Software Consultancy Projectmanagement Training Handleiding Employee Self Service ESS Module Uitgebracht door: Planbition B.V. Datum van uitgifte: 14 februari 2014 Referentie: Handleiding_ESS Versie: 1.3 Definitief Planbition BV Jonkerbosplein 52 6534 AB Nijmegen The Netherlands info@planbition.com www.planbition.com Tel.: +31 (024) 3529629 Fax: +31 (024) 3529666
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Inloggen... 4 2.1 wachtwoord vergeten... 4 3. Navigatie... 5 4. Dashboard... 5 5. Planning... 6 5.1 Mijn rooster... 6 5.1.1 Weergave wijzigen... 6 5.1.2 Door de tijd navigeren... 7 5.1.3 (Niet)Beschikbaarheidsblokken beheren... 7 5.1.4 Beschikbaarheid beheren... 9 5.1.5 Marktplaats... 11 5.2 Groepsrooster... 12 5.3 Aanvragen... 13 5.3.1 Aan- en afwezigheden... 15 5.3.1.1 Nieuwe aanvraag indienen... 15 5.3.1.2 Aanvraag wijzigen... 16 5.3.1.3 Aanvraag verwijderen... 17 5.3.2 Ruilen... 17 5.3.2.1 Nieuw ruilverzoek indienen... 17 5.3.2.2 ruilverzoek wijzigen... 19 5.3.2.3 ruilverzoek verwijderen... 20 5.3.2.4 ruilverzoek afhandelen... 20 6. Rapportage... 22 Copyright 2014 Planbition BV 2 / 23
1. Inleiding Deze handleiding is bedoeld ter ondersteuning van het gebruik van de Employee Self Service (ESS) van Planbition. De handleiding voorziet in de volgende onderwerpen: Dashboard Inzien rooster Beheren van beschikbaarheid Aanvragen Ruilen Marktplaats Rapporten genereren Planbition is zeer flexibel, waardoor sommige onderdelen binnen uw organisatie af kunnen wijken van de beschrijving in deze handleiding. Daarnaast heeft de functioneel beheerder de mogelijkheid om enkele gebruikers toegang te geven tot bepaalde onderdelen, derhalve kan het voorkomen dat u geen toegang heeft tot onderdelen zoals deze in de handleiding beschreven zijn. Indien u vragen heeft kunt u te allen tijde contact opnemen met onze support afdeling door middel van het sturen van een email naar support@planbition.com of per telefoon op nummer 024-3529629. Copyright 2014 Planbition BV 3 / 23
2. Inloggen U kunt inloggen in uw planning door in een webbrowser de URL te typen. De URL bestaat meestal uit http://uworganisatienaam.planbition.nl. Vraag uw functioneel beheerder voor het exacte adres. Figuur 1: Inlogscherm In het inlogscherm kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord, dat u van uw functioneel beheerder heeft ontvangen, invoeren. Als u op klikt worden de gegevens gecontroleerd. Indien u de juiste gegevens heeft ingevoerd wordt u automatisch doorgestuurd naar het dashboard (zie hoofdstuk 4 Dashboard ) van de Employee Self Service module. 2.1 wachtwoord vergeten Indien u uw wachtwoord vergeten bent kunt u op de link wachtwoord vergeten? klikken. Figuur 2: Wachtwoord vergeten In bovenstaande dialoog kunt u uw gebruikersnaam invoeren en uw emailadres waarmee u geregistreerd bent in Planbition. U ontvangt automatisch een email met uw wachtwoord. Copyright 2014 Planbition BV 4 / 23
3. Navigatie Linksboven het scherm vindt u de navigatiemogelijkheden. Hiermee kunt u te allen tijde navigeren naar het dashboard, de planning of rapporten genereren. Figuur 3: navigatie De exacte werking van de verschillende onderdelen vindt u verderop in deze handleiding. 4. Dashboard De onderdelen die op het dashboard getoond worden is afhankelijk van uw organisatie. De onderdelen van het dashboard bestaand uit zogenaamde tegels ( tiles ) die u verschillende informatie kunnen tonen. Figuur 4: Dashboard Copyright 2014 Planbition BV 5 / 23
5. Planning Het onderdeel planning bevat alle onderdelen die met uw planning te maken hebben. Afhankelijk van de door de functioneel beheerder gemaakte instellingen heeft u de keuze uit: - Mijn rooster - Groepsrooster o Medewerker o Dienst - Aanvragen 5.1 Mijn rooster Mijn rooster toont uw individuele planning. Nadat u mijn rooster heeft geopend wordt uw planning in een maandweergave weergegeven. Figure 5: Mijn rooster maandweergave Mijn rooster toont alle geplande diensten en aan- en afwezigheden met start- en eindtijd. 5.1.1 Weergave wijzigen Links boven uw planning kunt u de weergave wijzigen m.b.v. de buttons Dag, week en maand. figuur 6: Weergave wijzigen Copyright 2014 Planbition BV 6 / 23
figuur 7: Mijn rooster weekoverzicht 5.1.2 Door de tijd navigeren Rechts boven uw planning kunt u de geselecteerde periode die getoond wordt wijzigen. figuur 8: Navigatie door de tijd Met behulp van de pijltjes kunt u 1 periode vooruit of achteruit navigeren. De periode wordt bepaald door de weergave die u geactiveerd heeft. Dit betekent dat als u de weekweergave heeft geactiveerd en 1 periode vooruit navigeert, de volgende week wordt getoond. In het geval van de maandweergave is dat 1 maand. Als u op de kalender klikt wordt een kalender getoond waarmee u snel naar elke gewenste datum kunt navigeren. 5.1.3 (Niet)Beschikbaarheidsblokken beheren Als u geautoriseerd bent om uw beschikbaarheid op basis van beschikbaarheidsblokken te beheren wordt er aan de linkerkant van uw rooster een lijst met (niet)beschikbaarheden getoond waaruit u kunt kiezen. Copyright 2014 Planbition BV 7 / 23
figuur 9: Beschikbaarheid opgeven U kunt uw beschikbaarheid opgeven door met uw linkermuisknop op een beschikbaarheid in de lijst te klikken, de linkermuisknop ingedrukt houden en vervolgens de beschikbaarheid met uw muis naar de gewenste dag in uw rooster te slepen. Als u met uw muis boven de juiste dag hangt kunt u de linkermuisknop los laten en wordt de beschikbaarheid automatisch op het juiste tijdstip op de geselecteerde dag gepland. Als u een beschikbaarheid wilt verwijderen kunt u op het X symbool klikken dat linksonder in de beschikbaarheid wordt getoond: figuur 10: Beschikbaarheid verwijderen Copyright 2014 Planbition BV 8 / 23
5.1.4 Beschikbaarheid beheren Als u geautoriseerd bent om u beschikbaarheid zelf te beheren kunt u met uw rechtermuisknop op uw agenda klikken en de optie Beheer beschikbaarheid klikken: Als u voor Beheer beschikbaarheid heeft gekozen, wordt onderstaand scherm getoond: In bovenstaand scherm ziet u de door u opgegeven beschikbaarheid. Als u dubbelklikt op een reeds aanwezige beschikbaarheid kunt u deze bewerken. Als u op een dag/tijdstip dubbel klikt kunt u uw beschikbaarheid opgeven: Copyright 2014 Planbition BV 9 / 23
Met behulp van bovenstaand scherm kunt u: M.b.v. de optie Beschikbaarheid aangeven of u een wel of niet beschikbaarheid in wilt plannen; Een opmerking plaatsen bij de beschikbaarheid (optioneel) De dagen opgeven waarop de beschikbaarheid gepland moet worden De start- en einddatum opgeven. Hiermee kunt u dus bijvoorbeeld aangeven dat u de komende 8 weken niet beschikbaar bent op woensdag van 07:30-12:15 uur. De start- en eindtijd van de beschikbaarheid vastleggen. U kunt bij het opgeven van de datum/tijd velden op maken: klikken om een keuze per dag/uur te Als u een andere tijd wilt invoeren, kunt u deze ook in het datum/tijdveld typen. Nadat u op heeft geklikt wordt de door u opgegeven beschikbaarheid in uw rooster getoond: Copyright 2014 Planbition BV 10 / 23
5.1.5 Marktplaats Als u geautoriseerd bent om in te tekenen op diensten of zelf diensten in te plannen, dan wordt linksonder de optie Marktplaats zichtbaar: Figuur 15: Marktplaats Copyright 2014 Planbition BV 11 / 23
Als u op Marktplaats klikt verschijnt aan de linkerzijde een overzicht van de dagen waarop er diensten beschikbaar zijn. Alleen de diensten die binnen de periode vallen, die u in uw agenda ziet, worden getoond. Als u dus diensten wilt inplannen, die een maand verder in de tijd liggen, dan moet u naar die maand navigeren. U kunt de dagen openklikken door op het > symbool te klikken. Er wordt een lijst met mogelijk te plannen diensten getoond. Door op de dienst te klikken worden de details van de geselecteerde dienst getoond. U kunt een dienst plannen door met uw linkermuisknop op een dienst in de lijst te klikken, de linkermuisknop ingedrukt houden en vervolgens de dienst met uw muis naar het rooster te slepen. Het is niet nodig om de dienst naar de juiste dag te slepen. Als u de dienst op uw rooster sleept, dan wordt deze automatisch op de juiste dag en tijd in uw rooster gezet. 5.2 Groepsrooster Het groepsrooster geeft een overzicht van het rooster van alle medewerkers die binnen uw groep vallen. De definitie van uw groep is afhankelijk van de instellingen die de functioneel beheerder heeft gemaakt. Copyright 2014 Planbition BV 12 / 23
figuur 11: groepsrooster Aan de linkerzijde wordt de naam van de medewerker getoond en aan de rechterzijde wordt het rooster voor 1 week getoond. De werking van het navigeren door de tijd werkt op dezelfde wijze als in Mijn rooster. Zie hoofdstuk 5.1.2 Door de tijd navigeren. 5.3 Aanvragen Als u geautoriseerd bent door de functioneel beheerder kunt u met behulp van de menuoptie Aanvragen aan- en afwezigheden, zoals verlof, en ruilverzoeken indienen. Nadat u op de tegel Aanvragen sinds laatste bezoek of het menuitem Planning Aanvragen heeft geklikt verschijnt het aanvraagoverzicht: Copyright 2014 Planbition BV 13 / 23
figuur 12: aanvraagoverzicht Het aanvraagoverzicht toont alle aanvragen die u ingediend heeft of die aan u verzonden zijn inclusief de status. In de lijst kunt u een aanvraag selecteren, waarna onderin beeld de details van de geselecteerde aanvraag worden getoond. Tussen het indienen van een aanvraag en de uiteindelijke afhandeling kunnen meerdere stappen zijn. Links onderin het scherm wordt de workflow (=stappen) getoond en waar uw aanvraag zich in het proces bevindt. figuur 13: Workflow voortgang In bovenstaand voorbeeld heeft de planner de aanvraag afgehandeld, waarna de afdelingsmanager de uiteindelijke beslissing zal nemen. Pas als het laatste station gepasseerd is en iedereen de aanvraag goedgekeurd heeft wordt de aanvraag definitief in de planning verwerkt. U kunt op een stap in de workflow klikken en de details bekijken. In bovenstaand voorbeeld is de eerste stap van de Planner+ geselecteerd en wordt aan de rechterzijde de details van die gebruiker weergegeven: Copyright 2014 Planbition BV 14 / 23
figuur 14: workflow details 5.3.1 Aan- en afwezigheden 5.3.1.1 Nieuwe aanvraag indienen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een nieuwe aanvraag indienen door op de button Toevoegen te klikken en te kiezen voor de optie Aan-/Afwezigheid. Indien u de buttons niet ziet is uw menu ingeklapt. Klik dan op het V symbool rechtsbovenin uw scherm: Onderstaand scherm wordt getoond: Copyright 2014 Planbition BV 15 / 23
figuur 15: Aanvragen aan/afwezigheid In bovenstaande dialoog bent u verplicht om een aan-/afwezigheid te kiezen die u aan wilt vragen. Uit welke aan-/afwezigheden u kunt kiezen is afhankelijk van de instellingen die door uw functioneel beheerder zijn gemaakt. U dient een startdatum/tijd en een einddatum/tijd op te geven voor het tijdvak dat u wilt aanvragen. Als u de aanvraag voor één of meerdere hele dagen in wilt dienen kunt u de optie Gehele dag? selecteren. In het opmerkingenveld kunt u een opmerking plaatsen voor de persoon die de aanvraag zal afhandelen. Als u op klikt wordt de aanvraag gecontroleerd en als alles juist ingevoerd is wordt onderstaande melding getoond. Uw aanvraag is succesvol ingediend, maar is nog niet goedgekeurd. Nadat u op OK heeft geklikt verschijnt de aanvraag in het aanvraagoverzicht. 5.3.1.2 Aanvraag wijzigen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een bestaande aanvraag wijzigen door een aanvraag in de lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van de geselecteerde aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button Wijzigen te klikken wordt de geselecteerde aanvraag geopend en kunt u de wijziging doorvoeren. Een aanvraag kan alleen gewijzigd worden als de status ingediend is. Als u een aanvraag probeert te wijzigen die een andere status dan ingediend heeft verschijnt onderstaande melding. Als u de aanvraag toch wilt wijzigen neem dan contact op met uw planner. Copyright 2014 Planbition BV 16 / 23
5.3.1.3 Aanvraag verwijderen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een bestaande aanvraag verwijderen door een aanvraag in de lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van de geselecteerde aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button Verwijderen te klikken wordt de geselecteerde aanvraag verwijdert. Een aanvraag kan alleen verwijdert worden als de status ingediend is. Als u een aanvraag probeert te verwijderen die een andere status dan ingediend heeft verschijnt onderstaande melding. Als u de aanvraag toch wilt verwijderen neem dan contact op met uw planner. 5.3.2 Ruilen 5.3.2.1 Nieuw ruilverzoek indienen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een ruilverzoek indienen door op de button Toevoegen te klikken en te kiezen voor de optie Ruilen. Copyright 2014 Planbition BV 17 / 23
Indien u de buttons niet ziet is uw menu ingeklapt. Klik dan op het V symbool rechtsbovenin uw scherm: Onderstaand scherm wordt getoond: In het linker gedeelte van het scherm kunt u aangeven wat u wilt ruilen. U dient eerst de ruildatum op te geven waarop u wilt ruilen. Planbition selecteert automatisch de dienst die op de geselecteerde dag gepland is en toont de details. Indien er geen dienst gepland is wordt er vrije dag getoond waardoor u uw vrije dag kunt ruilen met een collega die wel een dienst heeft. In het rechter gedeelte kunt u aangeven met welke datum u wilt ruilen. Nadat de ruilen met datum is ingevuld kunt u een keuze maken met wie u wilt ruilen. U ziet zowel de naam van uw collega als wat er gepland is. Als u een keuze heeft gemaakt worden de details van de keuze getoond. U heeft de mogelijkheid om in het opmerkingenveld een opmerking te plaatsen die getoond zal worden aan de persoon waar u het verzoek naar toe stuurt. Als u op klikt wordt de aanvraag gecontroleerd en als alles juist ingevoerd is wordt onderstaande melding getoond. Copyright 2014 Planbition BV 18 / 23
Een ruilverzoek kan niet alleen ingediend worden vanuit het aanvraagoverzicht, maar ook vanuit Mijn rooster en groepsrooster. Indien u in één van de twee roosterschermen staat kunt u met behulp van de rechtermuisknop het menu oproepen en kiezen voor de optie ruilen: De wijze waarop een ruiling aangevraagd wordt is identiek aan het indienen van een nieuw ruilverzoek vanuit het aanvraagoverzicht. 5.3.2.2 ruilverzoek wijzigen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een ruilverzoek wijzigen door een aanvraag in de lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van de geselecteerde aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button Wijzigen te klikken wordt het geselecteerde ruilverzoek geopend en kunt u de wijziging doorvoeren. Een ruilverzoek kan alleen gewijzigd worden als de status ingediend is. Als u een ruilverzoek probeert te wijzigen die een andere status dan ingediend heeft verschijnt onderstaande melding. Als u het ruilverzoek toch wilt wijzigen neem dan contact op met uw planner. Copyright 2014 Planbition BV 19 / 23
5.3.2.3 ruilverzoek verwijderen Als u in het aanvraagoverzicht bent kunt u een ruilverzoek verwijderen door een aanvraag in de lijst te selecteren door er met uw linkermuisknop op te klikken. De kleur van de geselecteerde aanvraag wijzigt in een blauwe kleur. Door op de button Verwijderen te klikken wordt het geselecteerde ruilverzoek verwijdert. Een ruilverzoek kan alleen verwijdert worden als de status ingediend is. Als u een ruilverzoek probeert te verwijderen die een andere status dan ingediend heeft verschijnt onderstaande melding. Als u het ruilverzoek toch wilt verwijderen neem dan contact op met uw planner. 5.3.2.4 ruilverzoek afhandelen Als een collega u een ruilverzoek heeft gestuurd verschijnt deze ook in het aanvragenoverzicht. Door middel van een dubbelklik kunt u de aanvraag openen en verschijnt onderstaand scherm; Copyright 2014 Planbition BV 20 / 23
U heeft de mogelijkheid om het verzoek goed- of af te keuren d.m.v. het icoon (goedkeuren) of (afkeuren). U wordt voor de zekerheid nogmaals gevraagd om het goed- of afkeuren te bevestigen: Nadat uw reactie opgeslagen is wordt de status van de aanvraag gewijzigd in In behandeling en wordt linksonder in beeld getoond wie de aanvraag nog af moet handelen: Copyright 2014 Planbition BV 21 / 23
Zodra de planner het verzoek heeft goedgekeurd wordt de ruiling ook daadwerkelijk in het rooster doorgevoerd en wijzigt de status van het ruilverzoek in Goedgekeurd. 6. Rapportage Met behulp van de menuoptie Rapportage heeft u de mogelijkheid om rapporten te genereren. Welke rapporten getoond worden is klantspecifiek. figuur 16: Rapport selecteren U kunt in het menu het gewenste rapport selecteren, waarna onderstaand scherm getoond wordt. Aan de linkerzijde kunnen parameters gevraagd worden die noodzakelijk zijn voor de juiste werking van het rapport. Geef bij de parameters de gewenste waarden op en klik op Submit. Een rapportvoorbeeld wordt gegenereerd: Copyright 2014 Planbition BV 22 / 23
figuur 17: Afdrukvoorbeeld Copyright 2014 Planbition BV 23 / 23