Beschrijving webmail Enterprise Hosting In dit document is beschreven hoe e-mail accounts te beheren zijn via Enterprise Hosting webmail. Webmail is een manier om gebruik te maken van e-mail functionaliteit via een browser, zoals Internet Explorer. Overal ter wereld is webmail te bereiken en te gebruiken mits er een interverbinding en browser aanwezig zijn. Enterprise Hosting biedt webmail aan naast de bekende methode waarbij e-mail wordt ontvangen in een e-mailprogramma zoals Outlook. Via de webmail pagina s is het ook mogelijk om de instellingen van het e-mail account te wijzigen. Indien een gebruiker daartoe geautoriseerd is kan hij of zij ook gebruikers, aliassen en algemene instellingen van het domein onderhouden. Gebruikers met deze rechten worden beheerders van het domein genoemd. Om een gebruiker te markeren als beheerder dient u een per e-mail verzoek in te dienen bij Enterprise Hosting. Alle functies die in deze handleiding worden beschreven zijn alleen via de webmail pagina s te bereiken; ze zijn dus niet beschikbaar via uw lokale e-mail programma zoals Outlook of Outlook Expres. Gebruikers Enterprise Hosting webmail is te bereiken via het internet adres: http://mail2.enterprisehosting.nl. U logt in met dezelfde gegevens (e-mail adres en wachtwoord) die u voor uw lokale e-mail pakket gebruikt. Na het doorlopen van de inlogprocedure komt u in het hoofdscherm van webmail. Zie onderstaande afbeelding.
Met dit scherm als uitgangspunt zijn er een aantal zaken te onderhouden aan uw e-mail account. Klik op Instellingen rechtsboven in het scherm. Er rolt een menu uit zoals weergegeven in volgende afbeelding. De acties die uit te voeren zijn vanuit dit menu worden waar dit zinvol is achtereenvolgens beschreven. Een aantal opties wijzen namelijk zichzelf. Mijn opties: - Instellingen o Mail Verstuur Opties De optie Bewaar uitgaande mail in Verzonden Items map geeft de mogelijkheid om verzonden e-mail op te slaan in een map Verzonden Items. In verband met de ruimte die de verzonden bestanden op de server innemen wordt via webmail verzonden e-mail alleen opgeslagen als hier specifiek voor wordt gekozen. Wanneer wordt ingesteld dat e-mail na verzending moet worden opgeslagen wordt het eerst volgende verzonden e-mail bericht opgeslagen in de map Verzonden Items. Deze map wordt automatisch aangemaakt na verzending van de e-mail. Zie onderstaande afbeelding.
o Bericht Weergave Opties o Verwijder Opties De optie Bij Verwijderen van berichten geeft de mogelijkheid om verwijderde e-mail op te slaan in een map Verwijderde Items. In verband met de ruimte die de verwijderde bestanden op de server innemen wordt verwijderde e-mail alleen opgeslagen als hier specifiek voor wordt gekozen. Wanneer wordt ingesteld dat e-mail na verwijdering moet worden opgeslagen wordt het eerstvolgende verwijderde e-mail bericht opgeslagen in de map Verwijderde Items. Deze map wordt automatisch aangemaakt na verwijdering van de e-mail. o Mijn Handtekening (wordt verderop behandelt) o Mijn Doorstuur Adres (wordt verderop behandelt) o Mijn Afwezigheids Bericht (wordt verderop behandelt) - Gebruikers Info Via deze optie zijn de gegevens van de gebruiker te wijzigen. De waardes van de velden voornaam en achternaam worden zichtbaar als afzender voor de ontvanger van uw e-mail. - Handtekening Via deze optie is een tekst in te geven die onder elke e-mail komt te staan. Dit is te gebruiken voor het standaard toevoegen van contactgegevens of een disclaimer. Bij het aanmaken van een nieuwe e-mail staat deze tekst altijd in het bericht venster. - Mappen Mappen kunnen worden gebruikt om e-mail berichten overzichtelijker op te slaan of beter te organiseren. Hierdoor is structuur aan te brengen in de e-mail. Mappen die worden aangemaakt zijn te zien in het linker gedeelte van het beginscherm. Past u op dat per gebruiker een maximum hoeveelheid schijfruimte beschikbaar is. Deze ruimte kan vollopen wanneer u e-mail gaat opslaan in mappen. Indien u meer schijfruimte nodig heeft kunt u
contact opneme n met Enterprise Hosting. Aan uitbreiding van schijfruimte zijn (beperkte) kosten verbonden. - Filters Berichten kunnen worden gefilterd op kenmerken. Als een bericht aan opgegeven kenmerken voldoet kan er een actie uitgevoerd worden. Bijvoorbeeld om e-mail van een bepaalde afzender altijd direct naar een speciale map te verplaatsen. Er kan worden gefilterd op verschillende kenmerken (woorden in het de onderwerpregel, de afzender, de ontvanger, woorden in de headertekst en de inhoud van het bericht). Vervolgens kan er een actie gekozen worden die moet volgen (verwijderen, doorsturen, een kopie sturen, verplaatsen naar een map of terugsturen naar de afzender). Deze functie is te vergelijken met het instellen van regels in Microsoft Outlook. - Contactpersonen In deze functie kunt u alleen e-mail adressen onderhouden, geen verdere contactgegevens. - Automatisch Doorsturen In deze functie kan een e-mail adres worden ingesteld waar alle e-mail direct naartoe wordt doorgestuurd. De e-mail wordt dan niet meer ontvangen in de mailbox van de geadresseerde. - Automatische Beantwoorder Hier is een standaard boodschap in te geven die altijd als reactie op een ontvangen e-mail wordt gestuurd. Daarnaast kan een e-mail adres worden ingegeven waar naartoe de binnengekomen e-mails worden doorgestuurd. Wanneer er voor wordt gekozen om de e-mail door te sturen wordt deze niet meer ontvangen door de geadresseerde. De e-mail wordt direct doorgestuurd. Kies in webmail voor Instellingen en vervolgens voor Automatische Beantwoorder. In de verschijnende pop-up is een uitgebreide beschrijving beschikbaar van de functie. - Afwezigheidsbericht Via deze functie is een afwezigheidbericht in te voeren wat als reactie op elke ontvangen e- mail wordt terug gestuurd. In een afwezigheidbericht kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat in verband met vakantie de e-mail van de geadresseerde niet wordt gelezen en wie bij spoedgevallen wel te bereiken is. Iedere verzender krijgt slechts éénmaal het bericht tijdens uw afwezigheid. Totdat het bericht weer wordt verwijderd krijgen alle e-mail die wordt ontvangen automatisch een reactie zoals deze ingesteld is. Deze functie is te vergelijken met Automatische Beantwoorder. Let op: wanneer u via de Automatische Beantwoorder instelt, bijvoorbeeld dat u een bericht terugstuurt dat de ontvangen e-mail in behandeling is genomen en daarbij ook een Afwezigheidbericht heeft ingesteld in verband met een vakantie, dan worden beide e-mails verstuurd naar de verzender. - Wachtwoord Via deze functie is uw wachtwoord te wijzigen. Het oude wachtwoord moet eenmaal worden ingegeven en het nieuwe wachtwoord tweemaal. Let op: wanneer het wachtwoord hier gewijzigd wordt dient deze wijziging ook doorgevoerd te worden in de account gegevens die zijn ingesteld in een e-mail programma zoals Outlook of Outlook Express. - Help Onderwerpen Van alle mogelijkheden van Enterprise Hosting webmail is een Engelstalige handleiding beschikbaar. Deze handleiding is te bereiken via Help Onderwerpen.
Beheerders Enterprise Hosting webmail is te bereiken via het internet adres: http://mail2.enterprisehosting.nl. Na het doorlopen van de inlogprocedure komt u in het hoofdscherm van webmail. De te bespreken functies zijn te bereiken via het Instellingen menu. Zie onderstaande afbeelding. Via dit menu zijn bij beheerder dezelfde functies beschikbaar als bij normale gebruikers. Daarnaast zijn in het rood geaccentueerde gedeelte nog een drietal extra functies beschikbaar. Deze functies worden toegelicht in onderstaande beschrijving.
- Gebruikersbeheer Het beginscherm van de functie gebruikersbeheer ziet er als volgt uit: In de linker witte kolom wordt een overzicht gegeven van de gebruikers die aangemaakt zijn onder de domeinnaam voorbeeld.nl. Gebruiker beheerder is nu ingelogd en is door Enterprise Hosting voorzien van de rechten die een beheerder heeft. Gebruiker gebruiker is aangemaakt als eerste gebruiker. Beide gebruikers hebben een e-mail account met het e-mail adres gebruikersnaam@voorbeeld.nl in dit voorbeeld zijn de e-mail adressen respectievelijk beheerder@voorbeeld.nl en gebruiker@voorbeeld.nl.
In dit venster zijn de volgende functies aan te roepen: o Toevoegen Door te klikken op toevoegen is een nieuwe gebruiker toe te voegen. Het volgende venster verschijnt: Door de gewenste gegevens van de nieuwe gebruiker in te vullen en op te slaan wordt er een nieuwe gebruiker aangemaakt. Bij het overschrijven van het maximaal aantal accounts wordt bij het aanmaken een algemene foutmelding gegeven. Deze foutmelding ziet er als volgt uit: Het aantal accounts kunt u per vijf stuks uitbreiden. Neemt u hiervoor, indien gewenst, contact op met Enterprise Hosting
Bij het aanmaken van een nieuw account verschijnt het onderstaande scherm. In dit scherm zijn de velden gebruikersnaam, wachtwoord en bevestig wachtwoord vereist om een gebruiker aan te maken. Het is van belang om ook voornaam en achternaam in te vullen, zodat de afzender bij e-mail van de nieuwe gebruiker wordt gevuld. o Afbeelden Per geselecteerde account wordt hier weergegeven wat de eigenschappen zijn van het account. Via deze keuze zijn geen wijzigingen aan te brengen.
o Wijzig Gebruikers Account Een zelfde overzicht als bij afbeelden maar dan met mogelijkheden tot wijzigen van de eigenschappen van het account. o Wachtwoord Wijzigen Met deze optie kan het wachtwoord van het account gewijzigd worden. Het oude wachtwoord van het account wordt hiermee overschreven. Dit wachtwoord is zowel voor de webmail als voor de pop-mail en dient ook bij de accountgegevens in (bijvoorbeeld) Outlook Express gewijzigd te worden o Verwijder Met deze optie worden complete accounts verwijderd. Het verwijderen van een account is definitief en kan niet worden teruggedraaid. Alle e-mail (Postvak IN, Verzonden Items, Verwijderde Items e.d. in webmail) en alle andere instellingen worden verwijderd. o Status van Accounts Via deze optie is onder andere te zien welke gebruikers zijn aangemeld en wanneer voor de laatste keer is aangemeld bij webmail van Enterprise Hosting. Daarnaast is te zien hoeveel ruimte er in gebruik is per account. o Gebruikers Statistieken Deze optie laat een overzicht zien van activiteiten per gebruiker. Onder andere de hoeveelheid bytes die zijn verzonden en ontvangen, aantal aanvragen en aantal verstuurde berichten.
- Alias Beheer o Toevoegen Met deze optie is een alias toe te voegen aan een e-mail account. De naam van de alias is het nieuwe e-mail adres dat gemaakt wordt. Als accountnaam gebruiker aangemaakt is op domeinnaam voorbeeld.nl, dan heeft deze automatisch het eerste e-mail adres: gebruiker@voorbeeld.nl. Door een nieuwe alias aan te maken met de naam gebruiker2 en die de bestemming gebruiker te geven wordt het e-mail adres: gebruiker2@voorbeeld.nl gekoppeld aan het account gebruiker. E-mail aan gebruiker@voorbeeld.nl en gebruiker2@voorbeeld.nl komen in dezelfde e-mail box terecht. Meer informatie over de mogelijkheden van aliassen is na te lezen in Enterprise Hosting webmail via Instellingen Alias Beheer Toevoegen. o Afbeelden Deze optie geeft de mogelijkheid om per alias te controleren welk account als bestemming is opgeven en wat voor type de alias heeft. Via deze optie zijn er geen wijzigingen aan te brengen. o Wijzig Deze optie is vergelijkbaar met Afbeelden. Het verschil is dat hier ook daadwerkelijk wijzigingen aan de alias doorgevoerd kunnen worden. o Verwijder Met deze optie wordt de geselecteerde alias verwijderd. De mailbox waaraan de alias gekoppeld is wordt niet verwijderd. - Domein Regels o Via deze optie kunnen filters worden ingesteld op basis van het onderwerp, de afzender, de ontvanger, header en inhoud van e-mail berichten. Er kan bijvoorbeeld gefilterd worden op e-mail berichten van een bepaalde afzender. Domein Regels die hier worden ingesteld hebben effect op alle accounts van het domein. Deze functie is te vergelijken met het instellen van regels in Microsoft Outlook.