Standard Operating Procedure STZ SOP: U5 Datamanagement Distributielijst : STZ Datum : 19-06-2014 Revisiedatum : 19-06-2015 Veranderingen ten opzichte van eerdere versies Versiedatum Opmerkingen Versiedatum Opmerkingen 15-10-2012 Jaarlijkse revisie en administratieve wijzigingen Versiedatum 19-06-2014 Pagina 1 van 7
1. Doel Het bewerkstelligen van uniformiteit in het registreren van de gegevens op en het omgaan met een CRF. 2. Afkortingen, definities en termen CCMO CRF METC ICH-GCP SOP WMO Centrale Commissie Mensgeboden Onderzoek Case Report Form Medisch Ethische Toetsingscommissie International Conference on Harmonisation Standard Operating Procedure Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek met mensen Audit trail: (digitale) documentatie die volledige reconstructie van het verloop van de gebeurtenissen vóór, tijdens en na uitvoer van het onderzoek mogelijk maakt. Brondocumentatie: Dit zijn documenten die individuele of collectieve evaluatie van de uitvoeringswijze van het onderzoeksprotocol mogelijk maken en mede de kwaliteit van de data verbeteren dan wel waarborgen. Dat zijn o.a. originele documenten, gegevens en registraties (bv. ziekenhuisdossiers, klinische en administratieve grafieken, laboratoriumaantekeningen, memoranda, dagboeken of evaluatielijsten van proefpersonen, uitgifteregistratie van de apotheek, vastgelegde gegevens van geautomatiseerde instrumenten, kopieën of afschriften die gewaarmerkt zijn nadat is vastgesteld dat het exacte kopieën zijn, microfiches, negatieven, microfilm of magnetische media, röntgenfoto s, dossiers van proefpersonen, en gegevens die bewaard worden in de apotheek, in laboratoria en op medisch-technische afdelingen die bij het klinisch onderzoek betrokken zijn) waarvan geen eerdere geschreven of elektronisch vastgelegde gegevens bestaan. Brondocumenten blijven te allen tijde op de onderzoekssite aanwezig. Case Report Form: een gedrukt, optisch of elektronisch document dat ontworpen is om alle volgens het protocol vereiste informatie die per proefpersoon aan de sponsor/verrichter moet worden gerapporteerd. Data-entry: Het invoeren en verwerken van gegevens vanuit (hand) geschreven formulieren en andere documenten zodat het digitaal opgeslagen en gebruikt kan worden. Data-validatie: proces waarbij gecontroleerd wordt of de informatie in de database volledig, consistent en plausibel is. Investigator / onderzoeker: De persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een klinisch onderzoek op één onderzoekslocatie. De onderzoeker die landelijk verantwoordelijk is voor de studie wordt de CCI (country co-ordinating investigator) genoemd. Als een klinisch onderzoek op één onderzoekslocatie door één team van personen wordt uitgevoerd dan is de onderzoeker de verantwoordelijke teamleider en kan deze als hoofdonderzoeker (principal investigator; PI) worden aangeduid. Investigator Site File: een hoofddossier voor alle Essentiële documenten (ICH-GCP Richtsnoer Hoofdstuk 8) dat aangelegd dient te worden aan het begin van elk onderzoek en dat aanwezig moet zijn zowel op de locatie van het onderzoek/instelling als ten kantore van de sponsor (dat kan dezelfde locatie zijn wanneer de sponsor tevens de hoofdonderzoeker is). METC: Een zelfstandig en onafhankelijk bestuursorgaan (instellings-, regionale, nationale of supranationale beoordelingsraad of commissie), bestaande uit medici, wetenschappers en niet-medici/wetenschappers, dat de verantwoordelijkheid heeft er voor te zorgen dat de rechten, veiligheid en het welzijn van de proefpersonen in een onderzoek worden zeker gesteld. Deze bescherming moet openbaar worden gewaarborgd door onder andere het beoordelen van en een positief oordeel geven over het onderzoeksprotocol, de geschiktheid van de onderzoekers, de faciliteiten en de methoden en het materiaal dat zal worden gebruikt om het informed consent van de proefpersonen te verkrijgen en te documenteren. Onderzoekslocatie: De locatie(s) waar onderzoeksactiviteiten plaatsvinden. Versiedatum 19-06-2014 Pagina 2 van 7
Protocol: Een document waarin doelstelling(en), opzet, methodologie, statistische overwegingen en organisatie van een onderzoek staan beschreven. Het protocol beschrijft doorgaans ook de achtergrond van en de verantwoording voor het onderzoeksproject, maar deze kunnen ook in de andere documenten, waarnaar in het protocol wordt verwezen, zijn opgenomen. In het ICH GCP richtsnoer verwijst de term protocol zowel naar protocol als naar protocolamendementen. Query: vraag die schriftelijk wordt gesteld naar aanleiding van onduidelijkheden in het CRF door de sponsor of datamanager van een studie. Deze Query pagina s hebben dezelfde status als een CRF pagina. Waar over CRF pagina s wordt geschreven kan ook query pagina s gelezen worden. Standard Operating Procedure (SOP): Dit zijn gedetailleerde schriftelijke instructies om uniformiteit te bereiken in de uitvoering van een bepaalde taak. Sponsor/verrichter: Een persoon, bedrijf, instelling of organisatie die de verantwoordelijkheid neemt voor het initiëren, organiseren en/of financieren van een klinisch onderzoek. In de WMO spreekt men van verrichter als zijnde diegene die opdracht heeft gegeven voor de organisatie en/of uitvoering van een klinisch onderzoek. 3. Verantwoordelijkheden Hieronder worden de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen met betrekking tot deze STZ SOP U5 Datamanagement beschreven. Investigator is eindverantwoordelijk voor: het beschikbaar hebben van een CRF; het correct invullen en up to date houden van het CRF; d.w.z. nauwkeurig, leesbaar en tijdig gerapporteerd; het beschikbaar hebben van brondocumenten; het verklaren van afwijkingen van de brondocumenten; verandering/correctie in het CRF voorzien van datum en paraaf van degene die de verandering/correctie heeft gemaakt; overigens mag dit de oorspronkelijke tekst niet onleesbaar maken. Indien het een elektronisch CRF (e-crf) betreft zullen de wijzigingen moeten worden opgeslagen in de Audit trail incl. datum van wijziging, oorspronkelijke waarde van het veld en de persoon die de wijziging heeft doorgevoerd. Sponsor / verrichter is eindverantwoordelijk voor: het beschikbaar stellen van een CRF aan de onderzoeker bij aanvang van de studie; geven van instructies hoe het CRF gehanteerd moet worden; opstellen van invulinstructies voor het CRF. Versiedatum 19-06-2014 Pagina 3 van 7
4. Stroomdiagram 5.1 CRF aanwezig? nee 5.2 Ontwikkelen Case report form STZ SOP VC3 ja 5.3 Gedurende studie invoeren van patiëntgegevens volgens instructies (data-entry) 5.4 Zorg voor datavalidatie en compleet CRF ja nee 5.5 Data validatie compleet? ja 5.6 Database lock 5.7 Database heropenen nee Start dataverwerking STZ SOP A3 5.8 CRF pagina s archiveren volgens instructies Versiedatum 19-06-2014 Pagina 4 van 7
5. Werkwijze 5.1. Om het verzamelen van de (medische) gegevens voor de studie geordend te doen, wordt er vaak een CRF gemaakt. In dit CRF kan er per bezoek van de proefpersoon ingevuld worden welke gegevens verzameld zijn. De gegevens die in een CRF worden genoteerd zijn altijd overgenomen uit brondocumentatie. Een CRF geeft ook houvast aan wat er per bezoek nagegaan moet worden. Een CRF kan een papieren boek of losbladig systeem zijn maar ook elektronisch. Een elektronisch CRF geeft vaak meteen een query of bladert niet verder als gegevens missen of incorrect worden ingevoerd. 5.2. CRF zelf maken: zie STZ SOP VC3 Ontwikkelen Case Report Form (CRF) 5.3. Bij het invoeren en verwerken van gegevens in het CRF wordt gebruik gemaakt van algemene invulinstructies en onderzoek specifieke invulinstructies zoals opgesteld door de sponsor (zie ook STZ SOP VC3 Ontwikkelen Case Report Form (CRF) ). Het invoeren van de gegevens gebeurt door de investigator of door de investigator geautoriseerd personeel. Invulinstructies CRF Algemeen: Voor verschillende CRFs kunnen specifieke instructies gegeven worden voor het invullen en managen van het CRF. Algemene instructies die altijd gelden zijn: Vul alle gegevens in daarvoor bestemde vakjes in. Alleen opmerkingen buiten de vakken indien daarom gevraagd wordt; Schrijf leesbaar en in geval van NCR papier (zelfkopiërend papier) gebruik een blauwe of zwarte balpen; Gebruik een standaard datumaanduiding: bv. DD-MM-YYYY; Papieren CRF: Verbeter fouten als volgt: doorhalen van foute antwoord met een streep zodat het wel leesbaar blijft, vul het goede antwoord in evt. met verklaring, zet datum en paraaf erbij. Bv. Dr. H. Janssen meet een bloeddruk 168/95 en vult onderdruk in i.p.v. bovendruk, dus 95/95. In CRF bloeddruk: 95, 168, 01.01.2007, HJ. Indien het een e-crf betreft zullen de wijzigingen moeten worden opgeslagen in de Audit trail incl. datum van wijziging, oorspronkelijke waarde van het veld en de persoon die de wijziging heeft doorgevoerd; Gebruik NOOIT correctievloeistof (zoals Tipp-ex); Indien een vraag niet van toepassing is invullen: N.V.T. of N.A. (= not applicable); Indien een onderzoek niet gedaan is invullen: N.D. (= not done); Indien een vraag niet te beantwoorden is invullen: UNK (= unknown); Indien een resultaat nul is dan invullen: 0. In het geval van papieren CRF s kan het origineel exemplaar van het CRF naar de sponsor gaan voor verdere verwerking (data-entry in een elektronisch systeem en data validatie). Een kopie/doordruk blijft achter of moet gemaakt worden voordat originelen verzonden worden. 5.4. Data validatie vindt plaats op de onderzoekslocatie of bij de sponsor. In het geval van ontbrekende of inconsistente/niet plausibele gegevens zal de investigator gevraagd worden om de gegevens te verifiëren met de brondocumenten. In het geval van ontbrekende of foutieve informatie kan worden volstaan met het wijzigen van de data in het CRF. In alle andere gevallen kan worden volstaan met een verklaring van de investigator. Deze verklaring moet worden bewaard bij de studie documentatie (in het geval van een elektronisch CRF zal dit veelal rechtstreeks worden opgeslagen in de database). Gedurende de looptijd van de studie zal er in veel gevallen gemonitord worden (zie ook STZ SOP U9 Monitoren ). Er zal dan gevraagd worden het CRF klaar te hebben. D.w.z. ingevuld, gevalideerd en (evt. elektronisch) ondertekend door de investigator. Versiedatum 19-06-2014 Pagina 5 van 7
Ga voor het einde van de studie na of alle (van toepassing zijnde) CRF pagina s zijn ingevuld gevalideerd en gemonitord (indien van toepassing). Indien dat het geval is kan het CRF worden gearchiveerd, zie paragraaf 5.6. Indien dit niet het geval is, zie paragraaf 5.5. 5.5. Indien nog niet alle data gevalideerd en gemonitord (indien van toepassing) zijn zorg dan dat dit eerst in orde komt daarna kan er gearchiveerd worden. 5.6. Als de gegevens voldoen aan de voor de studie vastgestelde kwaliteitsnorm, sluit de sponsor de studiedatabase, de database lock. Na database lock vindt indien van toepassing deblindering plaats. 5.7. De database kan weer geopend worden als aanvullende informatie vanuit de sponsor of investigator dat vereist, waarbij de argumentatie voor heropening wordt vastgelegd (op papier of in de database). Uiteindelijk moeten ook dan alle veranderingen worden gevalideerd en de database gesloten zoals boven beschreven. 5.8. In de instructies van de sponsor staat vaak aangegeven wat te doen met de volledig ingevulde CRF pagina s. Volg deze instructies. Zie ook de STZ SOP A2 Archiveren studie. 6. Archivering De volgende documenten dienen gearchiveerd te worden in de Investigator site file (zie STZ SOP VL4 Investigator Site File ): ingevulde, getekende en van een datum voorziene CRF (op de onderzoekslocatie alleen kopie); documentatie van correcties in het CRF (kan ook elektronisch aanwezig zijn: audit trail); verklaring investigator in geval van ontbrekende, inconsistente en niet plausibele data; argumentatie heropening na database lock (sponsor file). 7. Referenties Richtsnoer voor Good Clinical Practice (CPMP/ICH/135/95), officiële Nederlandse vertaling Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek met mensen STZ SOP VC3: Ontwikkelen Case Report Form (CRF) STZ SOP VL4: Investigator Site File STZ SOP U9: Monitoren STZ SOP A2: Archiveren studie 8. Literatuur Richtsnoer voor Good Clinical Practice (CPMP/ICH/135/95), officiële Nederlandse vertaling Website van de CCMO (www.ccmo.nl) 9. Bijlage(n) n.v.t. 10. MGG specifiek Wanneer een MGG onderzoeker zelf een onderzoek initieert, dient de onderzoeker zelf een CRF te maken. Zie STZ SOP VC3 Ontwikkelen Case Report Form (CRF). Wanneer een onderzoek elders is geïnitieerd zijn er vaak algemene invulinstructies opgesteld door de verrichter. Wanneer het onderzoek zelf is geïnitieerd dient de MGG onderzoeker deze op te stellen. Versiedatum 19-06-2014 Pagina 6 van 7
Een onderzoeker kan een deel van deze verantwoordelijkheden delegeren. Bij het delegeren van deeltaken dient rekening gehouden te worden met de aard van het onderzoek en de kwalificaties van diegenen aan wie verantwoordelijkheden worden gedelegeerd. Versiedatum 19-06-2014 Pagina 7 van 7