Creditnota s Handleiding Versie 9.10 20120910 Copyright 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 INNOLAN B.V. Alle rechten zijn gereserveerd. Reproductie, geheel of gedeeltelijk, zonder schriftelijke toestemming van de eigenaar is verboden. Hoewel aan alle documentatie zeer veel zorg en aandacht is besteed, aanvaardt INNOLAN BV geen aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze documentatie. 1 / 7
Inhoudsopgave 1 Handleiding Creditnota s in Alure uren... 3 1.1 Inleiding... 3 1.2 Crediteren op basis van bestaande facturen.... 3 1.3 Het maken van een creditnota... 4 1.3.1 Onderhanden werk niet terugzetten... 4 1.3.2 Onderhanden werk exclusief bij- en afboekingen terugzetten.... 4 1.3.3 Alle mutaties in onderhanden werk zetten.... 4 1.3.4 Wijzigen Cliënt... 5 1.4 Het bewerken van een creditnota... 5 1.4.1 Na keuze - Onderhanden werk niet terugzetten... 5 1.4.2 Na keuze - Onderhandenwerk exclusief bij- en afboekingen terugzetten.... 6 1.4.3 Na keuze - Alle mutaties in onderhanden werk zetten.... 6 1.5 Het terugvinden van gegevens na crediteren... 6 1.5.1 Na keuze - Onderhanden werk niet terugzetten... 6 1.5.2 Na keuze - Onderhandenwerk exclusief bij- en afboekingen terugzetten.... 6 1.5.3 Na keuze - Alle mutaties in onderhanden werk zetten.... 7 2 / 7
1 Handleiding Creditnota s in Alure uren 1.1 Inleiding Voor u ziet u een beknopte handleiding van ALURE uren creditnota s. Dit is het programmaonderdeel van INNOLAN BV waarin een creditnota kan worden aangemaakt. Voor alle verstuurde facturen kan een creditnota worden aangemaakt. Daarnaast is het mogelijk om een negatieve declaratie aan te maken die volledig op zichzelf staat. Deze methode staat niet beschreven in dit document omdat het geen andere werkwijze bevat dan het maken van een normale declaratie. Wat u crediteert en hoe u crediteert kan leiden tot verschillende resultaten afhankelijk van de gemaakte keuzes. In dit document staat beschreven welke actie tot welk resultaat leidt. 1.2 Crediteren op basis van bestaande facturen. Om de geschiedenis weer te geven van gestuurde/afgedrukte facturen, kunt u klikken op de menuoptie Managementinfo-Factuurhistorie in Alure Uren. Afbeelding 1.2.a Na het klikken van deze menu optie krijgt u een selectiescherm te zien zoals hieronder afgebeeld (afbeelding 1.2.b). In dit selectiescherm kunt u de facturen opzoeken door middel van het ingeven van selectiecriteria. Na het klikken op de knop Ophalen zullen alle facturen worden opgehaald die voldoen aan de door u ingegeven selectiecriteria. Wanneer u geen filter ingeeft zullen alle ooit aangemaakte facturen inclusief creditnota s getoond worden. 3 / 7
Afbeelding 1.2.b 1.3 Het maken van een creditnota Wanneer u op de knop Maak Creditnota klikt, verschijnt een scherm zoals getoond in afbeelding 1.3.a. U kunt nu een creditnota aanmaken op basis van de in afbeelding 1.2.b. geselecteerde factuur. Afbeelding 1.3.a Naast de optie om de creditnota in een bepaald jaar en/of periode te boeken hebt u in dit scherm verschillende opties; 1.3.1 Onderhanden werk niet terugzetten Als u deze optie selecteert, zal het onderhandenwerk niet opnieuw worden aangemaakt en kunt u alleen creditregels boeken op basis van eerder geselecteerde factuur. U kunt wel bepalen per factuurregel welk aantal of bedrag gecrediteerd moet worden. 1.3.2 Onderhanden werk exclusief bij- en afboekingen terugzetten. Indien gekozen wordt voor deze optie zullen alle factuurregels die niet zijn van het soort bij- en afboeking als onderhandenwerk worden teruggeplaatst. Factuurregels die wel van het soort bij- en afboeking zijn, zullen gewoon als creditregel gebruikt kunnen worden. 1.3.3 Alle mutaties in onderhanden werk zetten. Dit is de standaard geselecteerde optie. Hiermee worden alle factuurregels weer als onderhandwerk geboekt zodat u er later weer een declaratie en factuur van kan maken. 4 / 7
1.3.4 Wijzigen Cliënt Als u een optie selecteert waarmee u het onderhandenwerk weer terugzet, kunt u kiezen of u het onderhandenwerk weer plaatst op de cliënt waarvoor de creditnota wordt aangemaakt of dat u het boekt op een andere cliënt. Hiervoor kunt u de optie Wijzig cliënt aanvinken. Indien u deze optie hebt aangevinkt, kunt u hierna een andere cliënt kiezen waarop het onderhandenwerk geboekt moet worden. Op basis hiervan kunt u dan een declaratie en factuur maken voor desbetreffende cliënt. Na het klikken op OK zal de creditnota worden aangemaakt en komt u in een scherm om de creditnota eventueel te bewerken. 1.4 Het bewerken van een creditnota Evenals een factuur loopt een creditnota via een declaratie. In dit geval is het een negatieve declaratie en bent u al geholpen met de factuurregels. Indien u van de standaard creditregels wilt afwijken, kunt u in de onderste tabbladen bepalen welke regels in hoeverre gecrediteerd moeten worden en welke niet. 1.4.1 Na keuze - Onderhanden werk niet terugzetten Wanneer u hebt gekozen om het onderhandenwerk niet terug te zetten, zult u vanzelfsprekend geen regels aantreffen op de tab OHW. Bij deze optie kunt u per creditregel aangeven hoeveel gecrediteerd moet worden. Hierbij kunt u wijzigingen doorvoeren op verschillende kolommen per regel, zoals werksoortcode, BTW, bedrag, aantal etc. U kunt de creditregels niet uitsluiten waardoor ze naar onderhandenwerk worden geboekt. 5 / 7
1.4.2 Na keuze - Onderhandenwerk exclusief bij- en afboekingen terugzetten. Na deze selectie vindt u op de tab OHW alle factuurregels die niet van het soort bijen afboeking zijn. Deze kunt u desgewenst bewaren voor een latere declaratie. Voor alle regels van het type bij- en afboeking kunt u kiezen of ze gecrediteerd moeten worden of moeten worden overgezet naar het onderhandenwerk. Het is niet mogelijk om per regel de aantallen of bedragen aan te passen. 1.4.3 Na keuze - Alle mutaties in onderhanden werk zetten. Indien u in het vorige keuzescherm hebt aangegeven dat u het onderhandenwerk weer terug wilt zien, zullen alle factuurregels staan op de tab OHW. Indien u kiest hier niets mee te doen, blijft dit onderhandenwerk op deze cliënt beschikbaar voor een latere declaratie. In de eerste tab Mutaties is voor elke factuurregel een credit-factuurregel opgenomen. Per regel kunt u kiezen of u die gecrediteerd wilt zien of niet. Wanneer u klikt in het selectievak Uitsluiten, zal deze creditregel ook verplaatsen naar de tab OHW. U kunt niet kiezen om een factuurregel gedeeltelijk te crediteren vanwege de keuze om alle onderhandenwerk terug te plaatsen. Nadat alle gewenste aanpassingen zijn gedaan, kan geklikt worden op de knop Opslaan linksboven in het scherm en zal de declaratie als conceptfactuur worden opgeslagen. Hierna kan de conceptfactuur (credit factuur) als iedere andere factuur worden afgehandeld. 1.5 Het terugvinden van gegevens na crediteren De plaats van terugvinden van gegevens na het crediteren van een factuur of na het aanmaken van een negatieve declaratie hangt af van de gemaakte keuzes tijdens crediteren. 1.5.1 Na keuze - Onderhanden werk niet terugzetten De creditnota is zichtbaar in het declaratiescherm indien het vinkje creditnota s tonen in het selectiescherm is aangezet. De creditnota (concept) is tevens terug te vinden in de factuurhistorie bij desbetreffende klant. 1.5.2 Na keuze - Onderhandenwerk exclusief bij- en afboekingen terugzetten. Voor alle posten wordt een creditnota aangemaakt. Deze is net als bij 1.5.1 terug te vinden als concept in de factuurhistorie van desbetreffende klant. 6 / 7
Voor de posten van het type bij- en afboeking is nieuw onderhandenwerk aangemaakt en is terug te vinden in het declaratiescherm als OHW. Voor het tonen van de creditnota geldt hetzelfde als onder 1.5.2 genoemd. 1.5.3 Na keuze - Alle mutaties in onderhanden werk zetten. Voor alle posten wordt een creditnota aangemaakt. Deze is terug te vinden als concept in de factuurhistorie van desbetreffende klant. Daarnaast is voor alle posten nieuw onderhandenwerk aangemaakt wat is terug te vinden in het declaratiescherm. Voor de creditnota zelf geldt hetzelfde als onder 1.5.2. genoemd. 7 / 7