(in te vullen door de Griffie) G E N N E P VERGADERING GEMEENTERAAD Datum : 6 oktober 2016 Agenda nr : agenda Datum Zaaknumm er : Besluitdatum B&W voluit : «Zaakvelden.Zaaknummer» Onderwerp : registratie raadsvergaderingen (vervolgvoorstel) Geachte raad, In de voorjaarsnota 2015 heeft het college de raad voorgesteld om een aantal maatregelen te nemen om burgers op een meer klantgerichte manier kennis te laten nemen van de raadsvergaderingen. Een onderdeel daarvan vormde een voorstel tot beeldregistratie en uitzending van de vergaderingen in combinatie met vervanging van het huidige discussiesysteem. Uw raad toonde zich bereid dit voorstel van het college in overweging te nemen en stelde de gevraagde middelen beschikbaar, echter onder de voorwaarde dat ook de lokale omroep in de gelegenheid zou worden gesteld om te offreren op het registreren en uitzenden van de vergaderingen. Tegen die achtergrond heeft het college uw raad in juni van dit jaar een aangepast voorstel voorgelegd. Op basis van behandeling van dat voorstel werd het college door de raad uitgenodigd na het zomerreces te komen met een inhoudelijk aangepast voorstel op basis van de inbreng tijdens de beraadslagingen. Dit nieuwe voorstel is het gevolg van die uitnodiging. Ook op basis van nadere overwegingen stelt ons college uw gemeenteraad voor: 1. akkoord te gaan met het realiseren van voorzieningen die de registratie en uitzending van videobeelden van (raads-)vergaderingen mogelijk maken; 2. te kiezen voor het scenario waarbij sprake is van bemande registratie door nimartv; voor realisering van het door u gekozen scenario de benodigde middelen beschikbaar te stellen. ARGUMENTEN Bij behandeling van de voorjaarsnota 2015 toonde u zich bereid om een krediet van een krediet van 53.000,- beschikbaar te stellen om de benodigde investering in apparatuur en de aanleg van bekabeling mogelijk te maken onder de voorwaarde dat ook nimartv mee zou kunnen offreren. Een voorstel waarvan ook het scenario nimartv deel uit maakte, heeft u behandeld in de raadsvergadering van juni 2016. U wilde echter meer helderheid over een aantal zaken alvorens tot een besluit te komen. Onderstaand treft u in cursieve letters aan datgene wat wij aanvullend in het voorstel dat u reeds besproken heeft, hebben opgenomen. Het uiteindelijke voorstel dat wij u voorleggen (kiezen voor scenario 2)heeft op grond van de ingewonnen informatie overigens geen wijzigingen ondergaan. Ontwikkelingen nimartv Naar aanleiding van de beraadslagingen in de gemeenteraadsvergadering van juni 2016 over good governance hebben wij nader overleg met nimartv gehad over met name de continuïteit en de kwaliteit van de door nimartv te leveren diensten. Ons is gebleken dat nimartv zich in een fase van transitie bevindt in de richting van een meer professionele Pagina 1 van 8
organisatie. Daarbij zet de stichting met name in op verbetering van de financiële en organisatorische gezondheid met als uiteindelijke doel verbetering van de dienstverlening aan de gebruikers. Het gaat hierbij niet alleen om intenties voor de wat verdere toekomst maar om ontwikkelingen die al daadwerkelijk in gang zijn gezet. Concreet gaat het daarbij om: intensivering van de regionale samenwerking die moet leiden tot een breder bereik en meer kwalitatief goede programma s; meer aandacht voor acquisitie (gericht op adverteerders) op basis van een groter voedingsgebied ondersteund door bredere en kwalitatief betere programmering; meer aandacht voor aandacht voor uitzendingen via internet en gebruik van sociale media waaronder Facebook, naast de aandacht voor traditionele uitzendingen; en professionalisering van de organisatie en de redactie door schaalvergroting en samenwerking in regionaal verband; de aanpassing van de technische systemen zodanig dat (live-)streaming van registraties via het internet en archivering daarvan per 1 januari 2017 mogelijk is. Op basis van het gesprek met nimartv en de ontwikkelingen die door de stichting in gang zijn gezet, hebben wij de overtuiging dat wij u met scenario 2 (vanuit het oogpunt van good governance en vanuit het oogpunt van de continuïteit van de dienstverlening aan de gemeente) een verantwoord scenario voorleggen. Overeenkomst nimartv Uw raad heeft aangegeven dat in de overeenkomst met nimartv (zou de keuze op scenario 2 vallen) een aantal zaken geregeld zou moeten worden. Over de bereidheid daartoe vanuit NimaRTV hebben wij al met de stichting van gedachten gewisseld. De volgende zaken zullen wij in ieder geval in de overeenkomst meenemen: dat de gemeente de benodigde apparatuur aanschaft en dat nimartv (tegen een vergoeding) voor registratie en uitzending van alle raadsvergaderingen zorg draagt zowel via de kabel als via internet; dat de registratie zodanig plaatsvindt dat de opnames gebruikt kunnen worden binnen Notubiz, het systeem dat de gemeente gebruikt voor het vastleggen van de raadsvergaderingen; dat de gemeente eigenaar van de apparatuur blijft en dat nimartv als goed huisvader voor de spullen dient te zorgen; de gemeente blijft ook eigenaar van het beeldmateriaal; dat nimartv de apparatuur ook voor andere doeleinden dan de registratie van raadsvergaderingen mag gebruiken en op basis daarvan ook voor de verzekering van de apparatuur zorgdraagt; dat nimartv in het geval van problemen met de registratie (in de raadzaal) de medewerkers ter plekke inzet om die problemen te verhelpen; en een ontbindende voorwaarde voor die gevallen waarbij de positie van nimartv of de relatie tussen nimartv en gemeente een fundamentele wijziging ondergaan. Raadsvergaderingen op locatie Pagina 2 van 8
In de raadsvergadering van juni kwam ook het onderwerp vergaderen op locatie (dus decentraal vergaderen in de kernen) aan de orde. Wij zullen u in het kader van het nu voorliggende voorstel niet uitdagen om over de wenselijkheid hiervan een uitspraak te doen. Bij uw afweging voor de keuze tussen scenario 1 en scenario 2 kunt u desgewenst echter meenemen dat u met een keuze voor scenario 2 over apparatuur beschikt waarmee registratie van vergaderingen ook decentraal plaats kan vinden. Met een vast systeem (zoals bij scenario 1) is dat niet het geval. Nieuw bijlages Aanvullend op het oorspronkelijke voorstel treft u bij dit aangepaste voorstel aan de antwoorden op de vragen die naar aanleiding van het commissieberaad en de voorgenomen behandeling van het voorstel in de gemeenteraad (beide in juni 2016) zijn gesteld. Wij nemen aan de openstaande vragen daarmee in voldoende mate te hebben beantwoord. De ingediende offertes zullen overigens nog steeds door de desbetreffende leveranciers gestand worden gedaan en gelden ook nu nog. Scenario 1 Bij de variant die het college u in 2015 voorstelde gaat het om wat we in het vervolg zullen noemen scenario 1. Bij dit scenario gaan we uit van een totale vervanging van het huidige discussiesysteem, van aanvulling van het systeem met een videosysteem, en van de aanschaf van presentatiemiddelen voor de overloopruimte (de benedenverdieping). De globale incidentele kosten bedragen 52.000,-. De keuze voor deze optie resulteert er in dat u een state of the art discussiesysteem ter beschikking krijgt. Hierdoor wordt niet alleen geluidsregistratie mogelijk, maar ook dynamische beeldregistratie waardoor degene die in de raad het woord voert, steeds separaat in beeld wordt gebracht. De geregistreerde beelden kunnen live worden getoond in de overloopruimte (deel begane grond stadhuis) en door belangstellenden gevolgd worden via internet. Bovendien blijven de beelden ook na de vergadering zelf via het internet raadpleegbaar en doorzoekbaar. Scenario 2 Overleg met de lokale omroep heeft tot een alternatief scenario geleid. Deze variant omvat de videoregistratie van de raadsvergaderingen door de lokale omroep met behulp van nieuw aan te schaffen registratieapparatuur. Hiermee zijn gemoeid 4.500,- aan jaarlijkse kosten als compensatie voor de inzet van de lokale omroep en de kosten voor de technische installatie zelf ten bedrag van globaal 51.300,-. De beeldregistratie vindt in deze variant niet plaats door middel van geprogrammeerde vaste camera s, maar door middel van onder meer een bemande camera en een regiepanel die door medewerkers van de lokale omroep worden bediend. De geregistreerde beelden kunnen live worden getoond in de overloopruimte (deel begane grond stadhuis) en door belangstellenden gevolgd worden via internet. Bovendien blijven de beelden ook na de vergadering zelf via het internet raadpleegbaar en doorzoekbaar. De inzet van losse camera s maakt het mogelijk de apparatuur ook voor andere doeleinden dan alleen het Pagina 3 van 8
registreren van de vergaderingen te gebruiken. In deze variant wordt geen nieuw discussiesysteem aangeschaft. De beide scenario s vergeleken 1. Bij beide scenario s krijgen we de beschikking over beeldmateriaal dat zowel live als ook los van de desbetreffende vergaderingen kan worden geraadpleegd. Bij beide scenario s kunnen de beraadslagingen (in het geval van overmatige drukte in de raadzaal) op de benedenverdieping van het stadhuis via live-beelden worden gevolgd. 2. er zit een verschil in de kwaliteit van de registraties tussen beide scenario s. In beide gevallen gaat het om technisch goed beeldmateriaal. Het maakt echter uit of registratie plaatsvindt met alleen vaste camera s of dat registratie (ook) met handmatig bediende camera s plaatsvindt. In het laatste geval is er sprake van meer kwaliteit (meer sfeer) en flexibiliteit en zijn er meer mogelijkheden om regie te voeren. Pauzes en schorsingen kunnen bijvoorbeeld van toelichtend beeldmateriaal en commentaar worden voorzien. In scenario 2 kan het systeem ook worden gebruikt voor presentaties aan de raad of van de raad en voor andere doeleinden waarvoor beeldregistratie interessant is (bijvoorbeeld belangrijke commissievergaderingen in de raadzaal). 3. scenario 1 brengt (alhoewel de kosten vergelijkbaar zijn) minder kosten met zich mee dan scenario 2. In het eerste geval kopen we namelijk een geautomatiseerd registratiesysteem in combinatie met een nieuw discussiesysteem. In het tweede geval kopen we alleen een registratiesysteem en wordt het discussiesysteem niet vervangen. Bij dit laatste kan de volgende kanttekening worden gemaakt: ons huidige discussiesysteem is financieel nog niet afgeschreven en ook technisch nog van voldoende kwaliteit. Vervanging van het systeem voor het huidige gebruik (dus alleen audioregistratie) kost op het moment dat het systeem wel aan vervanging toe is ongeveer 15.000,-. In het geval van scenario 1 wordt deze investering impliciet nu al gedaan. In het geval van scenario 2 wordt die investering uitgesteld naar de toekomst en zal plaatsvinden op het moment dat dit technisch noodzakelijk is. Een keuze voor scenario 1 heeft dus tot gevolg dat het langer duurt (tien tot vijftien jaar) voordat een vervangingsinvestering noodzakelijk is. Bij scenario 2 kan die investering bijvoorbeeld al over vijf jaar aan de orde zijn. 4. beide systemen hebben in meer of mindere mate structurele extra kosten tot gevolg. Om beeldmateriaal makkelijk doorzoekbaar te maken (en te kunnen zoeken op bijvoorbeeld thema of spreker) is uitbreiding van ons huidige Notubiz-abonnement nodig. De extra kosten hiervan zijn globaal 1.200,- per jaar. In het geval van scenario 2 is er ook nog sprake van jaarlijkse extra kosten voor de inzet van de lokale omroep. Hierbij gaat het om een bedrag van 4.500,- structureel. 5. in het geval van scenario 1 is er nauwelijks sprake van personele inzet. Het systeem draait zonder permanente menselijke bemoeienis. In het geval van scenario 2 zijn er steeds twee personen betrokken bij de registratie (een cameraman en een regisseur). De afhankelijkheid Pagina 4 van 8
van derden is daardoor groter. Bovendien is er sprake van een andere dynamiek in de raadzaal: de aanwezigheid van een zich door de ruimte bewegende cameraman en bekabeling van de videoapparatuur in en nabij de raadzaal. Door de menselijke inbreng is registratie van hetgeen zich afspeelt in de raadzaal minder objectief dan registratie door een geautomatiseerd systeem (scenario 1); maar subjectiviteit in de keuze van beelden is niet per definitie onwenselijk. Een voordeel van scenario 2 is dat er altijd een technicus aanwezig is die kan interveniëren bij technische problemen. Van belang is verder dat er in scenario 2 een extra regieruimte beschikbaar moet zijn. Daarover beschikken we echter reeds in de vorm van de keuken op de eerste verdieping. Samenvatting Beide scenario s voldoen aan de bedoeling: het genereren van beeldmateriaal dat (live) uitgezonden kan worden en ook na de vergaderingen nog via het internet geraadpleegd kan worden. Bij het eerste scenario gaat het om een meer technische oplossing waarbij het systeem niet flexibel bruikbaar is, beelden statisch zijn en er nauwelijks personele bemoeienis van derden noodzakelijk is. Bij het tweede scenario gaat het om een meer interactieve oplossing, waarbij de inzet van een derde partij (de lokale omroep) onontbeerlijk is en waarbij er minder statisch beeldmateriaal wordt gegenereerd. Het systeem in scenario 2 is ook voor andere doeleinden bruikbaar en inzetbaar. De structurele kosten van scenario 2 zijn hoger in verband met de afdracht aan de lokale omroep (ad 4.500,- per jaar). KANTTEKENINGEN EN RISICO S Een keuze voor scenario 1 heeft tot gevolg dat het langer duurt (tien tot vijftien jaar) voordat een vervangingsinvestering noodzakelijk is. Bij scenario 2 kan die investering bijvoorbeeld al over vijf jaar aan de orde zijn. De materialen die worden aangeschaft blijven in eigendom en beheer van de gemeente Gennep; zowel in scenario 1 als in scenario 2. nimartv is een vrijwilligersorganisatie. De continuïteit van de dienstverlening van een dergelijke organisatie kan niet voor honderd procent worden gegarandeerd. Een keuze voor scenario 2 kan echter worden gezien als een investering in de verbreding van de dienstverlening van nimartv en daarmee ook in de continuïteit van de lokale omroep. Mocht de raad overwegen structureel of incidenteel te kiezen voor het vergaderen buiten de raadzaal, dan heeft scenario 2 nadrukkelijk de voorkeur. Scenario 1 voorziet slechts in registratie van vergaderingen vanuit een vaste vergaderlocatie. WAT BETEKENT DIT VOORSTEL VOOR DE INWONERS? De bovengenoemde beleidsdoelstelling kan op meerdere manieren worden gerealiseerd: a) door het verbeteren van de vergaderfaciliteiten in het stadhuis (zoals in een eerder voorstel werd gesuggereerd); of b) door het houden van de raadsvergaderingen in de kernen met behulp van goede mobiele technische voorzieningen. Beide opties leiden er toe dat de burgers van de gemeente Gennep op een meer representatieve en klantvriendelijke wijze kennis kunnen nemen van de beraadslagingen van de gemeenteraad. EXTERN ADVIES, INSPRAAK EN DRAAGVLAK De lokale omroep kan zich van harte vinden in het voorstel dat aan u wordt voorgelegd. Pagina 5 van 8
COMMUNICATIEPARAGRAAF Dit voorstel is tot stand gekomen op basis van het overleg dat binnen de raad is gevoerd over dit onderwerp. Naar aanleiding daarvan heeft nader overleg met de lokale omroep plaatsgevonden. JURIDISCHE PARAGRAAF Bij de gunning van de opdracht wordt het aanbestedingsbeleid van de gemeente toegepast. FINANCIELE PARAGRAAF De financiële gevolgen van dit voorstel zijn reeds opgenomen in de begroting. UITVOERING Indien u besluit tot aanpassing van de voorzieningen ten behoeve van registratie en uitzending van de raadsvergaderingen, zal de opdracht hiertoe direct na het raadsbesluit worden gegeven. De verwachting is dat effectuering van het besluit twee tot drie maanden zal vergen. OVERIGE 1. U heeft steeds op het standpunt gestaan dat raadsvergaderingen in het stadhuis dienen plaats te vinden. Er dient zich nu een natuurlijk moment aan om deze uitspraak desgewenst te herbevestigen of te heroverwegen; namelijk besluitvorming over een investering in voorzieningen ten behoeve van de raadsvergaderingen. Het college heeft geen signalen ontvangen dat de raad de vergaderingen nu wel decentraal in de kernen zou willen houden. Daarom is deze optie niet nader uitgewerkt in dit voorstel. 2. Sinds uw besluit om onder voorwaarden middelen beschikbaar te stellen, heeft vanuit de griffie een nadere oriëntatie op aanvullende voorzieningen in de raadszaal. Daarbij gaat het met name om: verbetering van de klimaatbeheersing, eventuele verbetering van de toiletvoorzieningen, het realiseren van een tijdregistratiesysteem (gekoppeld aan de microfoons), een groot beeldscherm voor presentaties, elektriciteit op de raadstafels en zaken als verbetering van de vergadertafels en de realisering van fractiekamers. Deze zaken zijn omwille van de snelle realisering van registratie en uitzending van raadsvergaderingen niet in dit voorstel meegenomen en komen op een ander moment aan de orde. Pagina 6 van 8
Wat betreft klimaatbeheersing en verbetering van de toiletten hebben wij overigens een subsidieaanvraag in het kader van de BRIM (Besluit rijks-subsidiëring instandhouding monumenten) gedaan. Mede op basis van het besluit ten aanzien van deze aanvraag krijgt u later dit jaar een voorstel aangereikt over de verbetering van deze voorzieningen in het stadhuis (in combinatie met voorstellen voor te plegen onderhoud aan het gebouw zelf). Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Gennep, De secretaris, De burgemeester, Mevrouw J.M. Nijland De heer P.J.H.M. de Koning BIJLAGEN 1. vragen en antwoorden commissieberaad juni 2016 2. vragen en antwoorden fractie KERN juni 2016 Pagina 7 van 8
G E N N E P De gemeenteraad van de gemeente Gennep, besluit: - gelet op het voorstel van burgemeester en wethouders van Gennep d.d. 20 september 2016 - gehoord de commissie Bestuur en Organisatie d.d. 3 oktober 2016 1. akkoord te gaan met het realiseren van voorzieningen die de registratie en uitzending van videobeelden van (raads-)vergaderingen mogelijk maken; 2. te kiezen voor het scenario waarbij sprake is van bemande registratie door nimartv en voor realisering hiervan de begrote middelen vrij te geven. Aldus besloten in de openbare vergadering van 6 oktober 2016. De raad voornoemd, De griffier, De voorzitter, De heer J. van der Knaap De heer P.J.H.M. de Koning Pagina 8 van 8