ONDERHOUD EN PRESTATIEGEGEVENS VAN UW INSTALLATIES BINNEN HANDBEREIK KONE Care TM Online Gebruikersgids
Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE... 2 KONE CARE ONLINE KLANTENPORTAAL... 3 INLOGGEN... 6 UW WACHTWOORD OPNIEUW INSTELLEN... 7 NAVIGATIEREGELS... 8 Tabbladen... 8 Zijbalk... 8 Links... 9 Afdrukbare weergave... 9 Zoeken... 10 Automatische rapporten aanmaken... 11 UW WACHTWOORD WIJZIGEN... 13 UW PROFIEL BEWERKEN... 14 PORTFOLIO MANAGEMENT... 15 INFORMATIE BETREFFENDE UW INSTALLATIES... 16 GEDETAILLEERDE CONTRACTGEGEVENS... 18 ALGEMENE CONTRACTGEGEVENS... 20 ONDERHOUDSPLANNING... 21 FACTUREN... 24 GEPERSONALISEERDE RAPPORTEN... 25 Technische versus externe interventieaanvragen... 28 Historiek van de interventieaanvragen... 30 Contractuitgaven... 32 Herhaalstoringen... 34 Berekening van de reactietijd... 35 STORING MELDEN... 36 VEEL VOORKOMENDE VRAGEN... 38 2
KONE Care Online Klantenportaal Het KONE Care klantenportaal geeft u online toegang tot gegevens betreffende uw liften, roltrappen en gebouwdeuren die bij KONE in onderhoud zijn. Deze dienst is beschikbaar voor alle KONE onderhouds-klanten en biedt u: Eenvoudige toegang tot de KONE-diensten met informatie betreffende installaties, onderhoudsbezoeken, interventieaanvragen, herstellingen en facturatiegegevens. Verhoogd gemak en een grotere efficiëntie bij het beheer van de performantie van uw installaties Transparente rapportage van alle uitgevoerde onderhoudsdiensten door KONE op locatie Diverse rapporten waaronder kostenanalyse en responstijden ten opzichte van interventieaanvragen Hulp bij de planning van toekomstige onderhouds- en moderniseringsactiviteiten KONE kan u toegang verlenen tot de KONE Care Online via een gebruikersnaam en een wachtwoord. Voor het instellen van uw account kunt u - contact opnemen met uw KONE-vertegenwoordiger, die u een e-mail zal toesturen met uw online gebruikersnaam en uw wachtwoord. - een e-mail sturen naar customerportal@kone.com met de volgende informatie: Voornaam, achternaam Naam en adresgegevens van de onderneming KONE zal u een e-mail sturen met uw persoonlijke registratiecode. 3
Zelfregistratie Om zelf in te loggen, gelieve gebruik te maken van uw inloggegevens die u via de e-mail: customerportal@kone.com ontvangen heeft: Ga naar de KONE website (http://www.kone.be/nl) en klik op de link Customer Portal (Klantenportaal) die u aan de rechterkant bovenaan de webpagina kunt terugvinden: Het inlogscherm wordt weergegeven. Om door te gaan met de zelfregistratie, klik op Nieuwe gebruiker? Wanneer de registratiepagina verschijnt, vul dan alle verplichte velden in en klik op Submit (Indienen). 4
U zal een e-mail ontvangen met uw gebruikersnaam en uw wachtwoord. 5
Inloggen Ga naar de KONE website ( http://www.kone.be/nl ) en klik op de link Customer Portal (Klantenportaal) die u aan de rechterkant bovenaan de webpagina kunt terugvinden: Waneer de registratiepagina verschijnt, gelieve uw gebruikersnaam en uw wachtwoord in te geven en op Inloggen te klikken. Na het inloggen, bevindt u zich weer op uw KONE Care Online hoofdpagina 6
Uw wachtwoord opnieuw instellen Indien u uw wachtwoord vergeten bent, gelieve op de link Uw wachtwoord vergeten? onderaan de registratiepagina te klikken. Geef uw gebruikersnaam in en klik op Indienen. U zal een tijdelijk wachtwoord via e-mail ontvangen. 7
Navigatieregels Tabbladen - Klik op de tabbladen op de bovenste werkbalk om van het ene naar het andere onderwerp te springen. U kunt altijd naar de startpagina terugkeren door op het tabblad Hoofdpagina te klikken Zijbalk - De zijbalk blijft doorgaans aan de linkerkant zichtbaar. 8
Links - Op alle blauwe, onderstreepte nummers en stukjes tekst is een afrolmenu van het geselecteerde object ingesteld. - Wanneer u zich op de detailsectie bevindt, kunt u terugkeren door op de link Terug naar lijst te klikken. - De meeste tabbladen beschikken over een afrolmenu met meerdere weergaveopties (overzicht). Deze zijn voorgedefinieerde query s, die gegevens weergeven op basis van vooraf ingestelde waarden (bijvoorbeeld, de waarde: herstellingen afgelopen 30 dagen (onder het tabblad interventies) betreft alle geplande en ongeplande interventies die door KONE in de afgelopen 30 dagen werden uitgevoerd.) Afdrukbare weergave - Door op de link Afdrukbare weergave (rechtsbovenaan de pagina) te klikken, verschijnt er een nieuwe pagina. U heeft de mogelijkheid de informatie af te printen. 9
Zoeken - Als u op zoek bent naar een bepaald onderwerp, gelieve gebruik te maken van het veld Zoeken in de zijbalk. - De verkregen resulaten zijn onderverdeeld in categorieën: 10
Automatische rapporten aanmaken - Indien u een automatisch rapport wenst te genereren, kan u dit doen via het tabblad Rapporten. Kies het type rapport dat u wenst uit te voeren en selecteer het tijdsbestek. Klik nadien op de knop Rapport uitvoeren U kunt een rapport kiezen dat u wenst uit te voeren (het is standaard ingesteld met de parameters die u heeft ingegeven op de rapportpagina) - Zodra een nieuwe pagina verschijnt, stel de parameters in en klik op de knop Rapport uitvoeren: In dit veld kunt u het formaat van het rapportbestand kiezen In dit veld kunt u aangeven met welke frequentie u informatie wenst te ontvangen 11 U kunt de periode selecteren waarbinnen u automatische rapporten wenst te ontvangen (startdatum is de datum van vandaag)
Hoofdpagina Om uw wachtwoord te wijzigen of uw contactgegevens te bewerken, klik op de link Mijn profiel Selecteer één van de tabbladen aan de bovenkant van de pagina om meer te weten te komen over de KONE-diensten en details. Voor het zoeken naar specifieke informatie, gelieve een term in het zoekveld in te voeren Maak uw keuze in het afrolmenu om een specifiek profiel te bekijken Toont het aantal geplande onderhoudsb ezoeken voor de komende 6 maanden KONEcontactgegevens om contact op te nemen met KONE Toont recent KONE-nieuws Toont de drie oudste openstaande facturen Toont het aantal opgeloste interventieaanvragen gedurende de laatste 6 maanden Toont het huidige aantal openstaande interventieaanvragen 12
Uw wachtwoord wijzigen Klik op de link Mijn profiel. Zodra de pagina Mijn profiel verschijnt, klik op Mijn wachtwoord wijzigen. Voer uw huidig wachtwoord in, gevolgd door uw nieuwe wachtwoord. Controleer uw gegevens voordat u op de knop Wachtwoord wijzigen klikt. 13
Uw profiel bewerken In uw profiel kunt u de instellingen van uw gebruikersnaam of uw pesoonlijke gegevens wijzigen. Klik op Mijn Profiel. Zodra een nieuwe pagina verschijnt, klik op de knop Bewerken. Breng de wijzigingen aan en klik op Opslaan. 14
Portfolio Management Onder de rubriek profiel wijzigen staan een reeks profielen weergegeven: - Onder Mijn portefeuille vindt u een lijst met gebouwen en gegevens terug die gekoppeld zijn aan de installaties waarvoor u een contract hebt getekend. - Onder Beheerder vindt u een lijst met gebouwen die u voor uw klanten beheerd. U kunt een profiel raadplegen onder de rubriek profiel wijzigen: De hoofdpagina en alle bijbehorende gegevens worden automatisch ververst op basis van uw gekozen profiel 15
Informatie betreffende uw installaties Onder het tabblad Installaties kan u een lijst raadplegen met alle installaties die overeenstemmend met uw opgestelde contract voor u zichtbaar zijn geworden.. Gedetailleerde informatie betreffende uw installatie is beschikbaar via de links onder de kolom Installatie Ref 16
U komt terecht op de detailpagina van uw installatie. Informatiegegevens van het gebouw en de installatie Rubriek waarin contractdetails kunnen geraadpleegd worden voor de specifieke installatie Lijst met interventies 17
Gedetailleerde contractgegevens Onder het tabblad Contracten vindt u de lijst met onderhoudscontracten terug: In deze rubriek is gedetailleerde informatie beschikbaar betreffende de onderhoudscontracten Via deze link(s) krijgt u toegang tot meer informatie betreffende een bepaalde installatie Via deze links komt u meer te weten over individuele contracten (meer details zijn beschikbaar op de algemene contractpagina) 18
Contractdetails: Via deze link komt u op de algemene contractpagina terecht met meer details betreffende het contract Deze rubriek bevat prestatiemetingen die in uw contract zijn opgenomen Deze rubriek bevat e-mailadressen om klantmeldingen te ontvangen betreffende interventies die op locatie werden uitgevoerd U vindt hier meer gedetailleerde informatie terug over een specifieke installatie 19
Algemene contractgegevens Algemene contractgegevens kunt u raadplegen onder het tabblad Contracten en door op de contractnummers te klikken onder de kolom Contract. U komt dan op een pagina terecht met verschillende rubrieken: contractgegevens en -details betreffende uw installaties en facturen: Deze rubriek bevat algemene contractinformatie Deze rubriek bevat een lijst met installaties onder contract bij KONE Dit gedeelte bevat een overzicht van alle facturen die gebonden zijn aan het contract alsook links naar meer gedetailleerde informatie 20
Onderhoudsplanning Onder het tabblad Onderhoudsplanning vindt u een lijst terug met onderhoudsbezoeken die voor de komende zes maanden voor al uw installaties gepland zijn. Het aantal geplande onderhoudsbezoeken voor de installaties wordt onder elke maandelijkse kolom weergegeven 21
Interventies Onder het tabblad Interventies vindt u een lijst terug met alle activiteiten die door KONE op al uw installaties werden uitgevoerd. Type interventies: - Interventieaanvraag (een ongepland bezoek door een onverwachte storing aan de installaties die via het Call Center of via het monitoringapparaat op afstand werd aangevraagd) - Herstelling - Onderhoudsbezoek (Uitvoering van een preventief en een correctief onderhoud om een lift weer te herstellen of te onderhouden) In deze rubriek is meer informatie beschikbaar betreffende de interventies die op uw installaties werden uitgevoerd Klik op de installatienummers voor meer informatie Wanneer u op één van de referentienummers klikt onder de kolom Interventies, komt u op de interventiepagina terecht. 22
In dit gedeelte vindt u gedetailleerde gegevens terug van de locatie waar de installatie zich bevindt In deze rubriek vindt u het verslag terug dat de technicus heeft opgesteld bij het verlaten van de werkplaats. Hierin staan de voornaamste interventieredenen te lezen voor de werkzaamheden die door onze technicus werden uitgevoerd. In het geval dat een factuur na de interventie werd opgesteld, zal een bedrag in het veld Factuur bedrag verschijnen In de rubriek interventie inlichtingen wordt de volgende informatie aangeduid: het referentienummer van de interventie, de beschrijving van het probleem, de status van de interventie, het type interventie en, in het geval van interventieaanvragen, ook de contactgegevens van de persoon die deoproep aan ons Call Center heeft geplaatst Dit gedeelte bevat de tijdsvermeldingen die onze technici hebben ingegeven Facturen die gebonden zijn aan de interventieaanvraag 23
Facturen Onder het tabblad Facturen vindt u een overzicht van alle facturen terug met betrekking tot dienstencontracten en uitgevoerde interventies: Raadpleeg de werkbonnummers voor meer informatie over de uitgevoerde interventies en interventieaanvragen Raadpleeg de contractnummers voor meer informatie over specifieke contracten Raadpleeg de lijst met factuurnummers voor meer informatie over specifieke facturen 24
Gepersonaliseerde rapporten Onder het tabblad Rapporten kunt u diverse soorten rapporten terugvinden waar uw gegevens in verwerkt kunnen worden: U kunt het tijdsbestek aangeven waar binnen u uw rapporten wenst uit te voeren: 25
U kunt eveneens de installatie(s) selecteren: U kunt mappen en submappen weergeven Standaard zijn alle installaties aangevinkt Alle geselecteerde installaties worden gegroepeerd onder : U kunt mappen en submappen sluiten 26
Klanten Contracten Installaties Alle rapporten kunnen in excel-formaat via de link Opslaan in Excel-formaat geëxporteerd worden: Of in PFD-formaat via de link Opslaan in PDF-formaat: 27
Technische versus externe interventieaanvragen Een grafiek die het aantal technische en aantal ongecontroleerde interventieaanvragen per maand toont, binnen een specifiek tijdbestek: - Externe aanvragen omvatten alle interventieaanvragen waarbij als schade-oorzaak vandalisme wordt opgegeven; - Technische aanvragen omvatten alle andere interventieaanvragen Scrol naar beneden en klik op de links voor meer informatie over interventieaanvragen met links naar Contracten/Gebouwen, Installaties, Interventies en, indien aanwezig, Facturen 28
Opsluitingen Dit rapport toont het aantal uitgevoerde interventies per maand voor het bevrijden van personen binnen een specifiek tijdbestek: Klik op de links en scrol naar beneden voor meer informatie over interventieaanvragen met links naar Contracten/Gebouwen, Installaties, Interventies en, indien aanwezig, Facturen 29
Historiek van de interventieaanvragen Dit rapport toont een gedetailleerde lijst van alle uitgevoerde interventieaanvragen, per installatie en per gebouw, inclusief het gemiddelde aantal interventieaanvragen al dan niet begrepen in het contract en het aantal interventies met geblokkeerde personen: Aantal installaties per gebouw/contract Aantal interventieaanvragen per installatie en per gebouw Aantal geblokkeerde personen Gemiddeld aantal interventieaanvragen per installatie Aantal ongefactureerde interventieaanvragen Aantal gefactureerde interventieaanvrage Klik op de verschillende links in deze rubriek om meer te weten te komen over een bepaalde interventieaanvraag 30
Historiek van de interventieaanvragen Dit rapport toont een gedetailleerde lijst van alle interventies per installatie die door KONE technici werden uitgevoerd: onderhoudsbezoeken en herstellingen met de datum waarop deze werkzaamheden hebben plaatsgevonden. Let op: responstijden worden enkel bij interventieaanvragen getoond: Interventiaanvragen worden per gebouw/contract gegroepeerd Installatie type interventie Onderaan de pagina kunt u via de links meer informatie terugvinden betreffende een specifieke interventieaanvraag 31
Contractuitgaven Dit rapport geeft de verdeling van de uitgaven per contract weer voor de geplande onderhoudsbezoeken, storingen en reparaties binnen een bepaalde tijdspanne: - Interventieaanvraag (een bezoek voor een onverwachte storing aan de installaties die via de Call Center of via het monitoringapparaat op afstand werd aangevraagd) - Herstelling - Onderhoudsbezoek (Uitvoering van een preventief en een correctief onderhoud om een lift weer te herstellen of te onderhouden) 32
Klik op een nummer onder de kolom Aantal installaties/inter venties om een uitgavenrapport voor een bepaald contract te visualiseren Klik op de link onder de kolom Aantal reparaties en scrol naar beneden voor meer informatie betreffende uitgaven met links naar de factuurpagina s 33
Herhaalstoringen Het gaat om een rapport waarin u specifieke criteria kunt selecteren teneinde een lijst te verkrijgen van alle installaties die een specifiek aantal interventies hebben gekend gedurende een bepaalde tijdsperiode. Op die manier kunt u enkel die installaties bekijken die speciale aandacht vereisen: U kunt het minimum aantal interventieaanvragen opgeven dat een installatie nodig heeft U kunt het aantal dagen opgeven waarbinnen deze interventieaanvragen zich hebben voorgedaan Interventies worden per gebouw/contract gegroepeerd En installatie Raadpleeg de lijst met links voor meer informatie betreffende specifieke interventies 34
Berekening van de reactietijd Deze grafiek geeft de gemiddelde reactietijd voor normale interventies weer, alsook voor interventies met geblokkeerde personen op maandelijkse basis. Klik op de links voor meer informatie betreffende responstijden met andere links naar interventieaanvragen, Installaties en contracten 35
Storing melden U kan een storingsverzoek (interventieaanvraag) op twee manieren aanmaken: Klik op de knop Maak een storingsverzoek aan (storing melden), onder de rubriek KONE contacten links op de pagina: Wanneer u zich op de pagina terecht komt voor het aanmaken van een nieuwe interventieaanvraag, gelieve alle velden in te vullen en tenslotte op de knop Storingsverzoek sturen te klikken. 36
Wanneer u zich op de pagina terecht komt voor het aanmaken van een nieuwe interventieaanvraag, gelieve alle velden in te vullen en tenslotte op de knop Storingsverzoek sturen te klikken. of, onder het tabblad Installaties: - Klik op een installatienummer: - Wanneer de pagina met de details van de installatie wordt weergeven, klik op Storingsverzoek sturen (maak een nieuwe interventieaanvraag aan). U wordt naar de pagina voor het aanmaken van een nieuwe interventieaanvraag doorgestuurd: 37
Veel voorkomende vragen 1. Q: Waar kan ik mijn openstaande interventieaanvragen raadplegen? A: U kan het aantal openstaande interventies op twee manieren raadplegen: - Via de hoofdpagina onder de rubriek Openstaande interventies of - Via het tabblad Interventies, waar u het afrolmenu bij het veld overzicht kan laten afrollen en openstaande storingen kunt selecteren 38
2. Q. Waar kan ik de lijst met alle interventieaanvragen voor specifieke installaties raadplegen? A: Dit kan u op twee manieren doen: - Selecteer onder het tabblad Installaties een installatie. Scrol naar beneden en onderaan de pagina vindt u een lijst met alle interventies terug of - Selecteer onder het tabblad Rapporten de optie Historiek van de interventieaanvragen - samenvatting per eenheid om een rapport aan te maken 39
Q: Met wie kan ik contact opnemen bij technische problemen? A: Ga naar de hoofdpagina. Indien er geen enkele contactpersoon beschikbaar is onder de rubriek KONE contacten (op de linkerbalk van de pagina), klik dan op Meer KONE Contacten en het systeem zal u alle beschikbare contacten tonen 40
3. Q: Waar kan ik de geplande onderhoudsbezoeken voor de maand juli raadplegen? A: U kan de geplande onderhoudsbezoeken op twee manieren raadplegen: - Begeef u op de hoofdpagina en klik op de maand juli onder de rubriek Onderhoudsbezoeken of - Klik op het tabblad Onderhoudsplanning 41
4. Q: Waar kan ik de lijst met alle openstaande facturen terugvinden? A: U kan de lijst met alle openstaande facturen op twee manieren raadplegen: - Op de linkerbalk onderaan de pagina onder de rubriek Facturen klikt u op de link Alle facturen of - Op het tabblad Facturen selecteert u uit het uitrolmenu het overzicht Openstaande facturen 5. Q: Waar kan ik mijn openstaande facturen betalen? A: Het gedeelte (de rubriek) met de openstaande facturen op de KONE Care Online is louter informatief. De facturen kunnen niet via het online portaal betaald worden. Gelieve alle betalingen via uw normale kanalen af te handelen en neem indien nodig contact op met uw KONE accountsteam voor hulp. 42
6. Q: Waar kan ik de ingeplande onderhoudsbezoeken voor deze maand raadplegen? A: Ga naar het tabblad Interventies en selecteer het overzicht Ingeplande Onderhoudsbezoeken 7. Q: Hoe kan ik mijn gewijzigd adres in uw systeem updaten? A: Ga naar Mijn profiel en klik op Bewerken. Dit zal enkel uw contactgegevens wijzigen, maar niet uw facturatieadres. Om uw facturatiegegevens te kunnen wijzigen, moet u contact opnemen met het dichtstbijzijnde KONE-agentschap. 43
8. Q: Hoe lang zullen de gegevens in KONE Care Online bewaard worden? A: Wij uploaden alle gegevens van de klant voor het lopende jaar en het jaar daarvoor. Zo wordt de databank geleidelijk aan opgebouwd en gegevens die ouder dan 5 jaar zijn, worden uit het systeem verwijderd. 44