Training Module Amadeus E-Ticketing Amadeus Benelux
ii 2005 Amadeus NMC All Rights Reserved. Edition 1.1 Published by: NMC Benelux Oppaallaan 1200 2132 LN Hoofddorp August 2005
iii Inhoudsopgave E-ticketing...4 E-ticketing indicator...6 Availability...6 PNR...6 Printen van een E-ticket...7 TTP Opties...10 Form of Identity (FOID)...10 Opvragen van een ET Record...11 TWD Opties...14 Revalideren van een E-ticket...14 Reissue van een E-ticket...17 Reissue E-ticket stap voor stap...17 Refund E-ticket...21 Voiden van een E-ticket...22
4 E-TICKETING HE ETKT Electronic Ticketing (e-ticketing) geeft je de mogelijkheid om vluchten te verkopen zonder dat er geprinte tickets worden uitgegeven. Het geeft de passagier de mogelijkheid om in te checken zonder een geprint ticket. Een electronic ticket (e-ticket of ET) betekent dat de papieren coupons zijn vervangen door een ET record dat is opgeslagen in het Amadeus e-ticketing systeem of in de e-ticket server van de luchtvaartmaatschappij zelf. Alleen de vluchtcoupons worden electronisch opgeslagen; om administratieve redenen wordt er een papieren agentencoupon geprint. In Amadeus is het mogelijk om een bestaand ET record aan te passen en te annuleren, zelfs als het ET record in het ticketing systeem van de luchtvaartmaatschappij is opgeslagen. Om een e-ticket uit te geven dien je de volgende regels in acht te nemen: Er dient een PNR actief te zijn De vluchtsegmenten in de boeking staan e-ticketing toe De validating carrier moet e-ticketing toestaan De record locator van de luchtvaartmaatschappij is aanwezig voor alle vluchten die uitgegeven moeten worden. Het is niet mogelijk om e-tickets uit te geven in TY mode Om een lijst op te vragen met luchtvaartmaatschappijen die e-ticketing toestaan in Nederland, enter: Antwoord systeem: TGETD-NL
5 Om informatie op te vragen over specifieke regels en voorwaarden voor e- ticketing per luchtvaartmaatschappij per land, enter: Antwoord systeem: HE ETT Om informatie op te vragen voor een specifieke luchtvaartmaatschappij, enter HE ETT gevolgd door de 2-letter code. Bijvoorbeeld: Antwoord systeem: HE ETT TP Kies nu voor de juiste landcode, NL (MS64)
6 E-ticketing indicator Availability Indien de letter E verschijnt voor het aantal stops op de vlucht betekent dit dat er een e-ticket kan worden afgegeven indien deze maatschappij E-ticketing voor Nederland toestaat. Bijvoorbeeld: Note: Dit is een algemene indicator. Om een e-ticket uit te kunnen geven dient de luchtvaartmaatschappij e-ticketing in NL toe te staan (zie HEETT en TGETD-NL) PNR Nadat de vlucht is geboekt verschijnt er een E in de PNR achter het vluchtsegment dat voor e-ticketing in aanmerking komt. Voorbeeld: Note: Dit is een algemene indicator. Om een e-ticket uit te kunnen geven dient de luchtvaartmaatschappij e-ticketing in NL toe te staan (zie HEETT, TGETD- NL)
7 Printen van een E-ticket Om een ticket uit te geven dient de PNR actief op het scherm te staan. Onderstaand voorbeeld laat een PNR zien die voor e-ticketing in aanmerking komt (ET indicator): Om een e-ticket uit te geven, enter TTP Na het geven van de TTP entry stuurt het systeem een bericht met de vluchtcoupons naar de luchtvaartmaatschappij. Als de luchtvaartmaatschappij de ET aanvraag accepteert wordt de informatie opgeslagen in het Amadeus e- ticketing systeem of in het ticketing systeem van de luchtvaartmaatschappij als een ET record. Indien de maatschappij geen E-ticketing toestaat wordt er automatisch een papieren ticket uitgegeven. Je ontvangt de volgende melding van het systeem:
8 Als de luchtvaartmaatschappij niet binnen 30 seconden reageert op de e-ticket aanvraag annuleert het systeem de e-ticket aanvraag en geeft de volgende foutmelding: >TTP ELECTRONIC TICKET ABORTED - RESUBMIT REQUEST Als de e-ticket aanvraag niet wordt geaccepteerd door de luchtvaartmaatschappij geeft het systeem een foutmelding. Bijvoorbeeld: >TTP BA: UNABLE TO PROCESS ETICKET ERROR CODE 132 Als de e-ticket aanvraag mislukt omdat niet aan alle voorwaarden wordt voldaan, bijvoorbeeld als de segmenten in de PNR geen e-ticketing indicator hebben, geeft het systeem de volgende foutmelding: >TTP ETKT DISALLOWED NEED ET INDICATOR Als de luchtvaartmaatschappij e-ticketing niet toestaat in Nederland dan geeft het systeem de volgende foutmelding: >TTP AIRLINE PROHIBITS E-TICKET
9 Wanneer een e-ticket aanvraag succesvol is verlopen worden de volgende elementen in de PNR aangepast: Element TK FA FB Aanpassing Hetzelfde als een papieren ticket, plus de e-ticket indicator (ETXX, XX is de 2-letter code van de luchtvaartmaatschappij). Hetzelfde als een papieren ticket, plus de e-ticket indicator (ETXX, XX is de 2-letter code van de luchtvaartmaatschappij). Nadat een e-ticket is uitgegeven is het niet meer mogelijk om het FA element te annuleren. Dit is nodig om de PNR gelijk e laten lopen met het ET record. Hetzelfde als een papieren ticket: het AIR sequence nummer en de passagiers en segment associatie. Voorbeeld: Note: Bij de TTP entry gaat het systeem eerst checken of een E-ticket is toegestaan voor de carrier / route. Indien dit niet het geval is wordt er automatisch een paper ticket geprint.
10 TTP Opties De volgende opties kunnen worden toegevoegd aan de TTP entry: Entry TTP/ET TTP/T1 TTP/S3-4 TTP/P1-2 Uitleg Uitgeven van een e-ticket indien dit voor het reisbureau niet standaard is. Uitgeven van een e-ticket voor een specifieke TST. Een e-ticket kan alleen voor 1 TST worden uitgegeven; deze optie wordt gebruikt als de PNR meer dan 1 TST bevat. Uitgeven van een e-ticket voor specifieke vlucht segmenten. Uitgeven van een e-ticket voor specifieke passagiers. Form of Identity (FOID) HE FOID Bij de sommige luchtvaartmaatschappijen is het verplicht om een form of identity in te voeren (identiteitsbewijs). Afhankelijk van de luchtvaartmaatschappij kan hier bijvoorbeeld een paspoort, frequent flyer kaart of rijbewijs voor worden gebruikt. Om een paspoortnummer in te voeren, enter: SRFOID XX HK/-PP342X SR FOID XX HK /-PP342X Transactie indicator Form of Identity 2-lettercode luchtvaartmaatschappij Bevestigd Slash, gevolgd door het paspoort nummer FOID Codes CC FF PP DL NI Uitleg Creditcard Frequent Flyer nummer Paspoort Drivers Licence Nationale Identiteitskaart
11 Opvragen van een ET Record Het ET record kan altijd worden opgevraagd, zelfs als deze is opgeslagen in het ticketing systeem van de luchtvaartmaatschappij. Hieronder staat een voorbeeld van een PNR waarvoor een e-ticket is uitgegeven; Amadeus stuurt de volgende informatie uit de PNR en de TST naar het e-ticketing systeem: Het e-ticket nummer (uit het FA element) De naam van de passagier De vluchtsegmenten (uit de itinerary) Het tarief, taxes en totaal tarief (uit de TST) Frequent flyer informatie (indien van toepassing)
12 Om het e-ticket op te vragen als er slechts 1 FA element in de PNR staat, enter: Antwoord systeem: TWD De volgende tabel geeft een uitleg van de eerste regel van het ET record: Component TKT-1259600001175 RCI- 1A LOC-YHGRF9 Explanation E-ticket nummer Confirmatie nummer (indien is teruggestuurd door het e-ticketing systeem) Record locator De volgende tabel geeft een uitleg van de tweede regel van het ET record: Component OD-AMSAMS SI-SITI FCMI-0 POI-AMS DOI-28DEC04 IOI-00294114 Explanation Origin en destination Sales indicator Fare calculation mode indicator Plaats van uitgifte Datum van uitgifte IATA nummer van het kantoor dat het e-ticket heeft uitgegeven
13 Hieronder staat het reisschema inclusief de naam van de passagier, vluchtsegmenten en de status van elk segment: Onderstaande tabel geeft de verschillende status codes aan van een segment in een ET record: Status Verklaring Status Verklaring A Airport control C Checked in E Exchanged/Reissued * F Flown/Used * I Irregular operation L Lifted/Boarded O Open for use P Printed R Refunded * S Suspended V Voided * * Dit zijn definitieve status codes, het is niet mogelijk om deze te wijzigen Hieronder staat de tariefsinformatie, inclusief tarief, taxes, totaal tarief, fare calculation en form of payment:
14 TWD Opties Entry TWD/L8 TWD/TKT220-6206121423 TWDRT Verklaring Opvragen van het ET record voor een specifiek FA element (FA op regelnummer 8) vanuit een PNR Opvragen van specifiek ET record aan de hand van het E-ticket nummer Opvragen van een nog actief ET record Note: Een ET record blijft 60 minuten actief of totdat je een nieuw ET record hebt opvraagd TWD/O* Opvragen van het originele ticket vanuit ge-reissued e- ticket record RT*E Opvragen van een PNR vanuit een ET record Revalideren van een E-ticket Een e-ticket kan gerevalideerd worden na een verandering in de itinerary van een PNR. Om na te gaan of een bepaalde luchtvaartmaatschappij revalidatie op e- tickets toestaat dien je de help pagina s te raadplegen (HE ETT). In Amadeus is revalidatie mogelijk na de volgende verandering(en) zolang het tarief ongewijzigd blijft en de couponstatus O is (open): Verandering van vluchtnummer Verandering van klasse Verandering van vlucht datum of tijd Verandering van luchthaven (binnen dezelfde stad) Onderstaand voorbeeld laat een PNR zien waarvoor een e-ticket is uitgegeven De terugvlucht datum is gewijzigd en opnieuw geboekt:
15 Voordat het e-ticket kan worden gerevalideerd dien je het ET record op te vragen met de TWD entry. Om het e-ticket te revalideren moet de ETRV optie gebruikt worden in de TTP entry: TTP/ETRV/L6/S3/E2 TTP Transactie code /ETRV Slash gevolgd door de e-ticket revalidatie optie /L6 Slash gevolgd door de letter L en het regelnummer van het FA element in de PNR /S3 Slash gevolgd door de letter S en het regelnummer van het gewijzigde segment /E2 Slash gevolgd door de letter E en het nummer van de originele coupon in het ET record. Het couponnummer(s) bij de /E optie moet corresponderen met de segmenten in de /S optie.
16 Antwoord systeem: Er wordt een nieuw FA element toegevoegd aan de PNR met hetzelfde ticketnummer als het originele e-ticket:
17 Reissue van een E-ticket Voor het in exchange uitgeven van e-tickets zijn er de volgende mogelijkheden: e-ticket naar e-ticket e-ticket naar papieren ticket De volgende regels zijn van toepassing bij een Reissue van een e-ticket: Je hebt de E coupon indicator, couponnummer en check digit van het originele document en voor alle exchange documenten. Het coupon nummer dat aangegeven moet worden is de eerste ongebruikte coupon met status O (open for use). Een e-ticket (of papieren ticket ) dat is uitgegeven in exchange voor een e- ticket kan niet gevoid worden. Voor een conjunction e-ticket dient het eerste ticketnummer ingevoerd te worden. Het laatste ticketnummer is niet verplicht aangezien deze door het systeem automatisch wordt berekend Reissue E-ticket stap voor stap Stap 1: Aanpassen van de TST Om de TST aan te wijzigen voor een reissue, enter: TTI/EXCH Check de not valid after data. Voor verdere wijziging van de TST kan je de gegevens in hoofdstuk 23 aanhouden (papieren exchange ticket) Stap 2: Oude en nieuwe Form of payment Om het FPO veld in te voeren met een bijbetaling (additional collection), enter: FPO/CCAX+/CASH FPO Transactie code /CCAX Originele form of payment + Plus /CASH Nieuwe form of payment Stap 3: Originele ticket nummer HE FO Indien het ticketnummer nog in de PNR staat in het FA of FHE element, enter: FO*
18 Indien er meerdere FA of FHE elementen in de PNR staan, enter: FO*L10 FO Transactie code * Wijzigt het FA of FHE element naar een FO L10 Regelnummer van het FA element Zodra de FO regel verschijnt kan je eventueel nog passagiers of segmenten associëren door met backspace je cursor aan het eind van de FO regel te zetten. Als alle informatie is toegevoegd druk je op <ENTER>. Note: De datum waarop het FO element wordt gemaakt wordt automatisch toegevoegd aan het FO element. Dit moet worden aangepast als het originele ticket op een andere datum is geprint. Note: De rest van de informatie wordt uit het Office ID gehaald. Indien het originele ticket door een ander reisbureau is uitgegeven dient deze informatie aangepast te worden in de FO regel. Indien je geen FA of FHE element in de PNR hebt staan moet je het FO element handmatig invoeren, enter: FO006-12345678901E1MIA20AUG00/00112233 FO Transactie code 006-1234567890 Originele e-ticket nummer 1 Check digit E1 ET coupon indicator (de letter E) gevolgd door het nummer van de eerste coupon met status O of A MIA20AUG00 Stad en datum van uitgifte van het originele ticket /00112233 Slash gevolgd door het IATA nummer van het reisbureau dat het originele ticket heeft uitgegeven Stap 4: Opvragen van het ET record Vraag het ET record op door middel van de TWD entry. Stap 5: Uitgifte ticket Geef het e-ticket uit met de entry: TTP/P1
19 Wanneer de E-ticketing Exchange goed verloopt verschijnt er in de boeking een nieuwe FA-regel met het nieuwe ticketnummer.
20 Het nieuwe ticketnummer heeft een open status (O) en het oude ticket heeft een E (exchanged) status in de TWD.
21 Refund E-ticket Je kan een refund aanvragen voor alle vluchtcoupons die status O (open for use) of A (airport control) hebben. Alle coupons die deze status hebben dienen gerestitueerd te worden. Het is niet mogelijk om individuele coupons te selecteren. Voordat je een refund kan aanvragen voor een e-ticket dien je het ET record op te vragen. Om een refund aan te vragen voor een e-ticket, enter: TWREF Wanneer je de entry TWREF invoert verandert de status code van de coupons naar R voor Refund. Note: Zodra je TWREF hebt ingetoetst kan je de refund niet meer ongedaan maken. De status code van het ET record kan niet meer worden verandert. Zelfs als je het ET record ignored blijft de status op refund staan. Het verdere refund proces verloopt hetzelfde als een refund van een papieren ticket.
22 Voiden van een E-ticket Het is mogelijk om een e-ticket te voiden op de dag van uitgifte. Voordat een e-ticket gevoid kan worden dient het ET record opgevraagd te worden door middel van de TWD entry. Voorbeeld ET record: Om een e-ticket te voiden, enter: Antwoord systeem: TWX Na de TWX entry stuurt Amadeus een void aanvraag naar de luchtvaartmaatschappij. Indien bovenstaande melding op het scherm komt is het e-ticket succesvol gevoid. De status van alle void coupons veranderen in het ET record naar V (Voided):
23 Het FA element voor het geannuleerde ET record wordt verwijdert en opgeslagen in de history van de PNR en vervangen door een nieuw FA element dat de status code EV bevat, dit geeft aan dat het e-ticket gevoid is. Voorbeeld: Note: Het ticket wordt ook als void geregistreerd op het Query Rapport. Note: Indien de void status niet is geregistreerd op het sales rapport is het mogelijk om met de volgende entry (vanuit de TWD) het ticket alsnog void te rapporteren: TWX/N