Vrije Universiteit Brussel. CALI Handleiding Online aanmeldingsapplicatie. Vrije Universiteit Brussel. Handleiding Online aanmeldingsapplicatie CALI

Transcriptie

1 Vrije Universiteit Brussel Handleiding Online aanmeldingsapplicatie 1

2 2

3 Inhoudstabel 1 Welkom! Inschrijven voor de opleiding Verschil online aanmeldingsapplicatie en SelfService Studenten? Verschil NetID en de tijdelijke toegekende ID? Online aanmeldingsapplicatie Persoonsgegevens Voorkeuren privacy Vooropleiding: Secundair Onderwijs / Hoger Onderwijs Sociale voorzieningen Instroomenquête Aanvraag programma Checklist documenten Indienen

4 1 Welkom! Welkom bij de nieuwe SelfService Studenten! Via deze website kan je je persoonlijke gegevens beheren, je studiegegevens consulteren en je inschrijven voor vakken. Heb je nog vragen? Blijf niet bij de pakken zitten en neem contact op met het Studenten Administratie Centrum (SAC). Het SAC is elke dag open van 9u00 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u00. Je kan het SAC vinden in gebouw Y (ingang Y1) of je kan hen contacteren via sac@vub.ac.be of 02/ Indien je IT-technische problemen ondervindt met de Self Service, kan je de helpdesk contacteren via helpdesk@vub.ac.be. Je krijgt toegang tot je SelfService via je NetID en je wachtwoord. Elk lid van de VUB-gemeenschap kan zelf zijn VUB netwerkidentiteit (NetID) en adres activeren op basis van zijn stamnummer (personeel) of studentnummer (student) via De studenten worden hiervan verwittigd per mail. Indien je je wachtwoord kwijt bent, kun je via de volgende site een nieuw wachtwoord instellen: Je hebt hiervoor je studentnummer nodig. 4

5 2 Inschrijven voor de opleiding 2.1 Verschil online aanmeldingsapplicatie en SelfService Studenten? Via de online aanmeldingsapplicatie kan je je aanmelden voor een VUB opleiding. Je vult alle nodige gegevens in en na controle wordt je al dan niet toegelaten tot je gekozen opleiding. Het gaat hier dus enkel om een aanmelding (een aanvraag tot toelating tot een bepaalde opleiding), niet om het registreren van vakken. Je kan deze pagina o.a. bereiken door te surfen naar de VUB website en te klikken op Schrijf je dan nu al online in! 5

6 In de SelfService Studenten daarentegen kan je nadat je bent ingeschreven aan de VUB wel vakken registreren. Je krijgt toegang tot deze dienst via je NetID (NetID=VUB netwerkidentiteit dat de student toegang geeft tot zijn vub webmail, Pointcarré, ). In deze SelfService kan je je onder meer inschrijven op vakken, persoonlijke gegevens beheren en je studiegegevens controleren. VOORBEELD SELFSERVICE STUDENTEN Elke student, buiten de examencontracters, kan de aanmeldingsapplicatie gebruiken voor elke inschrijving in een nieuwe opleiding. Zodra je ingeschreven bent en over een NetID beschikt, kan je jezelf inloggen in je SelfService en kan je indien je je bestaand programma verderzet, herinschrijven via de SelfService. 2.2 Verschil NetID en de tijdelijke toegekende ID? Je NetID maak je aan nadat je officieel bent ingeschreven. Deze NetID blijft je hele VUB carrière werken en kan je gebruiken om je in te schrijven op vakken via je Self Service. Je tijdelijk toegekende ID die je ontvangt via de online aanmeldingsapplicatie dient enkel om je aan te melden en toelating aan te vragen tot je opleiding. 6

7 2.3 Online aanmeldingsapplicatie Link naar online aanmeldingsapplicatie: Zoals eerder gezegd kan je je voor een nieuwe opleiding inschrijven via de inschrijvingspagina van de VUB (zie boven) of via de volgende link: Bij je eerste bezoek dien je een profiel (account) aan te maken door te klikken op account aanmaken. 7

8 Je krijgt het volgende scherm te zien: De accountnaam of gebruikersnaam (voorbeeld hierboven: V_4fe3085f13587) wordt automatisch gegenereerd en is tijdelijk. Je dient een paswoord te kiezen en deze te bevestigen. Wanneer je alle pagina s doorlopen hebt van de aanmeldingsapplicatie, krijg je deze logingegevens via mail toegestuurd (deze worden naar je privé adres gestuurd), zie het voorbeeld hieronder. 8

9 Aan de linkerkant van de aanmeldingsapplicatie zie je de verschillende pagina s die ingevuld dienen te worden. Er zijn 8 onderwerpen: - Home - Persoonsgegevens - Voorkeuren Privacy - Vooropleiding - Sociale voorzieningen - Instroomenquête - Aanvraag programma - Checklist documenten Indien een pagina volledig is ingevuld, dan herlaadt deze zich met completed in de linkerkolom naast het item dat je hebt afgewerkt. Bijvoorbeeld: indien je het item Persoonsgegevens volledig hebt ingevuld en bewaard, zal er completed naast staan in de linkerkolom (zie scherm hieronder). Indien je even wenst te pauzeren en de overblijvende pagina s later wil invullen, dien je op bewaren te klikken op het einde van de pagina (zie hieronder) en uit te loggen via uitloggen. Je kan je aanmelding later vervolledigen door je terug in te loggen m.b.v. de logingegevens die je via mail ontvangen hebt. 9

10 Bewaren Ter info: Wanneer je een pagina ingevuld hebt, kan je best even opslaan door op bewaren te klikken zodat je gegevens niet verloren gaan. Herinloggen De volgende keer dat de student inlogt, zal hem wel gevraagd worden om zijn persoonsgegevens te bevestigen vooraleer hij naar de overige pagina s kan via bevestigen en verdergaan. 10

11 11

12 2.3.1 Persoonsgegevens Je kan je persoonsgegevens op twee manieren invullen: manueel of via je elektronische identiteitskaart indien je over een eid lezer beschikt. Via de elektronische identiteitskaart 1. Je dient je identiteitskaart in de kaartlezer te stoppen. 2. Je klikt op EID ophalen. De gegevens worden nu automatisch ingevuld. 3. De gegevens die hierna nog steeds ontbreken, moeten aangevuld worden. Op de eid staan immers niet alle gegevens die de VUB nodig heeft om de inschrijving te vervolledigen. 4. Je klikt op bewaren. Indien een foutmelding optreedt, dient er nagekeken worden of men over de meest recente eid software beschikt. Het kan ook zijn dat de pop-upblocker de popup tegenhoudt. Indien men de volgende fout krijgt: Fout bij het lezen van de kaart. Controleer de kaart en begin opnieuw., dient men de kaart er even uit te halen en terug in de kaartlezer te steken. 12

13 Lost dit het niet op? Dan moet men controleren of de EID software wel werkt door buiten de website na te gaan of de kaart wel correct gelezen wordt. Lukt het na het herinstalleren van de software nog steeds niet? Dan dient de informatie manueel worden ingevuld of moet de student bij het Studenten Administratie Centrum langs gaan. Manueel Vul de gevraagde informatie in. Vergeet niet op bewaren te klikken Voorkeuren privacy Op deze pagina moet je aangeven wat de VUB met je persoonlijke gegevens mag doen. Deze regeling is conform met de wetgeving omtrent de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Je duidt je keuze aan en klikt op bewaren. De pagina herlaadt zich dan met completed in de linkerkolom. 13

14 2.3.3 Vooropleiding: Secundair Onderwijs / Hoger Onderwijs Indien je je eid gebruikt hebt om je persoonsgegevens in te vullen, dan kan het zijn dat er op deze pagina s reeds gegevens voor je ingevuld zijn. Deze gegevens zijn dan afkomstig uit de Databank Hoger Onderwijs (DHO). Is dit niet het geval, selecteer dan de gegevens die voor jou van toepassing zijn. Indien je reeds hoger onderwijs gevolgd hebt, dan dien je ook de tab Hoger Onderwijs te bekijken en in te vullen (naast de tab Secundair onderwijs ). Secundair onderwijs Deze pagina herlaadt zich in functie van de gegevens die je invult of die reeds zijn ingevuld. 14

15 Hoger onderwijs Klik steeds op Bewaren en Verdergaan. 15

16 2.3.4 Sociale voorzieningen Er zijn vier blokken sociale voorzieningen: - Studietoelage - Huisvesting - Functiebeperking - Topsporter Je dient per blok aan te geven welke noden je ervaart of je dient contact op te nemen met de betrokken dienst (via de links hierboven). Onderaan de pagina moet je op bewaren klikken. De pagina herlaadt zich dan met completed in de linkerkolom. 16

17 2.3.5 Instroomenquête De instroomenquête dient om ons aanbod zo goed mogelijk aan te passen aan de noden van de studenten. Indien je de enquête niet wil invullen, dien je naar het volgende item te gaan (aanvraag programma) in de linker kolom. 17

18 2.3.6 Aanvraag programma Op deze pagina zijn er vier grote blokken: - Beursprogramma: Indien je een aanvraag doet in het kader van een beurs, dan krijg je automatisch een aanvraag op dossier - Werken en studeren: indien je gebruik wil maken van het statuut van werkstudent - Gaststudent / Creditcontract - Programmakeuze : afhankelijk van de keuzes die je maakt, kan je door het gehele VUB aanbod bladeren of bekijken voor welke opleidingen je in aanmerking komt. Deze pagina moet chronologisch ingevuld worden, de pagina herlaadt zich immers in functie van je antwoorden (je mag niet vergeten te klikken op bewaren.) 18

19 2.3.7 Checklist documenten Op basis van de informatie die je op de vorige pagina s hebt opgegeven, moet je bepaalde documenten digitaal aanleveren, bijvoorbeeld: - Pasfoto - Kopij identiteitskaart - Diploma secundair onderwijs of bewijs van selor examen - Geldig beursattest Indien je niet over een scanner beschikt, klik je op bewaren zodat de checklist op completed komt te staan. Je gaat dan met je documenten naar het Studenten Administratie Centrum waar één van de SAC medewerkers de documenten voor je zal inscannen en in het systeem zal plaatsen. Je klikt onderaan de pagina op verdergaan en dan word je dan naar de laatste pagina gebracht. 19

20 2.3.8 Indienen Om je aanvraag in te dienen, klik je op voltooien. 20

21 Wanneer je op voltooien geklikt hebt, verschijnt de onderste pagina. Je bent nu aangemeld. Het systeem controleert nu de toelatingsvoorwaarden en je krijgt hier een berichtgeving van via mail. 21

22 Herinloggen Indien je je gegevens op een later moment wil aanvullen, dien je op het startscherm te klikken op inloggen. Je vult je gebruikersnaam en paswoord in die je reeds via ontvangen hebt. Wanneer je ingelogd bent, brengt het systeem je automatisch naar de persoonsgegevenspagina. Deze gegevens moet je zoals eerder gezegd - bevestigen, anders kan je niet naar een andere pagina navigeren. 22

23 Indien je bent toegelaten tot je gekozen opleiding, zie je dit tevens in je online aanmeldingsapplicatie (je status staat op toelaten ): Toelating tot de opleiding Nadat je bent toegelaten tot je gekozen opleiding aan de VUB, ontvang je hiervan berichtgeving per mail (op je privé mail) en mag je je inschrijvingscontract ondertekenen via de opgegeven link in de mail: Je maakt hierbij weer gebruik van je toegewezen persoonlijke userlogin van de online aanmeldingsapplicatie (bijvoorbeeld V_4fe5454sdfsdf4) en je persoonlijk gekozen paswoord. 23

24 ziet er als volgt uit: Na het invullen van de bovenste gegevens, krijg je het volgende scherm te zien en klik je vervolgens op inschrijvingscontract ondertekenen. 24

25 Je wordt doorverwezen naar de volgende pagina waarbij je het bolletje aanvinkt van de opleiding waarvoor je je hebt aangemeld en je klikt op doorgaan. Je krijgt de volgende bladzijde te zien waarop je aanvinkt dat je akkoord gaat met het onderwijs- en examenreglement van de Vrije Universiteit Brussel en vervolgens klik je op indienen. Je bent nu ingeschreven! 25