Foto s up- en downloaden naar en van foto.intranet.vub.ac.be Omdat delen een goed idee is, werkt de VUB sinds kort met een fotodatabank. Iedereen die nood heeft aan een foto van de campus, een student, een event of iets anders kan nu via intranet op dezelfde databank terecht. Het down- en uploaden van foto s van en naar deze databank verloopt als volgt. Inloggen 1. Surf naar http://foto.intranet.vub.ac.be en log in met je logingegevens. Nog geen logingegevens? 2. Indien je nog geen logingegevens hebt, kan je die aanvragen door op http://foto.intranet.vub.ac.be op Klik hier als u geen toegang hebt te klikken. Nadat je je naam (liefst je net-id), je e-mailadres en de antispamcode hebt ingevoerd, activeert een Marcommer je account idealiter alras (merk op dat dit niet automatisch gebeurt en je in het slechtste geval dus even moet wachten en in het allerslechtste geval even een mailtje moet sturen naar webmaster@vub.ac.be). 3. Omdat het je net toegewezen wachtwoord waarschijnlijk nogal complex is, kan je je wachtwoord aanpassen door rechtsboven op je gebruikersnaam (links van Afmelden en Contact ) te klikken. Of je logingegevens vergeten? 4. Wanneer je je wachtwoord alsnog vergeten bent, wijst het systeem je met plezier een nieuw wachtwoord toe wanneer je op het inlogscherm klikt op Klik hier als u uw wachtwoord bent vergeten. Dit nieuwe wachtwoord wordt naar het door jou opgegeven e-mailadres gestuurd. Foto s zoeken: wegwijs in collecties en thema s 5. Eens je bent ingelogd, klik je op Collecties. 6. Het gebruikte digital asset management -systeem (ResourceSpace) werkt volgens zogenaamde thema s en collecties. Wanneer je op collecties hebt geklikt (zie stap 5) zie je de verschillende voorgesorteerde collecties gegroepeerd volgens thema.
7. De enige bestaansreden van de thema s is het vergemakkelijken van het doorzoeken van de (helaas slecht geïndexeerde) foto s. Stel je bijvoorbeeld voor dat we voor een persbericht met betrekking tot het werk en/of leven van Jean Paul Van Bendegem op zoek zijn naar één van s mans mooie foto s die de fotodatabank rijk is. We kunnen via het Eenvoudig zoeken -veld rechts zoeken op bendegem en zullen inderdaad een drietal foto s vinden. We herinneren ons echter dat de meeste foto s in de databank slecht geïndexeerd zijn, werpen ook een blik op het thema Proffen, onderzoekers en medewerkers en vinden zo een hele collectie ( JeanPaulVanbendegem24062009 ) met niet minder dan 142 foto s om uit te kiezen terug. Wees niet verwonderd wanneer je via de zoekfunctie niet vindt wat je zoekt. Foto s downloaden: individuele foto s opvragen 8. Nadat je de mooiste foto hebt gevonden, klik je hierop. Nu heb je twee mogelijkheden: ofwel klik je op Request ofwel klik je op Voeg aan collectie toe. Wanneer je op Request klikt (let er hierbij op dat je steeds het originele bestand, met de hoogste resolutie, aanvraagt), kom je op een pagina waar je gevraagd wordt een reden voor de aanvraag op te geven en op Vraag materiaal op te klikken. Wanneer je dit doet, ontvang je kort hierna via mail een bevestiging van je aanvraag en kort hierna een mail met de downloadgegevens voor het bestand dat je zonet
hebt opgevraagd. Alle aanvragen worden steeds gecontroleerd door het e-team. Wanneer je aanvraag niet binnen een redelijke termijn wordt ingewilligd, stuur je best een mailtje naar webmaster@vub.ac.be. Foto s downloaden: persoonlijke collecties opvragen 9. In de plaats van deze ene foto direct aan te vragen, kan je ze ook aan een collectie toevoegen door op Voeg aan collectie toe te klikken. Naast de door het e-team aangemaakte en/of gevalideerde collecties (die gegroepeerd staan in thema s) kan je als individuele gebruiker ook zelf collecties creëren. Hierin kan je foto s voor bijvoorbeeld een specifiek project of foto s waarvan je weet dat je ze vaak nodig hebt bewaren en eenvoudig terugvinden. Je persoonlijke collecties vind je steeds onderaan de pagina terug. Met deze collecties kan je, in de wetenschap dat de originelen steeds veilig bewaard worden, doen wat je wil. Je kan foto s uit alle mogelijke thema s en bestaande collecties aan (één van) jouw collectie(s) toevoegen. Wanneer je zonder voorbereidend werk op voeg aan collectie toe begint te klikken, belanden al deze toegevoegde foto s in de collectie met de naam My Collection. 10. In de plaats van afzonderlijke materialen op te vragen, kan je nu, door in het grijze Mijn collecties -veld onderaan de pagina op Request all te klikken, alle bestanden uit één collectie in één keer aanvragen. Dit is behoorlijk handig.
Persoonlijke collecties beheren en bewerken 11. De persoonlijke collectie met de naam My Collection is de collectie waaraan standaard foto s worden toegevoegd, maar niet meteen de interessantste. Om een idee van de mogelijkheden te krijgen, klik je op Beheer mijn collecties in het Mijn collecties -veld en maak je een nieuwe collectie aan. 12. Om de foto s uit My Collection mee te nemen naar de net gecreëerde nieuwe collectie (je was bijvoorbeeld foto s beginnen verzamelen voordat je besefte dat het waarschijnlijk een goed idee was deze in een nieuwe collectie te groeperen), selecteer je in de pagina waarop je uitkomt nadat je een nieuwe collectie hebt gecreëerd in het veld Copy from collection My collection. 13. In de Beheer mijn collecties -pagina zie je nu dat je twee persoonlijke collecties hebt en dat de net gecreëerde collectie even veel items telt als My collection. Om de My collection-collectie terug te legen, selecteer je hem onderaan in het Mijn collecties -veld als Huidige collectie en klik je een aantal keer op x verwijder. (Alternatief kan je ook in het Mijn collecties -veld op bewerk klikken, Verwijder alle materialen in deze collectie aanvinken en vervolgens op Bewaar klikken om alle items van een collectie te verwijderen. Dit is handig wanneer het over meer dan een viertal items gaat.) Het is belangrijk je er steeds goed
van te vergewissen in welke collectie je aan het werken bent; welke collectie de actieve collectie is. 14. Wanneer je toch een foutje hebt gemaakt en een foto aan een foute collectie hebt toegevoegd, klik je in het Mijn collecties -veld op Geef alle weer. Wanneer alle foto s in de actieve collectie worden weergegeven (in onderstaand voorbeeld: 1 item), kan je deze vervolgens verwijderen uit de actieve collectie door op de Remove from current collection -knop te klikken (waardoor er in onderstaand voorbeeld 0 materialen/items overblijven in My Collection). De eerder toegevoegde foto blijft echter zichtbaar, waardoor je deze nadat je de juiste collectie hebt geactiveerd door deze te selecteren in het Mijn collecties -veld kan toevoegen aan de juiste collectie door op de Voeg aan huidige collectie toe -knop te klikken. Persoonlijke collecties delen en openbaar maken 15. Eens je een collectie hebt die de moeite waard is, kan je deze delen met een collega door in het Mijn collecties -veld op bewerk te klikken (of op Beheer mijn collecties en vervolgens rechts, onder Gereedschap op bewerk te klikken, wat op hetzelfde neerkomt) en vervolgens Verbonden gebruikers toe te voegen. Wanneer je deze gebruikers toestaat om ook materiaal toe te voegen of verwijderen (door het relevante vakje aan te vinken), kunnen ook zij met jouw collectie aan de slag. (Wanneer je dit niet aanvinkt, kunnen zij de collectie wel bekijken en er alle of enkele materialen van aanvragen.)
16. Wanneer heel veel mensen de materialen van een van jouw collecties te zien moeten krijgen, is het in de plaats van al deze mensen als verbonden gebruikers toe te voegen misschien eenvoudiger de collectie publiek te maken. Dit doe je door in de Bewerk collectie -pagina onder Toegang Publiek te selecteren. Dit zorgt er niet voor dat deze collectie nu tussen de andere collecties van de collecties-startpagina (zie stap 4) komt te staan, maar wel dat zij vanaf nu een openbare collectie is. Je kan alle openbare collecties vinden door helemaal onderaan de collecties-startpagina of onderaan de Beheer mijn collecties -pagina op Vind een openbare collectie te klikken. Je kan één (of meer) van deze openbare collecties toeeigenen (door op Voeg aan mijn collecties toe te klikken), waardoor zij zal verschijnen als persoonlijke collectie. Dit is niet hetzelfde als een collectie waaraan verschillende gebruikers verbonden zijn. (Wanneer je bijvoorbeeld een openbare collectie aan jouw persoonlijke collecties toevoegt en hier dan een aantal foto s uit verwijdert, zullen ze nog steeds in de openbare collectie aanwezig zijn. Wanneer de eigenaar van de openbare collectie jou echter tot verbonden gebruiker maakt, je rechten geeft om foto s te verwijderen en je dan enkele foto s verwijdert, zijn deze niet langer in de openbare collectie aanwezig.) Je kan openbare collecties, zo jij er de eigenaar van bent, terug besloten maken (nadat de nodige mensen haar aan hun respectievelijke persoonlijke collecties hebben toegevoegd, bijvoorbeeld). De ResourceSpace-beheerders (het e-team) bekijken de openbare collecties regelmatig om ze, zo gepast, te categoriseren tussen de andere collecties en thema s op de collecties-startpagina. Openbare collecties die gecreëerd werden in het kader van een concreet project waaraan verschillende mensen hebben gewerkt, worden normaal gezien niet toegevoegd aan één van de thema s op de collecties-startpagina. Welke openbare collecties wél worden toegevoegd aan de relevante thema s op de collecties-startpagina, zijn nieuwe foto s (van bijvoorbeeld evenementen) die in batch werden geüpload naar de ResourceSpace-databank. Foto s uploaden 17. Om foto s te uploaden heb je nood aan bepaalde rechten die niet elke ResourceSpace-gebruiker automatisch geniet. Als je vindt dat je recht hebt op deze rechten maar ze toch niet hebt, stuur je best een mailtje naar webmaster@vub.ac.be. 18. Eens je de nodige rechten en foto s hebt, klik je rechtsboven op Upload.
19. Step 1: Bepaal standaard waarde voor nieuwe materialen. Wees hier zo volledig mogelijk. Momenteel is de database met foto s niet erg goed geïndexeerd waardoor dit historische deficit met elke nieuwe batch wél goed geïndexeerde foto s wordt teruggedrongen, en de database in haar geheel en voor iedereen beter wordt. Het technologisch gemedieerde samenleven dankt u. 20. Belangrijke velden zijn de keywords, en, eventueel, de Named Person(s). 21. Step 2: Upload Files. Sleep alle foto s die je in deze batch wil uploaden naar het grijze veld dat je daartoe uitnodigt, of klik op Voeg bestanden toe om bestanden toe te voegen. 22. Klik op Start upload om het uploaden te starten. 23. Eens het uploaden compleet is, zal de geüploade batch als nieuwe collectie geselecteerd/actief worden. Klik in het Mijn collecties -veld op Bewerk of Beheer mijn collecties om de collectie al dan niet openbaar te maken, te delen, 24. Wanneer het foto s met een plaats tussen de gethematiseerde collecties op de collectiesstartpagina betreft (foto s van bijvoorbeeld een evenement, onderzoeksgroep, ), moet je ze sowieso openbaar maken. 25. Eens deze foto s openbaar zijn, zal het e-team ze binnen afzienbare tijd categoriseren in één van de relevante thema s op de collecties-startpagina. (Totdat dit gebeurt, zijn zij terug te vinden tussen de openbare collecties, zie stap 16, en, indien correct geannoteerd, via de zoekfunctie.) Problemen, vragen en/of opmerkingen 26. kan je altijd laten horen via webmaster@vub.ac.be of in lokaal 0.M.002.