MID10/011 EVALUATIE GEMEENTEBELASTINGEN KENNEMERLAND ZUID Korte inhoud voorstel In opdracht van de stuurgroep is door het bureau Haute Equipe een evaluatierapport opgesteld, over het functioneren van het samenwerkingsverband Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid (hierna: GBKZ) vanaf de start in 2007 tot nu. In het evaluatierapport worden niet alleen conclusies getrokken over de wijze van samenwerking in de afgelopen drie jaar, maar worden ook naar de toekomst aanbevelingen gedaan, om te komen tot verbetering. Het rapport zal ter kennisname aan de vier gemeenteraden van de deelnemende gemeenten worden aangeboden. 1. Aanleiding GBKZ functioneert nu drie jaar als samenwerkingsverband tussen vier gemeenten voor de uitvoering van de heffing en inning van gemeentelijke belastingen en de Wet WOZ. Afgesproken was dat na drie jaar een evaluatie zal plaatsvinden naar het functioneren van GBKZ. In opdracht van de stuurgroep is de evaluatie in het voorjaar uitgevoerd door het bureau Haute Equipe. De samenwerking is medio 2006 geboren uit een politieke ambitie van de destijds zittende bestuurders van de deelnemende gemeenten, met als doel bepaalde uitvoerende taken, waaronder Belastingen, samen te voegen binnen één organisatie. De belangrijkste doelstellingen van deze samenwerking zijn en waren om efficiënter te werken en de continuïteit van de heffingen en overige wettelijke taken i.k.v. de wet WOZ beter te waarborgen. Door BMC is in 2006 een rapport Actieplan Project Samenwerking Belastingen opgesteld waarin de kaders en doelstellingen voor de samenwerking zijn opgenomen. Op basis hiervan is de Gemeenschappelijke regeling samenwerking belastingen 2007 tot stand gekomen die door alle deelnemende gemeenten is ondertekend. Uit de aanbevelingen uit het thans voorliggende evaluatierapport moet worden geconstateerd, dat bepaalde doelstellingen wel zijn gehaald, maar dat nog niet alles overeenkomstig het gestelde in het BMCrapport en de destijds vastgestelde regeling tot stand is gekomen.
2. Probleem- en doelstelling/oplossingen/effecten In de opdracht van de stuurgroep aan het bureau Haute Equipe is in het evaluatierapport in ieder geval aandacht besteed aan een drietal vragen: Voldoet GBKZ aan de destijds gestelde verwachtingen en prestatiedoelen? Wat zijn de verbeterpunten om tot verdere efficiency en verhoging van de effectiviteit te komen en welke organisatie of organisatievorm past daarbij? Wat zijn de ervaringen met de verrekeningssystematiek en welke methodiek wordt voorgesteld? Samenvattend kan worden gesteld dat de vooraf geformuleerde doelstellingen geheel of gedeeltelijk zijn behaald. Zo zijn vorderingen gemaakt als het gaat om: Vermindering van de kwetsbaarheid en verbetering van de continuïteit; Verhoging/verbetering van de dienstverlening en de kwaliteit van de uitvoering; Het op voldoende wijze waarborgen van de autonomie van de deelnemende gemeenten; Het op korte termijn doorvoeren van een aantal verbeterslagen t.b.v. van de efficiency en effectiviteit van de organisatie. Aanbevelingen In het evaluatierapport worden dertien aanbevelingen gedaan om te komen tot verbetering. Tien van deze aandachtspunten betreffen met name verbetering van de interne processen en de organisatie van GBKZ. Aan sommige van deze aanbevelingen wordt al uitvoering gegeven, zoals het inrichten en transparant maken van de overlegstructuur en de herpositionering van het afdelingshoofd als aanspreekpunt van de organisatie. De wijze van aanpak van de overige aanbevelingen worden in het bedrijfsplan 2011 nader uitgewerkt. Er zijn drie aanbevelingen die verder gaan dan alleen de interne organisatie van GBKZ, omdat voor deze onderwerpen ook een investering of een standpunt van de deelnemende gemeenten wordt gevraagd. Dit zijn: 1. Vermindering regeldruk en harmonisatie fiscaal beleid Werken in een samenwerkingsverband kan pas echt financieel voordeel opleveren als uitvoeringsprocessen goed op elkaar worden afgestemd. Voor lokale heffingen zijn de twee belangrijkste autonome randvoorwaarden per gemeente de hoogte van de inkomsten en de politieke beleidsuitgangspunten (bijv. invoering profijtbeginsel). Een doelstelling is tevens het verminderen van de regeldruk voor de burger. Gebleken is dat de huidige grote diversiteit aan heffingsgrondslagen en beleidsregels tussen de deelnemende gemeenten, niet efficiënt werkt. Harmonisatie van beleid, binnen de gestelde politieke en financiële kaders, biedt op termijn vrijwel zeker de mogelijkheid voor beperking van de daarmee samenhangende kosten. Bij de keuze en afweging tot invoering van een nieuwe gemeentelijke heffing of wijziging van fiscaal beleid, dient er in het vervolg in de besluitvorming ter dege rekening te worden gehouden met de hoogte van de uitvoeringskosten. Door het aansluiten op reeds bestaande heffingsmethodieken en/of beleid is het mogelijk de uitvoeringskosten laag te houden.
2. Samenvoegen van alle belastingsystemen in één database Het werken in circa 20 verschillende databases draagt niet bij aan een efficiënte bedrijfsvoering. Iedere gemeente heeft op dit moment binnen GBKZ zijn eigen database omgeving, waardoor een zware druk komt te leggen op het applicatieen systeembeheer (versiebeheer, koppelingen, maken query s enz). Het realiseren van één database draagt bij aan kwaliteitsverbetering van het gegevensbeheer en op de korte termijn tot verlaging van de kosten van bedrijfsvoering. Uit oogpunt van tijd en kosten is in 2006 een bewuste keuze gemaakt om tijdelijk vier aparte databases in stand te houden. In een later stadium zouden de databases alsnog worden samengevoegd. Gevolg van deze keuze is wel, dat de kosten om de bestanden in een later stadium samen te voegen hoger liggen dan destijds bij de start. Om dit te realiseren zal medio 2012 een aanvullende investering noodzakelijk zijn. 3. Éénduidige en transparante systematiek van kostenverrekening Als blijkt dat onverwachte volumevergroting leidt tot niet voorzienbare extra kosten, moet GBKZ, als flexibele organisatie, hierop kunnen inspelen. Voorbeelden zijn intensivering van parkeercontrole, wat leidt tot meer aanslagen en bezwaren, of een niet voorziene verhoging van het aantal bezwaar- en beroepschriften. Er wordt daarom voorgesteld in 2010 een onderzoek te doen naar een nieuw systeem van kostenverrekening, dat niet alleen recht doet aan de verschillen tussen de deelnemende gemeenten, m.b.t. omvang van de gemeente, bezwaardruk en het pakket optionele heffingen, maar ook een impuls geeft aan het voorkomen van inefficiënties Resumé Voorgesteld wordt om met name op de drie hiervoor vermelde aandachtspunten te investeren als kernthema s voor verbetering. Zoals uit de conclusies van Haute Equipe blijkt, is de aard en omvang van het samenwerkingsverband en de destijds gekozen organisatievorm adequaat, maar dan is investeren in de genoemde aandachtspunten wel gewenst. In dat geval is het mogelijk dat GBKZ kan groeien tot een toekomstbestendige organisatie, die de doelstellingen waarvoor het destijds is ingesteld, volledig kan waarmaken. Samenwerking BAG en WOZ Omdat de WOZ medio 2011 ook een basisregistratie wordt, zijn er belangrijke synergievoordelen te behalen als de BAG en de WOZ processen direct aan elkaar worden gekoppeld. Op dit moment verzorgt GBKZ de uitvoering van de BAG al voor de gemeenten Bloemendaal en Haarlemmerliede. In het najaar van 2010 zal worden onderzocht of uitbreiding van taken voor GBKZ op het gebied van bestandsbeheer in het kader van de basisregistraties WOZ en BAG gewenst is. 3. Financiële aspecten/risico s Zoals hiervoor reeds gesteld bestaan met name op de drie hiervoor genoemde aandachtspunten de nodige financiële risico s, als hieraan onvoldoende invulling c.q. steun wordt gegeven door de deelnemende gemeenten. Met name het
samenvoegen van vier databases in één bestand vraagt een extra investering. De hoogte van deze investering zal in 2011 nader worden uitgewerkt. Om te bereiken dat de komende jaren de gewenste doelstellingen op het gebied efficiency en effectiviteit gerealiseerd kunnen worden, is vorenstaande investering wenselijk. Hierdoor kan ook beter worden geanticipeerd op nieuwe ontwikkelingen rond bijvoorbeeld de landelijke basisregistraties. Tenslotte zal dit een positief effect hebben op de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers en op de hoogte van de uitvoeringskosten. 4. Voorstel Gelet op het vorenstaande stellen wij uw Raad voor om: Kennis te nemen van de door Haute Equipe in het evaluatierapport aangegeven conclusies en aanbevelingen; Te besluiten om door te gaan met GBKZ in de huidige vorm, als samenwerkingsverband op het gebied van uitvoering van lokale heffingen en de Wet WOZ; Over drie jaar opnieuw een evaluatie uit te laten voeren over het functioneren van GBKZ. 5. Uitvoering De wijze van uitvoering van de in het evaluatierapport genoemde aanbevelingen worden nader uitgewerkt in het bedrijfsplan GBKZ 2011. Hierin zal ook een meerjarenraming en een planning worden opgenomen. De noodzakelijke investeringen zullen in aparte voorstellen worden uitgewerkt, waardoor ze in de reguliere P&C-cyclus behandeld kunnen worden. Burgemeester en wethouders van Haarlemmerliede en Spaarnwoude H.B. Bruijn, burgemeester mr. B.J. Huisman, secretaris
MID10/011 EVALUATIE GEMEENTEBELASTINGEN KENNEMERLAND ZUID De raad van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 juni 2010 Gehoord het advies van de commissie Raadsvoorbereiding van 7 september 2010; Gelet op het evaluatierapport van Haute Equipe ten aanzien van Gemeentebelastingen Kennemerland-Zuid te Bloemendaal; besluit 1. Kennis te nemen van de door Haute Equipe in het evaluatierapport aangegeven conclusies en aanbevelingen; 2. Te besluiten om door te gaan met GBKZ in de huidige vorm, als samenwerkingsverband op het gebied van uitvoering van lokale heffingen en de Wet WOZ; 3. Over drie jaar opnieuw een evaluatie uit te laten voeren over het functioneren van GBKZ. Aldus besloten in de openbare vergadering van 28 september 2010 de griffier, de voorzitter,