Instellen facturen versturen per e-mail Om facturen per e-mail te kunnen versturen zijn er enkele instellingen noodzakelijk. Onderstaand de stappen die u moet doorlopen. Instellen smtp server Instellen factuursoort per relatie of Instellen factuursoort totaal Instellen tekst e-mailbericht Werkt u met CASHWeb, dan is het instellen van de smtp-server niet nodig. Versturen van e-mails gebeurt via de smtp-server van CASH. Instellen smtp-server Om vanuit CASH e-mails te kunnen versturen is het noodzakelijk om in de CASH SETUP de naam van uw eigen mailserver (smtp-server) in te vullen. Volg stap 1 om vast te stellen hoe deze naam luidt. Is deze bekend, volg dan stap 2 om deze naam in de CASH SETUP in te vullen. Stap 1) Wat is de naam van mijn smtp-server? Waar is de naam van de smtp-server te vinden? In Outlook ga naar het tabblad Extra. Klik op Accounts Ga naar tabblad E-mail Copyright Cash software B.V. 2011 Pagina 1 van 8 Cash Helpdesk 070-3560570
Dubbelklik in de kolom Account op uw provider en kies hier voor tabblad Servers. De waarde achter 'Uitgaande e-mail [SMTP]' is de naam van uw smtp-server welke moet worden opgegeven in CASH. STAP 2) Instellen smtp-server in de CASH SETUP Start CASH met de gebruikerscode Setup. Copyright Cash software B.V. 2011 Pagina 2 van 8 Cash Helpdesk 070-3560570
Klik op OK Kies voor [Onderhoud][Instellen configuratie] Vul de naam van smtp-server en het E-mail adres in. Bevestig steeds met enter. Daarna 2x escape. Sluit CASH af. smtp-server is nu ingesteld! Copyright Cash software B.V. 2011 Pagina 3 van 8 Cash Helpdesk 070-3560570
Instellen smtp-server via een gebruiker: Klik op [Bestand][Instellingen], kies F4-Confg: Vul de rubrieken 'smtp-server' en 'E-mailadres' in. Sluit CASH af en start CASH weer op om de wijzigingen door te voeren. Copyright Cash software B.V. 2011 Pagina 4 van 8 Cash Helpdesk 070-3560570
Instellen factuursoort per relatie Om een factuur per e-mail te kunnen versturen moet bij de relatie een e-mailadres zijn opgegeven. Tevens moet aangegeven worden dat de factuur per e-mail verzonden moet worden. U gaat naar [Relaties] en kiest de relatie. Hier vult u bij het veld e-mailadres het e-mailadres van de relatie in. Vervolgens kiest u voor F7-Extra. Hier moet u bij factuursoort kiezen voor 'E-PDF'. Copyright Cash software B.V. 2011 Pagina 5 van 8 Cash Helpdesk 070-3560570
Instellen factuursoort totaal Bij relaties waar al een e-mailadres is ingevuld kan automatisch de factuursoort op E-PDF worden ingesteld. Ga hiervoor naar [Facturering] [Diversen][Controle e-mailadressen]. Door te kiezen voor 'J' wordt bij alle relaties met een correct e-mailadres de rubriek Factuursoort naar 'E-PDF' gezet. Als gevolg hiervan wordt de factuur voortaan per e-mail (PDF) verzonden. Let op: Onder correcte e-mailadressen wordt verstaan volgens de syntax (naam@domeinnaam.nl). Er kan niet worden gecontroleerd of het e-mailadres ook daadwerkelijk bestaat. Facturen die worden verzonden naar nietbestaande e-mailadressen worden op de gebruikelijk manier als 'onbestelbaar' geretourneerd. Copyright Cash software B.V. 2011 Pagina 6 van 8 Cash Helpdesk 070-3560570
Instellen tekst factuurbericht Met de functie 'Instellen tekst factuurbericht' kan een teks worden opgegeven die wordt geplaatst in het begeleidende bericht bij een e-mail factuur. De tekst is van toepassing bij relaties zonder taalcode. Tevens kan hier een Cc en/of een Bcc e-mailadres opgegeven worden. Teksten voor relaties met een taalcode kunnen apart worden vastgelegd. Voor het instellen van de tekst gaat u naar [Facturering][Instellingen] [Parameters algemeen]. Kies voor F3-Tekst. Hier kunt u een tekst opgeven van maximaal 4.000 tekens lang. Ook een Cc en/of Bcc e-mailadres kunt u hier opgeven. Ten slotte kunt u hier opgeven of een Adobe tekst opgegeven wordt. Wilt u de teksten ook in een andere taal, dan kiest u bij [Facturering] [Instellingen][Parameters algemeen] voor F4-Taal. Hier kunt u een taalcode invoeren en de tekst in een andere taal opstellen. Ook kan hier een Cc en/of Bcc e-mailadres worden opgeven. Copyright Cash software B.V. 2011 Pagina 7 van 8 Cash Helpdesk 070-3560570
Tot slot: Bij het factureren per relatie kan bij het afdrukken afgeweken worden van de standaard bij deze relatie. De keuze is e-mail of printen. Bij een factuurrun wordt er gekeken of de relatie een e-mailadres heeft. Zo ja, dan wordt de factuur per e-mail verstuurt. Heeft de relatie geen e- mailadres, dan wordt de factuur geprint. Is er ingesteld dat er een kopie geprint moet worden, dan wordt er één geprint en één per e-mail verstuurt. Copyright Cash software B.V. 2011 Pagina 8 van 8 Cash Helpdesk 070-3560570