Standard Operating Procedure

Transcriptie

1 Standard Operating Procedure STZ SOP: U2 Informed consent Distributielijst : STZ Datum : Revisiedatum : Veranderingen ten opzichte van eerdere versies Versiedatum Opmerkingen Versiedatum Opmerkingen Jaarlijkse revisie en administratieve wijzigingen Versiedatum Pagina 1 van 8

2 1. Doel Het beschrijven van een gestandaardiseerde methode voor het geven van informatie over de studie aan de proefpersoon en het voltooien van het informed consent. 2. Afkortingen, definities en termen IC ICH-GCP GCP METC SOP Informed Consent International conference on harmonisation Good Clinical Practice Medisch Ethische Toetsingscommissie Standard Operating Procedure Essential Documents / Essentiële documenten: documenten die het elk afzonderlijk en als geheel mogelijk maken de uitvoering van een klinisch onderzoek en de kwaliteit van de verkregen gegevens te evalueren. Good Clinical Practice (GCP): Een standaard voor het ontwerpen, opzetten, uitvoeren, monitoren, auditen, vastleggen, analyseren en rapporteren van klinisch onderzoek, die zeker stelt dat de gegevens en de gerapporteerde resultaten betrouwbaar en nauwkeurig zijn en dat de rechten, integriteit en vertrouwelijkheid van proefpersonen beschermd worden. Informed consent: Informed consent is geïnformeerde toestemming. Voor deelname aan een onderzoek dient iedere proefpersoon zich vrijwillig bereid te verklaren deel te nemen aan een bepaald onderzoek, na te zijn ingelicht over alle aspecten van het onderzoek die relevant zijn voor de beslissing van de proefpersoon om deel te nemen. Informed consent wordt gedocumenteerd door middel van een ingevuld, ondertekend en van een datum voorzien formulier voor informed consent. Investigator Site File: een hoofddossier voor alle Essentiële documenten (ICH-GCP Richtsnoer Hoofdstuk 8) dat aangelegd dient te worden aan het begin van elk onderzoek en dat aanwezig moet zijn zowel op de locatie van het onderzoek/instelling als ten kantore van de sponsor (dat kan dezelfde locatie zijn wanneer de sponsor tevens de hoofdonderzoeker is). METC: Een zelfstandig en onafhankelijk bestuursorgaan (instellings-, regionale, nationale of supranationale beoordelingsraad of commissie), bestaande uit medici, wetenschappers en niet-medici/wetenschappers, dat de verantwoordelijkheid heeft er voor te zorgen dat de rechten, veiligheid en het welzijn van de proefpersonen in een onderzoek worden zeker gesteld. Deze bescherming moet openbaar worden gewaarborgd door onder andere het beoordelen van en een positief oordeel geven over het onderzoeksprotocol, de geschiktheid van de onderzoekers, de faciliteiten en de methoden en het materiaal dat zal worden gebruikt om het informed consent van de proefpersonen te verkrijgen en te documenteren. Investigator / onderzoeker: De persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een klinisch onderzoek op één onderzoekslocatie. De onderzoeker die landelijk verantwoordelijk is voor de studie wordt de CCI (country co-ordinating investigator) genoemd. Als een klinisch onderzoek op één onderzoekslocatie door één team van personen wordt uitgevoerd dan is de onderzoeker de verantwoordelijke teamleider en kan deze als hoofdonderzoeker (principal investigator; PI) worden aangeduid. Onderzoekslocatie: De locatie(s) waar onderzoeksactiviteiten plaatsvinden. Onpartijdige getuige: Een persoon die onafhankelijk is van het klinisch onderzoek, die niet op oneigenlijke wijze kan worden beïnvloed door mensen die bij het onderzoek betrokken zijn, die het proces van informed consent begeleidt als de proefpersoon of de wettelijke vertegenwoordiger van de proefpersoon niet kan lezen, en die de informed consent en alle andere schriftelijke informatie die aan de proefpersoon wordt verstrekt voorleest. Protocol: Een document waarin doelstelling(en), opzet, methodologie, statische overwegingen en organisatie van een onderzoek staan beschreven. Het protocol beschrijft doorgaans ook de achtergrond van en de verantwoording voor het onderzoeksproject, maar deze kunnen ook in de andere documenten, waarnaar in het protocol wordt verwezen, zijn Versiedatum Pagina 2 van 8

3 opgenomen. In het ICH GCP richtsnoer verwijst de term protocol zowel naar protocol als naar protocolamendementen. Standard Operating Procedure (SOP): Dit zijn gedetailleerde schriftelijke instructies om uniformiteit te bereiken in de uitvoering van een bepaalde taak. Sponsor/verrichter: Een persoon, bedrijf, instelling of organisatie die de verantwoordelijkheid neemt voor het initiëren, organiseren en/of financieren van een klinisch onderzoek. In de WMO spreekt men van verrichter als zijnde diegene die opdracht heeft gegeven voor de organisatie en/of uitvoering van een klinisch onderzoek. Wettelijke vertegenwoordiger / Legal representative: Een natuurlijk persoon of rechtspersoon die, of een ander orgaan dat volgens de wet bevoegd is namens een beoogde proefpersoon in te stemmen met deelname van die proefpersoon aan een klinisch onderzoek. 3. Verantwoordelijkheden Hieronder worden de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen met betrekking tot deze STZ SOP U2 Informed consent beschreven. Investigator is eindverantwoordelijk voor: Het beschikken over de goedgekeurde proefpersoneninformatie en alle andere schriftelijke informatie die aan de proefpersonen wordt verstrekt; Het verkrijgen en vastleggen van het informed consent volgens de relevante wettelijke vereisten, ICH-GCP en de ethische beginselen, die hun oorsprong vinden in de Verklaring van Helsinki; Tijdig informeren van de proefpersoon of de wettelijk vertegenwoordiger als er nieuwe informatie beschikbaar komt die relevant kan zijn voor de bereidheid van de proefpersoon om deelname aan het onderzoek voort te zetten en het documenteren van het overbrengen van deze informatie; Het geven van deskundige, volledige, mondelinge en schriftelijke informatie over alle relevante aspecten van het klinisch onderzoek aan de proefpersoon of, indien de proefpersoon niet in staat is om toestemming te verlenen, de wettelijk vertegenwoordiger, voordat deze gescreend gaat worden. Hij of zij moet alle vragen m.b.t. de studie naar volle tevredenheid van de proefpersoon kunnen beantwoorden. Verantwoordelijkheden kunnen schriftelijk overgedragen worden aan de subonderzoeker mits dit met de sponsor overeengekomen is. METC is eindverantwoordelijk voor: Het geven van een positief oordeel over de toestemmingsformulieren en alle andere schriftelijke informatie die aan de proefpersonen wordt verstrekt. Raad van bestuur is eindverantwoordelijk voor: Het geven van een schriftelijk vastgelegde toestemming over de onderzoekslocatiespecifieke gegevens in de toestemmingsformulieren en alle andere schriftelijke informatie die aan de proefpersonen wordt verstrekt. Sponsor / verrichter is eindverantwoordelijk voor: Het opstellen van proefpersoneninformatie en het toestemmingsformulier; Herzien van de proefpersoneninformatie en het toestemmingsformulier als er nieuwe informatie beschikbaar komt die relevant kan zijn voor de bereidheid van de proefpersoon om deelname aan het onderzoek voort te zetten; Het verkrijgen van een postitief oordeel van de METC en een schriftelijk vastgelegde toestemming van de raad van bestuur van de onderzoekslocatie met betrekking tot de proefpersoneninformatie en het toestemmingsformulier. Versiedatum Pagina 3 van 8

4 4. Stroomdiagram STZ SOP U1 Persoon komt in aanmerking voor Onderzoek 5.1 hoofd-/subonderzoeker informeert proefpersoon mondeling en schriftelijk 5.2 Afweging ja 5.3 Vervolgafspraak hoofd-/ subondezoeker nee Verpleegkundige informeert zonodig hoofd-/subonderzoeker 5.4 Consent nee Alternatief behandelvoorstel ja Getekend Informed Consent Start inclusie procedure STZ SOP U4 Versiedatum Pagina 4 van 8

5 5. Werkwijze Voorafgaand aan deelname aan een klinisch onderzoek moet van elke proefpersoon een informed consent worden verkregen, die geheel vrijwillig is gegeven. Indien het wetenschappelijk onderzoek alleen kan worden uitgevoerd in noodsituaties (bijvoorbeeld op de spoedeisende hulp) waarin geen informed consent kan worden verkregen van zowel de proefpersoon/wettelijk vertegenwoordiger maar waar het meedoen aan het onderzoek wel ten goede kan komen aan de persoon die in die noodsituatie verkeert, kunnen handelingen ter uitvoering ervan plaatsvinden zonder vooraf informed consent te hebben verkregen van proefpersoon of wettelijk vertegenwoordiger zolang de omstandigheid die de verhindering van het geven van toestemming vormt, zich voordoet. Zodra die omstandigheid zich niet meer voordoet moet er alsnog achteraf toestemming worden gevraagd om de patiëntgegevens te mogen gebruiken en voor verder continuering van wetenschappelijk onderzoek. De procedure hoe om te gaan met het verkrijgen van informed consent moet worden beschreven in het protocol. Om informed consent te verkrijgen en vast te leggen moeten de hoofd- en subonderzoeker zich houden aan de relevante wettelijke vereisten en aan de ICH-GCP richtlijn. Volwassen, wilsbekwame proefpersonen tekenen de schriftelijke toestemming zelf. Voor kinderen onder de 12 jaar is de toestemming nodig van beide ouders/wettelijk vertegenwoordigers. Bij minderjarigen tussen de 12 en 18 jaar is zowel de schriftelijke toestemming van de tiener als die van beide ouders/wettelijk vertegenwoordigers verplicht. Voor mensen van 12 jaar of ouder die hun eigen belangen niet (meer) redelijk kunnen beoordelen, moeten ouders, volwassen kind(eren), wettelijk vertegenwoordigers of gemachtigden schriftelijk toestemming geven. In die categorie vallen bijvoorbeeld demente ouderen en verstandelijk gehandicapten. Maar ook mensen die tijdelijk wilsonbekwaam zijn, zoals coma patiënten Hoofd-/subonderzoeker informeert proefpersoon mondeling en schriftelijk Als de persoon in aanmerking komt voor het onderzoek (zie STZ SOP U1 Identificatie, werving en pre-screening proefpersonen ) zal de hoofd- of subonderzoeker de persoon de studie-informatie geven. De vereiste inhoud van de schriftelijke voorlichting is beschreven in STZ SOP VC2 Ontwikkelen proefpersoneninformatie / toestemmingsformulier (centraal) en STZ SOP VL2 Aanpassen proefpersoneninformatie / toestemmingsformulier aan lokale situatie. De informatie moet mondeling, schriftelijk en in begrijpelijke taal aan de proefpersoon of diens wettelijk vertegenwoordiger gegeven worden. De mondelinge of schriftelijke informatie betreffende het onderzoek, inclusief het toestemmingsformulier, mogen geen bewoordingen bevatten die er de oorzaak van kunnen zijn dat de proefpersoon, of de wettelijke vertegenwoordiger van de proefpersoon, afstand doet of afstand lijkt te doen van welke rechten dan ook, of die de hoofdonderzoeker, de instelling of de sponsor, of hun vertegenwoordigers, vrijwaart of lijkt te vrijwaren van aansprakelijkheid bij nalatigheid. Onpartijdige getuige: Als een proefpersoon/wettelijk vertegenwoordiger niet kan lezen, dan moet er een onpartijdige getuige tijdens het hele gesprek over de toestemming aanwezig zijn. Nadat het schriftelijke toestemmingsformulier en andere schriftelijke informatie die aan de proefpersoon wordt verstrekt is voorgelezen en uitgelegd aan de proefpersoon/wettelijk vertegenwoordiger en na mondelinge toestemming van de proefpersoon/wettelijk vertegenwoordiger (en evt. getekend toestemmingsformulier), moet de onpartijdige getuige het formulier tekenen en persoonlijk van datum voorzien. Door het formulier te tekenen verklaart de getuige dat de informatie in het toestemmingsformulier en alle andere schriftelijke informatie volledig is uitgelegd aan, en blijkbaar is begrepen door de proefpersoon of de wettelijke vertegenwoordiger van de Versiedatum Pagina 5 van 8

6 proefpersoon, en dat de proefpersoon of de wettelijke vertegenwoordiger van de proefpersoon zijn toestemming uit vrije wil heeft verleend. Inhoud Zowel het gesprek over de toestemming, het toestemmingsformulier én alle andere schriftelijke informatie die aan de proefpersonen wordt verstrekt, moeten een uitleg geven over de volgende aspecten: Informatie over de studie en de behandeling: - dat het een klinisch onderzoek betreft; - het doel van het onderzoek; - de behandelingen binnen het onderzoek en de evt. willekeurige toewijzing aan een van de behandelingen; - de procedures die gevolgd moeten worden, waaronder begrepen alle invasieve procedures; - die aspecten van het klinisch onderzoek die experimenteel zijn; - het geschatte aantal deelnemers aan het onderzoek. Informatie over risico's/voorwaarden van een studie: - de verantwoordelijkheden van de proefpersoon; - de risico's of ongemakken voor de proefpersoon en, indien van toepassing voor een embryo, foetus of zuigeling die redelijkerwijs te voorzien zijn; - de redelijkerwijs te verwachten voordelen. Als er geen klinisch voordeel voor de proefpersoon wordt beoogd, moet de proefpersoon hiervan op de hoogte worden gesteld; - de alternatieve procedures of behandelingen die evt. beschikbaar zijn voor de proefpersoon, en de belangrijke potentiële voordelen en risico's; - de vergoeding en/of behandeling die beschikbaar is voor de proefpersoon als er sprake is van aan het onderzoek gerelateerd letsel; - de verwachte betaling aan de proefpersoon naar rato van deelname aan het onderzoek, indien van toepassing; - de verwachte kosten die voor de proefpersoon zijn verbonden aan deelname aan het onderzoek, indien van toepassing; - de proefpersoon moet tijdig worden geïnformeerd als er nieuwe informatie beschikbaar komt die relevant kan zijn voor de bereidheid van de proefpersoon om te blijven deelnemen aan het onderzoek; - de te verwachten duur van deelname aan het onderzoek. Informatie over de procedure informed consent: - deelname aan het onderzoek is vrijwillig en de proefpersoon kan te allen tijde verdere deelname weigeren of zich terugtrekken uit het onderzoek zonder dat dit consequenties voor de behandeling heeft; - monitor(s), auditor(en), de METC en de bevoegde autoriteit(en) kunnen rechtstreeks inzage krijgen in de oorspronkelijke medische dossiers van de proefpersoon om onderzoeksprocedures en/of -gegevens te verifiëren, zonder inbreuk te maken op de vertrouwelijkheid van de proefpersoon voor zover de wet dit toestaat. Door het toestemmingsformulier te ondertekenen stemt de proefpersoon in met deze inzage; - de documenten die de identiteit van de proefpersoon aangeven, worden vertrouwelijk behandeld en zijn niet openbaar toegankelijk voorzover de wet dit voorschrijft. Bij publicatie van de onderzoeksresultaten zal de identiteit van de proefpersoon vertrouwelijk blijven; - de persoon/personen met wie contact kan worden opgenomen om nadere informatie over het onderzoek en over de rechten van proefpersonen te verkrijgen en met wie contact moet worden opgenomen als er sprake is van letsel dat samenhangt met het Versiedatum Pagina 6 van 8

7 onderzoek; - omstandigheden waarin en/of redenen waarom deelname van de proefpersoon aan het onderzoek kan worden beëindigd. Noch de hoofd-, noch de subonderzoeker mag een proefpersoon dwingen of onrechtmatig beïnvloeden om deelname aan een onderzoek te bewerkstelligen of te continueren. Verder is het raadzaam ook de, door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport opgestelde brochure Medisch wetenschappelijk onderzoek ( mee te geven aan de proefpersoon Afweging proefpersoon De onderzoeker moet de proefpersoon/wettelijk vertegenwoordiger ruim de tijd en gelegenheid geven om naar de details van het onderzoek te informeren, de gegeven informatie te verwerken, de informatie te delen met anderen en om te beslissen over deelname aan de studie Vervolgafspraak hoofd-/subonderzoeker Deze afspraak is bedoeld om te verifiëren of de informatie gegeven in het eerste gesprek is begrepen. Daarnaast kan de proefpersoon nieuwe vragen hebben of meer informatie willen Informed Consent Vóór de eerste studiegerelateerde handeling moet het toestemmingsormulier persoonlijk door de proefpersoon getekend en van een datum voorzien zijn. Tevens dient degene die het gesprek over het onderzoek met de proefpersoon heeft gevoerd het toestemmingsformulier te ondertekenen. De proefpersoon dient een kopie van het getekende en van een datum voorzien toestemmingsformulier en van alle andere schriftelijke informatie die aan de proefpersoon is verstrekt, te ontvangen. Intrekken Informed Consent De toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. De proefpersoon hoeft hiervoor geen reden op te geven. Wijzigingen Informed Consent Gedurende de deelname aan de studie moet aan de proefpersoon een kopie van de getekende en gedateerde revisies en wijzigingen in de geschreven proefpersooninformatie gegeven worden. Duur procedure De snelheid van de informed consent procedure kan afhangen van de opzet van het protocol en de evt. medische noodzaak om binnen afzienbare termijn te starten. De ICH-GCP richtlijnen blijven echter steeds geldig. Registratie In de status van de patiënt moet vermeld worden dat de patiënt informed consent heeft gegeven met daarbij de datum van ondertekening op het toestemmingsformulier. Zodra de proefpersoon mondeling en schriftelijk toestemming voor het onderzoek heeft gegeven kan de registratie en randomisatie procedure van start gaan. Deze procedure staat beschreven in STZ SOP U4 Registratie / randomisatie procedure. Versiedatum Pagina 7 van 8

8 6. Archivering De volgende documenten dienen gearchiveerd te worden in de Investigator site file (zie STZ SOP VL4 Investigator Site File ) en de file van de sponsor: toestemmingsformulier (inclusief alle van toepassing zijnde vertalingen); alle andere schriftelijke informatie voor de proefpersoon; gedagtekend schriftelijk positief oordeel van de METC over het toestemmingsformulier en alle andere schriftelijk informatie die aan de proefpersonen wordt overlegd; schriftelijk vastgelegde toestemming van de raad van bestuur over de onderzoekslocatiespecifieke gegevens in het toestemmingsformulier en alle andere schriftelijke informatie die aan de proefpersonen wordt verstrekt; alle wijzingen van het toestemmingsformulier en andere schriftelijke informatie; vastgelegd en van datum voorzien positief oordeel van de METC over de wijzingen in het toestemmingsformulier als mede de andere schriftelijke informatie (indien van toepassing); getekende toestemmingsformulieren (alleen Investigator site file). 7. Referenties Richtsnoer voor Good Clinical Practice (CPMP/ICH/135/95), officiële Nederlandse vertaling Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek met mensen Website van de CCMO ( STZ SOP VC2: Ontwikkelen proefpersoneninformatie / toestemmingsformulier (centraal) STZ SOP VL2: Aanpassen proefpersoneninformatie / toestemmingsformulier aan lokale situatie STZ SOP VL4: Investigator Site File STZ SOP U1: Identificatie, werving en pre-screening proefpersonen STZ SOP U4: Registratie / randomisatie procedure 8. Literatuur Richtsnoer voor Good Clinical Practice (CPMP/ICH/135/95), officiële Nederlandse vertaling Website van de CCMO ( 9. Bijlage(n) n.v.t. 10. MGG specifiek Een onderzoeker kan een deel van deze verantwoordelijkheid delegeren. Bij het delegeren van deeltaken dient rekening gehouden worden met de aard van het onderzoek en de kwalificaties van diegenen aan wie verantwoordelijkheden worden gedelegeerd. Versiedatum Pagina 8 van 8