Gebruikershandleiding voor KLANTEN (Master User/User)

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding voor KLANTEN (Master User/User) LINK OM IN TE LOGGEN: Username: Password:.. PASWOORD VERGETEN? Klik op FORGOT PASSWORD en vul je loginnaam en je adres in een link wordt naar het opgegeven e- mail adres (of gebruiker / Master User) verstuurd. Indien u, uw loginnaam kwijt bent dient u contact op te nemen met uw Customer Service Contact. Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 1

2 SNELZOEK FUNCTIE / QUICKSEARCH Geeft je de mogelijkheid om op ordernummer of naam te zoeken zonder in te loggen (min. 6 karakters verplicht) AANMELDEN BIJ MYRABEN.COM Indien u of uw klant bijvoorbeeld ook inloggegevens wil ontvangen, kan hij zich aanmelden door op onderstaande knop te klikken. U krijgt dan een invulformulier te zien en na volledig invullen wordt uw aanvraag in behandeling genomen. De inloggegevens worden naar het opgegeven adres verstuurd. Eén persoon per bedrijf is Master User en verantwoordelijk voor het uitgeven van inloggegevens binnen zijn/haar eigen bedrijf. Na het inloggen krijgt u een korte handleiding van het systeem te zien. Hierin wordt uitgelegd wat het systeem allemaal kan. Dit kunt u sluiten door rechtsboven of rechtsonder op sluiten te klikken. Telkens indien u inlogd krijgt u deze snelle handleiding te zien. Indien u niet meer wenst dat deze handleiding wordt weergegeven, klikt u het vinkje aan linksonder in de hoek. (Don t show me again) Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 2

3 BESCHIKBARE MODULES 1 MIJN ACCOUNT Gebruikersaccount instellingen Hiermee kunt u, uw account aan individuele behoeften aanpassen. 1.1 WACHTWOORD VERANDEREN Dit wordt aanbevolen na de eerste keer inloggen 1.2 KPI Hier kunt u het aantal dagen selecteren, waarvan de orders weergegeven worden in de grafische blokken 1.3 NOTIFICATIIES ALGEMENE INSTELLINGEN Hier kan u de wijze van de melding kiezen Zendingen geleverd melding/staat in warehouse/zending in levering Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 3

4 1.4 NOTIFICATIE ZENDING STATUSSEN Klik op Voeg toe Dit geeft een lijst weer van statussen waaruit u kunt kiezen. Selecteer de status waarvan u een melding wenst te krijgt door erop te gaan staan zodat de regel rood oplicht en op selecteer te klikken E-factuur overeenkomst Verschijnt alleen als de overeenkomst nog niet is verleend. Door te klikken op " E -invoice overeenkomst wordt uw adres gevraagd en automatisch wordt er een mail verzonden, waarin wij u om deze toestemming vragen. Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 4

5 1.5 NOTIFICATIE ORDER STATUSSEN Klik op Voeg toe Dit geeft een lijst weer van statussen waaruit u kunt kiezen. Selecteer de status waarvan u een melding wenst te krijgt door erop te gaan staan zodat de regel rood oplicht en op selecteer te klikken. Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 5

6 2 USER MANAGEMENT: Hier worden alle bestaande users van uw bedrijf weergegeven. U kunt hier gebruikers aanmaken, verwijderen of bewerken. (functie alleen beschikbaar voor master user) Gebruiker bewerken: Bij bewerken kunt u de instellingen aanpassen wat een gebruiker mag zien en wat niet. Gebruiker verwijderen: Verwijder u kunt een gebruiker verwijderen door op de regel te gaan staan en op de button verwijder te klikken. Bijvoorbeeld indien een medewerker niet meer in dienst is. Nieuwe gebruiker aanmaken: Selecteer nieuw om een gebruiker aan te maken, indien u zowel Transport als warehousing afneemt bij Raben Netherlands B.V. dan dient u ook het bedrijf waarvoor u de gebruiker wilt aanmaken te selecteren. Vul de gevraagde data in: Volledige naam Naam en achternaam / Naam van de afdeling Gebruikersnaam is uniek een dubbele naam kan niet gebruikt worden adres van de gebruiker Taal in welke taal moet het systeem worden weergegeven Tijdzone Tijdzone waarin het bedrijf zich bevindt Wachtwoord Wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 karakters en moet een hoofdletter, kleine letter en een cijfer bevatten. Daarna kiezen we de functionaliteiten voor de gebruiker (bijv. Een accountant kan alleen de invoices zien. Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 6

7 3 FACTUREN 2.1 Grafische blokken blauw binnen de betalingstermijn betaald groen openstaande facturen geel betalingstermijn overschreden < 5 dagen rood betalingstermijn overschreden > 5 dagen 2.2 Openstaande facturen Zoeken van facturen d.m.v. filters Filters factuurdatum factuurnummer klantnaam status Tabs bekijk (bekijk facturen) Documenten Export naar CSV/Excel Selecteer alles/deselecteer Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 7

8 3 TRANSPORT: 3.1 Dashboard hoofdscherm 1. Grafische weergave voor de periode van 30 dagen - blauw totaal aantal zendingen - groen aantal zendingen die geleverd zijn - geel aantal zendingen in levering/in progres - Azuur blauw palletplaatsen grafiek 2. Lijst van zendingen = laatste 10 zendingen (op de datum van inboeken in het TMS -systeem) Om in de zending te gaan dubbel klik op de zendingsregel of selecteer de zendingsregel en klik op zending details. Zending details funcionaliteiten zijn beschreven in Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 8

9 3.2 Zendingen Zendingslijst in het eerste scherm wordt gesorteerd op de datum van inboeken in het TMS system, om andere weergaven te zien kunt u gebruik maken van de filters. Tabs 1. ZOEKEN geeft u de mogelijkheid om een zending te selecteren d.m.v. diverse criteria. 2. DOCUMENTEN beschikbare documenten voor de geselecteerde zending. U kunt de documenten dowloaden door op Naar documenten te klikken. In de lijst wordt aangegeven indien de documenten beschikbaar zijn onder de tab Documenten. 3. ZENDING DETAILS - beschreven in EXPORT NAAR MS EXCEL/CSV download geselecteerde zendingen/lijst van zendingen naar gewenste format 5. MONITOR ZENDINGEN mogelijkheid om geselecteerde zendingen toe te voegen aan de lijst gemonitorde zendingen Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 9

10 3.2.1 ZENDING DETAILS Om naar de zending details te gaan: Dubbel klik op zendingsregel of Selecteer de zendingsregel en klik op zendings details 1. Hoofdscherm van zending details Hiermee opent u de volgende zendingsheader met details. De tab staat standaard op Status geschiedenis Indien u een erg belangrijke zending hebt welke u absoluut wil volgen, dan kunt u de button Monitor zendingen aanzetten. Bij elke status wijziging wordt u geinformeerd d.m.v. een SMS of (Dit kunt u instellen bij Mijn account, zie par ) 2. Status Geschiedenis Hier vindt u in het kort de weg welke uw zending reeds heeft afgelegd en waar de zending zich op dit moment bevindt. Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 10

11 3. Details Hier worden de zending details weergegeven. 4. Adres Informatie Hier vindt u alle adresgegevens van de klant tot aan de ontvanger. 5. Aanvullende diensten Hier worden alle aanvullende diensten weergegeven, indien deze van belang zijn. 6. Documenten Hier kan men de documenten downloaden door op naar documenten te klikken Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 11

12 7. Escalatie Pad Hier word en de contactgegevens weergegeven van uw Customer Service Contact persoon, alsmede het escalatie pad wat voor u van toepassing is. 3.3 Monitor zending Hier wordt de lijst weergegeven van alle orders welke u extra wilt monitoren/controleren. 4.4 Rapporten Hier worden uw rapporten weergegeven, welke voor u beschikbaar zijn. Elk rapport wordt gedefinieerd met de door u ingegeven criteria. Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 12

13 5 WAREHOUSING 5.1 Dashboard hoofdscherm Zendingen Om naar de zending details te gaan: o Dubbel klik op zendingsregel of o Selecteer de zendingsregel en klik op zendings details Pre-advice Orders: Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 13

14 5.1.3 Rapportages Elk rapport wordt gedefinieerd met de door u ingegeven criteria. Gebruikershandleiding MyRaben.com_Klanten Pagina 14