeften en gevoelens van anderen Toont zowel verbaal als non-verbaal begrip voor de behoeften en gevoelens van anderen Gaat actief op zoek naar de achterliggende problemen, redenen en oorzaken voor behoeften, gedragingen en gevoelens van anderen (vraagt door) Denkt mee vanuit het gezichtspunt van anderen, houdt rekening met hun belangen Toont zich bewust van de invloed van zijn handelen op anderen Gaat adequaat in op persoonlijke of emotionele boodschappen 8
4.2. Vaktechnische competenties Diplomavereisten - masterdiploma in een economische of financiële richting Vereiste ervaring en functiespecifieke kennis Minimum 6 jaar relevante beroepservaring: 6 jaar relevante beroepservaring in een financiële functie: Relevante professionele ervaring in financiële dienstverlening Ervaring op het vlak van begroting en of financieel management is een troef Ervaring op het vlak van budgetbeheer in een overheidscontext Kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten en het rekendecreet van de Vlaamse overheid. Kennis van overheidsboekhouding en het voeren van analytische boekhouding 4 jaar relevante ervaring in het aansturen van een team van medewerkers: Kennis van de organisatie en inzicht in formele en informele structuren Kennis van geautomatiseerde financiële systemen zoals Orafin (Oracle) Vlot werken met pc en met de hedendaagse software Ruime interesse in management en organisatie Oog voor administratieve efficiëntie Een gedreven, enthousiaste en positief ingestelde persoonlijkheid. 5. Andere functierelevante informatie Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Antoine Reniers, afdelingshoofd Tel. : 02/553 84 63 E-mail : antoine.reniers@mow.vlaanderen.be 9