Per 1 juli 2013 wordt de heffing van btw van de tabaksartikelen gewijzigd. Vanaf die datum is de btw-heffing niet langer gekoppeld aan de accijnsheffing, waarbij de importeur of fabrikant zowel accijns als btw afdroeg. Dat betekent dat de btw van tabaksartikelen voortaan op dezelfde reguliere wijze wordt geheven als van overige producten. De detaillist heeft dan ook recht op vooraftrek van de btw die bij inkoop is betaald. Om te voorkomen dat er twee maal btw wordt betaald over hetzelfde artikel is er door het Ministerie van Financiën een overgangsregeling opgesteld. Dat betekent dat er btw mag worden teruggevraagd voor de tabaksartikelen die op 1 juli 2013 in voorraad zijn. Immers, over die artikelen is al btw afgedragen. Via de normale btw-aangifte kan direct na 1 juli 2013 eenmalig om een teruggaaf worden verzocht. In dit document wordt beschreven hoe het nieuwe tarief wordt geregistreerd in de software, wat het voor gevolgen heeft voor de verschillende functies binnen de applicaties, waar u mogelijk acties kunt ondernemen en welke adviezen wij u daarbij graag geven. Voordat u aan de slag gaat, is het noodzakelijk dat u minimaal gebruik maakt van release versie 5.8.2.0. Deze release is per 30 mei 2013 beschikbaar en kunt u met de knop [Software bijwerken] ophalen via het Lodder 5 Startscherm. Registreren nieuwe btw-tarief in de software Ga in een van de applicaties naar de menukeuze [Stambestanden Stambestanden] [Artikelen] [Artikelgroepen Artikelgroepen] [Muteren]. Zoek de artikelgroep(en) tabak op. Vul bij deze artikelgroep(en) het veld Grensdatum BTW-tarief in met de datum 1-07-2013. Wanneer u dit heeft ingevoerd, verschijnen er twee andere velden van de oude btw-codes. Voor de verkoop en eventueel ook voor de inkoop (wanneer u over de betreffende applicaties beschikt die daarvan gebruik maken). Deze velden zijn gevuld met de oude btw-codes van het 0%-tarief. Bij het veld BTW tarief verkoop en eventueel het veld BTW tarief inkoop kunt u nu de btw-codes van het 21% tarief invullen die met ingang van de grensdatum actief worden. De grensdatum bepaalt nu bij het verwerken van gegevens met betrekking tot deze artikelgroep(en) welk btw-tarief er wordt toegepast. Gevolgen, acties en adviezen Hieronder worden alle functies en processen gemeld waar mogelijke consequenties zichtbaar worden en/of waar u zelf mogelijk actie zult willen ondernemen. Tevens geven wij u hierbij adviezen. Artikelonderhoud Door het registreren van het nieuwe btw-tarief bij de artikelgroep(en) tabak is het voor alle bij deze artikelgroep(en) behorende artikelen geregeld.
Exporteren artikelen naar kassa De verkoopprijs inclusief btw blijft in principe gelijk, echter de bijbehorende btw-code wijzigt van het 0% tarief naar het 21% tarief. Wanneer u zelf het artikelonderhoud via ons back-office pakket aanstuurt, dient u de artikelen voorzien van het nieuwe 21% tarief voor aanvang van 1 juli 2013 op uw kassa bekend te maken. Wanneer u beschikt over een Fuel POS kassa kunt u al voor 1 juli 2013 de toekomstige btwcode opsturen, zodat deze op 1 juli 2013 automatisch geactiveerd wordt op de Fuel POS kassa. Tot die datum blijft het oude btw-tarief bij de betreffende artikelgroep(en) gelden. Wanneer u beschikt over een Nucleus kassa wordt er door de firma Hamer contact met u opgenomen om de benodigde wijzigingen op de kassa door te voeren. Nadat de wijzigingen op de kassa zijn gedaan, kunt u op de reguliere wijze verder het artikelonderhoud uitvoeren. Wanneer u beschikt over een Getpak kassa kunt u vlak voor de ingang van het nieuwe btwtarief, bijvoorbeeld voor opening van de shop op 1 juli 2013 of bij een 24-uurs locatie zo snel mogelijk na 00:00 uur op 1 juli 2013, het nieuwe artikelbestand opsturen. De artikelgegevens kunt u via Comsys 5 op de gebruikelijke wijze versturen naar uw kassasysteem. Exporteren artikelgegevens van Master ster- naar Satellietlocatie atellietlocatie(s) Na het registreren van het nieuwe btw-tarief in de Master database dienen deze gegevens nog te worden verzonden aan de Satellietlocatie(s). U kunt hiervoor op de gebruikelijke wijze met de Satellietlocatie(s) communiceren. Overigens geldt dit ook voor het moment waarop u de inkoopprijzen heeft gewijzigd (zie hieronder). Verwerken artikelmutatiebestanden tabaksleverancier(s) Voordat u de inkoopprijzen gaat aanpassen, kunt u het beste eerst alle artikelmutatiebestanden van de tabaksleverancier(s) tot en met 30 juni verwerken. Deze bestanden bevatten nog de inkoopprijzen exclusief btw met het 0% btw-tarief. De artikelmutatiebestanden van 1 juli en later, waarin de inkoopbedragen exclusief 21% btw worden vermeld, bewaart u voor verwerking tot na het overgaan op de nieuwe inkoopprijzen, wanneer alle inkoop- en verkoopmutaties over deze periode zijn verwerkt. Wanneer u het digitale artikelmutatiebestand van de tabaksleverancier ontvangt, kunt u volstaan met verwerking van dit bestand en hoeft u de inkoopprijzen niet meer aan te passen zoals hierna beschreven. Immers, de leverancier levert per 1 juli een mutatiebestand aan met de juiste, actuele inkoopprijzen exclusief btw die vanaf dat moment gelden.
Inkoopprijzen aanpassen Voordat u deze actie uitvoert, adviseren wij u eerst alle lopende inkoopmutaties af te ronden. Dus verwerken van de ontvangen leveringen tot en met 30 juni 2013. Bij het boeken van de oude inkooppakbonnen heeft u namelijk nog de oude inkoopprijs nodig. Voor alle tabaksleveranciers waarvan u geen digitale artikelmutatiebestanden verwerkt, zult u de inkoopprijzen in Shopsys 5 moeten aanpassen. Alle inkoopprijzen zijn exclusief btw en zullen per 1 juli moeten worden verlaagd met het 21% btw-bedrag. Echter, dit heeft ook consequenties voor de marge/korting die u van uw leverancier ontvangt. Deze marge/korting is vaak in een percentage over de accijnsvrije waarde afgesproken en blijft na de wijziging op 1 juli zowel relatief als absoluut hetzelfde. Dit veroorzaakt een verschil ter grootte van de btw over de marge/korting. Omdat de marge/korting over de accijnsvrije waarde is afgesproken en omdat de accijnsvrije waarde afhankelijk is van de verkoopprijs per pakje is een en ander niet helemaal in een formule te vervatten. U zult de nieuwe inkoopprijzen van uw tabaksartikelen dus toch moeten controleren met de prijzen zoals u die van de leverancier heeft ontvangen. Het meest eenvoudig is dus om een digitaal artikelmutatiebestand van de tabaksleverancier te verwerken (zoals hierboven beschreven), waarmee de nieuwe inkoopprijzen door de leverancier worden aangeboden en eenvoudig verwerkt. Mocht dit niet mogelijk zijn, kunt u in ieder geval een heel stuk dichterbij de werkelijke nieuwe inkoopprijzen komen door gebruik te maken van de menukeuze van de Module Toekomstige (Tabaks)prijsaanpassingen. We hebben deze keuze voor wat betreft de inkoopprijsaanpassing ook voor de niet-gebruikers van deze module tijdelijk beschikbaar gesteld. Zodoende hoeft u niet handmatig alle inkoopprijzen in het systeem aan te passen, maar kunt u in Shopsys 5 de inkoopprijzen eenvoudig laten herberekenen aan de hand van de nieuwe btw-code. Via de menukeuze [Stambestanden] [Artikelen] [Prijsaanpassingen] [Selecteren] kiest u voor de actie Aanpassen inkoopprijs. Hier kunt u een selectie maken van één artikelgroep tabak of rookwaren. Wanneer u meerdere artikelgroepen in gebruik heeft voor de tabaksartikelen, zult u de actie voor elke artikelgroep apart moeten uitvoeren. Bij het muteren van de prijsaanpassing kunt u de knop [Rekenfunctie] gebruiken om de inkoopprijs te delen door 1,21. Tevens kunt u de nieuwe inkoopprijs exclusief btw eventueel laten afronden. Een uitgebreide beschrijving over de prijsaanpassingen en het gebruik van de rekenfunctie vindt u in het stappenplan Invoeren prijsaanpassingen.
Let op: Met de herberekening van de oude inkoopprijzen gedeeld door 1,21 komt u dus in de buurt van de nieuwe inkoopprijzen. Controleer of dit ook de juiste inkoopprijzen zijn. Vraag eventueel bij uw tabaksleverancier een lijst op met de nieuwe inkoopprijzen exclusief btw. Voor de gebruikers die klant zijn bij Lekkerland Nederland B.V.: op de website van Lekkerland wordt ook informatie en een handleiding van Lekkerland ter beschikking gesteld. U kunt deze website raadplegen via de onderstaande link. http://www.lekkerland.nl/le/nl/assortiment/rookwaren/btw/btw.html Verkopen Inlezen perioderapporten Kassys 5 / Shopsys 5 Bij de omzetgegevens worden de btw-bedragen uit de transactie zelf ingelezen (en niet aan de hand van het tarief bij de btw-code bij de bij de plu horende artikelgroep). Dit zal goed verlopen wanneer u op uw kassasysteem bij de artikelen het juiste btw-tarief voor 1 juli 2013 heeft geactiveerd. Wanneer u de voorraadopname van tabak gaat doen, is het belangrijk dat alle verkoopmutaties in Shopsys 5 zijn verwerkt. Deze verkoopmutaties worden geregistreerd op het moment van inlezen van de perioderapporten in Kassys 5 of Shopsys 5. Muteren dagstaten Kassys 5 Wanneer u gebruik maakt van de functie muteren dagstaat, is het nodig dat u het tarief van 1 juli 2013 heeft geregistreerd bij de artikelgroep(en), alvorens u de dagstaat van deze datum of van een datum na 1 juli 2013 gaat muteren. Journaliseren dagstaten Kassys 5 Wij adviseren, voor zover u dit al niet zou doen, om de journalisering van de dagstaten tot en met 30 juni 2013 gescheiden van de dagstaten van 1 juli 2013 en later uit te voeren, zodat de journaalposten voor de duidelijkheid slechts één btw-tarief voor de tabaksartikelen bevatten. Let er ook op dat u het tarief van 1 juli 2013 heeft geregistreerd bij de artikelgroep(en), alvorens u dagstaten van 1 juli 2013 of daarna gaat journaliseren. Hier wordt namelijk opnieuw de btw van de omzetten berekend en daarvoor is het nodig dat het nieuwe tarief in het systeem bekend is. Invoeren / Inlezen tanktransacties Flexys 5 / Sortsys 5 Wanneer u transacties gaat invoeren of inlezen, is het nodig dat u het tarief van 1 juli 2013 heeft geregistreerd bij de artikelgroep(en), alvorens u de transacties van of na deze datum gaat invoeren of inlezen.
Inlezen transacties Tokheim Generic Petrolfiles Na 1 juli 2013 verdwijnt hier het onderscheid tussen transacties op artikelen die gekoppeld zijn aan kaartcode 4000 (tabak) en kaartcode 4019 (tabakstoebehoren). Dit heeft een technische oorzaak en is niet eenvoudig op te lossen door Tokheim. Alle bovengenoemde transacties zullen via code 4021 binnenkomen en eventueel via een vertaaltabel naar uw artikelgroep tabakstoebehoren worden geleid. Indien gewenst kunt u eventueel de benaming van deze artikelgroep tabakstoebehoren aanpassen. Let op: De artikelgroepen voor tabak en tabakstoebehoren blijven aparte artikelgroepen met ieder hun eigen kaart- en rapportcode. Bij het artikelonderhoud dient u de artikelen ook van de juiste artikelgroep te voorzien. Dit om de verwerking van de dagstaten en de registratie van de verkopen in Shopsys 5 correct te laten verlopen. Wanneer u gebruik maakt van primaire/secundaire tabaksartikelen (constructie bij module TPA) is het handhaven van de bestaande artikelgroep tabak en de koppeling van de artikelen aan die tabaksgroep een vereiste voor het juist blijven functioneren van de tabaksartikelen constructie. Inkopen Verwerken alle inkopen (pakbonnen) Shopsys 5 Voordat de inkoopprijzen worden aangepast, dient u eerst alle inkopen (pakbonnen) van de leveringen tot en met 30 juni 2013 te verwerken. Voor de verwerking hiervan heeft u namelijk nog de oude inkoopprijzen nodig. Inkopen op en rond 1 juli 2013 Tot de voorraad bij aanvang van 1 juli 2013 behoren ook tabaksproducten die op of na 1 juli 2013 zijn geleverd en waarvoor u een vóór 1 juli 2013 opgemaakte factuur heeft ontvangen dan wel vóór die datum een betaling door u is gedaan. Op die factuur is dus geen btw opgenomen. Wanneer dit bij u het geval is, adviseren wij u om de inkopen van deze leveringen op 30 juni in te voeren in het systeem. Normaal gesproken wordt altijd de datum van levering zelf gebruikt voor het inboeken van de geleverde goederen in Shopsys 5. Om een juiste voorraadrapportage te kunnen afdrukken per aanvang van 1 juli 2013 is het belangrijk dat deze inkopen ook daarin mee komen. Wanneer er manco s op leveringen tot en met 30 juni zijn, die de leverancier na 1 juli gaat naleveren, voert u niet als gebruikelijk de werkelijk geleverde aantallen in, maar het totale aantal als inkoop tot en met 30 juni in. De manco levering kunt u registreren door een negatieve inkoopmutatie op 1 juli in het systeem te verwerken. Op deze manier wordt de voorraad juist opgeboekt. Immers de nog te ontvangen nalevering gaat tegen het oude systeem en hoort dus nog in uw voorraad per aanvang 1 juli thuis. Inkoopfactuur Finsys 5: oproepen inkooppakbonnen uit Shopsys 5 Wij adviseren u om bij het oproepen van de pakbongegevens in het inkoopboek van Finsys 5 bij leveringen t/m 30 juni 2013 in een inkoopfactuur van 1 juli 2013 of later goed te controleren of de bedragen inclusief btw, exclusief btw en de btw-bedragen van de artikelgroep(en) tabak juist zijn.
Btw tw-aangifte en teruggaaf Reguliere aangifte per 1 juli 2013 1. Btw-afdracht van verkopen tabaksartikelen per 1 juli 2013. 2. Btw-terugvordering van inkopen tabaksartikelen per 1 juli 2013. 3. Btw-terugvordering over de voorraad per aanvang 1 juli 2013: het tijdvak waarin het recht op teruggaaf is ontstaan, is het tijdvak waar 30 juni 2013 in valt. De afdracht en terugvordering per 1 juli 2013 (punt 1 en 2) lopen conform uw reguliere btwaangifte procedure. Voor wat betreft de terugvordering over de voorraad per aanvang 1 juli 2013 (punt 3) dient u zelf de nodige acties te ondernemen welke wij hieronder verder beschrijven. Let op dat u deze terugvordering ook echt in uw aangifte over het betreffende tijdvak opneemt! Voorraad opname tabaksartikelen De voorraad tabaksartikelen per einde 30 juni 2013 of aanvang 1 juli 2013 dient te worden opgenomen om daarover btw te kunnen terugvorderen. Wij adviseren u dan ook om per deze datum een volledige telling van de tabaksartikelen te verrichten. De tellijst en/of een overzicht van de telling kunt u tevens gebruiken om in de administratie de voorraad tabaksartikelen en de btw-terugvordering te onderbouwen. Nadat u de telling heeft doorgevoerd, kunt u via de rapportage in Shopsys 5 [Afdrukken voorraadwaarde] een overzicht afdrukken van de voorraad tabaksartikelen en de actuele verkoopwaarde die deze vertegenwoordigt. Ook deze rapportage gebruikt u voor de onderbouwing van uw btw-terugvordering. Let op dat de voorraadwaardering per consumenten verkoopprijs dient te worden toegepast. Wanneer u uw voorraad gaat opnemen, dient u dus per pakje per verkoopprijs een geteld aantal te registreren om zo de juiste verkoopwaarde te kunnen berekenen. Dit is bij gebruik van de Denso handheld helaas niet mogelijk. U telt hier op productniveau en niet per verkoopprijs. Misschien is het in dit geval eenvoudiger om een papieren tellijst te gebruiken en daar waar er meerdere prijzen per product in omloop zijn, per pakje per verkoopprijs een geteld aantal te noteren. Wanneer u de voorraadwaardelijst als basis gebruikt, dient u nog een verrekening te maken voor de tabaksartikelen met een oude verkoopprijs die u op voorraad heeft liggen. U mag 21/121 deel van de kleinhandelsprijs (=consumentenverkoopprijs) als terug te vorderen belasting aanmerken. Het terug te vorderen btw-bedrag kunt u als volgt uitrekenen: Verkoopwaarde (aantal pakjes * verkoopprijs) / 1,21 * 0,21 Administratieve verplichtingen Let op dat er naast de algemene wettelijke administratieve verplichtingen voor deze teruggaaf ook noodzakelijke aanvullende verplichtingen zijn. Zo zult u tellijsten, dan wel een verifieerbare administratieve verantwoording van de voorraadopname en de berekening ten behoeve van het teruggaafbedrag in uw administratie moeten opnemen en bewaren. Voor meer advies en begeleiding op dit specifieke vlak óf wanneer u verdere vragen heeft over de btw-aangifte zelf verwijzen wij u naar uw boekhouder of accountant.
Gekoppelde grootboekrekening rootboekrekeningen en aan artikelgroep(en) tabaksartikelen Het is niet noodzakelijk voor de werking van de applicaties en de informatie die u uit het systeem haalt, maar wellicht wilt u de gekoppelde grootboekrekening(en) aan de artikelgroep(en) tabak aanpassen? Tot en met 30 juni wordt op deze inkoop- en omzetrekeningen geboekt met 0% btw-tarief en vanaf 1 juli met 21% btw-tarief. Wanneer u het prettig vindt dat deze gegevens gesplitst worden geboekt, kunt u op het juiste moment (na het verwerken/journaliseren van alle oude mutaties ) deze rekeningnummers wijzigen. U kunt eventueel andere grootboekrekeningen aanmaken en deze dan aan de artikelgroep(en) tabak koppelen. Een andere mogelijkheid bestaat dat u in de benaming van de gekoppelde grootboekrekeningen aan de artikelgroep(en) tabaksartikelen of in de benaming van de artikelgroep(en) van tabak een tekstuele verwijzing heeft staan naar het btw-tarief van 0%. Deze kunt u zelf aanpassen indien u dit wenst. Referenties Lodder Meldingsnummer [10340] Versie 5.1