Sortsys 5. Clearing tankstationgegevens. Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel. versie 5.3

Transcriptie

1 versie 5.3 Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel

2 1 Inleiding 2 Principe clearing 3 Inrichting 4 Uitgevers 1 5 Locaties 2 8 Prijsafspraken per uitgever en exploitant 3 11 Verrekening op basis van de dagstaat 4 12 Verwerking 14 Inlezen 1 van de transacties 15 Exporteren van de transacties 2 18 Verrekenen van transacties 3 19 E-factuur 4 21

3 2 1 Inleiding is een programmapakket, dat speciaal voor de verwerking van tankgegevens is geschreven met als doel het sorteren van tankingen naar kaartuitgever en het onderling verrekenen van de brandstofuitgiften aan 'vreemde' kaarthouders. Het uitgangspunt is een groep van tankstationhouders, die kredietkaarten aan hun klanten hebben uitgegeven en met elkaar de afspraak hebben gemaakt, dat alle kredietkaarthouders op alle stations kunnen tanken. Hoofdonderdeel is de onderlinge verrekening van leveringen aan wederzijdse kaarthouders. levert deze faciliteit op basis van een gezamenlijk overeen te komen prijsniveau, bijvoorbeeld de landelijke adviesprijs. Ook shopartikelen kunnen desgewenst aan wederzijdse kaarthouders worden geleverd.

4 3 2 Principe clearing is bedoeld voor de clearing tussen verschillende organisaties. Clearing houdt in dat de verschillende partijen per periode de transacties verrekenen. Alle verrekeningen vinden plaats met een tussenpartij, dit heeft als voordeel dat iedere organisatie maar met één tussenpartij hoeft te verrekenen, in plaats van alle overige organisatie afzonderlijk. Als voorbeeld het traject bij het afrekenen met een kredietkaart op een tankstation. Op het moment dat er op een station wordt afgerekend met een kredietkaart, stuurt het station een factuur voor die transactie naar de kaartuitgever. De kaartuitgever op zijn beurt stuurt die factuur weer door naar de klant. De kaartuitgever neemt eigenlijk de schuld over van de klant. De schuld is ontstaan doordat er getankt is en niet is afgerekend. Vaak zal zowel het station als de kaartuitgever de transacties bundelen (bijvoorbeeld per dag/week of maand). Schematisch komt het hierop neer: Afbeelding 1 Als als de tussenpartij wordt gebruikt komt het schematisch hierop neer. Afbeelding 2

5 4 3 Inrichting Binnen de verrekening spreken we van eigen en vreemde locaties en van eigen en vreemde uitgevers. Een eigen locatie is een locatie die u zelf beheert en waarvan de voorraad van u is. Een vreemde locatie is een locatie waarvan de voorraad niet van u is. Een eigen uitgever is een uitgever waarvan u de kaarthouders zelf factureert. Bij een vreemde uitgever factureert u de uitgever en niet de kaarthouders. Binnen de verrekening zijn er 4 mogelijke basissituaties. Deze situaties kunnen gecombineerd voorkomen, maar het kan voorkomen dat er maar één situatie gebruikt wordt. Eigen locatie Vreemde locatie Kaart van eigen uitgever Geen verrekening Creditfactuur aan locatie Kaart van vreemde uitgever Debetfactuur aan uitgever Creditfactuur aan locatie + Debetfactuur aan uitgever Veelal zal een uitgever ook exploitant zijn. Dat zorgt ervoor dat de situatie Vreemde uitgever Vreemde locatie in sommige gevallen een debet- en een creditfactuur oplevert. zal in die gevallen die transacties weglaten uit de verrekening. Hetzelfde geldt voor de combinatie Eigen uitgever Eigen locatie, deze transacties worden niet verrekend. In alle situaties moeten de transacties geëxporteerd kunnen worden naar de uitgever. Bij een eigen uitgever resulteert dit in transacties die binnen Flexys 5 kunnen worden ingelezen. Voor vreemde uitgevers kunnen diverse formaten worden aangemaakt.

6 5 3.1 Uitgevers Om het onderscheid tussen eigen en vreemde uitgevers te maken is er een apart stambestand uitgevers toegevoegd. Via de menukeuze [Stambestanden] [Uitgevers] [Muteren] kunt u de uitgevers invoeren. Afbeelding 3 Als u in het veld [Debiteurnummer] een bestaand debiteurnummer kiest, geeft u daarmee aan dat deze uitgever een vreemde uitgever is. Het opgegeven debiteurnummer wordt gebruikt op de factuur die u aan deze uitgever stuurt. Laat u dit veld leeg, dan geeft u aan dat het een eigen uitgever is.

7 6 In het veld [Prijsberekening] kunt u de verrekeningsmethode opgeven. De volgende methodes zijn beschikbaar. Prijsberekening Omschrijving Op basis van pompprijs Bedragen zoals door de kassa of automaat geregistreerd. Op basis van adviesprijs De adviesverkoopprijs zoals in geregistreerd. Als er sprake is van adviesprijsgroepen wordt de adviesprijs aan de hand van de locatie bepaald. Is er geen sprake van adviesprijsgroepen dan wordt de prijs van locatie 0 (=adviesprijzen) gebruikt. Adviesprijsgroepen is een optie binnen Comsys 5 Master. Op basis van inkoopprijs De inkoopprijs zoals in is geregistreerd. Deze prijs moet per locatie worden ingegeven. Het voordeel van deze aparte prijs ligt in het feit dat deze prijs geen invloed heeft op de prijsberekening binnen Flexys 5, in tegenstelling tot de adviesprijs. Op basis van oliehandelprijs De prijs zoals in Faksys 5 voor levering aan de exploitant wordt gebruikt. Alleen in combinatie met Faksys 5. Op basis van exploitantadviesprijs De prijs op basis van de adviesprijzen van een exploitant. Vergelijkbaar met de adviesprijzen in combinatie met adviesprijsgroepen. Alleen wordt de adviesprijs bepaald aan de hand van de exploitant en niet aan de hand van de locatie zelf. Alleen vulloon en provisie Alleen de vulloon en provisie worden berekend. De verkochte liters zelf worden niet vergoed. Bij alle prijsberekeningsmethodes geldt dat er met kortingen/toeslagen gewerkt kan worden. In het veld [Transactieformaat] kunt u het formaat aangeven waarin u de transacties wilt exporteren. Het transactiebestand wordt opgeslagen in de map die is opgegeven in het veld [Exportmap]. Indien u geen transacties wilt exporteren naar de uitgever dan kiest u voor [Geen export] in het veld [Transactieformaat]. Na het invoeren van een uitgever moet de kaartsoort van de betreffende uitgever worden aangemaakt. De kaartsoort is het eerste deel van het totale kaartnummer of PAN-nummer. Bij het invoeren van de kaartsoort, via de menukeuze [Stambestanden] [Kaarten] [Kaartsoorten] [Muteren], kunt u in het veld [Uitgever] de gewenste uitgever uit een lijst kiezen.

8 7 Afbeelding 4

9 8 3.2 Locaties Om het onderscheid tussen eigen en vreemde locaties te maken, moet binnen een exploitant worden opgegeven. Deze exploitanten kunt u vastleggen in een apart stambestand exploitanten. Via de menukeuze [Stambestanden] [Exploitanten] [Muteren] kunt u de exploitanten invoeren. Afbeelding 5 Als u in het veld [Factuur debiteurnr] een bestaand debiteurnummer kiest, geeft u aan dat het een vreemde exploitant is. Als de exploitant u een inkoopfactuur stuurt, kunt u de verrekenfactuur op een tussenrekening boeken. De tussenrekening kunt u opgeven in het veld [Tussenrekening] In het veld [Oliehandel debiteurnr] vult u het debiteurnummer van de exploitant binnen de oliehandel in. Dit kan hetzelfde nummer zijn als het [Factuur debiteurnummer], maar u kunt de verrekening ook op een apart debiteurnummer boeken. Dit veld gebruikt u alleen als u de [Prijsberekening] [Oliehandelprijs] gebruikt. In het veld [Adviesprijscode] selecteert u de adviesprijs van de betreffende exploitant. Dit veld gebruikt u alleen als u de [Prijsberekening] [Exploitantadviesprijs] gebruikt.

10 9 Als u afspreekt nooit meer te vergoeden dan de pompprijs kunt u in het veld [Prijsgarantie] een vinkje zetten. Mocht de berekende prijs -/- de ingestelde korting hoger zijn dan de pompprijs wordt alsnog de pompprijs gebruikt. Het vulloon wordt altijd toegepast, ook als de pompprijs gebruikt wordt. De tabel [kortingsafspraken] gebruikt u om per exploitant per uitgever per artikelgroep een vulloon, korting of provisie vast te leggen. In plaats van één artikelgroep kunt u een hoofdgroep selecteren door een "\" gevuld door het nummer in te typen. Wilt u een korting geven op alle artikelgroepen, dan kiest u voor "*" als artikelgroep. Het veld uitgever kunt u vullen met -1 als u bij alle uitgevers deze korting wilt berekenen. Regels ingevuld om een artikelgroep hebben voorrang op een regel ingevuld om hoofdgroep. Het zelfde geldt voor uitgevers: een afspraak voor een specifieke uitgever heeft voorraad op een afspraak op alle uitgevers. De korting en de provisie worden beiden gebruikt om de verrekenprijs te bepalen, het verschil tussen deze twee velden is dat de provisie een percentage van het (bruto) verrekenbedrag is en dat de korting ingevuld wordt in euro per liter. De vulloon is eveneens een korting per liter en wordt als (extra) vergoeding over de geleverde artikelen gebruikt. Het uiteindelijke nettobedrag wordt op de volgende manier berekend: Bruto verrekenbedrag = Volume van de transactie * verrekenprijs Korting = Volume van de transactie * ingestelde korting Provisie = Bruto verrekenbedrag * ingestelde provisiepercentage Vulloon = Volume van de transactie * ingestelde vulloon Netto verrekenbedrag = Bruto verrekenbedrag - korting - provisie + vulloon Als bruto verrekenbedrag - korting - provisie hoger is dan de pompbedrag dan wordt het netto verrekenbedrag: Pompbedrag + vulloon Een korting van 1 cent per liter voert u in als 0,01 Voorbeeld bij prijsberekening op basis van adviesprijs: voorbeeld 1 zonder prijsgarantie voorbeeld 1 met prijsgarantie voorbeeld 2 zonder prijsgarantie voorbeeld 2 met prijsgarantie Pompprijs 1,50 1,50 1,50 1,50 Adviesprijs 1,60 1,60 1,55 1,55 Korting -/- 0,09 -/- 0,09 -/- 0,09 -/- 0,09 Vulloon 0,01 0,01 0,01 0,01 Uiteindelijke prijs 1,52 1,51 1,47 1,47 De lichtgedrukte velden worden niet gebruikt voor de uiteindelijke prijs. In dit voorbeeld is uitgegaan van de situatie dat er zowel vulloon als korting is gegeven. Meestal is dit niet het geval. De prijsgarantie wordt meestal gebruikt om te voorkomen dat er meer wordt betaald dan de pompprijs en zal normaal gesproken alleen geactiveerd worden als de pompprijs van de exploitant onverwacht laag is. Na het invoeren van de exploitanten kunt u de exploitanten koppelen aan de locaties. Hiervoor kunt u via de menukeuze [Stambestanden] [Kaarten] [Locaties] [Muteren] uit de keuzelijst in het veld [Exploitantnr] de juiste exploitant kiezen.

11 10 Afbeelding 6

12 Prijsafspraken per uitgever en exploitant Voor de prijsberekening gebruikt standaard de kortingsafspraken van de exploitant. Dit voor zowel de factuur aan de exploitant als aan de uitgever. Als alle exploitanten en uitgevers een factuur zouden krijgen, dan komt het totaal van de facturen uit op 0. Als u aparte afspraken maakt met uitgevers en exploitanten, dan kunt u gebruik maken van een optie om zowel bij exploitanten als uitgevers kortingsafspraken in te geven. Aangezien deze optie een grote impact heeft op de verrekening, kunt u deze optie niet zelf aanzetten. U kunt hiervoor contact opnemen met de helpdesk van Lodder Applicaties BV. Nadat de optie is aangezet, kunt u bij de uitgever een tabel met kortingsafspraken ingeven. Deze tabel is vergelijkbaar met de tabel bij de exploitanten. Dit met één groot verschil: de kolom uitgever is vervangen door exploitant. Daarnaast kan er zowel bij de uitgever als bij de exploitant een prijscode ingegeven worden. Als deze optie aanstaat wordt bij het aanmaken van de facturen per uitgever een prijs en korting berekend. In een optionele module is het mogelijk om de prijsafspraken uit te breiden met de mogelijkheid om per prijsafspraak een prijscode op te geven. Standaard worden dan de prijscodes van de exploitant en uitgever gebruikt. In het grid met de kortingsafspraken is een kolom met een prijscode toegevoegd. Door in deze kolom een afwijkende prijscode te selecteren wordt die prijscode gebruikt als die kortingsafspraak van toepassing is.

13 Verrekening op basis van de dagstaat Normaal gesproken vind een verrekening plaats op basis van een transactie die ingelezen kan worden. De bestanden hiervoor komen vanaf de kassa of van een verzamelpunt voor transacties, zoals CCV of Tokheim. Daarnaast kan het voorkomen dat er een verrekening moet plaats vinden zonder dat de transacties beschikbaar zijn. Veelal gaat het dan om een of meer betaalwijze(n) die op de dagstaat van Kassys 5 staan vermeld. In dit geval is het mogelijk om in Kassys 5 bij de betaalwijze aan te geven dat een fictieve transactie van deze betaalwijze gemaakt moet worden. Bij het journaliseren van de dagstaat worden deze fictieve transacties in het transactiebestand van geplaatst. Deze transacties kunnen vervolgens op normale wijze verwerkt worden in. Om te voorkomen dat deze twee transactiesoorten (echte transacties en fictieve transacties aan de hand van dagstaat) tegelijk verwerkt gaan worden en daardoor onduidelijkheid ontstaat, moet bij het aanmaken van facturen gekozen worden voor de transactiesoort die verwerkt moet worden. Op deze manier zijn facturen van de echte transactie en de fictieve transacties goed uit elkaar te houden. Voor het gebruik van deze functie moeten in Kassys een aantal instellingen gemaakt worden. De eerste is een instelling in de [Kassys instellingen]: op het tabblad [Algemeen] moet het veld [Standaard product bij verrekening van creditcards] gevuld worden met een artikelgroep. Deze artikelgroep wordt in de fictieve transactie ingevuld. De tweede instellingen is in het betaalwijzebestand van Kassys. Hier moet de betaalwijze gekoppeld worden aan een uitgever. In het grid onderaan het scherm kan per locatie een [uitgever] ingevuld worden. Daarnaast kan er worden afgeweken van de standaard artikelgroep door het veld [artikelgroep] in te vullen. Hierdoor is het mogelijk om per betaalwijze per locatie een aparte artikelgroep te gebruiken.

14 13 Afbeelding 7 De transacties worden bij het journaliseren aangemaakt, niet bij het inlezen van de dagstaat.

15 14 4 Verwerking De verwerking binnen bestaat uit 3 gedeeltes: 1. Inlezen van de transacties; 2. Sorteren van tankingen naar kaartuitgever en het aanleveren daarvan aan de uitgevers; 3. Het onderling verrekenen van de transacties tussen kaartuitgevers en stationsexploitanten. Het eerste gedeelte is de bron voor de volgende twee gedeeltes. Over het algemeen is de frequentie voor het aanleveren van de transacties aan de uitgevers hoger dan de verrekenfactuur. Gedeelte 2 en 3 kunnen apart van elkaar worden uitgevoerd, mits er transacties aanwezig zijn.

16 Inlezen van de transacties Het inlezen van de transacties is mogelijk via de menukeuze [Tankingen] [Inlezen Tankingen]. Vervolgens krijgt u een wizard waarin u kunt kiezen voor een het inlezen van één transactieformaat, één locatie of alle mogelijke bestanden. Hierna wordt een overzicht getoond van de geldige bestanden. Indien u een bestand niet wilt inlezen, kunt u het vinkje voor de bestandsnaam weghalen. Het inlezen start u door de knop [Inlezen]. Afbeelding 8 Bij het inlezen wordt een controle uitgevoerd op geldigheid van het bestand. Het bestand kan worden afgekeurd onder andere vanwege de volgende redenen: 1. De artikelgroep is niet bekend. U moet deze artikelgroep toevoegen in het artikelgroepenbestand of u moet de vertaaltabel aanpassen zodat deze artikelgroep bekend is. 2. De kaartsoort is onbekend. U moet de kaartsoort invoeren in of de kaartsoort wordt niet goed herkend bij het inlezen. Dit kunt u in het script bij de automaat aanpassen. 3. Geen uitgever ingevuld. U heeft bij de kaartsoort geen uitgever ingevuld. 4. De locatie is onbekend. U moet de locatie invoeren in of de locatie wordt niet goed herkend. Dit kunt u aanpassen door de vertaaltabel aan te passen of door het disk-id in het automatenbestand in te stellen. 5. Geen exploitant ingevuld. U heeft bij de locatie geen exploitant ingevuld. Als een controle van het bestand een fout oplevert wordt het bestand niet ingelezen. U moet de fouten herstellen voordat u het betreffende bestand kunt inlezen. Als de bestanden zijn ingelezen kunt u de transactie bekijken via de keuze [Tankingen] [Raadplegen/Muteren tankingen]. U ziet de transacties hier totdat ze én verrekend én geëxporteerd zijn.

17 16 Afbeelding 9 Naast het inlezen van transacties is het mogelijk om handmatig transacties in te voeren. Hiervoor is de menukeuze [Tankingen] [Invoeren bonnen]. In dit scherm kunt u de transactie invoeren. Afbeelding 10

18 17 Bij het invoeren van een transactie is het verplicht om een kaartnummer in te vullen. Aan de hand van het kaartnummer wordt de uitgever opgezocht. Hierbij kunt u gebruik maken van de zoekfunctie op kenteken of op debiteur. Als u van deze locatie de dagstaat inleest in Kassys, kunt u deze transacties ook ingeven via de dagstaat invoer in Kassys 5. In de meeste gevallen heeft u deze bonnen al via een aparte betaalwijze aangeslagen op de kassa (bijvoorbeeld EPM: Handbon). In Kassys 5 stelt u deze betaalwijze in als een betaalwijze die u verder wilt specificeren. U kunt vervolgens bij het invoeren van de dagstaat op het tabblad [Specificatie inkomsten/uitgave] via de knop [Bon] de handbon ingeven. De lay-out van dit scherm komt overeen met de boninvoer in. Na het invoeren van de bon, wordt automatisch een regel bij de specificatie inkomsten/uitgaven toegevoegd met de gegevens van deze bon. Het betaalwijzenummer dat gebruikt wordt in de aangemaakte transactie is in te stellen via de Kassys 5 instellingen. en Flexys 5 kijken naar de instelling voor neutraal doorboeken. Om dit proces goed te laten verlopen moet de betaalwijzen van alle kaarten die gefactureerd worden via Sortsys en/of Flexys en de betaalwijze voor handbonnen worden toegewezen aan de tussenrekening local cards.

19 Exporteren van de transacties Voor het exporteren van de transacties naar de kaartuitgevers is er de menukeuze [Verrekening] [Exporteren transacties]. Binnen deze menukeuze zoekt naar uitgevers waarvan transacties aanwezig zijn. In het overzicht kunt u per uitgever aangeven of de transacties geëxporteerd moeten worden. In de laatste kolom wordt de map getoond waarin de transacties geplaatst worden. Afbeelding 11 Als u op [Exporteren] klikt worden de transacties in het ingestelde transactieformaat geëxporteerd en kunt u de bestanden verder verwerken in Flexys 5 of doorsturen naar de uitgever. Standaard worden de transacties geexporteerd met de productnummer zoals deze in gebruikt worden. Bij veel exportformaten is het mogelijk om een vertaaltabel voor de export te gebruiken. Deze vertaaltabel is in te vullen via de keuze muteren uitgevers, op het tabblad [Export vertaaltabel]. Als er een vertaaltabel is ingesteld en er is een transactie met een artikelgroep die niet in de vertaaltabel staat komt er een melding en wordt er geen exportbestand aangemaakt. De betreffende artikelgroep moet eerst worden toegevoegd aan de vertaaltabel. Transacties die geëxporteerd zijn kunt u niet nogmaals exporteren.

20 Verrekenen van transacties Om een verrekenfactuur aan te maken, kiest u voor [Aanmaken facturen] in het menu [Verrekening]. Deze keuze biedt u de mogelijkheid om de transacties tot en met een opgegeven datum te verrekenen. Naast deze datum kunt u een [Factuurdatum] opgeven. Bij het aanmaken van de facturen worden de transacties verdicht op uitgever + locatie + datum + product. Afbeelding 12 Zodra u de facturen heeft aangemaakt kunt u deze raadplegen en afdrukken via aparte menukeuzes.daarnaast is er in een aparte menukeuze voor het raadplegen van een specificatie van een factuur. In deze specificaties worden de transactie die aan deze factuur ten grondslag liggen opgezocht. Dit kan zowel voor als na het journaliseren via de menukeuze: [Statistiek] [Raadplegen facturen] [Raadplegen specificatie per factuur]. U kunt geen facturen aanmaken als er nog niet gejournaliseerde facturen aanwezig zijn. Journaliseren Als u de facturen goed bevonden heeft, kunt u de facturen journaliseren. Het journaliseren zorgt ervoor dat de facturen in de statistiek terecht komen, dat er een archieffactuur gemaakt wordt en dat de journaalpost van de facturen wordt gemaakt. Deze journaalpost kunt u in Finsys 5 verwerken.

21 20 Afbeelding 13 houdt bij het maken van de journaalpost rekening met de reeds in Kassys 5 geboekte omzet. Van belang hierbij is dat het veld [doorboekmethode] bij de locatie goed staat ingevuld. Normaal gesproken moet dit veld op Neutraal staan als in dezelfde administratie de dagstaat verwerkt wordt via Kassys 5. Om het neutraal doorboeken goed te laten verlopen moet de betaalwijzen van alle kaarten die gefactureerd worden via Sortsys en/of Flexys en de betaalwijze voor handbonnen worden toegewezen aan de tussenrekening local cards. Via de keuze [Statistiek] [Raadplegen facturen] [Raadplegen per debiteur] kunt u de afgesloten facturen raadplegen. Deze keuze toont de regels, zoals deze op de factuur vermeld zijn, in een raadpleeggrid. Wilt u de transacties die de basis zijn van deze factuur raadplegen dan kunt u deze transacties tonen via de keuze [Statistiek] [Raadplegen facturen] [Raadplegen specificatie per factuur]. In deze keuze ziet u alle transacties die op de factuur verrekend zijn. De volgorde van de transacties komt niet overeen met de volgorde op de factuur. Standaard is deze keuze gesorteerd op transactiedatum. Om de factuur te bekijken zoals deze is afgedrukt (en verstuurd), kunt u de factuur bekijken via de keuze [Statistiek] [Afdrukken archieffacturen], deze keuze toont de factuur als een PDFbestand.

22 E-factuur In is een mogelijk om een e-factuur te sturen in plaats van de papieren factuur. Er is een apart document beschikbaar waarin de instellingen voor e-factuur behandeld worden. Bij de factuur kan een specificatie van de factuur worden meegestuurd. Deze specificatie is niet een factuurlay-out maar een export van de transacties die ten grondslag aan de factuur liggen. Deze export is grotendeels vergelijkbaar met de gegevens die u in de menukeuze [raadplegen specificatie per factuur] vind en alleen mogelijk in combinatie met een e-factuur voor deze debiteur. Voor het toevoegen van de bijlage aan de e-factuur, gaat u naar muteren debiteuren, tabblad [Facturering Sortsys] en kiest u in het veld [Specificatie bijlage] voor eenvoudig of uitgebreid.