Animana B.V. [Pick the date]
Inhoudsopgave 1 Producten...3 1.1 Productgroepen...3 1.1.1 Productgroepen aanmaken...3 1.1.2 Productgroep verwijderen...4 1.2 Producten...4 1.2.1 Producten verwijderen...5 1.2.2 Product verplaatsen...5 1.2.3 Producten toevoegen...5 1.2.4 Tabblad Product...6 1.2.5 Tabblad Etiket...8 1.2.6 Tabblad Productinfo...9 1.2.7 Tabblad Herinnering...12 1.2.8 Tabblad Bestelinfo...12 1.2.9 Tabblad Subproducten...13 1.2.10 Tabblad Voorraad...14 1.2.11 Tabblad Batch...16 1.2.12 Tabblad Prijsgroepen...16 1.2.13 Tabblad Verkoop...16 1.3 Combi-producten...18 1.3.1 Toepassen combi-product...19 1.4 Overzicht prijsgroepen...20 1.5 Overzicht korting...20 1.6 Margeregels...20 1.7 Bijwerken productprijzen...22 1.8 Bijwerken producten...24 1.9 Wachttijden...25 1.10 Prijslijst...25 1.11 Producteninfo aanvullen...25
1 Producten 1.1 PRODUCTGROEPEN De vele verschillende producten in de praktijk kunnen onderverdeeld worden in productgroepen. Deze indeling maakt het opvragen van producten en bijvoorbeeld het aanpassen van prijzen gemakkelijker. Extra > producten > bijwerken producten / bijwerken productprijzen Door producten in te delen in verschillende productgroepen kunt u ook gemakkelijk rapportages maken via: Extra > rapporten 1.1.1 Productgroepen aanmaken Als u begint met de productregistratie via Extra> producten> productgroepen zult u de standaard productgroep 'administratie' vinden. Daarnaast zullen hier eventueel de productgroepen zoals u ze gebruikte in uw oude computersysteem in komen te staan (nadat de conversie gedaan is). Werkte u voorheen met een kaartenbak, dan zult u zelf een aantal productgroepen aanmaken om uw producten in onder te verdelen. In het overzicht zullen de naam van de productgroep, het aantal producten in de desbetreffende productgroep en de marge worden getoond. Het is mogelijk om een nieuwe productgroep aan te maken via Extra> producten> productgroepen Ga onderaan de lijst naar productgroep toevoegen (zie afbeelding 1.Productgroep toevoegen). Afbeelding 1: Productgroep toevoegen 3
Onder het tabblad algemeen kunt u een naam, rangschikking (volgorde) en de margeregel (zoals ingesteld bij extra > producten > margeregels) ingeven. Deze margeregel zal gelden voor alle producten in deze productgroep. Let op: Als er een margeregel op productniveau staat overruled deze de margeregel op productgroep. Onder het tabblad advanced kunt u aangeven of er omzetkorting moet worden toegepast en of de productgroep gekoppeld moet worden aan een bepaalde prijsgroep (extra > producten > overzicht prijsgroepen). 1.1.2 Productgroep verwijderen Met het rode kruis achter de productgroep kunt u de productgroep verwijderen. Let op: alleen een lege productgroep kan direct verwijderd worden. Wilt u een productgroep verwijderen, waar producten in zijn opgenomen, ga dan onderaan de lijst naar verwijder niet-lege productgroep. Nu zal er achter elke productgroep een rood kruis komen te staan, waarmee een groep te verwijderen is. De producten die in een keer verwijderd worden door de productgroep te verwijderen zullen op inactief komen te staan (als de producten ooit gebruikt zijn). Zodoende zal het verwijderen van de productgroep met daarin de producten geen invloed hebben op facturen en rapportages. Alle inactieve producten zijn terug te vinden onder Extra > producten > producten > toon inactieve producten 1.2 PRODUCTEN Via menu Extra> Producten> Producten Komt u op de pagina praktijkproducten (zie afbeelding 2. Praktijkproducten). Afbeelding 2: Praktijkproducten Hier krijgt u een totaal overzicht van alle praktijkproducten. Door middel van filters kunt eenvoudig producten opzoeken. Via deze pagina kunt u tevens uw producten toevoegen, aanpassen en verwijderen. In eerste instantie worden alle actieve producten getoond. U kunt zoeken naar producten door een filter toe te passen, bijvoorbeeld een productgroep selecteren en/of een (deel van de) naam, het bestelnummer of registratienummer in te voeren bij zoek product. 4
Door op een product te klikken, komt u in de productkaart terecht. De productkaart bestaat uit een aantal tabbladen: product, etiket, productinfo, herinnering, bestelinfo, subproducten, voorraad, batch, prijsgroepen en verkoop. Hierin kunt u alle gegevens opvragen en wijzigen. 1.2.1 Producten verwijderen Producten kunnen verwijderd worden middels het rode kruis. Als u product verwijderd dat ooit al eens afgegeven is, kunt u weer oproepen door rechts bovenin bij de productenlijst de optie toon inactieve producten te gebruiken. Een inactief product kunt u wijzigen. Als u vervolgens kiest voor opslaan en maak actief wordt het product weer een actief product. Let op! Als u via het rode kruis een product verwijderd dat nog nooit afgegeven is wordt deze helemaal verwijderd en is niet meer terug te vinden onder inactieve producten. 1.2.2 Product verplaatsen Wanneer u de productlijst van een bepaalde productgroep heeft geselecteerd, bestaat de mogelijkheid om geselecteerde producten (door deze aan te vinken) te verplaatsen naar een andere productgroep. Ga hiervoor naar Extra> producten> producten>selecteer een productgroep Onderaan de lijst van producten in de gekozen productgroep staat: verplaats geselecteerde producten naar:... Elke lijst is te exporteren naar een Excel of PDF bestand, door onderaan de pagina op de export optie te klikken. 1.2.3 Producten toevoegen Als u een product toe wilt voegen kunt u kiezen uit de volgende opties Verrichting toevoegen Alle product informatie kan worden ingevuld zoals hieronder beschreven. Elke verrichting staat standaard op 19% BTW. Product toevoegen Dit werkt hetzelfde als een verrichting toevoegen, alleen komen er meer tabbladen in beeld. Product toevoegen via AUV lijst Hier vult u de drie volgende velden in: 1. De naam of een deel van de naam van het product in. TIP: als u bij 'zoek product' A1 invoert zult u de eerste pagina van de complete AUV lijst krijgen, A2 voor de 2e pagina enzovoort. 2. Een prijsverhoging. Standaard staan er in uw Animana 2 prijsverhogingen: Marge 2.0 en standaardmarge. U kunt zelf ook margeregels aanmaken via 5
Extra> Producten> Margeregels 3. Kies als laatste in welke productgroep het product moet komen en klik op Toon. Nu komt het product of de producten in beeld. Via opslaan voert u de wijzigen door en wordt het product opgeslagen in de database. De in- en verkoopprijs, het REGNL, de barcode, de leverancier en het artikelnummer worden automatisch opgenomen. Product toevoegen via Aesculaap lijst Dit werkt hetzelfde als het toevoegen van een AUV product. AST producten toevoegen Dit werkt hetzelfde als het toevoegen van een AUV product. Tip: als u niets invoert in het veld 'zoek product' krijgt u de complete lijst van AST te zien. Royal Canin producten toevoegen Dit werkt hetzelfde als het toevoegen van een AUV product alleen is hier de extra optie gebruik adviesprijs. TIP: als nu niets invoert bij zoek product zult u de hele lijst van Royal Canin te zien krijgen Let op! Nieuwe BTW percentages per 1 oktober 2012 Per 1 oktober zal de 19% BTW categorie vervangen worden door 21%. In Animana zullen wij daarom de vaste BTW percentages van 0%,6% en 19% BTW vervangen door laag, midden en hoog. Animana zal tijdens de overgang naar de nieuwe BTW tarieven voor u de BTW categorie hoog aanpassen naar 21%. Alles wat voor de wijziging op 19% is ingevoerd blijft op 19% staan. 1.2.4 Tabblad Product Bij het toevoegen van een nieuw product zijn niet alle tabbladen opgenomen, deze komen wel in beeld na opslaan van het product (zie afbeelding 3. Tabblad product). De verschillende opties op de tabbladen zullen hieronder beschreven worden aan de hand van verschillende producten. Afbeelding 3: Tabblad product 6
Productgroep Bij productgroep kunt u één van de door u ingevoerde productgroepen selecteren. In dit voorbeeld is dit de productgroep: Antibiotica. Naam De naam van het in te voeren product. Code Hier kan een code worden ingevoerd, waarmee het product snel kan worden opgezocht. Wanneer uw oude software programma codes hanteerde dan zullen deze codes worden meegenomen in Animana ASP. Factuurtekst Wanneer de factuurtekst afwijkend is van de naam van het product, kan hier een factuurtekst worden opgenomen. In het voorbeeld zal er Doxyclin per Tablet op de factuur komen te staan. Wanneer er geen factuurtekst ingevuld wordt zal de oorspronkelijk naam van het product op de factuur getoond worden. Kostprijs Dit is de kostprijs van het product exclusief BTW per besteleenheid, de kostprijs per verkoopeenheid staat eronder vermeld. Indien er een margeregel op productgroep of op product aangegeven is dan zal de verkoopprijs aangepast worden. Ter bevestiging wordt een pop-up scherm getoond waarin de nieuwe verkoopprijs getoond wordt. Ook moet hier het juiste btw tarief ingevoerd worden. Blok automatisch Het is mogelijk om een product te blokkeren voor het automatisch bijwerken van producten. De menuoptie voor het bijwerken van de producten vind u via: Verkoopprijs: extra > producten > bijwerken productprijzen Margeregel De marge, die gehanteerd wordt, is de marge zoals aangegeven in de productgroep. Wilt u een andere marge toepassen dan kunt u dit aanpassen door bij 'stel een andere margeregel in dan productgroep' een andere margeregel te selecteren. Margeregels kunt u invoeren via: Extra > producten > margeregels. Verkoopprijs Er wordt een verkoopprijs inclusief en exclusief BTW getoond. Het is ook mogelijk om te staffelen. U kunt een toeslag invoeren (bijvoorbeeld een injectietoeslag of receptuurkosten bij de verkoop van losse medicijnen) evenals een kortingspercentage. Staffel Klik op het rode woord 'staffel'. De staffel kan gebaseerd zijn op: Het aantal wat er van een product verkocht wordt, Op het gewicht van de patiënt en Op basis van afstand tot klant (dit kan bij cliëntdata worden opgegeven). Mocht er een staffel gebruikt worden terwijl die informatie niet beschikbaar is (er is bv geen gewicht ingevuld bij de patiënt) dan wordt een waarschuwing getoond. Voor de staffel kan 7
een prijs of percentage worden ingevuld. Er wordt onderscheid gemaakt tussen 'totaal bereken' en 'cumulatief berekenen'. Verkoopeenheid *... = verpakkingseenheid Hoe vul ik dit in?: We gebruiken het eerder getoonde voorbeeld (zie afbeelding 3. Tabblad product): u verkoopt de Doxyclin per tablet, maar de tabletten komen als doos van 100 tabletten binnen (Doxyclin 100 100 tabl). Invoeren: bij verkoopeenheid selecteert u tablet. De verkoopeenheid tablet X 100 is de verpakkingseenheid (omdat er oorspronkelijk 100 tabletten in de verpakking zitten). Verpakkingseenheid *... = besteleenheid Omdat de tabletten binnenkomen per doos vult u hier doos X 1= besteleenheid in. Besteleenheid In dit geval is dat ook doos. Dit kan ook bijvoorbeeld omdoos zijn als u meerdere doosjes tegelijk besteld. 1.2.5 Tabblad Etiket Onder tabblad etiket staan de volgende velden (zie afbeelding 4. Tabblad Etiket) Afbeelding 4: Tabblad etiket Dosering Wanneer er sprake is van een standaard dosering, dan kan deze hier worden ingevuld. Aangezien de dosering vaak dier afhankelijk is, zal deze vaak open gehouden worden. De dosering kan dan handmatig worden ingevoerd ( bijvoorbeeld als het product wordt toegevoegd op een patiëntkaart). De dosering komt op het etiket te staan. Vrije tekst Dit is de tekst, die onder de dosering komt te staan. In bovenstaand voorbeeld is dit dwangvoeding voor konijnen, maar dat kan ook zoiets zijn als: antibioticum, diureticum, voor stabilisatie hyperthyroidie, op nuchtere maag ingeven etc. Productgroep Het is mogelijk om een product in een extra productgroep te plaatsen. Deze secundaire productgroepen moet dan zijn toegevoegd: extra > producten > productgroepen > productgroepen 1,2 of 3. Zo n secundaire productgroep kan van nut zijn bij uw rapportage. Webshop 8
Dit is van toepassing als u een webshop in beheer heeft. Gewicht Hier kan het gewicht (per besteleenheid) worden ingevoerd van het product. Dit veld wordt gebruikt voor diervoeders. Bij een voorraadadvies zullen alle gewichten bij elkaar opgeteld worden, waardoor u een optimale bestelling kan plaatsen. 1.2.6 Tabblad Productinfo Onder tabblad productinfo staan de volgende velden (zie afbeelding 5. Tabblad Productinfo). Afbeelding 5: Tabblad productinfo Verrichting Hier kan worden aangegeven of het een verrichting betreft. Dit kan nuttig zijn voor uw rapportage. Registratie Hier voert u uw registratienummer in. Het REGNL nummer dient ingevoerd te zijn, wanneer u gebruik wilt maken van de logboek informatie/wachttijden die bij dit product hoort. Waarschuwing De tekst, die hier wordt ingevuld, zal in het rood worden weergegeven, wanneer u een product toevoegt (zie afbeelding 6. Waarschuwing).Tip! U kunt hier ook een dosering inzetten, zodoende zal de dosering altijd getoond worden bij het toevoegen van een product zonder dat het etiket hiervoor is ingevuld. Afbeelding 6: Waarschuwing 9
Memo Hier kunt u informatie (bijsluiter) over het betreffende product in zetten. Bij het toevoegen van een product op de patiëntenkaart kunt u deze bijsluiterinformatie terugvinden onder het tabblad productinfo (zie afbeelding 7. Tabblad productinfo met bijsluiterinformatie) Afbeelding 7: Tabblad productinfo met bijsluiterinformatie Registratieminuten Invullen registratieminuten. De registratieminuten kunt u bijvoorbeeld invullen om zodoende declarabele uren te bepalen Actie Er kan een actie geselecteerd worden. Bij de actie euthanasie, zal de overlijdensdatum ingevoerd worden, zal het dier inactief worden gezet en zal er een herinnering condoleance worden aangemaakt. Daarnaast worden de overige herinneringen verwijderd. Bij de actie castratie zal het geslacht van het dier worden aangepast. Brief Er kan een brief gekoppeld worden aan een product. Wanneer het betreffende product wordt toegevoegd wordt er automatisch een brief aangemaakt. Zo kan er bijvoorbeeld een euthanasieverklaring worden toegevoegd aan het product euthanasie hond, een operatiebrief aan het product operatie, een informatiebrief bij een rabiës titer bepaling etc. De brief zal moeten worden aangemaakt via Extra > mailing > beheer brieven en opgeslagen worden in de categorie Patiëntdossier. Let op: als u geen pop up krijgt om de gekoppelde brief te printen kan het zijn dat u via Firefox menubalk, extra> opties>inhoud> pop up vensters blokkeren/ uitzonderingen> uw Animana webadres moet invoeren. Hierna ziet u de pop up wel en kunnen brieven voortaan geprint worden. 10
1.2.7 Tabblad Herinnering Onder tabblad herinnering staan de volgende velden (zie afbeelding 8.Tabblad Herinnering) Afbeelding 8: Tabblad herinnering Herinneren na Aantal dagen, nadat er herinnerd moet worden vanaf de datum, waarop het product is toegevoegd in patiëntenkaart. Herinnertype Het type herinnering: anders, vaccinatie, hormoonbehandeling, gebitscontrole, anti-vlooien, anti-loopsheid, nabellen, controle, anti- wormen, condoleance, consult anti-teken of behandeling. Herinnertekst De tekst, die bij de herinnering moet worden weergegeven. 1.2.8 Tabblad Bestelinfo Hier vind u de volgende velden (zie afbeelding 9. Tabblad bestelinfo). Afbeelding 9: Tabblad bestelinfo 11
Leverancier Hier kan de leverancier worden gekozen, er is een lijst door Animana ASP toegevoegd. Wanneer u in de cliëntkaart bij cliëntdata aangeeft, dat het een leverancier betreft, zal deze contactpersoon ook in deze lijst worden op genomen. Artikelnummer Deze kan handmatig worden toegevoegd, het nummer kan ook geïmporteerd worden bijvoorbeeld wanneer u een AUV product toevoegt. Kanalisatie Kanalisatie aangeven: UDD, UDA, URA of vrij. (UDD: uitsluitend door de dierenarts toe te passen, UDA: uitsluitend te verkrijgen op voorschrift van dierenarts,wel door de eigenaar of dierhouder zelf toe te passen, URA: op recept van de dierenarts te verkrijgen, VRIJ: zonder voorschrift van de dierenarts te verkrijgen en toe te passen) Barcode Barcode van het product. Deze is verplicht bij doorsturen van medicijnen naar externe organisaties Voorraad op basis van verpakking Hier kunt u aangeven of u de voorraad wilt gaan bijhouden op basis van verpakking. Wanneer u een product toevoegt, dan zal Animana ASP telkens vragen of het een nieuwe verpakking betreft. De volgende tabbladen zijn niet zichtbaar bij het toevoegen van een nieuw product, maar verschijnen wel in beeld bij het opvragen van een product. 1.2.9 Tabblad Subproducten Bij het aanmaken van een subproduct wordt de informatie van het hoofdproduct overgenomen. Voor producten die op verschillende manieren worden verkocht, zoals bijvoorbeeld per losse tablet of per doos van 10 tabletten, is het zo mogelijk een sluitende voorraadadministratie te voeren. Er worden dus één of meerdere andere producten (met een eigen naam en prijs) bijgehouden op een hoofd product. Daarvoor zult u producten moeten koppelen, dit kan onder andere in het tabblad subproducten (zie afbeelding 10. Tabblad Subproducten). Afbeelding 10: Tabblad subproducten 12
Kies als eerste het product waarop u de voorraad wilt bijhouden. In het hier gebruikte voorbeeld is gekozen om de voorraad bij te houden op de grootste verpakking, de doos met Clavubactin 500/125 mg, 100 tabletten. Als u op de stipjes gaat staan, wordt er een subproduct toegevoegd. Voorwaarde is wel, dat u bij het product een besteleenheid heeft ingevuld. Het subproduct is een kopie van het oorspronkelijk product met achter de naam de toevoeging subproduct. Pas eventueel de naam aan, stel de verkoopeenheid in (in dit voorbeeld tablet), stel de de factor in (in dit geval factor 100 omdat de oorspronkelijke verpakking 100 tabletten telt) en sla de wijzigingen op (zie afbeelding 11. Subproduct toevoegen). Afbeelding 11: Subproduct toevoegen De voorraad van het subproduct zal worden bijgehouden op het oorspronkelijke product. Dit staat boven in het blauw weergegeven. U kunt ook twee reeds bestaande producten aan elkaar koppelen zodat de voorraad op één product wordt bijgehouden. Dit doet u door de kleinste eenheid te nemen (in ons geval de 'per tablet' code) en hier de grootste eenheid (pot) aan te koppelen via: Extra > producten > producten > tabblad voorraad > en selecteer bij 'voorraad product:' het product waarop de voorraad moet worden bijgehouden > opslaan De voorraad wordt nu bijgehouden op de grootste eenheid (pot). U kunt de producten weer ontkoppelen via tabblad subproduct, ontkoppel. 1.2.10 Tabblad Voorraad Magazijn Hier geeft u aan welk magazijn het betreft. Het magazijn is gekoppeld aan de locatie. Alle door u ingevoerde locaties zijn in de scrol-lijst opgenomen. Een locatie kan worden ingesteld op de volgende wijze: Extra > algemene instellingen > locaties 13
In voorraad Hier staat het aantal verkoopeenheden, dat op voorraad is. De eerste keer moet deze worden ingevuld, daarna wordt de voorraad automatisch bijgehouden op basis van verkochte producten (zie afbeelding 12. tabblad voorraad). Afbeelding 12: Tabblad voorraad Bestelniveau Het bestelniveau geeft aan op welk niveau er besteld moet worden. In het voorbeeld moet er besteld worden, wanneer er in totaal nog 3 dozen in het magazijn 'Dep' zijn. Omdat er maar 1 doos op voorraad is zal er een bestelling open staan. Deze openstaande bestelling kunt u terugvinden bij: Extra > voorraad > voorraad (zie afbeelding 13. Besteladvies Dep) Afbeelding 13: Besteladvies Dep Info Hier kunt u aanvullende informatie kwijt over bestellingen, bijv.: let op minimaal 10kg bestellen bij deze fabrikant. Opslaan Wanneer er wijzigingen zijn doorgevoerd, moeten deze worden opgeslagen, anders worden deze niet verwerkt. Mutaties Onder de mutaties kunt u de geschiedenis van de voorraad zien, de tellingen, verkoop (beschrijving mutatie/minus) en inkoop (beschrijving mutatie/plus). Zie afbeelding 14. Mutaties. Afbeelding 14: Mutaties 14
1.2.11 Tabblad Batch Handleiding Product Hier kunt u batch en houdbaarheid invoeren. De batches die u hier invoert worden niet automatisch bijgehouden (en verwijderd) door aanpassing in de voorraad. Dit gebeurd alleen bij de batches die zijn ingevoerd via inboeken bestelling. Een overzicht van alle batches vindt u in: Extra > voorraad > voorraad > batches. In de eerste tabel (zie afbeelding 15.Tabblad Batch) ziet u de batch(es) die zijn ingevoerd via voorraadbeheer (wanneer u een bestelling inboekt wordt er gevraagd wat het batchnummer is en hoeveel producten van deze batch binnenkomen). In de onderste tabel staan de handmatig ingevoerde batches. U kunt een batch handmatig invoeren door in dit scherm in de tweede tabel op de puntjes te klikken en de informatie in te voeren. U kunt alle batches verwijderen met door op het rode kruis te klikken. Afbeelding 15: Tabblad batch 1.2.12 Tabblad Prijsgroepen Wanneer u voor een bepaalde groep klanten (fokkers bijvoorbeeld) een afwijkende prijs wilt hanteren gebruikt u een prijsgroep. U maakt een nieuwe prijsgroep aan via: Extra > producten > overzicht prijsgroepen. (hier vind u tevens een overzicht van de bestaande prijsgroepen). Vervolgens kiest u via product> tabblad prijsgroepen de juiste prijsgroep en de bijbehorende marge, de marge moet ingesteld zijn in: Extra > producten > margeregels. Als u geen marge wilt gebruiken kunt u hier ook direct een verkoopprijs ingeven. Dan koppelt u de aangemaakte prijsgroep aan een klant via: Cliëntdata > tabblad korting > prijsgroep selecteren. Als er geen prijsgroep ingesteld is wordt de standaard prijs gehanteerd. 1.2.13 Tabblad Verkoop Wanneer u het tabblad Verkoop opent kunt u de omzet van het betreffende product in beeld krijgen (zie afbeelding 16. Verkoop). 15
Afbeelding 16: Verkoop Dit is bijvoorbeeld handig om te bepalen welke voorraadinstellingen er gedaan moeten worden en om te kijken of een bepaalde aanbieding van een leverancier aantrekkelijk is. Het bovenstaande venster komt in beeld, u klikt op 'omzet cliënt'. Vervolgens wordt er een verslag gemaakt (zie afbeelding 17. Verslag). Afbeelding 17: Tabblad verslag Dit verslag kan gebaseerd zijn op u door u ingestelde periode (per jaar, maand, week of dag). Het bedrag, aantal, atf (average transaction fee), atq (average transaction quantity), gemiddeld bedrag, kostprijs, marge of aantal facturen kunnen getoond worden. Wanneer u de einddatum instelt, kunt u de omzet over een specifieke periode bepalen. Het aantal kolommen kunt u instellen tot een maximum van 52. Rechts bovenin is een print-icoontje opgenomen, zodat u het verslag rechtstreeks kunt uitprinten. 16
1.3 COMBI-PRODUCTEN Het maken van een combi-product is uitermate geschikt wanneer er handelingen zijn, waarbij u iedere keer dezelfde producten gebruikt. Bijvoorbeeld bij een ovariohysterectomie, euthanasie, vaccinaties, keizersnede rund etc. Wanneer u combi-product toevoegen selecteert, kunt u een nieuw combi-product aanmaken. Er zal gevraagd worden om een naam te geven aan het combi-product en of de nul bedragen verborgen moeten worden. Verberg nul bedragen De producten, waar geen prijs voor wordt gerekend, komen niet op de factuur te staan. Deze producten komen wel op de patiëntkaart te staan en worden tevens meegenomen in de voorraad. In onderstaande voorbeeld is een combi-product 'vaccinatie kat' gemaakt (zie afbeelding 18. Combi product): Afbeelding 18: Combi product Er is gekozen voor 'verberg nul bedragen' omdat we bij dit combi-product willen dat alleen de gebruikte vaccinatie op de factuur komen te staan. Items standaard aanvinken Als u deze optie op ja zet wordt bij het gebruik van het combiproduct standaard alle regels in het combiproduct aangevinkt. Bij het ene combi-product is dit wenselijk, bijvoorbeeld bij een ovariohysterectomie kat. Bij sommige combiproducten is het handiger om standaard niets aangevinkt wil hebben, omdat er pas een keuze gemaakt wordt uit de regels op het moment van toevoegen van het combiproduct (bijvoorbeeld vaccinatie hond). Product Er zijn een aantal producten opgenomen. Wilt u een nieuw product aan het combi-product toevoegen, dan doet u dat door onderaan een product te selecteren en toe te voegen. Aantal Het aantal wat u hier ingeeft is standaard, maar kan altijd nog worden aangepast bij gebruik van het combiproduct. Prijs nul, wel voorraad De prijs van het bijbehorende product zal op nul gezet worden. Het product wordt wel in voorraadbeheer opgenomen. 17
Volgorde Dit is de volgorde, waarop de producten op de patiëntenkaart en de factuur komen te staan. Producten kunnen worden aangepast en worden verwijderd middels het rode kruis. Als u in het bovenste kader zaken als items standaard aanvinken aanpast dan slaat u dit op door in dat veld opslaan te kiezen. Als u klaar bent met het invoeren van de verschillende producten die in het combi product moeten zitten kunt u doorgaan met het volgende combi product invoeren. Opslaan naast de regels is dan niet meer nodig tenzij u per regel iets wilt wijzigen. 1.3.1 Toepassen combi-product Patiëntdossier > product > selecteer in scrol-lijst 'combiproducten' > selecteer combiproduct naar keuze De producten, die toegepast moeten worden, vinkt u aan (zie afbeelding 19. Toepassen combiproduct). Alles kan vervolgens naar wens worden aangepast. Nadat u dit heeft gedaan klikt u op toevoegen. Afbeelding 19: Toepassen combiproduct 18
1.4 OVERZICHT PRIJSGROEPEN Hier vind u het overzicht van de aangemaakte prijsgroepen. Een prijsgroep is een aparte prijsafspraak voor een geselecteerde groep klanten. Verdere informatie over het aanmaken en gebruiken van prijsgroepen vind u onder hoofdstuk 1.2.10 Tabblad Prijsgroepen. 1.5 OVERZICHT KORTING Hier wordt een overzicht gegeven welke cliënten er allemaal korting krijgen (zoals ingesteld bij: cliëntdata > tabblad: korting) en welke korting er wordt toegepast. 1.6 MARGEREGELS Een margeregel is in te stellen per product of per productgroep. Voor het toepassen van een margeregel op een productgroep gaat u naar: Extra > producten > productgroepen Voor het instellen van een margeregel per product: Extra > producten > producten (tabblad product) Een margeregel op product niveau krijgt altijd voorrang boven een regel op productgroep niveau. Als een margeregel is ingesteld voor een product of productgroep en u verandert de inkoopsprijs met de hand dan zal gevraagd worden of u de verkoopprijs wilt aanpassen op basis van deze regel. Als u ja kiest dan wordt de nieuwe prijs automatisch berekent. De prijs is daarna nog met de hand aan te passen. Margeregel aanmaken Via extra> producten> margeregels> klik op margeregel (zie afbeelding 20. Margeregel) Afbeelding 20: Margeregel 19
De minimumprijs, die ingesteld kan worden, is de prijs exclusief BTW. U kunt verder: Een vaste verhoging instellen. Bepalen hoe de bedragen worden afgerond. Bepalen of u de marge wilt baseren op de verkoopprijs of de kostprijs. Wanneer u percentuele verhoging wilt, dan kan dit bij de factor worden ingesteld (zie afbeelding 19. Margeregel). De factor kan niet negatief zijn. Deze verhoging kan variëren van bedrag tot bedrag. In onderstaande voorbeeld wordt de verhoging, naar mate het bedrag oploopt, steeds kleiner. 20
1.7 BIJWERKEN PRODUCTPRIJZEN Hier kunt u op eenvoudige wijze de prijzen (per productgroep) aanpassen. Door middel van het toepassen van filters kunt u uw selectie maken (zie afbeelding 21. Bijwerken productprijzen). Afbeelding 21: Bijwerken productprijzen Productgroep Selecteer een productgroep (als u een bepaalde productgroep wilt gebruiken) Prijslijst Selecteer een prijslijst (als u deze wilt gebruiken) Prijsverhoging Geef aan welke prijsverhoging u wilt toepassen. De prijsverhoging of margeregels kunt u terugvinden via: Extra > producten > margeregels Gebruik deze regel i.p.v. regel product / groep De vink gebruik deze regel i.p.v. regel product / groep kunt u aanzetten als u deze prijsverhoging (zie veld prijsverhoging) wilt gebruiken in plaats van de margeregels die al is ingesteld bij de productgroep of bij het product. Toon alleen matches 21
De vink toon alleen matches zet u aan, wanneer u alleen producten getoond wilt hebben uit de door u geselecteerde prijslijst. Toon geblokkeerde auto bijwerken De vink toon geblokkeerde auto bijwerken activeert u, wanneer u de producten in beeld wilt hebben, die geblokkeerd zijn voor het bijwerken van de prijs. Toon verkoopprijs incl. btw Met deze optie is het mogelijk om de lijst in- en exclusief btw te tonen. Let op! Voordat u hiermee aan de slag gaat adviseren wij de lijst uit te printen of op te slaan in Excel. Eenmaal gewijzigde prijzen zijn definitief. Door de lijsten uit te printen kunt u de oude prijzen nogmaals inzien. Uitleg overzicht (zie afbeelding 21. Bijwerken productprijzen). Er worden een aantal kolommen weergegeven. 1. In de eerste kolom is het mogelijk producten wel of niet te selecteren door ze aan te vinken. Alle producten die groen omkaderd zijn, zij producten die herkend worden als een product van de door gekozen prijslijst. Dit gebeurt op basis van bestelnummer. Van deze producten kan een (nieuwe) inkoopprijs bepaald worden. 2. De tweede kolom toont de naam van het product, zoals deze bij u in de praktijk bekend is. 3. De derde kolom geeft aan welke margeregel er gehanteerd wordt voor het bepalen van de verkoopprijs. 4. De vierde kolom geeft aan wat de huidige inkoopprijs is en wat deze volgens de geselecteerde prijslijst zou moeten zijn. 5. De vijfde kolom geeft aan welke factor er toegepast wordt. Dit betekent dat de inkoopprijs gedeeld wordt door de factor die hier is weergegeven. Over die uitkomst wordt vervolgens de verkoopprijs bepaald. 6. De zesde kolom geeft aan wat de huidige verkoopprijs is en wat deze zou moeten worden volgens de door u ingevoerde gegevens (prijslijst, margeregel en factor). 7. De zevende kolom laat middels kleurcodes zien in hoeverre de nieuwe verkoopprijs afwijkt van de oorspronkelijke verkoopprijs. Blauw is lager, geel is tussen 0 en 5 %, oranje is tussen 5 en 10 % en rood betekent dat de nieuwe pijs meer dan 10 % hoger is dan momenteel. Alle producten die in de eerste kolom geselecteerd zijn, kunnen handmatig worden aangepast. Wanneer u onderaan de pagina klikt op opslaan, worden alle geselecteerde items gemuteerd. 22
1.8 BIJWERKEN PRODUCTEN Het is mogelijk om meerdere producten te bewerken zonder ze één voor één te openen. Dit kan voor alle producten, voor een bepaalde productgroep of per product. In de scrollijst rechts bovenin kunt u op de volgende onderwerpen selecteren: barcode, eenheden, etiket, herinnering, leverancier, naam, prijzen, prijzen en eenheden, productgroepen, type geneesmiddel en webshop (zie afbeelding 22. Bijwerken producten Afbeelding 22: Bijwerken producten In onderstaande voorbeeld is gekozen voor de prijzen en eenheden van de productgroep: 'zalven, druppels, spray, huid'. Per product kunt u desgewenst aanpassingen doen, veranderingen worden opgeslagen, wanneer u de 'save' toets heeft geactiveerd. 1.9 WACHTTIJDEN Het is mogelijk om een tabel met wachttijden te genereren. Er kan gefilterd worden op diersoort, doeldier en/of op naam (zie afbeelding 23. Wachttijden) Afbeelding 23: Wachttijden 23
De wachttijden kunnen niet zelf worden ingevoerd of aangepast. Mocht de lijst niet compleet blijken, dan vragen wij u contact op te nemen met de helpdesk van Animana. 1.10 PRIJSLIJST Hier kunt een prijslijst genereren per productgroep of op naam van het product. Extra > Producten > Prijslijst 1.11 PRODUCTENINFO AANVULLEN Hier kunt u op eenvoudige wijze aanpassingen doen (in verpakkingsfactoren, verkoopeenheden, verpakkingseenheden, bestelfactoren, besteleenheden en barcodes) per productgroep of per product (zie afbeelding 24. Productinfo aanvullen). Afbeelding 24: Productinfo aanvullen U kunt kiezen voor een productgroep of zoeken op een specifiek product. Daarnaast heeft u de optie om gefactureerde producten per diersoort te zoeken. Bij gebruik van de prijslijst van AUV krijgt u een overzicht als onderstaand. In dit geval is gekozen voor de productgroep nsaid. Alle producten die groen omkaderd zijn, zijn producten die herkend worden als een product van de AUV prijslijst (op basis van barcode/bestelcode?). Als een velden rood omkaderd is geeft dat aan dat het niet overeenkomt met de informatie uit de AUV lijst. De optie producteninfo aanvullen is met name handig voor praktijken die die de productenlijst willen controleren i.v.m. met doorsturen naar externe organisaties. 24